Уничтожение документов с истекшим сроком хранения: экологичный способ
Рано или поздно в каждой организации возникает потребность в утилизации старой архивной документации, утратившей свою юридическую силу. Как правило, стандартный срок хранения архивов составляет 5 лет, но бывают и исключения. Чтобы не ошибиться с определением сроков, рекомендуется перед процедурой списания документов уточнить год их оформления:
- Срок хранения дел и документов, созданных в 2010 году и позднее можно сверить с перечнем их типов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 или приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года включительно уничтожать только в случае истечения срока хранения, указанного в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000.
Для подготовки документов к уничтожению, необходимо созвать экспертную комиссию, состав которой утверждается генеральным директором организации. Как правило, экспертная комиссия (ЭК) состоит из начальника отдела кадров, главного бухгалтера, начальника юридического отдела.
Задачей экспертной комиссии является сегментирование и разделение документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, составления акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В качестве шаблона акта рекомендуется использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Акт об уничтожении остается в компании до востребования в случае необходимости предоставления вышестоящим организациям или надзорным органам.
Способ уничтожения архивной документации с истекшим сроком хранения не регламентирован законодательством и остается на усмотрение руководства компании. Имеются различные способы утилизации документов, которые условно можно разделить на экологичные и неэкологичные. К неэкологичным можно отнести сожжение или закапывание архивов. Эти методы ввиду выделения опасных химических соединений наносят вред окружающей среде и все реже используются организациями. Наиболее экологичным способом уничтожения документов является их передача на переработку. Услугу шредирования (измельчения) бумажной документации с последующей ей перереработкой можно заказать у специальных коммерческих организаций. К сожалению, не всегда этот способ может быть финансово экономичным. Стоимость уничтожения 1 кг бумаги варьируется в среднем от 6 до 40 руб. за 1 кг.
Однако, например, в Санкт-Петербурге сервисом по вывозу и экологичному уничтожению документов можно воспользоваться совершенно бесплатно. Некоммерческий Социальный Эко-Проект NatureLife Project предоставляет возможность экологически-ориентированным организациям заказать вывоз архивной документации с истекшим сроком хранения бесплатно от 50 кг. Бумажные информационные носители, потерявшие свою юридическую силу, отправляются напрямую на предприятия, специализирующиеся на заготовке вторичного сырья, где проходят первичный этап обработки способом кипования с применением промышленного прессового оборудования и в дальнейшем перерабатываются и служат в качестве сырья для производства новой целлюлозно-бумажной продукции. Прямые транспортировки позволяют гарантировать конфиденциальность данных, а безвозмездное оказание услуги делает процесс заботы об окружающей среде доступным и удобным для любой организации, желающей внести свой вклад в сохранение природных ресурсов.
