Организация альпинистских сборов⁠⁠

Спойлер: Дело неблагодарное и трудное

Очередной длиннопост и крайне узкоспециальная тема.

В помощь будущим организаторам сборов Альпклуба МАИ и тем кому пригодиться.

Аббревиатуры, что могут быть непонятны.
ОБ - ответственный за безопасность
СТ - старший тренер
АМ - альпмероприятие
НС - несчастный случай

По факту организация процесс творческий и я прошу не рассматривать данную статью как свод жестких правил, скорее рекомендаций, йо-хо-хо. Здесь будет моя попытка структурировать сложный и меняющийся под разные условия процесс организации.

Любые альпинистские сборы начинаются с желания и наказуемого инициативного. Так сложилось, что обычно кто организуют сборы тот и музыку заказывают. Если лежит душа у организатора больше в сторону определенного района, то туда скорее всего и поедут. Это так, лирическое отступление.

Когда лично я организовывал сборы, обычно я брал эту роль на себя одного, потому-что мне удобнее работать, когда идеи и процесс у меня полностью под контролем. Но вам такого я не посоветую, это требует довольно большого опыта организации и умения структурировать задачи.

Делить процесс я думаю тоже не стоит, часто это приводит к лишней работе и разночтениям.

Как мне кажется (буду испытывать в будущем) сработает система вертикали делегирования. Организационная работа и думы – на одном главном организаторе-менеджере, а отдельные задачи на помощнике. Так вы можете разделить довольно большую задачу на пункты что имеют друг на друга влияние

Пример: заказ трансфера влияет на время общего прилета в город и время заселения в лагерь и общего удобства проезда. А вот заказ централизованный страховок на общую организацию не влияет.

Потому давайте хотя бы в рамках этой статьи разделим задачи на Сферические (сферический конь в вакууме не влияющий на другие задачи) и Кубические (когда одна задача держит и влияет на другую задачу как число в кубе, посыпется одно, посыпется еще 3 (математики молчать! Я в курсе что куб числа не в 3 раза больше :) )

Задачи сферические: оформление страховок, выбор магазина для закупки, оформление справок, взаимодействие со старостами отделений по поводу вопросов спортплана и снаряжения, сбор четкой информации, перебор аптечки и ее транспортировка.

Задачи кубические: трансфер, перелет, бронирование проживания, инструктора и выпуск и др.

А теперь мои любимые парадигмы!

Сейчас и на будущее закрепим следующие парадигмы

1. Ничто не пройдет идеально. Смиритесь.

2. Не надо недооценивать глупость, забывчивость и наивность людей.

3. Фиксирование и дублирование наши друзья.

4. Надеемся на лучшее, готовы к худшему.

5. Люди будут недовольны.

Теперь слегка раскроем:

1. Ничто не пройдет идеально. Обязательно опоздает кто-то из участников. Окажется что не будет любимой пюрешки в магазине. Обязательно кто-то забудет важное снаряжение. А еще понос и золотуха у отдельно взятых участников.

У меня есть какая-то мистическая статистика того, что если я организатор и беру дополнительное дублирующее снаряжение на сборы, я его обязательно раздаю. Однажды взял 6 лишних кордалетов (нужно 2 на человека). Зачем? Не знаю, что-то подумалось что стоит. В итоге раздал в первый же день. В этом году взял дополнительную самостраховку, отдал участнику на 5й день. И таких примеров массу и не у меня одного. (Привет Оля!)

2. Этот пункт особо болючий. Порой организация превращается в детский сад. Все мы люди занятые, но некоторые совсем не смотрят в общий чат или письма. Не читает или читает через строку, пропуская нужное. Или слушает слухи левых людей. Или решают сами геройски организовать себе сборы искренне не понимая " А чо такого что у меня свой трансфер в отделении, когда я заявился на общий. И что такого, что я своего инструктора нашел."

Серьезно в этом году была девочка, которая мне заявила, что проживание в палатке бесплатное на территории лагеря, потому что я не особо настаивал на цене ее проживания…

3. Все переводы фиксировать. Все договоренности дублировать письменно, просить подтверждение. При отправке информации участникам дублировать в чаты, на почту, кому-то лично.

4. Всегда иметь буферные средства (см. далее) исходить из того, что отвалится со сборов до 30% участников.

5. Этот пункт я обязательно распишу побольше потом. Я обязан. Потому что такое отношение людей очень выбивает почву из-под ног и энтузиазм может затухнуть.

Итак краткий маршрутный путь, что сделать для организации

ЭТАП 1 Выбор даты и места

Самое первое что необходимо сделать это понять, когда и куда нужно ехать. Даты лучше выбрать заранее. В нашем клубе принято выбирать даты за 8-12 месяцев до события на общем собрании. А после ближе уже к делу выбирается место куда поедем исходя из желаний и возможности большинства.

Опустим выбор ущелья или альплагеря и сконцентрируемся на сугубо организаторских пунктах.

ЭТАП 2 Набор людей

Когда даты известны пришло самое время набирать людей. Обычно делается это разом и минимум за 3-4 месяца до поездки. Самый просто вариант - гугл формы, я пользуюсь ими постоянно и вариант удобен, так как есть прямое подключение табличек – основного инструмента в этой борьбе с экзистенциальным хаосом.

Обычно собираются классические данные, но обращу внимание на 3 важных пункта. Необходимо собрать телефон и почты – это резервные варианты связи, куда, собственно, по парадигме 3 стоит все фиксировать и дублировать, а также квалификацию (новичок, значок - разрядник). Таким образом получим чуть ли не готовые отделения, собранные по квалификации.

Тут стоит отметить важное замечание, если вы находитесь в альпклубе или хотя бы в общей тусовке (Московский альпинизм), то участники вам как минимум известны или через одно рукопожатие можно узнать. Но если собирается совсем рандомная компания в том числе и с других городов, то это потенциальные проблемы.

• Во-первых. Альпкнижка увы не гарант полного соответствия. Не всегда по горам и характеристикам можно понять насколько "активен на биваке" участник.

• Во-вторых, на уровне выше НП-2 (3 разряд и выше) такое неизвестное особо опасно, так как уровень может не соответствовать заявленному.

• В-третьих, отсутствия участия в общих занятиях ввиду дальнего проживания и некоторой дистанции в остальных вопросах не даст пронюхать подложенного горного козлика раньше приезда в горы, а там уже может быть и поздно…

ЭТАП 3 Финансовые элементы

Люди набраны. Наступает один из активнейших этапов организации. Необходимо приблизительно рассчитать финансовую сторону сборов.

Напоминаю, что по правилам АМ Организатор – человек что посредством привлеченных средств организует альпмероприятие.

Финансовая сторона делится на 2 крупных ветки.

1. Организация бытовых условий – рассмотрение перелета, заказ трансфера, бронирование проживания и условий/возможности питания.

2. Организация горовосхождения – организация выпуска на маршруты, найм инструкторов, обеспечение наличия средств спасения – спасотряд/спасфонд, страховки

Эти две стороны реализуются на данном этапе одновременно. Но обычно начинают с поиска на должность ОБ и СТ. По правилам АМ это минимально необходимый набор для корректного выпуска на маршрут. Так как моя организация проходит в рамках клуба, СТ обычно уже присутствует и активно помогает в зоне своей ответственности – договаривается с различными инструкторами и рассматривает конфигурацию отделений исходя из заявившихся участников.

До того, как приступить к пояснению циферок да рубликов, давайте поговорим отдельно о каждой части сборов.

Перелет

Тут все просто. Приезжать в целевой город, из которого выполняется дозаброска в горный район лучше в первой половине дня до 12, это связано с тем, что часто надо успеть закупиться продуктами доехать в район до темноты, чтобы удобнее было разместиться. Если район не сильно далеко, то даже можно успеть погулять для акклиматизации и хорошего сна.

До сборов месяца за 2 лучше попинать участников и выкатить общие требования для покупки билетов на поезд или самолет, обычно ограничиваются трансфером.

Пример: Прилет в город до 12. Вылет из города после 15.

Трансфер

Тут уже начинается интересное. Я всегда советую брать контакты трансфера у лагеря, потому что могут быть трудности с проходимостью или особыми индивидуальными особенностями местности. К примеру, добираться в Безенги нужно 2мя транспортами, один довозит до деревни, а оттуда на другом более вседорожном автобусе, доезжаем до лагеря. А вот в Ингушетию проедет не каждый водитель из-за местных напряженностей.

Стоит сразу обговаривать водителю сколько едет людей и обязательно указывать, что продуктов и рюкзаков будет много. По опыту комфортно размещается в газель на 13 человек – 8 человек. Остальное забито сумками и продуктами.

Отлично будет поставить себе напоминание за неделю до поездки и снова написать водителю, напомнив о себе.

Проживание

В большинстве лагерей есть 2 типа проживания. В палатке и в домике. Если в летний период палатка это выход и жить в них приятно, то зимой это несколько сурово.

К примеру, в Альплагере Кязи зимой отапливаемые армейские палатки. Но чаще в зимний период все стараются зажаться в домики и комнаты по сколько угодно человек.

Сразу отмечу - домики разбирают быстро, потому бронировать их надо заранее.Места под палатки стоит уточнить и также забронировать.

А по мере неизбежного отстрела участников присылать правки на бронь.

Питание

В некоторых лагерях существуют столовые. Если цены в них демократичные, то я бы лично выбирал этот вариант, нежели чем тащить тонну продуктов. Но каждый выбирает по себе.

Нужно сразу уточнить крупные магазины или рынки вблизи города назначения и заехать туда трансфером и централизованно по пути в лагерь.

Стоит озаботиться газом. Часто лагеря предлагают свой, но бывает, что и нет. Напоминаю, что самолетом везти газ нельзя. Поездом можно. Купить в городе – идеальный вариант.

Сразу стоит уточнить в лагере есть ли места для скоропортящихся продуктов, возможность восполнения запасов в местных магазинах и тп.

Выпуск

Тут два варианта. Первый это выпуск от лагеря, где иногда бывает свои СТ и ОБ. Это стоит отдельных денег и требует договоренностей.

Второй это везти своих ОБ и СТ.

Спасфонд

Стоит понимать что альпинизм имеет свои риски. Потому необходимо думать о том, что делать в случае наступившего несчастного случая. На этот случай на сборах существует спасфонд, это отдельная статья, которая после сборов в случае удачного окончания сборов без спасработ и травм, будет возвращена.

Для заграничных сборов бы сделал х2 к спасфонду.

Спасотряды обычно собирают только в места с дикими сборам, где рядом нет своего КСП МЧС и своего альплагеря. Этот вопрос я пожалуй раскрыть не смогу из-за отсуствия опыта.

Инструктора и их нужды

Нужды те же что и у обычного участника, только билеты и проживание оплачивается сборами. Не говоря о зарплате, что за работу в отделениях платят инструкторам.

Инструкторам стараются сделать условия проживания получше, желательно в отдельных комнатах/домиках. А еще питание инструктора исторически в нашем клубе происходит силами и думами его отделения, потому питание не рассчитываем в инструкторские расходы.

Финансовые расчеты

Самый сложный для расчета финансовый пункт — это так называемый оргвзнос.

Оргвзнос это взнос на работу инструкторов и выпуск на вершины от лагеря.

По факту это все траты всех инструкторов + траты на выпуск, поделенные на количество участников. Просто? Ага, но вот только как вы уже поняли количество участников вещь переменная и плавающая. Потому стоит использовать 2 механизма демпфирования возможных проблем.

Предоплата. Это сильный аргумент для записи на сборы. Обещать не значит женится, а вот когда ты прислал 20% оргвзноса – это другое дело. Стоит сразу объявлять, что предоплата невозвратная, в случае если участник по тем или иным причинам сольется со сборов, это те деньги что хоть немного, но поддержат финансовую потерю сборов.

Для заграничных сборов сделал бы 50% предоплату.

Буферные средства – некий перебор с деньгами, стоит брать на 15-20% больше денег, чем надо. Лучше потом нерастраченное вернуть, чем просить дополнительных взносов с людей.

Также есть такой момент, что отделения бывают не только учебными (с инструктором) но и спортивными (без инструктора). С них тоже необходимо брать оплату, но соответственно сильно меньшую, раз им не нужен инструктор. По факту взнос для спортсменов должен составлять 20-30% от взноса учебных участников, что также несколько уменьшит цену для учебных отделений.

Траты инструкторов = Проживание + Перелет + Трансфер + Страховка + Зарплата

Суммарные орграсходы = Траты инструкторов + Траты на выпуск

Оргвзнос для спортсменов = Х/3
Оргвзнос для учебных отделений = Х

Число спортсменов * Х/3 + Число учебных * Х = Суммарные орграсходы + 20%

Расчеты удобнее делать в эксель или иной таблице, я предпочитаю гугл таблицы. Так как организация полностью прозрачна и понятна для всех, каждый может по ссылке открыть таблицу заполнить или считать необходимую информацию. У меня получается что-то подобное:

ЭТАП 4 Договоренности

Когда основная информация была найдена и обдумана. Начальные финансовые расчеты были произведены. Настало время договоренностей и бронирования. До этого этапа лучше добраться пораньше, за 2 месяца до поездки как минимум и забронировать проживание первым делом.

После можно приступать к менее срочным договоренностям: бытовые проблемы (договориться о месте для хранения и приготовления еды, возможности поставить свою столовую палатку) и трансфер.

На этом этапе уже скорее всего будут необходимы денежные вливания в предоплаты. И потому на этом этапе должен быть закончен сбор предоплат.

ЭТАП 5 Подготовка к выезду

При подготовке к выезду у организатора появляется множество мелких и не очень задач, которые можно спокойно делегировать.

1. Необходимо подготовить к транспортировке и перебрать аптечку на предмет просрочки. Решить каким образом она окажется на сборах и как с них уедет.

2. Подготовить маршрутные листы и вершинные записки, а также иную канцелярию для своего ОБ и СТ (книга выходов и тп).

3. Подготовить описания и гайдбук района. Лучше иметь карту и хорошее понимание местности, связи и тп.

4. Решить несколько оргвопросов касательно страховки. Если делать централизованно, то надо выбрать страховую и обеспечить ее оформление. А если каждый делает на свое усмотрение, то выпустить описание параметров и проверить ее наличие до выезда.

5. Решить с ОБ как будет происходить связь и обеспечить рациями отделения.

6. В рамках клуба также появляется задача выдачи снаряжения отделениям и наличия запаса на сборах. Аптечки отделений и занятия до выезда в горы.

7. Собирать и фиксировать денежные переводы. (делайте в момент перевода или хотя бы регулярно, советую)

8. И самое важное и главное. Постоянно пинать участников по поводу и без. Чтобы не забывали о каждом пункте: что надо подготовить до выезда, чтобы переводили деньги, чтобы делали справки, чтобы собирали снаряжение, чтобы актуализировали информацию по своему перелету/проезду и тп.

Официальные вещи

• Необходимо произвести договоренности о выпуске на маршруты от лагеря или полное обеспечение организации альпмероприятия, согласно правил ФАР

• Альпмероприятие хорошо бы зарегистрировать в системе, это положительно скажется на составлении итоговых протоколов и оформлении разрядов. Лучше делать вместе с СТ.

• Также если район является пограничным, раньше необходим был пропуск от ФСБ, который оформляется через госуслуги или же в местном отделении. Часто местные альплагеря предоставляют обходной вариант: оформление договора на оказание турстических услуг, который по факту равен пропуску в приграничную зону. Данный вопрос стоит уточнить в лагере.

• После оформления страховки необходимо изучить алгоритм действий, который нужно сделать в случае наступления НС. Иметь номера телефонов и данные полисов.

Оповещение и обсуждение

Обязательно в процессе организации у участников появятся вопросы или же будет необходимо донести информацию до людей. Для этого удобнее всего создать отдельный чат в любом удобном мессенджере и на этапе набора людей собрать у них почты.

Я взял за привычку раз в пару недель присылать некоторую сумму информации большим письмом на почту. Так можно продублировать лично каждому информацию, а также зафиксировать летопись организации, что каждый сможет открыть почту и понять что когда и почему произошло.

Еще раз про сбор денег

Сбор денег всегда щепетильная и сложная тема. Для себя я выработал следующее правило, пока я организатор и решаю дела организации, я должен быть непредвзят и предельно вежлив. Но также требовательным и четким.

Я ставлю дедлайны, напоминаю о них несколько раз. Стоит жестко спрашивать предоплату, так как это напрямую влияет на финансовую сторону сборов, в случае отмены участника.

Также стоит все записывать и фиксировать, чтобы в случае вопросов была возможность показать скриншоты или чеки.

ЭТАП 6 Выезд

Я спешу поздравить вас! Нет, мучения не закончены и продлятся как минимум до второго дня сборов, но когда основные вопросы будут решены - Добби свободен!

Наступил самый пассивный этап, когда вы пожинаете плоды вашей организации. Если вы тщательно продумали каждый аспект деятельности на сборах о вас вспомнят на закрытии сборов и поднимут тост за ваши труды, но в реальном мире вы будете решать мелкие проблемы и договариваться с различными ответственными на месте.

Я крайне советую дать понять каждому участнику на сборах, что появившиеся вопросы и просьбы лучше решать путем обращения к организатору. Не очень приятно когда к начальнику лагеря или хозяину гостиницы бегает по 10 человек на дню с повторяющимися вопросами. А чем больше к вам лояльны, тем более гладко пройдут сборы и приятно и быстро будут решены проблемы.

По итогу выезда единственное о чем вам предстоит озаботиться это о подведении финансовых итогов и возвращении нерастраченных средств.

Да, возможно забредший сюда случайный читатель не совсем понял, но сборы внутри клубов - некоммерческие мероприятия. Я бы только ради честности восполнил бы себе какие-то расходы. Я обычно себе восполняю стоимость страховки или части билета, не более 10.000р . но каждому свое, половину сборов я провел не имея никаких плюсов относительно участников.

Неблагодарная и порицаемая

Буквально в данную секунду, в процессе написания данной статьи я сталкиваюсь с тем самым пунктом о том, что люди не будут довольны. Каждые организованные сборы заставили меня столкнуться с людьми, что будут негодовать работой что ты проделал.

Их не будет устраивать то, что ты не прорицатель и не будешь знать о том, кто отвалится или какие неожиданные расходы могут появиться.

Они будут обвинять что ты собрал лишние деньги, а те, что возвращаешь, возвращаешь не полностью, где-то себе зажав шекели да грошики.

Будут утверждать что инструктора живут слишком вольготно, а автобус стоил дороже реального.

Будут обижены и уязвлены тем, что проживание оказалось не таким радужным, еда не такой вкусной и вообще «Я заболел, горы не сходил, верни мне мои взносы».

Обязательно будут напоминать тебе что они тут платят и вообще ты должен плясать вокруг, пусть даже ты не получил за сборы минимальной цены.

Но никто из этих страждущих да плачущих не будет организовывать будущие сборы)

К сожалению, такие люди есть и нужно ожидать возгласы и стенания. Но что не стоит, так это обращать на них внимание. Эти люди не понимают разницу между коммерческими сборами и сборами клубов, которые во многом держатся на энтузиазме и желании поехать большой компанией попить чай в самых неожиданных местах.

И аргументы о том, что сборы клубов часто в разы дешевле и порой эффективнее коммерческих их не устраивают. Также как и взывать к пониманию что все мы люди и можем что-то упустить бесполезно. Лучшее что можно сделать не спорить и игнорировать, благо что таких людей на каждых сборах единицы, основная масса, пусть молчаливо, но благодарна.

А ты, между прочим, сделал большое дело.

Шаблон таблицы сборов: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hV6h8d7uODQNH2lCmpMk...

Пост написан чуток впопыхах, так как скоро организация этого года, потому возможно будет ремейк поста. А пока я бы послушал дельные комментарии и замечания. Какие-то дополнения буду добавлять в шаблон и таблицу.