Как собрать рабочее пространство под задачи команды
У каждого отдела — свой набор задач, процессов и коммуникаций. Разбираемся, как выбрать тариф таск-менеджера под реальные потребности и не переплатить
Привет! На связи команда сервиса управления проектами Weeek. Мы пишем о том, как организовать работу, чтобы получать лучшие результаты — без траты времени на хаос и ручное управление. Сегодня расскажем, какие функции таск-менеджера пригодятся в командах и сколько это стоит.
Таск-менеджер: что это и для чего
Таск-менеджер — это система управления задачами, где видно все рабочие процессы целиком. В ней собрана информация: что нужно сделать, в каком виде и в какие сроки. А ещё — кто ответственен за выполнение и на каком этапе сейчас находится дело.
Система помогает организовать проекты любой сложности и контролировать прогресс. Такой порядок не только ускоряет работу, но и снижает риск выгорания, поскольку даёт полную прозрачность и возможность адекватно распределить нагрузку.
Рабочее пространство становится онлайн-офисом, местом сбора коллег и источником правды. Больше не нужно искать поручения по чатам, собирать контекст, тратить силы на переделки. Вся важная информация в одной вкладке.
Функционал таск-менеджера Weeek
Посмотрим, из чего состоит таск-менеджер на примере Weeek. Спойлер: не только из списков задач. Это виртуальное пространство, где можно визуализировать всю работу, найти место для каждого дела и навести порядок в процессах. Всего пять модулей:
Первый модуль. Задачи
Основной раздел таск-менеджера. Здесь выстраивают процессы, объединяют задачи в проекты и контролируют выполнение. Пойдём от общего к частному:
Проекты. Чтобы задачи из разных направлений не смешивались в единый поток, их разделяют по проектами. Например, «Продукт», «Маркетинг», «Продажи». Или другой вариант: «Клиент А», «Клиент Б» и «Клиент С».
Доски. Для дополнительной систематизации внутри проекта создают доски. Доска — режим просмотра, при котором задачи группируются по нескольким колонкам. Колонки отражают этапы работы. Обычно «К работе», «В работе» и «Готово».
Режимы просмотра. Доска — не единственный вариант представления задач. Weeek позволяет просматривать дела в формате недели, месяца, списка и диаграммы Ганта.
Неделя помогает увидеть нагрузку по дням:
Месяц показывает задачи в режиме календаря:
Список напоминает расширенный to-do лист — с приоритетами, исполнителями и сроками:
Диаграмма Ганта нужна, чтобы контролировать порядок действий в объёмном проекте и видеть зависимости на одном экране:
Задачи. Поздравляем! Мы добрались до базовой единицы таск-менеджера. Задача — отдельная карточка, которая содержит необходимую для её выполнения информацию: исполнитель, дата, описание, приоритет. Ещё можно добавить файл или комментарий:
Второй модуль. База знаний
В Базе знаний создаётся целая корпоративная библиотека — серьёзно! Судите сами: регламенты, инструкции, внутренняя документация, материалы для обучения. А чтобы было ещё удобнее, есть древовидная структура и функциональный редактор:
Третий модуль. CRM
CRM (Customer Relationship Management) — система, которая упрощает управление взаимодействием с клиентами. Здесь хранятся данные о заказчиках и сделках. Вот как можно использовать CRM:
Хранить контакты клиентов, историю обращений и покупок
Вести воронку продаж и отслеживать статусы заказов
Сегментировать клиентов и создавать рассылки
Собирать статистику по работе отдела продаж
Четвёртый модуль. Аналитика
Аналитика нужна, чтобы отслеживать эффективность сотрудников и проектов. Отчёты помогают оценивать загрузку, динамику работы и общую продуктивность:
Пятый модуль. Пользователи
Наконец, последний модуль пригодится для управления структурой команды — здесь можно добавлять участников, редактировать и удалять, назначать роли и объединять в команды:
Как выбрать подходящий тариф
Есть четыре тарифа, которые позволяют использовать разные функции Weeek: Старт, Плюс, Профи и Бизнес. Расскажем о каждом, чтобы принять решение было проще.
Старт
Бесплатный тариф. Подойдёт для организации личных задач, обучения, фрилансеров и начинающих. Здесь можно работать в одиночку или пригласить до пяти участников. Количество проектов и досок тоже лимитировано — до семи и пяти соответственно.
В Базе знаний получится создать до 100 документов, в CRM — до трёх воронок. Есть интеграция с календарями и внешними сервисами вроде Google Docs.
Плюс
От 199 ₽ за человека в месяц. Для стартапов и команд до 10 человек — максимальное количество пользователей в тарифе. На этом уровне проекты, доски и документы Базы знаний становятся безлимитными, а количество воронок в CRM вырастает до 10.
Профи
Ставки повышаются — теперь стоимость стартует от 399 ₽ за человека в месяц. Зато можно пригласить сколько угодно участников и до 20 гостей, которые получат доступ к просмотру отдельных проектов или документов — удобно для клиентов или аутсорса.
Воронки в CRM безлимитные. Добавили настройки приватности: подключай доступ к проектам, доскам, формам, документам, воронкам только для выбранных участников. Этот тариф рекомендуем растущим командам.
Бизнес
Финальный босс. За стоимость от 450 ₽ за человека в месяц получится подключить до 200 гостей и создавать портфели — группы проектов, которые помогают управлять на верхнем уровне и оценивать совокупный прогресс.
Из других бонусов — логирование действий. То есть возможность просматривать все действия участников рабочего процесса. Ещё есть кастомные роли и доступы, которые позволяют настроить разрешения на действия в пространстве для разных коллег.
Всё это, конечно, подойдёт для сложных процессов в больших командах.
Годовая подписка
Если подключить Weeek сразу на год, стоимость сократится на 20%:
Плюс от 159 ₽ за человека в месяц
Профи от 319 ₽ за человека в месяц
Бизнес от 360 ₽ за человека в месяц
НКО, студентам и стартапам
А ещё преподавателям и крупным командам от 100 человек — внимание! Мы сделали специальные условия. Вот они слева направо. Ой, сверху вниз:
👉 Для некоммерческих организаций. Чтобы помочь в достижении миссии, дарим скидку 50% на любой тариф. Координируй волонтёров, выстраивай работу команды, управляй финансами и анализируй показатели по цене от 80 ₽ за человека в месяц.
👉 Для студентов и преподавателей. Бесплатный доступ к возможностям тарифа Профи для тех, кто учится или работает в государственном учебном заведении. Цель использования сервиса тоже должна быть связана с учебными процессами.
👉 Для стартапов. Даём скидку 50% на любой тариф командам до 20 пользователей. Для этого нужен статус участника в одной из акселерационных программ или наличие инвестиционной презентации.
👉 Для команд от 100 человек. Сделаем индивидуальное предложение — для этого нужно написать в наш отдел продаж.
Что в итоге
Хорошо настроенное рабочее пространство не перегружает ненужными функциями — всё адаптировано под задачи команды и служит единой цели упрощения процессов. В Weeek можно собрать сервис под любой формат: от фриланса до сложной структуры.
Чтобы понять, какие инструменты будут полезны твоей команде сейчас, регистрируйся и оценивай главные функции бесплатно — в тарифе Старт.
Ещё по теме
Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513