Автор рукописи "Пособие инженеру ПТО по исполнительной документации"
Формы исполнительной документации очень важны и имеют непосредственное влияние на эффективность процедур и бизнес-процессов. Причем, как в сторону повышения, так и в обратную.
И глупо спорить, что у нас нет с этим никаких проблем. И вроде как уже всем понятно, что формы сильно забюрократизированы. Вопрос лишь в том, чем можно заменить существующие формы акта освидетельствования скрытых работ (АОСР)?
Предлагаем рассмотреть поближе один пример такой формы, используемой буржуями для контроля качества работ.
Не стоит привязываться к одному названию, оно на самом деле может быть разным: чек-лист (Check-list, Check-sheet), форма контроля качества (Quality Control Form - QCF), отчет (Report), удостоверенный документ качества (Quality Verifying Document – QVD).
Поэтому корректнее говорить о документе, разработанном с концепцией чек-листа. Грубо говоря – это инструмент, который помогает произвести контроль, пробегая по заранее подготовленному списку контролируемых работ, чтобы не упустить ни одну мелочь и не сделать глупую ошибку по недосмотру.
У буржуев государство не устанавливает ни названий форм, ни сами формы. Участники вольны использовать в работе любые. Это позволяет их постоянно совершенствовать под разные виды работ.
Сама форма чек-листа разрабатывается, обычно, подрядчиком вместе с планом проверок и испытаний (Inspection and Test Plan – ITP) и является в большей части выборкой из его граф с тем, чтобы зафиксировать проведенный контроль. Т.е. документ изначально заполнен на 80-90%.
Можно сказать, что форма ITP – прямой аналог схемы операционного контроля качества (СОКК), а форма чек-листа – прямой аналог АОСР. Фактически чек-лист – урезанная ITP до простого состава работ и подписей ответственных лиц. То есть это разные документы. Один – для плана контроля, второй – для фиксации контроля.
Раньше в основных графах чек-листа проставляли просто галочки (чекали). Потом в дополнение начали ставить подписи напротив каждой работы, плюс дополнительно подписи для итоговой приемки внизу.
Формы разрабатываются далеко не на все работы, а, как правило, на самые технологически сложные, указанные в ITP.
В сравнении с универсальной формой АОСР чек-листы индивидуальны. Это позволяет исключить проблему разночтения, как и на что должны оформляться документы, а также учесть специфику, обязательно присущую разным типам строительства и различным видам работ.
Для разработчиков программного обеспечения это, конечно, минус. Универсальность форм наших АОСР более удобна для автоматизации. Но здесь нужно сделать выбор: либо ориентироваться на разработчиков, либо помогать строителям.
Чтобы увидеть, насколько наш АОСР забюрократизирован, достаточно посмотреть на форму чек-листа.
В примере формы нет ничего лишнего. Вместо множества реквизитов всех фирм – номер договора. Почему нет?
У нас же некоторые ведомственные формы типа АОРПИ могут похвастаться тройным дублированием данных. Зачем?
Нет и указания объемов работ. Таких требований и у нас тоже нет, но многие на местах перегибают и непременно хотят видеть эти данные в АОСР.
Нет указания дат производства работ и разрешения на производство последующего вида работ. Тут это становится просто ненужным – вся последовательность видна на одном листе.
Действительно, если без данного документа запрещено выполнять практически любые последующие работы по данной конструкции или сети, то в чем смысл такой записи?
Также в чек-листе бросается в глаза состав подписантов – их максимум трое. Меньше размазываний ответственности – больше внимания процедуре, а не ее формальной стороне.
В отличие от односоставного характера оформления формы АОСР, когда на каждый вид работ оформляется отдельный документ, форма чек-листа, как правило, многокомпонентная или многосоставная, когда один и тот же документ подписывается поэтапно несколько раз, что обеспечивает снижение объемов документации.
К примеру, одна форма на устройство фундамента может включать в себя земляные работы с геодезической разбивкой, армирование, опалубку, бетонирование и финальную приемку, то есть включать также и функцию акта освидетельствования ответственных конструкций.
Также оформляется прокладка кабеля или трубопровода в траншее, без необходимости приостановки работ после завершения каждого вида работ отдельными актами.
Это дает необходимую гибкость при оформлении работ, выполняющихся друг за другом в течение смены, что значительно увеличивает скорость оформления и подписания документации.
Все по максимуму прописывается заранее. Конечно, не имеет смысла создавать, к примеру, отдельную форму под железобетонную конструкцию с анкерными болтами или закладными деталями, и отдельно без них.
В случае, если какая-то имеющаяся позиция в конкретном случае оказалось ненужной – проставляется «НП» (не применимо).
Таким образом индивидуально разработанные формы в какой-то их части можно сделать универсальными.
При составлении документов исключается излишняя оформительская составляющая, работа специалистов автоматизируется и переходит частично из интеллектуальной сферы – в механическую, сводя к минимуму ошибки, связанные с человеческим фактором.
С практической стороны скорость заполнения документов увеличивается в несколько раз. Меньше избыточных данных – меньше ошибок.
Проверяющим просто нечего «ловить» в такой форме. Можно дать замечания к отсутствующему приложению, к отсутствующей подписи или дате. Но какие замечания можно выдать к согласованному бланку документа?
Документ быстрее проверяется и быстрее подписывается. И далее к нему не будет замечаний от других проверяющих. Сильно сокращаются коррупционные возможности проверяющих.
И, кстати, бумага здесь может потягаться с цифрой. Если такая форма без проблем может подписаться на одном листе, то несколько десятков штампов ЭЦП еще и от нескольких лиц, просто не уместятся в графах документа, который нужно потом распечатать.
Единственное, с паспортами и сертификатами чек-лист не справится. Хотя есть журнал входного контроля и другие спецжурналы, где эти все данные фигурируют. Смысл дублировать?
Если сравнивать формы с практической стороны, то можно сделать такие выводы:
Вместо репрессивного характера актов, где не важно, как проходила процедура и проходила ли она вообще, главное, что стоит подпись и документ красиво оформлен – реальная помощь в контроле.
Вместо заполнения множества никому ненужных данных, для чего требуется встраивать в процедуру отдельного специалиста ПТО и покупать дорогое программное обеспечение – простые формы, которые может быстро заполнить производитель работ и подписать всеми на месте освидетельствования.
Кто работал с чек-листами – может подтвердить, что все вышеизложенное – никакая не теория.
P.S.: Может рано хоронить бумагу и стоит просто сделать формы более эффективными? А потом уже цифровизуй-нихочу...