Моя мини-CRM, часть 2⁠⁠

Прошёл год с публикации первого поста про CRM, которую я разрабатываю сам, для своего магазина запчастей и автосервиса.

С тех пор появилось много фишек, и я созрел на написание нового поста. Текст я поделил на 2 части: мои размышления о необходимости внедрения ПО, и собственно новые возможности CRM. Сразу хочу предупредить, что в ближайшее время я не намерен продавать свой софт, этот пост пишу скорее «по просьбам трудящихся», а также возможно он будет полезен тем, кто захочет сделать для себя (или для продажи) что-то подобное.

Часть 1: а зачем вообще CRM для розницы?

Почему-то принято считать, что для розницы не нужна CRM, причём так считают, видимо, и разработчики софта, и сами собственники розничного бизнеса. Я считаю, что это не так, и в этом посте расскажу, какая может быть польза от CRM.

Начнём с определения CRM: customer relationship management, то есть управление отношениями с клиентами. Именно под эту формулировку и подходит моя CRM. В первых страницы нашей «книги продаж» (что-то вроде учебника, устава, и руководства) я написал: самое главное, что есть у нашего магазина – это наши клиенты. И первый функционал CRM был создан именно для ведения учёта клиентов, ну об этом я писал в первом посте год назад. Всё остальное было создано именно на костяке клиентской базы.

Не сочтите за выпендрёж, просто статистика: я за 2016 год увеличил продажи на 30%, за 2017 год – на 48-52% (смотря как считать, с оптовыми продажами или без), и считаю что это в большей части заслуга CRM. На самом деле, до этого мы работали просто потому что вроде всё идёт нормально – вроде имелся рост процентов 10-15 к прошлому году, вроде клиенты довольны, вроде склад запчастей хороший, вроде мы молодцы. И становится обидно, когда я осознаю, сколько лет наш магазин потерял в этом состоянии вроде.

Недавно читал «Обнимите своих клиентов» Джека Митчелла – он пишет о своём магазине одежды в США. Вот что меня удивило: к мысли о необходимости внедрения современных (на то время) технологий он пришёл ещё в начале 70-го года. Тогда он обратился к IBM, и начал компьютеризировать свой магазин. И когда спустя почти 50 лет я вижу, как в магазине ведётся учёт в тетрадке или в Excel, я недоумеваю – как такие магазины вообще работают?

Ну и ещё небольшая отсылка к американским авторам: в первых же главах в «Клиентах на всю жизнь» Карл Сьюэлл пишет, что измеряет всё, что только можно измерить. Именно это я и считаю одной из важнейших способностей CRM. Вот что я знаю благодаря ПО:

- количество клиентов – общее, активное (активными считаются те, кто покупал запчасти или ремонтировался в течение года);

- количество добавленных новых клиентов – общее и в разрезе по менеджерам;

- источники новых клиентов;

- имена, номера телефонов, марки-модели их автомобилей;

- дату последнего визита клиента;

- дату покупки расходников: свечей, фильтров, ремня ГРМ;

- да вообще-то я знаю всю историю покупок и ремонтов каждого клиента;

- сумму покупок и ремонтов – общую, каждого клиента по отдельности, в разрезе марки-модели;

- среднюю частоту покупок – общую, каждого клиента по отдельности, в разрезе марки-модели;

- средний чек покупок/ремонта клиента – общий, за какой-то период, в разрезе менеджеров, марок-моделей авто;

- количество звонков: принятых, пропущенных, пропущенных и не обработанных после (по каждому пропущенному должны перезвонить);

- конверсию из звонка в покупку/заказ/ремонт – общую и в разрезе менеджеров;

- среднюю продолжительность звонка – общую и в разрезе отделов, менеджеров;

- процент выкупа заказов – с предоплатой и без (конечно, заказы с предоплатой забирают намного быстрее);

- среднюю продолжительность заказа;

- точность выполнения заказа (если обещали в пятницу – привезли ли в пятницу или опоздали) – общую и в разрезе менеджеров;

- сумму поступивших и ещё не выкупленных заказанных товаров – общую и в разрезе по менеджерам;

- эффективность рекламных кампаний (разослали рекламные СМС – через месяц смотрим, сколько клиентов совершило покупку, опять же: средний чек покупки, марки-модели клиентов, и тд);

- среднюю оценку от клиентов: общую, и в разрезе отделов, менеджеров;

- конверсию из осмотров ходовой в последующий ремонт ходовой.

Все эти показатели так или иначе важны, все они анализируются – что-то каждый день, что-то каждый месяц, что-то каждые полгода-год. Не стану описывать, зачем нужен каждый, просто приведу несколько примеров применения.

Будим «уснувших» клиентов СМС-ками вроде «Владимир Владимирович, мы заметили что Вы давно не навещали наш магазин. У нас есть для Вас подарок, заберите его до 18 марта. Кстати, на Вашей карте накоплено 500 млрд бонусных баллов». Плюс потом замеряем конверсию в покупку по таким СМС.

Видим, что у менеджера упал показатель по конверсии звонков в покупки – слушаем звонки, выявляем проблемы и работаем над устранением. И наоборот: анализируем успешные звонки, тоже делаем выводы.

Я знаю, какая модель автомобиля для меня самая прибыльная, а значит – каких клиентов мне нужно привлечь в первую очередь.

Я знаю, какие клиенты регулярно покупают запчасти в магазине, но не ремонтируются в автосервисе – и могу предложить им «на пробу» бесплатный ремонт, или узнать, в чём причина - может быть, наш автосервис их не устраивает.

В более масштабном варианте: я знаю, какой процент клиентов магазина пользуются услугами автосервиса. А значит, я могу рассчитывать что благодаря рекламной кампании, если я получу обычных новых клиентов, определённый процент этих клиентов станет клиентами автосервиса. Могу рассчитать, сколько в среднем денег они оставят за год в магазине и сервисе, и таким образом запланировать прибыль от каждого потенциального покупателя.

Недавно на эту тему был разговор в Пикабушном *РОСКОМНАДЗОР* чате «Лиги автоснабженцев» - мне тогда один из участников на приведённый список показателей, которые может замерить CRM, просто спросил: «ну и зачем мне это всё знать?». Сказал бы что у меня полыхнуло, но на самом деле я просто сильно разочаровался. Кстати, всех кто занимается продажей запчастей - приглашаем в чат: https://t.me/AvtozapchastiPikabu

Я решил что не буду объяснить, зачем нужно знать все эти цифры и как их можно применить. Если не придумаете им применение – должно быть, вам действительно это не нужно. По правде говоря, поначалу я тоже отслеживал некоторые показатели из интереса, «просто потому что могу», потом начал пытаться влиять на них, и иногда с удовольствием наблюдал, что действительно могу влиять на них.

Часть вторая: новая функциональность моей CRM

Ещё раз напомню, что продавать не намерен, обзор делаю чтобы почесать своё ЧСВ и возможно помочь кому-то, кто хочет сделать подобное. Честно, буду рад, если кому-то поможет.

Связь с 1С

В прошлом году почти сразу после написания первого поста я смог найти толкового «тыжпрограммиста» для 1С, вместе с которым мы смогли разработать связь между CRM и 1C. Да, кстати, если кто не в курсе: CRM – это веб-приложение, так что менеджеры работают и в 1С и в CRM. Многих это разочаровывает, но мои менеджеры ни разу не жаловались, да и мне кажется что всё достаточно удобно.

Теперь из 1С в CRM попадают данные о покупках клиентов, о поступлениях товаров, выгружаются остатки, ну и вдобавок мы сделали полуавтоматическую загрузку поступлений в 1С, на основе документов которые отправляют на почту.

Если раньше ребятам приходилось в CRM вручную писать список покупок, то теперь они указывают в 1С номер карты, и всё. У Джека Митчелла это заняло 15-20 лет (с момента внедрения технологий до полной записи истории покупок), у нас – 1.5 года.

Доработки системы заказов

Подружив CRM с 1C, получил немного автоматизации: теперь при проведении документа поступления CRM может сама разослать клиентам СМС о том, что их заказы пришли – раньше приходилось отмечать поступление заказов вручную.

Вдобавок недавно мы ввели внутренние бланки заказов, которые прикрепляем к товарам на полке заказов. CRM помогает и тут: когда приходят товары, она сама определяет что из этого заказное, и предлагает распечатать эти самые бланки.

Причём если поначалу бланки печатались поштучно, и иногда приходилось печатать сразу штук 15, то впоследствии печать стала автоматической, сразу всех заказов, с возможностью не печатать выбранные.

Система оценок от покупателей

Тоже внедрил прошлым летом, причём пришлось заморочиться. Смысл такой: на следующий день после покупки или ремонта клиент получает СМС с просьбой отправить в ответ оценку от 1 до 10. Проблема была в том, что отправить СМС – проще простого, а вот принят обратно и обработать – намного сложнее.

Решение реализовано не самое изящное, но работающее: на android-смартфон нашлось приложение, которое работает со своим сервером. CRM отправляет запрос на сервер, сервер отправляет запрос на смартфон: отправь СМС. Когда приходит ответное СМС от клиента, цепочка обратная: смартфон – своему серверу, сервер – в мою CRM.

Оценка от клиентов – это мой любимый показатель, который почти в реальном времени отображает качество нашей работы. Поначалу оценка была около 8.5, я звонил всем кто поставил ниже 8 и спрашивал, что не так. Обычно оценка была или 9-10, или 1-5. Жаловались в основном на срывы сроков заказов, невозможность дозвониться, и отсутствие товара на складе. Забегая вперёд, скажу что по всем 3 проблемам было найдено решение с помощью CRM.

Постепенно оценка подросла, сейчас в районе 9.7, иногда проседает где-то до 9, если кто-то остался недоволен и поставил нам «кол».

Перезваниваем всем, кто ставит ниже 9, правило такое: звонит не тот менеджер, которому поставили низкую оценку. Иногда ставят «пятёрку», имея в виду «пять из пяти», такие исправляем на «десятку». Также иногда пишут оценку текстом, или просто «всё классно».

Я ещё считаю индекс NPS по оригинальной формуле, но вопрос при этом я задаю неправильно (я просто прошу поставить оценку, а по NPS нужно сказать, какова вероятность что он посоветует нас друзьям). Я просто считаю, что если у клиента нет друзей с китайским автомобилем (а у нас, напомню, магазин для "китайцев"), то вероятность что он нас кому-то посоветует, стремится к нулю.

Система отслеживания заказов

Я отметил, что иногда на нас сердились из-за срыва сроков заказов: обещали через неделю – привезли через две. Корней у этой проблемы две: человеческий фактор – менеджер в запаре мог просто оформить заказ в CRM, но не заказать запчасть у поставщика, даже я пару раз так косячил. Вторая проблема – это отказ поставщика (кто не в курсе – иногда поставщик не может привезти запчасть, потому что её нет, или потому что она сломана, или что-то в этом роде), и мы могли не заметить этот отказ вовремя.

Решение было найдено с помощью API поставщиков. Теперь каждые 30 минут сервер запускает скрипт, который проверяет статус каждой позиции в каждом заказе. Если находит, что деталь не заказана или что стоит отказ – выводит уведомление для менеджеров, они уже реагируют на это как положено.

Система уведомлений

Выше писал, что CRM выводит уведомление о проблемах с заказом. Это часть системы уведомлений, которую я разработал сразу после отслеживания заказов – поначалу оно запускалось вручную, нужно было ждать несколько минут пока скрипт проверит все заказы, и выведет проблемные. Конечно, менеджеры забывали/забивали на это, да и в целом была нужда в оповещениях, так что я сделал простенькую систему.

Кроме уведомлений о заказах туда попадают записи о:

- новых записях на ремонт, оформленных через сайт;

- новых заказах запчастей, оформленных через сайт;

- низких или некорректных оценках от клиентов;

- необходимости выгрузить остатки из 1С после 5 часов вечера (так и не удалось нам сделать автоматическую выгрузку, приходится запускать обработку в 1С вручную);

- пропущенных звонках от клиентов (эти самые «горячие», обрабатываются в первую очередь).

Система слежения за остатками на складе

Ещё один мощный компонент, наверное самый сложный в разработке, и очень важный. Для магазина наличие запчастей – это чуть ли не самое главное, и когда клиенты не могли купить какую-то мелочь вроде патрубка системы охлаждения, я сильно расстраивался – стоит эта фигня рублей 100, а проблем много.

Сразу скажу, что на самом деле в 1С есть встроенные «точки заказов», которые для этого и созданы, но мне они не нравились из-за скупого функционала, так что я создал свою тему, с проценкой и шлюзами.

Для начала я создал список обязательного наличия, в него вошло 2 тысячи позиций. Каждую ночь CRM запускает проверку: по каждой из позиции из списка – есть ли на складе? Если есть, то достаточно ли их? Если недостаточно или нет вообще, идёт следующий цикл: а не заказано ли это уже? Если нет – последний пункт: скрипт ищет, где дешевле всего купить.

Утром я вижу список запчастей, с количеством, ценой и названием поставщика, где нужно сделать заказ.

Вот чего здесь не хватает: умного анализа для вычисления оптимального количества для заказа. То есть если втулки стабилизатора нужно ждать от поставщика 7 дней, и за эти 7 дней мы продаём в среднем 10 штук – то когда на складе остаётся 10 штук – нужно заказать ещё 10, чтобы новые пришли как раз когда кончатся старые. Но это может быть не очень точно (иногда мы продаём и 20 втулок в неделю), и мне лень это делать.

А вот что мне тоже лень делать, но я это точно сделаю, так это запись цен на эти товары. В моей сфере (запчасти для китайских автомобилей) бывает, что цена на «оригинальные» запчасти колеблется в несколько раз в течение месяца. Соответственно, если слепо доверять системе, то можно заказать прокладку стоимостью 1000 рублей, в то время как её реальная цена – 200 рублей. И наоборот, рычаг может подешеветь с 1500 рублей до 600.

Если буду записывать цену – CRM сможет сама делать анализ, стоит ли заказывать товар по этой цене, или нет. К примеру, на картинке выше нужно заказать брызговик на MK Cross по цене 248.45, на самом деле обычная розничная цена этого брызговика - 150-200 рублей, так что я жду пока цена упадёт.

Также в планах полуавтоматическое оформление заказов у поставщика – пока я этого не сделал, приходится вручную всё заказывать, а хотелось бы просто поставить галочки и оформить заказ прямо из CRM.

Ну и последнее, что нужно доделать – это связать систему контроля заказов с системой аналогов, чтобы если у нас есть 10 втулок-аналогов, не заказывать их снова. Но тут есть проблема – системы аналогов у нас пока не существует, так что придётся сначала разработать её (давно хочу), а потом уж связывать их. Например, на картинке нужно заказать масло Idemitsu - на самом деле, у этого масла есть 2 артикула, отличающихся одной цифрой, и у меня есть масло со вторым артикулом, но система об этом не знает.

Телефонные звонки

А вот что мне удалось связать, так это IP-телефонию и CRM. Я уже писал об этом в прошлый раз, но за это время я сделал несколько улучшений. Например, теперь в CRM везде где есть номер телефона, рядом расположена кнопка «позвонить». При нажатии CRM смотрит, какой менеджер инициировал звонок, и отправляет вызов на трубку этого менеджера. Когда он отвечает на вызов, начинается звонок клиенту. Так экономится немного времени на отсутствии необходимости набора номера телефона, да и исключаются ошибки при наборе номера.

Ещё из полезностей: при ответе на входящий звонок у того менеджера, который ответил на звонок, на экране появляется информация о звонящем клиенте, если она есть – это имя, марка-модель, последние покупки, запись на ремонт. Иногда бывает удобно, и клиентам приятно, когда его называют по имени, хотя он не представлялся.

Ну и как я уже писал, если не успеваем ответить на звонок, этот клиент тут же попадает в список "перезвонить".

Расчёт зарплаты

Это любимая функция CRM у менеджеров, рассчитывает зарплату в реальном времени. Мы оплачиваем процент от продаж, плюс 4 KPI (ключевых показателя эффективности): общие продажи магазина, личные продажи менеджера, средний чек менеджера, общее количество проданных бонусных карт.

Расчёт такой: в начале месяца задаётся плановый показатель на месяц, к примеру по личной выручке - 1 млн рублей. Затем система рассчитывает, какой должен быть показатель на текущий момент, то есть если сегодня 15-е число, то по плану должно быть 500 тысяч. Далее берём фактический показатель - к примеру, 550 тысяч. Делим факт на план, получаем KPI - 1.1. 

В рамках коммерческой тайны замазал ключевые данные.

Расписание для автосервиса

На досуге обновил модуль с расписанием, улучшил внешний вид и добавил функционал, теперь при нажатии на запись с автомобилем появляется всплывающее окошко с информацией об этом заказ-наряде. Скриншот делал в воскресенье, когда работало только 2 поста, поэтому и записи только на них.

Вот вроде и всё, о чем хотел рассказать. Надеюсь, эта информация кому-то поможет.

В самом конце я ещё собирался написать (и расписать) простенькую формулу успешных продаж для магазина запчастей (да и в целом для розницы), но и так уже получилось очень много текста, а формула потянет на ещё один пост, если будут желающие - напишу.