626

Полезные советы при работе с Wordом

После прочтения поста решил поделиться лайфхаком своими приемами, которые значительно упрощают работу с Word´ом. Экспертом не являюсь, но курсовых-дипломов-отчетов писано немало, так что какой-никакой опыт есть.


1. Создай для нового документа отдельную папку, в ней папки по усмотрению, но начинай их наименования с 01_..., 02_... и т.д. Когда работа разрастется, это значительно улучшает навигацию.


2. Создай новый документ, подели его сразу на разделы (разметка страницы - разрывы - следующая страница) Я обычно делаю раздел для титульника, для каждой главы, для приложений. В каждом отделе можно применять свое форматирование, которое сохраняется в независимости от того, что ты делаешь в другом разделе. Тогда, вставляя иллюстрацию, не получишь поехавший текст во всем докумете, максимум в одном разделе.


3. Сразу создавай "умное" оглавление и умный "сисок литературы", которые сами обновляются по одному клику (ссылки - оглавление / ссылки - список литературы). Очень экономит время и нервы.


4. Если нужно начать с новой страницы, не тыкай до мозолей на пальце на Enter, сделай:Вставка - пустая страница.


5. Настрой под свои нужды быстрые стили, выстави там шрифт, размер, отступы. У меня четыре быстрых стиля: для основного текста, для ссылок/названий иллюстраций, для названия параграфов и для названия подпунктов. Этих четырех стилей хватает на 95 процентов случаев.


6. Сохраняй документ минимум в трех местах. У меня это жесткий диск компа, флешка, облако. Можно настроить синхронизацию, можно добавлять в конце наименования документа актуальную дату. Тогда не запутаешься, какой вариант работы самый свежий.


7. Если печатаешь не дома, сохрани в PDF, есть вероятность что  из-за разных версий программ или отсутствия каких-то экзотичных шрифтов в принт-сервисе, Ваш документ будет выглядеть иначе, чем вы его видели дома. Сохранять можно через Word, если есть нужный плагин, через специальные программы или через какой-нибудь веб-сервис. Я пользуюсь этим: https://online2pdf.com/en/ За безопасность загружаемых туда данных не ручаюсь :)


8. Перед печатью проверь всю верстку. Сходи выпейте кофе/чай. Приди и еще раз проверь. Большой документ можно распечатать в несколько заходов, проверяя качество (не кончилась ли краска?) и верность текста (ничего не "поехало?")


Правила несложные и возможно кому-то помогут лучше организовать свой учебно-научный процесс. Я уверен, что у настоящих экспертов по оффису есть еще тысяча фишек, но даже эти 8  сильно помогут экономить время и нервы при работе с Word´ом.


Хороших и отличный всем защит и экзаменов.

Дубликаты не найдены

+46
4 пункт ктрл+энтр в помощь
+15

>1. Создай для нового документа отдельную папку, в ней папки по усмотрению, но начинай их наименования с 01_..., 02_... и т.д. Когда работа разрастется, это значительно улучшает навигацию.


Просто используй систему контроля версий. Для windows есть крутые клиенты для git и svn: TortoiseGit и TortoiseSVN.


Остальные пункты решаются использованием LaTeX, но его не все осиливают.

раскрыть ветку 8
+6

По идее текстовые редакторы должны сами такую задачу решать. Ведь человеку, который работает с документами нужно работать с документами, а не изучать git

раскрыть ветку 2
0

че его изучать? коммит, пуш, брэнч, чэкаут? на это нужно недельку-другую, чтобы привыкнуть.

раскрыть ветку 1
0

последние офисы имеют свои средства контроля версии + автомерж с версиями на других компах

раскрыть ветку 2
0

Работают эти средства также как и всё остальное в офисе, криво-косо?

раскрыть ветку 1
0

Неплохой ещё Git Extensions, кстати. Умеет почти всё в GUI. Когда им пользуюсь, почти никогда не захожу в git-консоль.

0

svn уже в могиле. TortoiseHg лучше использовать

+9

Разве в офисах нет фичи «сохранить как pdf?”

раскрыть ветку 2
+6

В Windows 10 есть даже встроенный драйвер pdf-принтера.

0
Начиная с 7 вроде. Вроде бы она есть даже в пакете совместимости с docx для 2003
+8

pdf тоже может иметь проблемы с шрифтами. Для поиска свежего файла существует сортировка по дате изменения. Эту информацию можно вывести дополнительной колонкой, если таблицей настроить вид. Перегруженное дерево каталогов - тоже жопа.

раскрыть ветку 1
0

Для надежности можно использовать https://ru.wikipedia.org/wiki/PDF/A

+8

Дополню. Если с одним документом работает несколько человек, удобно пользоваться рецензированием (рецензирование - вставить заметку). Тогда каждый может предложить свои правки с пояснение и подписью. Очень удобно. Раньше выделяли маркером, писали в скобках, путались. Зато теперь гораздо удобнее. Ещё, я через рецензирование натыкиваю гиперссылки. Да мало ли! Можно быстро распечатать документ без пометок, при этом все пометки будут на месте

Кстати, я вуз закончила 10 лет назад, так вот всем этим твоим открытиям (и даже больше), нас там научили

раскрыть ветку 1
0

Сейчас группой удобнее в Гугл доках работать

+14
Все равно.
Иллюстрация к комментарию
+5

Только TeX, только хардкор!

Иллюстрация к комментарию
+5

хорошие советы, единственное - с оглавлением и списком литературы не угадаешь, 7 лет учился в универе, и постоянно были разные требования, особенно на дипломах

раскрыть ветку 6
+14

Самое странное, что у методистов в вузе обычно хватает времени написать методичку на 50 листов о том как оформлять курсовые, дипломы, рефераты, но блядь, не хватаем ума сделать банальный шаблон с примерами. Который можно было бы взять и наполнить содержимом не трахаясь с оформлением или чтением унылой методички.

раскрыть ветку 1
+2

Ну вот у меня хватило. Все, что написано, плюс автонумерация рисунков и таблиц, автозаполнение всех постоянных реквизитов из заголовочного листа, рамки листов, наполняй и радуйся.

Хрен там, используют от силы процентов 20. Причины разные, но основная одна. На информатике в школе и институте занимаются чем угодно - переводом в двоичную систему, вёрсткой html вручную, заучиванием уровней модели OSI, которая в этот момент не нужна и просто не воспринимается, но вот использовать Word не учат. Или учат так, что все вылетает из головы раньше, чем усваивается.

На четвертом курсе стили Ворда используют считанные единицы, один-два из группы, поля Ворда это вообще за гранью. Самый шик - раскидать все главы диплома по отдельным файлам и потом вручную править нумерацию страниц и всех объектов, оглавление, ссылки на на литературу. И ходить на нормоконтроль по 3-5 раз.

+12

Самое смешное, что ГОСТ то за это время не менялся.

раскрыть ветку 1
0

Их несколько, отличаются датой

Проблема в том, что новый гост не означает автоматическую отмену предыдущего, а отдельно прописано что остальные отменены нет

По крайней мере именно так нам это объяснила зав академской библиотеки :)

+2

Со списком литературы, если я не ошибаюсь, у Ворда косяк - ГОСТ не поддерживается. Но могу ошибаться, ибо юзаю только Bibtex или Biber.

раскрыть ветку 1
+2

Не ошибаетесь. Не поддерживается, даже в 2016. Он там как бы и есть в списке, но это нихрена не ГОСТ.

+3

По седьмому пункту - вместо онлайн сервиса лучше виртуальный pdf принтер. В десятке встроенный, для старый тот же cutepdf подойдет. Только ghostscript ставить последний а не со страницы принтера.

раскрыть ветку 2
+2

Офис начиная с 2007 версии умеет сохранять в пдф. Для 2007-2010 качается плагин с оффсайта, а начиная с 2013 это работает из коробки.

раскрыть ветку 1
+1

не скажу за послений, но 2010 это делал не корректно. Да, пдф создавался и читался, но тот же ghostscript с ними работать отказывался, там что то не по спецификации пдф было. И много софта по объединению пдф, повороту страниц, извлечению страниц с такими пдф работали через жопу или вовсе не работали, поэтому виртуальный пдф принтер, создающий полностью валидный пдф лучше.

+5

когда-то он меня достал окончательно и я ушел в LaTEX.

В ворде сложно верстать документы по ГОСТ.

раскрыть ветку 10
+2

В LaTeX удобно лекции писать) горячие клавиши для формул рулят)

раскрыть ветку 1
0

Я все формулы писал в OpenOffice, тоже получается быстро и красиво.

+2

LaTEX - сила

раскрыть ветку 1
+7

Ну да)

Иллюстрация к комментарию
+1

XeTeX поприятнее из-за адекватной работы со шрифтами

0

Хоть документ сделаный в tex выглядит часто лучше чем в word и над оформлением там не нужно много работать он не дружелюбный по отношению к пользователю.


Такие простые инструменты как текстовый редактор должны перестать быть инструментом и стать помощником. Который решает многие задачи по банальному оформлению текста за тебя, вроде машинистки или секретаря.

раскрыть ветку 4
+1

согласен. Но назвать Word дружелюбным может только тот, кто не верстал в нем большой и сложный документ. И уж к помощникам он точно не относится. Набрать десяток страниц в нем можно, а вот сделать документа где под тысячу страниц, скриншоты, таблицы... Да еще вставить туда кусок другого документа... вот где начинается АД! Я как-то пытался собрать из пары десятков небольших документов один - съехало все. Начиная от положения рисунков и заканчивая форматированием заголовков. Сколько времени и матов я потратил, чтобы все это руками вернуть обратно.

раскрыть ветку 3
+3

1. Создай для нового документа отдельную папку

Зачем? Это же один файл.


2. Создай новый документ, подели его сразу на разделы

Хороший совет. Но ещё лучший совет — приготовь себе шаблон документа, уже разбитый на разделы.


Один раз тратишь время — потом много раз экономишь.


3. Сразу создавай "умное" оглавление

И их тоже включи в свой шаблон.


4. Если нужно начать с новой страницы, не тыкай до мозолей на пальце на Enter, сделай:Вставка - пустая страница.

Ну это капитанство.


5. Настрой под свои нужды быстрые стили

И это тоже надо сделать заранее, в шаблоне.


6. Сохраняй документ минимум в трех местах. У меня это жесткий диск компа, флешка, облако

Зачем сохранять куда-то кроме облака? На компе облачный клиент.


7. Если печатаешь не дома, сохрани в PDF

Хороший совет. На Windows 10 можно сохранять в PDF через виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF».


8. Перед печатью проверь всю верстку. Сходи выпейте кофе/чай. Приди и еще раз проверь. Большой документ можно распечатать в несколько заходов, проверяя качество (не кончилась ли краска?) и верность текста (ничего не "поехало?")

Отличный совет!

раскрыть ветку 5
+7

4. Есть горячая команда: ctrl+enter

0

Согласен, но по поводу шестого - ИМХО, лучшк сохранять ещё куда-нибудь (например, взять роутер с возможностью подключения HDD и поднять там git). Я верю в дата-центры, но случаются всё-таки пожары даже в них.

раскрыть ветку 3
+3

Ну это нужно словить критическую неудачу, чтобы файл накрылся сразу и на компе и в облаке.

раскрыть ветку 1
-1

Но зачем?
Он на компе, в облаке и везде, где у тебя облако подключено.

Пожар в дата-центре облачного провайдера сильно менее вероятен чем в твоей квартире с роутером.

+2

0. Учи, запоминай и используй "горячие клавиши". Почти для всех необходимых функций редактирования и форматирования текста есть свой "хоткей". Начиная от перемещения курсора, заканчивая всем остальным. Здорово экономит время.

+1

Формулы удобно набирать в MathType, есть горячие клавиши. Так же с помощью маттайпа удобно делать нумерацию формул и ссылки на них. Если в процессе работы будет необходимость удалить или добавить формулу где-то в середине работы, то маттайп автоматически обновит всю нумерацию формул и ссылки на них.

Чтобы пробелы между словам были одной длины — удобно использовать перенос слов.

Длинное тире можно набирать как альт+ктрл+"-" на дополнительной клавиатуре, а среднее тире это альт+"-"

Есть еще типографская раскладка Бирмана, с ней очень удобно набирать редкие символы.

Иллюстрация к комментарию
+1

Добавлю, что даты в именах файлов лучше писать в формате ГМД - они по датам рассортируются, про хоткей уже написали.

+1

Бл, один я знаю, что можно внедрять шрифты, чтобы не было проблем на другом компе? Рукалицо с таких "опытных".

раскрыть ветку 5
+2

Ну, печать в pdf - не самый плохой совет. По той простой причине, что на другом компе может не быть Ворда (или быть, но какой-нибудь древний, не поддерживающий docx).


Или хуйню сказал? Можно же только в картинку pdf рендерить? Давно с офисными документами не работал)

раскрыть ветку 4
0
Там где я сейчас работаю проще все в docx делать и приносить на флехе. Т.к. люди боятся как огня программы, с которыми незнакомы. Поэтому пдф не на каждом компе можно открыть. Да что там: Эксель используют полтора человека!
раскрыть ветку 3
+1

Кстати, если копируешь кусок текста откуда-то, то может оказаться, что он оформлен в таблице или еще какие-то стили к нему применены. Чтобы сбить все это форматирование, я вставляю текст в блокнот, а потом оттуда в ворд. А то порой запаривает удалять таблицу или еще каую-нибудь хрень.


И кнопка очистки форматирования не всегда работает как ты хочешь.

раскрыть ветку 1
0

А чем стандартная функция "Вставить как текст" тебя не устраивает? Если не ошибаюсь Ctrl+Shift+V или Ctrl+Shift+V? Работает точно так же и не нужно запускать блокнот.

0

Ещё стоит научиться пользоваться табуляцией - очень крутая вещь для титульника, например.

0
Тоже дополню: если есть вероятность, что накосячил и в принт-сервисе нужно будет вносить правки, pdf не поможет. сохраняйте тогда в rtf.
раскрыть ветку 1
+2

И вся верстка не то что пойдет - побежит по пизде.

0

С необходимостью сохраняться я уже сталкивалась: работала ночью, делала список литературы, упала спать, не нажав на кнопочку с дискеткой, ну, а дальше вы знаете... Блэт, семь страниц ссылок на англоязычные статьи приказали долго жить: компьютер ночью решил обновиться и перезагрузится.

раскрыть ветку 7
+7

Блет,

"параметры Word - сохранение - автосохраниние каждый N-минут".


Хоть через 1 минуту будет постоянно сам сохраняться.

раскрыть ветку 6
0

Ну, век живи... Спасибо!

раскрыть ветку 5
-2
умный "сисок литературы",

Больше СИСОК!


А по существу советами это назвать сложно, потому как вещи очевидные. Вот если бы привели список горячих клавиш, хотя бы основных - пользователи бы спасибо сказали

-2

...оглавление и умный "сисок литературы" - хых, сисок)))

-3
7. Если печатаешь не дома, сохрани в PDF

Использовать только стандартные шрифты форточек не предлагать?

раскрыть ветку 1
0

Этого недостаточно, плывет верстка, таблицы, формулы. Разные версии МС Офис по разному отображают один и тот же документ.

Похожие посты
Возможно, вас заинтересуют другие посты по тегам: