Отдельные аспекты оформления официальных документов⁠⁠

«Язык есть драгоценнейшее сокровище народа, первое средство его развития и залог всех духовных успехов, главное право на славу в потомстве»

М.П. Погодин

К сожалению, век информационных технологий и развитие всяких, порой сомнительных сервисов помощи в процессе жизни индивидуума делают из людей-думающих людей-действующих. Такое наблюдается повсеместно – в школе, бизнесе, государственной службе…

В этой публикации постараемся раскрыть отдельные аспекты оформления документов. Цель этого весьма простая: придать подготовленному документу признаки официального. Грамматику и пунктуацию оставим для учителей, преподавателей, лингвистов.

Отметим, что при подготовке любого официального документа необходимо излагать текст литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения, не забывая про следующие критерии: официальность, деловитость, логичность, однозначность, лаконичность, исключение двойного толкования упоминаемых формулировок и терминов. Допускается излагать текст от 1-го лица множественного числа, от 3-го лица единственного числа, от 1-го лица единственного числа. Мое убеждение, что лучше составлять от 1-го лица множественного числа («считаем», «полагаем»). В итоге при прочтении документа должно выстроиться понимание того, о чем и для чего подготовлен тот или иной документ. Главное помнить, что усложнение лексики документа, т.е. насыщение громоздкими, нечитабельными и часто неграмотными формулировками, хоть и производит впечатление предельного глубокомыслия, но вовсе не способствует изначальной цели. Хороший пример когда-то привел мой товарищ: «Текст подготавливаемого документа необходимо излагать для человека, не имеющего никакого отношения к предмету вопроса, и по результатам прочтения у него сложилось осознанное впечатление в правильности выбранной позиции и не возникло вопросов по существу». Не всегда такое получается с учетом специфики составления того или иного вида документа. Ведь в конечном итоге составление текста документа должно преследовать цели упрощения его прочтения, уяснения и толкования.

С текстом все понятно. Теперь нужно разобраться, что должно быть в подготавливаемом проекте документа. Прелесть в вопросе подготовки большинства видов официальных документов заключается в том, что их содержание регламентировано соответствующими нормами и правилами. При этом документы (заявления, жалобы, объяснения и др.) всегда должны содержать следующие реквизиты: адресат, сведения о заявителе, заголовок (название документа), текст, приложения (если есть), статус лица, подписавшего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату. Иные реквизиты указываются по собственному усмотрению.

Отдельные строки стоит посвятить сокращениям, применяемым в документах. Так, зачастую (практически всегда) в документах авторы употребляют сокращение «РФ», однако его употребление допустимо в обиходе, но никак не в официальных документах, хоть этим и часто пренебрегают. Частью 2 статьи 1 Конституции Российской Федерации провозглашено, что наименования Российская Федерация и Россия равнозначны. Иного не предусмотрено. Сокращение «РФ» в официальных документах не всегда уместно, ведь мы говорим о нашей Родине, стране. Кроме того, согласно ГОСТ Р 7.0.12-2011 «СИБИД. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний» «РФ» не является общепринятым сокращением какого-либо слова в русском языке. В отношении иных сокращений следует руководствоваться вышеприведенным ГОСТом и иными официальными документами. Отдельно оговорим, что также есть полные и сокращённые наименования организаций и органов. Например, не уместно писать МВД Российской Федерации, тогда как правильно будет МВД России и Министерство внутренних дел Российской Федерации. Аналогично и в отношении иных органов, организаций и их подразделений. Часто встречаются ошибки в написании дат. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» дата записывается одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой - 05.06.2016 (обратите внимание, что «г.» в конце не проставляется); словесно-цифровым способом - 5 июня 2016 г. Как правило, при выборе того или иного способа указания дат в документе следует его придерживаться во всем документе.

И последнее, на что хотелось бы обратить внимание, так это на оформление документа в текстовом редакторе. Так, документ готовится на листе формата A4 с полями: левая граница - 30 мм, правая - 15 мм, верхняя и нижняя - 20 мм. Абзацный отступ - 10,25 мм. Шрифт Times New Roman, черного цвета, размер 14. Межстрочный интервал 1,15-1,5. Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по левой и правой границам текстового поля документа (выравнивание по ширине). Не рекомендуем оставлять в тексте так называемые «висячие предлоги», хотя правила правописания ничего не говорят о таком предлоге, но правила типографики (оформления печатных текстов) рекомендуют перенос висячих предлогов на новую строку (в редакторе Word для этого используется комбинация клавиш «shift»+«enter»).

Кроме этого, не рекомендуем с целью выделения части текста документа использовать полужирное начертание, курсив, смещение относительно границ основного текста, разреженный интервал, подчеркивание и другие опции. Такие приемы делают из серьезного документа подобие некоего черновика с набросками автора.

Надеемся, что кому-то вышеизложенная информация окажется полезной и поможет в дальнейшем.

Спасибо за внимание!