Как работать с календарем
1. Всегда добавляй мероприятия в календарь, по поводу которых ты общаешься с боссом. Если он попросил тебя записать его к врачу, нужно и записать к врачу, и поставить встречу с врачем в календарь. Если ты бронируешь стол в ресторане — аналогично.
2. В названии мероприятия указывай суть мероприятия. Не используй слова «Встреча о…», «Созвон на тему…». Эти слова мешают увидеть тему встречи, когда ты смотришь на мероприятие с телефона.
3. Каждое мероприятие указывай в его точные промежутки времени. Если съемка запланирована с 18 до 19 по мск, поставь мероприятие с названием Съемка с 18 до 19 по мск. Убедись, что мероприятие стоит ровно в том часовом поясе, в котором живет и работает твой босс.
4. Не ставь мероприятия стык в стык — запланируй дорогу, если мероприятие офлайн (с учетом пробок в это время дня), или отдых между встречами (15-30 мин), если мероприятие онлайн.
5. Мероприятий внахлест быть не может. Если ты замечаешь, что мероприятия стоят в одно и то же время — предложи, как эту ситуацию исправить.
6. Укажи адрес встречи, если она проводится офлайн. Добавь ссылку на встречу, если она проводится онлайн.
7. Укажи контактные данные по встрече на случай, если у тебя сломается телефон и ты будешь не на связи в момент встречи. К контактным данным по встрече относятся как контактные данные организатора с другой стороны (либо встречающая персона), так и телефоны участников встречи (если организатора нет, а в карточке мероприятия стоит только почта участников).
8. Если ты отменяешь встречу, предупреди об этом всех участников с указанием причины отмены (например, кто-то заболел). Сразу организуй перенос встречи, если встреча еще актуальна, — иначе ты забудешь про эту встречу через 5 минут.
9. В описании встречи коротко дай контекст, что это за встреча, чтобы все участники в любом измененном сознании могли быстро сообразить, зачем они сейчас друг на друга будут тратить время.
10. Добавь участников встречи (отправь приглашение через функционал Guests). Убедись, что участники приняли приглашение на встречу. Если нет — уточни в рабочем порядке, точно ли ваша встреча в силе.
11. Добавь материалы к встрече, если они есть. Они могут появиться, если тебе их отправил внешний организатор встречи, либо если ты самостоятельно готовишь босса к встрече. Если встреча формальная, у нее скорее всего есть повестка — тезисно перечисли, что и в какой последовательности будет обсуждаться.
12. Предложи боссу подключить AI-расшифровщик для звонков и сервис планирования встреч в календаре (встроенный в календарь, либо внешний, с которым календарь может интегрироваться). После согласования и настрой интеграции и всегда проверяй, что сервисы вовремя оплачены и стабильно функционируют.
