Постановщик и исполнитель. Как не упустить задачу
В первую очередь важно понять: нет разницы, ставите вы задачу или исполняете, результат – всегда совместная работа. Хотя обычно это отношения подчиненного и руководящего, качество исполнения зависит от мотивации обеих сторон.
Значение имеет всё: как поставлена задача, какие вопросы были заданы, какие сроки оговорены и каким будет контроль. Причем контроль – самый важный элемент. Следя за процессом, при необходимости можно исправить ошибки в остальных пунктах.
Для успешного решения задачи нужно:
1. Информативно поставить задачу
Нельзя вкинуть задание исполнителю без ТЗ и ждать, что всё будет в порядке. Вовлеченность постановщика играет важную роль: она показывает отношение к процессу. В компаниях, где у руководителей от 10 до 30 человек в подчинении, такое поведение может вызвать в сотрудниках чувство брошенности. Раз начальнику безразлична задача, то и подчиненному будет безразлично.
Важность задачи должна быть понятна, четко оговорена форма или средства, установлен срок и ответственный, описаны перспективы выполнения и невыполнения. Если постановщик не уделяет этому внимания, исполнителю надо самостоятельно задать все необходимые вопросы. Только после этого можно надеяться на движение в одном направлении. Не допускайте молчаливого согласия и не беритесь за размытые задачи.
2. Правильно записать задачу
Круто, когда на планерке все сидят с блокнотами, но далеко не всегда эффективно. Всё, что записано на бумаге, имеет свойство странным образом исчезать, а блокноты забываться и пылиться до следующего собрания.
Доступ к задаче должен быть у всех участников. Самое простое – вести их в google-таблицах, выставляя напоминания в календаре. Это подойдет для небольших организаций, где мало задач, немного сотрудников и нет денег на платные сервисы. В остальных случаях реальность – CRM, таск-трекеры или корпоративные мессенджеры.
В задаче прописываются существенные моменты, обговоренные в предыдущем пункте. Это поможет избежать обсуждений, кто как что понял, и снизит эмоциональный отклик в случае проблем. Если что-то идет не так, можно выбрать другой способ выполнения.
3. Контролировать задачу
Контроль полностью лежит на постановщике. И хотя встречаются настолько ответственные исполнители, что сами обо всём докладывают, чаще получается: не напомнишь – не сделают.
Когда одному человеку приходится контролировать 10–20 сотрудников, без автоматизации это доставляет практически физическую боль. Времени на собственные задачи не остается.
Для решения этой проблемы мы используем настраиваемые уведомления в нашем сервисе совместной работы Jetchat. Всё просто. Допустим, в десять утра исполнитель должен отправить отчет. В установленное время придет уведомление с напоминанием. Если отчет не будет получен вовремя, придет следующее уведомление, и можно сразу подключиться к решению проблемы.
С помощью Jetchat можно будет автоматизировать все повторяющиеся рутинные дела. Назначайте ответственного, выставляйте этапы или дедлайны и просто следите за работой. Исполнители будут вносить всю информацию по задачам, получая уведомления. Когда что-то пойдет не так – вы сразу узнаете.
Такой контроль не выглядит навязчивым или чрезмерным. Исполнители заранее знают, когда необходимо отчитаться. Учитывая психологию – это понизит напряженность.
Напишите в комментарии, как сейчас у вас происходит контроль задач.