Как избежать 2 фатальных ошибок при работе с Google Таблицами⁠⁠

Безопасность коммерческих данных и время сотрудников (в том числе – высокооплачиваемых). Фундаментальные вещи для любой компании. Но в 9 из 10 случаев безопасность находится под угрозой, а время нерационально используется… Нет, не из-за использования Google Sheets в принципе. А из-за неумения с ними работать и сторонних неподвластных нам факторов.

Первая беда – доступы к “гугоекселькам” (а также “гуглодокам”, “гуглопрезам” и т. д.).

Распространенная ошибка – “доступ по ссылке”. Она часто встречается потому, что так быстрее, нежели, например, указывать (а иногда предварительно разыскивать) почту одного или несколько человек.
Итог – ссылка уходит “в народ” и остается там даже когда сотрудники покидают вашу компанию. То есть еще и нередко достается конкурентам.

Именно поэтому, например, в моем распоряжении до сих пор находится куча облачных документов, касающихся работы компаний, с которыми я не сотрудничаю уже несколько лет. Часть этих документов до сих пор обновляется/пополняется. Часть содержит данные текущих и потенциальных клиентов.

Уверен: в ваших закромах без труда можно найти что-то аналогичное.
Но главное: что-то аналогичное точно есть в закромах ваших уже бывших коллег.

Правильным вариантом может показаться вышеупомянутый доступ по email.
Но в этом случае кому-то придется регулярно отслеживать не только ротацию в компании, но и связь конкретного сотрудника с кучей расшаренных на него документов. Чтобы при увольнении закрыть все доступы.

Мы с вами понимаем, что на практике эта механика – неосуществима. Ибо требует высочайшего уровня взаимодействия и исполнительской дисциплины минимум трех отделов – HR, IT и ИБ. Которые не в каждой компании в принципе есть.

Более простым вариантом представляется использование “облаков” внутри корпоративного портала. В данном случае – Google Workspace. Ушел человек из компании – учетка заблокирована, и все доступы обрубились автоматически.
Выглядит, как панацея.
Если, конечно, вы уверены, что такой аккаунт (а значит – учетки всех сотрудников компании и все данные в облаке) специально или случайно не забанят в связи с происходящим в мире звиздецом.

На самом деле, для большинства компаний ни один из перечисленных вариантов не решает проблему на достаточном уровне.

И тогда можно попробовать отказаться (со слезами на глазах) от прекрасного 18-летнего зарубежного сервиса в пользу любой отечественной CRM, включая Битрикс24. Ибо под капотом там всегда лежат те самые “таблички”.

Это потребует порой коренной перестройки многих бизнес-процессов.
Вы переживете несколько волн сопротивления (собственных сотрудников).
Не исключено, что будет и саботаж.
Но если хватит упорства и таланта завершить начатое – результатом будет не только решение проблем с безопасностью данных.
В 100% случаев (опираюсь на свой 7-летний интеграторский опыт) пересборка процессов приводит к их оптимизации и частичной автоматизации.
И “заодно” мы решаем вторую проблему – с нерациональным использованием рабочего времени людей. Повышаются скорость и качество труда, а столица переезжает в Нью-Васюки... Но об этом – в следующих сериях.

Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online