Организатор мероприятия⁠⁠

И снова всем привет. Сегодня пост не про "бесит", а про мою специальность. Организатор мероприятия/Руководитель проектов/Event менеджер.

Входит в список самых стрессовых профессий (согласно рейтингу журнала "Форбс" 8 место), требует понимания не только принципов организации мероприятия, но и специфические знания, например: организация логистики гостей/участников мероприятия, встреча и регистрация гостей, кейтеринг, сценическая программа (а значит, монтаж тех.оборудования/подбор артистов/согласование с МВД/город/взрывобезопасность/скорая/МЧС), расселение гостей, сюда же подготовка сувенирки.

Все это в диком темпе, грубо говоря за 2 недели до мероприятия (и это еще достаточно вольготные сроки).

А перед этим: подготовка концепции, просчет сметы (очень удивляют ребята 25-30 лет, которые приходят к нам устраиваться и не могут в Экселе, по готовой "рыбе, посчитать смету проекта и рентабельность.

Все это сопровождается диким матом со стороны коллег в сторону заказчика, огромным количеством сарказма, зачастую алкоголем после рабочего дня и уходом в отпуск с отключением всех видов связи.

ПыСы. мы не относим к данной специальности специалистов-свадебников/массовиков-затейников и иных "мастеров и гуру", не понимающих зачем у площадки  проведения необходимо запрашивать допустимую мощность и что такое "одежда" для тотема. При все уважении к их труду.

В этой специальности я провел уже  порядка 6 лет, начав работать на должности hr-менеджера небольшого BTL агентства до проектника лучшего event-агентства региона, объездил всю нашу необъятную, начиная от Мск и Спб, заканчивая Заполярьем, познакомился с кучей интересных людей и, субьективно, выделил несколько советов:

1. Самое лучший способ выбросить  рекламный бюджет на ветер - раздача листовок, не важно, в  ростовой кукле иле без. И сколько я не выслушивал (еще в должности HR), что это эффективно и затраты маленькие, но это полная хрень. Есть особо отличающиеся заказчики, которые любят "покреативить" и, как результат, утром вы найдете шарик с листовкой у себя на дворнике или боковом зеркале. Кроме негатива у большинства людей, данный способ продвижения ничем не примечателен.

2. Не стоит экономить на тех.обеспечении и грамотных специалистах (речь идет крупных мероприятий, а не  о маленьких частных праздниках). Сколько раз, будучи руководителем проекта, я видел как хорошее мероприятии гибнет из-за того, что заказчик принял решение ставить проектор, вместо светодиодного экрана и никто, нахрен, ничего не видит, потому что проектор слабый/день на дворе/пипец тут окон без штор, или "Ой, у нас свой ведущий со звуком, он знает площадку и все хорошо проведет (с)", а в итоге получаем эхо по площадке, невнятную речь ведущего и испорченное настроение у всех. Пожалуйста, не экономьте, а оптимизируйте.

3. Если идти с запада на восток, то можно увидеть как меняются приоритеты и бюджеты мероприятий. И если европейской части России интересны диджитал решения  для мероприятия, то на востоке великолепно заходят "Рок и Гламур", "Пиратская/Гангстерская вечеринка" до сих пор. Ребята, давайте уже расти!

4. Кейтеринг. Больная и очень весомая статья бюджета, даже без алкоголя. И опять же, если европейская часть России понимает, что фуршет - это нормально, то на востоке все равно стремятся посадить всех за столы и поднакидаться. Не нужно так.

Да, немаловажная деталь, с какого то перепугу артисты считают, что они имеют право на фуршетные столы гостей. Пресекайте обязательно. Зачастую организаторы (толковые), если артисты более 4х часов находятся на площадке, кормят их.

5. Ведущий. Отдельный персонаж и очень-очень важная деталь вашего мероприятия. От его настроя, поведения, харизмы и понимания аудитории зависит очень и очень многое. Большой совет, перед выбором ведущего, посмотрите в открытых источниках как он ведет, его промо-видео, почитайте отзывы. Были случаи, когда ведущие и напивались с гостями, и несли херь какую то (а значит плохо читал сценарий), был случай, когда ведущий поздравил компанию (около 200 чел.) назвав их брендом прямого конкурента.

6. Артисты. Тут разброс от  танцевальных цыганских коллективов с медведями, до роботизированных платформ. Тут единственный совет - подбирайте по концепции и аудитории, а не лишь бы взять. Лично был свидетелем, когда заказчик, согласовал идею мероприятия, абсолютно не зная своих партнеров-коллег. Как итог режиссерская версия живого театра, поставленная за 2 месяца с 50 артистами с кучей спецэффектов, прошла просто непонятой и признана провальной абсолютно. А это были большие деньги. Думайте, понимайте свою аудиторию и их интересы.

7. Оплата. Будьте честными, не кидайте партнеров.

Пока все, в следующий раз поделюсь фэйлами своей профессии и смешными случаями/и не очень смешными.

Всегда готов помочь советом)