Как правильно хранить документы⁠⁠

У меня на работе тоже ситуация была, выписывается пациентка и доктор мне говорит: "Аааа так она лежала недавно, посмотри в АРХИВЕ её прошлую выписку", к слову сказать, в отделении все врачи за 50, одна я - молодая зелёная :) Я перерыла весь компьютер и поиском уже искала - нет такой папки! Переспрашиваю, посмотрели на меня как на отсталую, научили уму-разуму: архив у них в корзине, которую конечно же никогда нельзя чистить, потому что выписки-то нужны эти. Они после того, как распечатали, файл удаляют (типа кладут в архив :)), а если опять надо восстанавливают. Если не повезло и есть несколько человек с одинаковой фамилией - то по очереди восстанавливают каждый документ (в корзине-то содержимое не посмотришь, а дополнительные данные типа И.О. и года рождения никому в голову писать не пришло). В общем, пришлось переучивать :)