Бумага vs ЭДО: что удобнее и дешевле⁠⁠

В конце марта бумага подорожала в 3-4 раза. По данным РБК, скачок цен произошел после заявления финской химической компании Kemira. Она импортировала в Россию хлорат натрия, необходимый для отбеливания целлюлозы.

Многие российские компании не спешат переходить на ЭДО.

Рассказываем, почему электронный документооборот — это не страшно и дешевле бумаги.

Сколько сейчас компании тратят на бумагу

Мы составили примерную схему затрат на бумагу среднестатистической компании. Получилось вот что:

(B) Количество листов в комплекте документов — 3 шт

(L) Количество постоянных контрагентов — 30 шт

(N) Количество отправляемых пакетов документов — 1000 шт

(P) Стоимость печатного листа — 1,5 ₽

Стоимость бумаги и скрепок — 0,5 ₽

Стоимость тонера — 0,5 ₽

Затраты на электроэнергию — 0,25 ₽

Амортизация оборудования — 0,25 ₽

(K) Отправка одного конверта — 25 ₽

Рассчитываем затраты по формуле: N (пакеты документов) х B (листы в комплекте) х P (стоимость печатного листа) +N (пакеты документов) х K (почтовые услуги) = 29 500 ₽.

Запоминаем эту цифру и смотрим, как дела обстоят с электронными документами. Но сначала проведем маленький ликбез.

Что вообще такое ЭДО и как это работает

Электронный документооборот — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что нужно для работы с электронным документооборотом:

1. Купить электронную подпись на руководителя организации.

2. Подключиться к оператору данных.

3. Внедрить систему электронного документооборота, например СБИС.

Сколько будет стоить ЭДО

Возвращаемся к нашим формулам. В среднем по ЭДО отправить пакет документов стоит 4,5 ₽ и нужна лицензия. На них цены по рынку колеблются. Посчитаем на примере СБИС.

Формула: N (пакеты документов) х Стоимость отправки пакета (4,5 ₽) + Годовая лицензия на отправку документов (6000 ₽) = 10 500 ₽ в год.

Итак, на бумажный документооборот мы потратили 29 500 ₽, на ЭДО 10 500 ₽ в год.

Экономия 19 000 ₽.

Кстати, сейчас у нас годовая лицензия идет по скидке для малого и среднего бизнеса, поэтому стоит 3000 вместо 6000 ₽ :)

Минусы ЭДО

Будем честными, у каждого процесса есть недостатки. Смотрим, что есть у ЭДО, и что с этим сделать:

Адаптация. Займет пару недель, а удовольствие от скорости и экономии останется на долгие годы :)

У разных контрагентов разные операторы. Согласны, но в СБИС с большинством операторов нет роуминга, а с теми, у кого есть, подключаем очень быстро.

Бумажные документы надежнее. Скорее — привычнее. Мы все не любим выходить из зоны комфорта, но прогресс не стоит на месте, а человеческий фактор при работе с бумажными документами тоже никто не отменял. Тут совет один: не бойтесь, просто попробуйте.