Поймал себя на том, что мои курсы сюжетны. Вот ни на сколечко я не филолог и не литератор. В школе серебряная медаль (похвастался) только за счёт русского и литературы. Но у меня часто в курсах есть вступление, кульминация и эпилог. Причём в последней серии сериала есть отсылки к первой. Например, в разделе про Power Query последняя лекция называется "источники данных", в которой я подробно рассказываю, из каких источников можно обычном пользователю получать информацию, не привлекая внимания айтишнегов. А ведь по всем правилам составления учебников с этого надо было начинать. Но фиг бы меня стали слушать, если бы я сначала задушнил про CSV или различные нюансы чтения их Excel-файлов. Сначала надо дать человеку попробовать инструмент, а потом рассказывать об особенностях его использования. А в базовом курсе по Excel в последней теме разбирается, как защищать данные от неправильного ввода. Это отсылка к тебе "Чистота данных" из первой лекции. Висящее ружьё стреляет. Но появляется несколько раз в течение курса, например в теме "обработка текста". Такой подход я впервые попробовал Тридцать лет назад, когда сочинял курс для начинающих. На втором занятии ученики уже оформляли документы и применяли жирность букв, пока мои коллеги долго и уныло рассказывали про виды компьютеров и устройств ввода-вывода. Человек должен увидеть чудо, воодушевиться, и дальше он сам захочет учиться. Так что в программу подготовки методистов надо обязательно включать курс по созданию сценариев с перечислением всех стандартных сюжетов и обзоров стандартных поворотов сюжета, чтобы они строили свои лекции исходя из особенностей восприятия текстов современным человеком, выросшем на литературе и сериалах. Причём сценарным или сюжетным должен быть не только курс (как сериал), а и каждая лекция (серия). Чтобы у неё тоже была завязка, кульминация и развязка. Или что там ещё бывает в правильных сюжетах. Тут я действую сам, скорее, по наитию, как человек много читавший и смотревший. Отсюда и совет всем коллегам, особенно молодым — читайте хорошие книги и смотрите хорошие фильмы. Это не только приятно, но и полезно.
Вот зря здесь собака грустная. Это ж праздновать надо. Это момент, когда у меня нет никаких срочных дел и сообщений, на которые надо реагировать. И наконец-то можно заняться более важными делами, чем разгребать рутину и тушить пожары.
Я давным-давно уже разбираю все сообщения в папке "Входящие". Весь мусор обязательно удаляю и предотвращаю его появление, отписываясь от ненужных рассылок. Всю полезную информацию складирую по своей системе (как-нибудь о ней расскажу отдельно). Всё, что является поводом для действий, превращаю в задачи или тут же выполняю. И по моей системе надо рисовать не собаку-грустняку, я собаку-улыбаку. Я наконец-то свободен! На второй картинке, кстати, что рисует Microsoft, когда у пользователя нет писем. MS нам сейчас не друг, но учиться надо даже у недрузей.
Прекрасная иллюстрация к размышлению классика о том, что контролировать и измерять умственную работу БЕСПОЛЕЗНО.
И что ты будешь успешно измерять то, что нельзя измерить. А умный человек, который занимается умственной работой, может в любой момент эту работу изобразить миллионом способов от ИИ до "имитаторов движения компьютерной мыши и ноутбука".
(Классик — это Питер Друкер и его упоминание карикатуры, опубликованной в журнале «Нью-Йоркер». На ней изображён кабинет с табличкой «Компания Ajax. Чес Смит, коммерческий директор. Продажа мыла». На стенах кабинета есть плакат с надписью «Думаю». В кресле сидит мужчина и, закинув ноги на стол, пускает в потолок кольца дыма. Мимо проходят два человека постарше, и один из них говорит другому: «А откуда нам знать, что Смит думает сейчас о мыле?»)
Есть несколько решений, как поставить длинное тире на короткой клавиатуре. Подсоединить к USB дополнительную «нормальную» клавиатуру.
В Word-е настроить диалог Автозамены на замену, например, двух дефисов на короткое тире (–) и трёх дефисов на длинное (—) сами чёрточки можно скопировать из этого письма. Для этого выполните Файл — Параметры — Правописание — Параметры автозамены — вкладка «Автозамена» — Заменить при вводе — заменить: «---» — на: «—» — Добавить
Установить программу Punto Switcher. Скачивается с Яндекса, бесплатная, хотя на работе стоить спросить айтишников про неё. После установки появится характерный значок рядом с часиками. Тыкаем по нему правой кнопкой мыши и отключаем «Автопереключение», а затем лезем в «Настройки», где в разделе «Автозамена» аналогично предыдущему пункту настраиваем замену. Или Вы придумали ещё один способ? Поделитесь.
Ищем отличия в сводных таблицах Excel и Google Sheets
Недавно состоялся любопытный для меня проект, в котором я достаточно глубоко погрузился в гугл-таблицы.
Ну и поскольку моя методика работы в электронных таблицах предполагает активное использование сводных таблиц сразу после того как человек научился вставлять столбцы, то и тут почти всё обучение было построено на сводных. Они у гугл уже достаточно хороши и поэтому обучение не столкнулось с большими сложностями, кроме некоторого торможения при перетаскивании названий столбцов.
Обнаружилось несколько черт, которые принципиально отличают работу этого инструмента в программах. Здесь остановлюсь на них подробнее.
Процедура построения
Больших отличий нет, всё как обычно: встать в «водопад», Вставка — Создать сводную таблицу — проверить диапазон
Наполнение макета происходит тоже при помощи перетаскивания, но расположение ключевых разделов другое. Вы помните, что в Excel, как правило, это квадрат из квадратиков, а в гугл это вертикальный перечень, причём с забавным порядком областей: фильтрующая область расположилась последней и из-за этого мне неудобно рассказывать, поскольку я привык её обозначать цифрой 3 и пропадает логика рассказа. Впрочем, моя система обозначения областей в Excel кажется кому-то нелогичной. Так что можно привыкнуть.
Схема построения сводной таблицы в Excel
Схема построения сводной таблицы в Google Sheets
Фильтрация
В гуглотаблицах фильтрация происходит при помощи раздела на панели настроек сводной таблицы.
Отсутствие фильтрующих данных и возможности фильтровать в самом макете считаю недостатком. Нелогично выносить фильтрацию за пределы отчёта.
Можно использовать срезы для фильтрации, но они в гуглах какие-то стрёмные. В Excel они мне кажутся на порядок нагляднее и удобнее. Стоит устроить голосование читателей по этому поводу.
А ещё в сводных нельзя фильтровать по содержимому таблицы кроме как используя раздел фильтрации. Т.е. если тебе надо убрать одну дату из группирующего столбца, тебе придётся дату перетаскивать в два раздела — и в область строк (или столбцов), но также и в область фильтрации.
Дополнительные вычисления
В гуглотаблицах совсем с ними плохо. Есть только % от итога. А я уже привык к разнообразию в Excel. Ни тебе приведённого отличия, ни % от суммы с нарастающим итогом. Сколько прекрасных задач не решить от такой бедности! Тут явный минус.
Список дополнительных вычислений в Excel
Список дополнительных вычислений в Google Sheets
Группировка
На первый взгляд группировка в сводных гуглотаблицах, но огорчает отсутствие каскадной календарной группировки. В Excel можно создать за один раз несколько группировок и использовать их независимо в сводной таблице. Например, год закинуть в заголовки столбцов (2 область), а кварталы в заголовки строк (1 область), чтобы построить диаграмму со сравнением тенденций для определения сезонного фактора, то в гуглотаблицах такое невозможно. Там можно использовать только единые группировки типа «год-квартал» или «год-меся». И разделить признаки не получится. Придётся копировать столбец , чтобы применить для одного группировку по годам, а в другом — по месяцам или кварталам.
Набор вариантов группировки в Excel
Пример использования независимой группировки в Excel
Список вариантов группировки в Google Sheets
Пример использования группировки «Год и квартал» в Google Sheets
Итоговые операции
Вот тут у гугл преимущество. Которое, конечно, тает, если использовать в сравнении сводные таблицы «второго рода», созданные по модели данных. Но ими умеют пользоваться пока ещё не все, а только те, кто закончил мой курс по технологиям Power.
У гугл есть очень интересные операции в дополнение к стандартным — медиана и количество уникальных. И я нашёл, как можно решить задачу определения среднего чека по реестру строчек в чеках в гуглотаблицах в один приём, не устраивая каскады сводных таблиц (первого рода), как это приходится делать в Excel.
Список итоговых операций в Excel
Список итоговых операций в Google Sheets
«Вычисляемые поля» vs «Рассчитываемые поля»
И опять у гуглотаблиц преимущество перед сводными таблицами (первого рода) в Excel. Инструмент «рассчитываемого поля» даёт возможность использовать вместо суммы и другие итоговые операции, что сильно расширяет его возможности. И тот же расчёт среднего чека в нём — задачка на полторы минутки, а не возня на пять минут как в Excel. Адназначный Зачот.
Примеры формул в «Рассчитываемых полях» в Google Sheets
Но если задействовать секретное оружие Excel — сводные таблицы по модели данных — то «меры», конечно, положат гуглотаблицы на лопатки.
Общее впечатление
Гуглотаблица — это, конечно же, не инструмент глубокого анализа данных, но уровне малого бизнеса в нём уже можно создавать вполне интересные отчёты, отвечающие на нестандартные вопросы бизнеса. И общий доступ к данным — далеко не единственное преимущество этого инструмента. Так что советую тем, кто привык к Excel (так же как и я), найти возможность расширить свой кругозор.
А я пойду и запишу новый курс. Как раз для тех, кто в Excel уже силён, но в гуглотаблицах себя ещё неуверенно чувствует.
Есть два способа производства по мнению теоретиков Кайдзен — японского учения о менеджменте: выталкивающее и вытягивающее.
Это фиглик, из него делается снуглик
Выталкивающее производство — это когда все линии работают на основании планов, выставленных руководством. Сказано «сделать 100 тысяч снугликов», под это закупается 200 тысяч фигликов, 500 тысяч болтов, миллион гаек, ибо на каждый снуглик тратится 2 фиглика, 5 болтов и 10 гаек.
Завод напрягается и выдаёт «на гора» 100 тысяч изделий точно и в срок.
Но на практике так не бывает. Снугликов на самом деле нужно вполовину меньше. Тысяч 50, но если закупать 100 тысяч фигликов, то цена на них будет 2 рубля за штуку и поэтому принимается решение о закупке 200 тысяч, чтобы цена была 1 рубль и 50 копеек. Снуглики — вещь популярная, как-нибудь продадим.
В итоге изготавливается не совсем 100 тысяч снугликов. Некоторая часть из них оказывается в браке. А ещё лишние снуглики приходится хранить на складе, как и лишние фиглики, болты и гайки пока из них не будут изготовлены снуглики. За аренду склада надо платить. А закупались они за кредитные средства и обслуживание кредита тоже чего-то стоит. Не все изготовленные снуглики бывают распроданы и поэтому их приходится списывать и утилизировать, поскольку у них есть срок годности, да и хранение на складе небесплатное.
В итоге снуглики, выпущенные «в целях экономии» в количестве, большем, чем было заказано, обходятся дороже, чем если бы их делали чётко в количестве, заказанном для приобретения.
Вытягивающее производство подразумевает другой порядок выполнения заказа.
Так его называют, потому что здесь инициатором произвоств является покупатель. Если заказали 50 тысяч снугликов, то именно их и будут изготавливать. Заказывается только нужное количество комплектующих, выполняются только нужные работы. А экономия происходит за счёт сокращения объёмов складского хранения, используемых кредитных средств и прочих расходов, не приносящих пользы.
На практике на любом заводе есть оба вида изготовления изделий. Что-то производится заранее, без предварительного заказа, как правило, для типовой и очень популярной продукции, спрос на которую гарантируется рынком. И, конечно, должен быть процесс, когда инициатором производства продукции является конкретный заказчик. А вот чтобы второй способ был также дешёвым и максимально быстрым, нужна особая организации производства, квалифицированные менеджеры, подготовленные рабочие и особые отношения со всеми участниками процесса от поставщиков до покупателей.
ПРИ ЧЁМ ЖЕ ЗДЕСЬ ОТЧЁТЫ И EXCEL?
Если рассматривать процесс построения отчётов для руководства можно также выделить оба способа формирования отчётов.
Выталкивающий, как мне кажется, преобладает. В этом случае менеджер готовит «отчёт за прошлый период», пытаясь впихнуть в него всё, что может теоретически потребоваться руководителю на совещании.
Отсюда возникают «мегаотчёты», которые предназначены отвечать за все боли человечества.
Мегаотчёт
Нечётко поставленная задача приводит к перепроизводству, к выполнению лишних действий по сбору и подготовке информации.
Но ситуация тут хуже, чем при производстве физических изделий. Критериев, что такое «хороший отчёт», не существует в природе. Тот отчёт, который помог в прошлый раз принять нужное решение, сегодня не годится, потому что ситуация изменилась и акцент должен быть сделан на другом аспекте. А килотонны информации, собранные и обработанные в надежде, что они пригодятся, идут в утиль.
Да, конечно, есть отчёты, которые надо готовить, потому что к ним все привыкли. И те начальники, у которых «глаз намётан» и они уже умеют читать цифровые простыни, будут ими удовлетворены. Не надо менять никаких практик, которые приносят пользу.
Но каждый раз, когда я показывал простыни, творимые сотрудниками как регулярные отчёты и спрашивал руководителей, это ли им надо, они отрицательно мотали головой.
Руководителю нужен не отчёт, а опора для принятия решения. Ему надо понять, верна ли его гипотеза, сколько денег потребуется на премиальные, стоит ли начинать реорганизацию или можно год подождать.
А это значит, что надо уметь отвечать на вопросы.
«Вытягивающим» я называю такой порядок формирования отчётов потому, что здесь инициатором движения является потребитель, в нашем случае, руководитель. Он задаёт вопрос и по его формулировке становится понятно, что надо отобразить в отчёте, каким образом скомпоновать полученные результаты, как подсветить закономерности или сгруппировать однотипные показатели.
А дальше, от формы предполагаемого отчёта, мы опускаемся на уровень исходных данных, мы уже будем понимать, что нужно «скормить» компьютеру, чтобы он выдал нам нужный результат. Какие показатели надо представить в той таблице, на основании которой будет построен отчёт. То, что эта таблица должна быть в «водопадной» форме, чтобы можно было использовать инструментарий сводных таблиц, не подвергается сомнению. Даже если будут использованы более традиционные способы подсчёта при помощи функций (ВПР, СУММЕСЛИМН и т.д.), представление данных в стандартизированном виде только облегчит все манипуляции.
Ну а дальше мы отправляемся «в поля» и начинаем собирать недостающие сведения — по необходимости меняем порядок и комплектацию сбора первички.
Большинство показателей уже собирается, и достаточно лишь расшифровать их. Например, если интересуют закономерности работы по дням недели, можно вычислить признак дня недели из даты события. Что-то надо будет загрузить из сторонних справочников. Например, если нет информации о погоде в момент свершения события, то можно загрузить архив погоды и потом ответить на вопрос, насколько зависят продажи от температуры воздуха. Но если что-то отсутствует из сведений, то придётся поменять процедуру регистрации события.
Заметьте, в таком порядке построения отчёта все действия направлены только на то, чтобы ответить на вопрос руководителя. Никто не занимается деятельностью «про запас», не формируются документы, которые призваны оправдать выплату оклада и больше ни для чего. Не производятся построения, не приносящие пользы.
Косвенным результатом такого порядка работы является бОльшая вовлечённость сотрудников в дела компании, бОльшая мотивация к нанесению пользы свои трудом и бОльшая лояльность к своему работодателю. Осмысление результата своей деятельности и ощущения причастности своего труда к успехам общего дела положительно влияет на качество работы.
Но это же и означает, что квалификация сотрудников, вовлечённых в такой порядок действий должна стать выше. Теперь не получится повторять один и тот же порядок действий. Каждый вопрос от руководителя может потребовать выдумки, неординарных действий, специализированных навыков.
И опять Видякину хорошо, потому что он как раз занимается повышением квалификации в области обработки данных и расширением поля компетенций сотрудников.
И опять нет шансов не встретиться нам с вами. Чего я всем читателям и желаю.
Ничего ж из того, чему учат, вообще не пригодится! Как бы не так. Английский язык зачем? Я же на русском говорю и все вокруг на русском говорят, а если что — есть переводчик в телефоне!
А потом наступает время Power Query и надо слово Text написать правильно и вот тут выясняется, что уроки английского были нужны не только для того, чтобы в Египте восточные сладости покупать.
Или зачем математика? Вся эта тригонометрия с синусами и тангенсами? Ну вообще не нужно обычному пользователю. Пустое времяпрепровождение. А потом тебе надо функцию СУММ в Excel написать , которая суммирует числа в диапазоне B2:B6 и ты пишешь =СУММ(B2+B3+B4+B5+B6)
Ага, значит понятие функции в голове не было сформировано. Школа не только заполняет голову конкретными знаниями. Она также её форматирует под будущие знания. Конкретные знания улетучатся (не все), а вот отформатированные мозги ещё пригодятся. Так что учите детей. Если им повезёт, то синусы и разговорный английский им пригодятся, а если нет — то хотя бы знание, где искать нужное слово и как использовать функции.
