В начальном треде заметила, что не все понимают базовые моменты по ЭДО. Работаю в компании – операторе ЭДО и поэтому попробую объяснить и рассказать.
Возможно, мой пост поможет кому-то переубедить бухгалтеров или кадровиков в том, что можно вести ЭДО и не копировать всё в бумажный вид. Поэтому короткий ликбез.
ЭДО – электронный документооборот, обычно относится к b2b-сектору, т.е. это чаще про ЭДО между контрагентами. И нет, отправка скана электронкой – это не ЭДО. При ЭДО полный цикл жизни документа проходит в электронном виде: создание, согласование (можно по установленным в компании маршрутам), корректировка, подписание, отправка, получение. Ни на одном этапе не нужна бумага.
Но вообще, видов ЭДО очень много:
есть ЭДО b2g – это отчётность в госорганы (и некоторые виды отчётности, в зависимости от госоргана и среднесписочной численности сотрудников, нужно сдавать только в электронном виде),
есть b2b – это с контрагентами (вы должны быть оба подключены к ЭДО, оператор не важен);
есть КЭДО – кадровый ЭДО – внутри компании. Большинство документов можно перевести в электронный вид, удобная тема для удалёнщиков;
есть транспортный ЭДО – ЭтРН (транспортные накладные), договоры фрахтования и так далее.
Чтобы ЭДО был юридически значимым нужна ЭП.
ЭП – электронная подпись. Бывает квалифицированная, неквалифицированная, простая (это, например, ваши логин-пароль на входе в пикабушечку), усиленная.
ЭП на первых лиц организаций и ИП выдаётся исключительно в ФНС. Сотрудники организаций могут получать подпись в коммерческом удостоверяющем центре. У большинства УЦ есть возможность массовой выдачи электронных подписей сотрудникам одной компании (заключается договор, внутри компании назначается менеджер, отправляющий данные в УЦ, подписи выдаются прямо в офисе компании).
Для записи и использования подписей обычно нужен токен (носитель с возможностью криптозащиты). Если подпись нужна для торговли алкоголем (привет, ЕГАИС), то вариантов токенов становится меньше. Ещё есть вариант подписей по DSS, т.н. мобильные подписи. Есть ещё тема с машиночитаемыми доверенностями (МЧД, аналог бумажной доверенности на право подписи), но пока что с ней понятно примерно ничего. Должны были ввести с января, отложили до марта, отложили ещё разок до следующего лета…
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью = бумажный документ, подписанному собственноручно или заверенному печатью.
Такие документы могут рассматриваться в суде и предъявляться при налоговых проверках без распечатки.
Норма: 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6, п. 1, 3.
Электронные документы хранятся в т.ч. на серверах оператора ЭДО. Не потеряется, не сгорит, поэтому, опять же, можно и экономить на архиве, быстро получать к ним доступ и т. д.
И да, в норме при введении ЭДО в компании количество затрат на бумагу, расходники для принтера, курьера и хранение архива всё же снижаются.
Если тема будет интересна, могу запилить пост про ЭДО и маркировку, подробнее про разные виды ЭДО и так далее.