Немного о защите конфиденциальной информации при переводе⁠⁠

Мы в iTrex внимательно следим за сохранностью конфиденциальных и коммерческих документов наших клиентов. Для этого мы используем разные средства автоматической подмены слов и фраз, разделение материалов между исполнителями и др. Но начинаем всегда с подписания NDA (соглашение о неразглашении информации) с каждым переводчиком и редактором. Без этого ни один специалист не допускается к работе.

Несколько лет назад у нас был строго конфиденциальный проект, где условия о неразглашении были четко прописаны. Однако спустя несколько дней после запуска перевода в работу заказчик позвонил и очень эмоционально сообщил, что произошла утечка информации. Мы переполошились, т.к. над проектом работали опытные и давно проверенные сотрудники, в которых мы были уверены.

Служба безопасности клиента на одном из форумов для переводчиков нашла фразу из официальных документов. Выяснилось, что у одного из переводчиков возникли вопросы по переводу специфического выражения, и он решил посоветоваться с коллегами на форуме. Публикация вопроса не несла угрозы конфиденциальности компании, т.к. фраза была выдернута из контекста и не содержала конкретной информации, названий и других данных. Но служба безопасности компании заказчика все-таки запаниковала.

После этого инцидента мы включили в NDA пункт о том, что нельзя без предварительного согласования с менеджером проекта публично задавать вопросы по теме проекта даже в обезличенном виде.

В каких случаях заключать NDA с переводчиком

Я считаю, что NDA с переводчиком нужно подписывать всегда. Ведь вряд ли вы готовы сказать, что текст, который вы отдаете на перевод, не имеет значения, и вам не важно, кто и как им может воспользоваться.

Особенно важно заключать соглашение о неразглашении, если вы передаете информацию, которая касается:

• коммерческих данных компании: документы, где фигурирует финансовая отчетность и планы развития, условия контрактов и договоров — как внешних, так и внутренних;

• интеллектуальной собственности — описание алгоритмов и решений разработанного программного обеспечения;

• личных данных сотрудников компании, в т.ч. содержащих паспортные данные, медицинские заключения и т.д.

Законодательством РФ сформирован список документов, которые не относятся к конфиденциальным. Среди них:

• учредительные документы;

• подтверждения на ведение предпринимательской деятельности;

• документы отражающие систему оплаты труда в компании, а также информация о задолженностях перед работниками;

• данные о количестве работников и форме начисления заработной платы и т.д.

Однако и их вы можете защитить, указав в явном виде в NDA.

Клиент сам определяет информацию, которую считает конфиденциальной и прописывает её перечень в договоре о неразглашении.

Иногда мы наблюдаем ситуацию, когда клиент просит переводчика-фрилансера или бюро переводов заключить NDA, а подрядчик ссылается на профессиональную этику и гарантирует конфиденциальность перевода на словах. Так, согласно этике переводчика, он не имеет права получать коммерческую выгоду за счет полученной информации, которая ему стала известна в ходе работы. Но профессиональная этика не имеет юридической силы: в ней не прописаны санкции в случае “слива информации”, стороны не ставят подписи под документом и др.

Если переводчик или бюро переводов отказывается подписывать NDA, стоит серьезно задуматься о перспективах вашего сотрудничества.

Как составить соглашение NDA с переводчиком или бюро переводов

До подготовки текста NDA вам нужно:

• Составить список данных, которые вы относите к конфиденциальным. Пропишите все документы или виды информации, которые будут засекречены. Определите уровни доступа к этой информации и список людей, допущенных к ней.

• Определите, какая информация будет коммерческой тайной.

• Совместно с юристами продумайте санкции за разглашение конфиденциальной информации и данных, представляющих коммерческую тайну. При этом важно понимать, что в реальности санкции не обязательно будут такими, как описано в соглашении. Например, в случае конфликта по поводу разглашения информации, переводчик может обратиться в суд, чтобы доказать, что не виноват, или что информация не подлежала защите. Тогда суд может вынести другое решение относительно санкций и компенсаций.

Далее есть два варианта действий:

• Скачайте готовый шаблон NDA или доверьте перевод нам: работаем быстро, не задаем лишних вопросов и подписываем соглашение о неразглашении по первой просьбе клиента.

• Составьте собственный шаблон договора NDA с учетом особенностей именно вашего бизнеса.

• Подпишите документ и передайте на подпись. Обменяйтесь экземплярами — чтобы у каждой стороны был оригинал подписанного NDA.

Обязательные пункты NDA

• Цель заключения соглашения. Например, как аргументация в ходе возможного судебного процесса в спорной ситуации.

• Обязательства каждой из сторон и меры для сохранения конфиденциальности данных.

• Перечень конфиденциальной информации.

• Порядок работы с информацией и перечень лиц, допущенных к ней.

• Временные рамки: когда договор вступает в силу и когда прекращает действие.

Дополнительные пункты могут включать:

• Разрешение на работу с документами для перевода только в конкретном приложении или онлайн-сервисе с необходимым уровнем защиты данных и разделением доступа.

• Возвращение и всех материалов обратно клиенту, а также ликвидация данных у исполнителя по окончанию работы и многое другое.

Технические средства для обеспечения безопасности информации

Помимо строгого соблюдения требований NDA крупные бюро переводов принимают дополнительные меры по защите конфиденциальной информации с помощью технических/IT-средств.

Как это работает у нас в iTrex?

Когда нашему клиенту необходим повышенный уровень защиты данных, мы применяем частичный или полный запрет на использование систем переводческой памяти, пересылка данных происходит исключительно в зашифрованном виде. При этом, пароль для открытия данных обязательно присылается другими средствами коммуникации. Например, закодированный файл переслали по электронной почте, а пароль для его открытия пересылается в мессенджере. Иногда мы используем практику разделения текстов между несколькими переводчиками — это делается для того, чтобы переводчик не смог даже случайно допустить утечку конфиденциальной информации.

Как дополнительную меру обеспечения безопасности данных мы используем скрипты для автозамены данных в исходных документах. Такой инструмент — наша собственная разработка.

Скрипты делают автозамену слов/фраз в оригинальном тексте — подменяют информацию, которая не влияет на качество и структуру перевода, но позволяет идентифицировать текст. Например, названия, имена, даты, суммы и т.п. Модифицированный текст отправляется на перевод. Специалист, который с ним работает, не видит конфиденциальных данных. Когда переводчик сдает текст менеджеру бюро, этот же скрипт подставляет ранее замененную информацию обратно. При этом замененная информация переведена уже в отдельном файле, скрипт самостоятельно берет её оттуда и подставляет в нужные места по тексту. Такая технология почти полностью исключает риски утечки информации.

Был интересный опыт, когда один из наших клиентов собирался запустить в производство серию десертов, которая была приобретена по франшизе у иностранной компании. Для запуска нужно было перевести составы десертов и рецептуры на русский язык. Согласно подписанному NDA, штраф за любую утечку был космическим.

Как мы обеспечивали конфиденциальность данных:

• Информацию хранили в надежных сертифицированных системах с полным шифрованием.

• Со всеми участниками проекта мы подписали дополнительный усиленный NDA. Согласно документу, запрещалось даже обсуждать с третьими лицами данный проект. Санкции были прописаны серьезные.

• Доступ к информации по проекту был только у трех сотрудников компании: у меня, руководителя проекта и у коммерческого директора.

• Всю исходную информацию для перевода мы разделили таким образом, чтобы ни у одного исполнителя не было полной картины. Также разделили информацию из каждого рецепта. Состав продукта на перевод отдали одному переводчику, процесс приготовления второму переводчику, остальную описательную информацию — третьему.

• Убрали из текста перевода все изображения и обезличили информацию.

• Дополнительно изменили цифры. Например, в оригинальном рецепте было указано 500 грамм сахара, для переводчика мы заменили эту цифру на 150. Или в исходнике «добавить ваниль», мы подменили в тексте для переводчика «добавить кориандр». Кстати, это было сделано нашим уникальным скриптом. Переводчики перевели, мы подставили назад правильные цифры и ингредиенты. Даже если бы случился форс-мажор и информация утекла, угрозы бизнесу бы не было.

Наказание за несоблюдение NDA

С переводами работают живые люди, поэтому риск утечки информации не стоит полностью исключать. Особенно, если клиент часто пользуется услугами фрилансеров-переводчиков — в таком случае важно внимательно отнестись к пунктам NDA, где описаны санкции за раскрытие конфиденциальных данных.

Согласно законодательству РФ, к гражданам или компаниям, которые раскрыли засекреченную информацию, применима как дисциплинарная, так административная или уголовная ответственность.

Какая именно ответственность может наступить, зависит от того, кто распространил конфиденциальную информацию.

• Фрилансер/аутсорсер. На его плечи ложится возмещение убытков, которые компания понесла. Сумма зависит от категории информации — коммерческая тайна или конфиденциальная информация. Размер возмещения убытков должен быть изначально прописан в договоре.

• Штатный сотрудник компании, работающий по трудовому договору. К нему может быть применен пункт 7 статьи 243 о компенсации убытков в полном размере. Разумеется, за этим последует расторжение трудового договора. Кроме того, наемные сотрудники могут привлекаться к уголовной ответственности за нарушение положения о коммерческой тайне.

• Партнер или контрагент. К нему может быть применена административная ответственность по статье о недобросовестной конкуренции.