Как правильно заполнить форму 169 в 1С:БГУ 2.0?
Гайд по заполнению формы 169 – дебиторская и кредиторская задолженность.
Эта форма почему-то является одной из самых сложных, часто слышу от бухгалтеров что они её не понимают. Хотя по-моему мнению эта форма отчётности не такая уж и страшная, если хорошенечко в ней разобраться.
В этой инструкции я не буду рассматривать просроченную и долгосрочную задолженности. Бывает не так уж и часто.
Формируем мы 169 форму в двух экземплярах:
- по дебиторской задолженности
- по кредиторской задолженности
Обратите внимание (!) на настройки при заполнении отчёта.
К примеру, в моём регионе финансовый орган просит заполнять обороты 303.14 в части кредиторской задолженности, это и указываем в настройке.
Кроме того, здесь можно указать отчёт за аналогичный прошлый период, для заполнения графы 12.
Дебиторская задолженность
Форма довольно обширная, если пройтись по её частям, то есть левая часть и правая часть.
Слева остатки на начало года, справа обороты и остатки на отчётного конец периода.
В дебиторскую задолженность попадают по большей части движения по оборотным КЭК – 560 – 660.
Эти КЭК характерны для счетов 205, 206, 208, 209.
А значит, что форма будет заполняться по этим счетам.
Возьмём для примера счёт 205.31 по КФО 1 – это поступление денежных средств по доходной деятельности казённого учреждения.
Увеличение графа 5 – это данные по документам Начислений доходов.
Из проводки ДТ 205.31 КТ 401.10\41\49
Уменьшение графа 7 – кассовые поступления.
Из проводки ДТ 210.02 КТ 205.31
Графа 9 – всего это и есть дебиторская задолженность. По ней можно понять остаток средств по соглашению.
В графе 9 не может быть отрицательных сумм.
Обязательно проверяйте корректность заполнения институциональных единиц (по типу контрагента). Не может быть кода 000.
Также эти коды должны быть корректные. Нельзя, к примеру, получить субсидию на выполнение государственного задания от контрагента отличного от кода 001.
Если получаете доходы от физических лиц, то код может быть или 006 (ИП) или 007 физическое лицо. Обращайте на это внимание.
Кроме счёта 205 у меня в форме указан 206.26 – расчёты по авансовым платежам. Это предоплата за прочие услуги.
Увеличение Графа 5 в данном случае, это документ оплаты.
Позже, когда будет предоставлен акт выполненных работ, произойдет уменьшение по графе 7, на основании документа Поступление услуг.
Заполняется графа 7 как уменьшение счёта 206.00 по кредиту.
Кроме того, будет заполнена графа 8 – неденежные расчеты. Заполняется по проводке зачёта аванса.
С дебиторской задолженностью обычно проще работать и проверять её, если у организации доходов не очень большое количество.
Кредиторская задолженность
По структуре заполняется так же, как и дебиторская, слева остатки, справа обороты и остатки на конец.
Заполняется, преимущественно, по оборотным КЭК 730 830.
Счета учёта 302, 303, 304.
Увеличение графа 5,6 – начисление кредиторской задолженности. Из документов отражения товаров, работ или услуг.
По проводке ДТ 401.20 – КТ 302\303.00
Уменьшение графа 7 – оплата контрагенту. Из расчётно-платежного документа.
По проводке ДТ 302\303 – КТ 304.05
Графа 8 заполняется на основании неденежных расчётов.
К примеру, по счёту 302.11 – 36 000 руб, это сумма удержанного НДФЛ, должна быть равна счёту 303.01
А по счёту 302.26 – 42 500 руб, это сумма зачтённого аванса, из примера по части дебиторской задолженности.
В кредиторской задолженности также не может быть кода 000 по типу контрагента.
Проверяйте также на пересортицу по видам институциональных единиц.
ООО – 4, ИП – 6, МУПы – 3, АУ\БУ – 2, Госсектор – 1, Физлица - 7
Не может быть отрицательного кредитового сальдо.
Если на конец периода есть кредиторская задолженность, то это обязательно должно совпадать с неисполненными денежными обязательствами формы 128.
Кроме того, у кредиторской задолженности есть ещё одна часть. По счетам 401.40 и 401.60.
Здесь отражаются резервы по расходам (401.60), а также доходы будущих периодов (401.41\49).
Напомню, что остатки резервов по расходам – 401.60 должны быть равны с формой 128 по части принятых отложенных обязательств.
401.41 и 401.49 – используется в случае, если есть доходы будущих периодов.
Чаще всего, корреспондирует со счётом 205.51 у казённых учреждений, администраторов доходов бюджета. Которые занимаются межбюджетными трансфертами.
На этом всё, форма не такая уж и страшная, не так ли? 😊
Главное – корректное внесение первичных учётных документов, самоконтроль и соблюдение всех инструкций по ведению учёта.
И будет вам счастье автоматического заполнения формы 169.