1280

За что еще можно получить штраф.

Была "приятно" удивлена новостью для работодателей, кадровиков, да и простых сотрудников. Спешу с вами поделиться. С 2018 года копии паспортов, ИНН и СНИЛС нельзя хранить в организации. Наверно все знают, что при приеме на работу у сотрудника просят документы. Кадровик снимает с них копии. Так вот, после заполнения всех карточек копии СНИЛС, паспорта и ИНН необходимо сотруднику вернуть.  Хранить эти документы в личных делах - значит навлечь на организацию штраф в 50 000 рублей.

https://www.klerk.ru/buh/news/476701/

UPD #comment_149952098

Дубликаты не найдены

+104

Можно хранить.


Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.


Обоснование вывода:

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ).

Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N 152-ФЗ.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:

- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 части первой ст. 6 Закона N 152-ФЗ;

- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;

- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки;

- обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17 АП-5329/15).

Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

раскрыть ветку 24
+55

Ясненько... Расходимся, нас опять наебали.

раскрыть ветку 8
+28

Не наебали, а все, как обычно сложнее, чем можно описать в одной фразе.

С одной стороны с точки зрения исполнения закона организации на самом деле проще уничтожить или вернуть работнику копии (или вообще их не делать) чем обосновывать зачем ей вообще надо их хранить.

А с другой стороны если их не показывать проверяющим (а в этом ничего сложного - просто в отдельную папочку сложить и в архив), то никто не узнает, что они хранятся.

раскрыть ветку 4
0
Проще не хранить, чем обеспечить требования. А если найдут скан паспорта на компе вообще мало не покажется.
раскрыть ветку 2
+8
Хотелось бы еще к этому добавить,, что если у работника есть дети или супруг, и вы храните в личном деле копию со свидетельства о рождении или свидетельства о браке, то должны так же иметь согласие на обработку персональных данных от супруга или ребенка (в лице его оф Представителя).
А вообще удивительно долбанутый закон, который создает безумное количество гемора, но практически не работает в том виде, в каком задумывался.
раскрыть ветку 3
+3

работаю в ритуалке и у нас хранятся копии ГСС и паспортов умерших. У меня намного сложнее задача с получением согласия(

раскрыть ветку 1
+3
А вообще удивительно долбанутый закон, который
Вы еще не устали удивляться?
+5

ну блин((
я уж хотел с директора 50к хапнуть

раскрыть ветку 3
+2

В любом случае штраф был бы в пользу государства

раскрыть ветку 2
+1

@moderator, а почему пост в фейки не отправляется? Ведь по факту вся инфа это пиздёж и этим своим UPD вы не восстанавливаете справедливость -> врунишка срубил рейтинга на пиздеже

раскрыть ветку 4
-1

Уважаемый, пост -не ложь и не фейк. Прежде чем бросаться тапками, проверили бы информацию.

раскрыть ветку 3
+1
@moderator, возможно ли вставить данное уточнение в пост, для людей не читающих комментарии?
0

Там еще в целях может быть закавыка. Явно цель обработки копий инн, снилс и прочего разнится с целью обработки документов личного дела. Если цели обработки несовместимы, объединять такие данные нельзя. Так как речь идет об обработке ПДн без средств автоматизации, надо учитывать еще и требования 687 Постановления Правительства.

А 50000 - это максимальные санкции за такое нарушение для юр.лиц.

+3

Просят в МФЦ, в больнице и еще в куче мест. Конечно, не возвращают.

раскрыть ветку 4
+7

Как черновики используют

раскрыть ветку 3
0
Ага. Я в Сбере попросил распечатать задолженность по ЖКХ, вместе с QR на оплату. У меня в моем доме 6 корпусов. Мне распечатали инфу заболженностям по ВСЕМ квартирам 6 корпусов, с указанием ФИО и сумм. Распечатали на обратках, где с другой стороны были кредитные договора людей с копиями документов (пачка вышла листов на 30). Интересно было узнать, что в некоторых семьях, где есть 2 BMW X6, долги по ЖКХ больше 500тр.
раскрыть ветку 2
+6
Вот идиотизм. Работаю зарплатником-кадровиком. Каждый год сдаю 2Ндфл и каждый год налоговая просит меня подтвердить инн определённых работников(копией инн этих работников) потому что у них данные в базе не сходятся. Это что каждый раз просить работника принести Инн, да они меня сожрут! Это не считая того, что среди них таджики узбеки. Владеющие русским языком в кавычках. Идиотский закон!
раскрыть ветку 34
+1

Хм.. а чем простите свидетельство поможет?

Да в нем помимо ФИО есть некоторые дополнительные идентификационные сведения, но оно сформировано из своей же базы налоговиками. Если что-то не совпадает, то возможно разное - в свидетельстве ошибка, человеку присвоено несколько ИНН, данные изменились и в базе они есть, а в свидетельстве ещё нет.

Да и свидетельства сейчас печатают на обычной бумаге,а не как раньше на бланке с номером и голограммой.

Тут нужны другие документы, в которых сведения первично зафиксированы.

К стати, с точки зрения РКН о факте передачи документов работника в налоговую его нужно уведомлять, так как эта процедура блажь налоговиков и прямо в законах и прочих НПА не прописана. Как минимум нужен официальный запрос на предоставление документов от налоговой в рамках проверки.

раскрыть ветку 3
0

В июне был запрос от налоговой. В ходе проверки 2-НДФЛ за 2016 г. не совпадали паспортные данные некоторых бывших сотрудников. Нужно подтвердить либо штраф. Как оказалось, за эти 3 года они поменяли паспорт (мы узнали об этом созвонившись с ними). Естественно у налоговой новые данные. Либо подтверждай, либо плати штраф. Что делать, храним

раскрыть ветку 1
0
Знаю знаю. Но таков запрос в официально поступающем требовании от ИФНС через ЭДО.
-5

А вам не кажется, что вас совершенно необходимо сожрать уже за то, что вы принимаете на работу не владеющих языком таджиков и узбеков?

раскрыть ветку 23
+4

Сжирать надо впервую очередь гендира. Кадровик всего лишь исполнитель.

раскрыть ветку 19
0

О, а есть нормативы по русскому языку? Я не знал, странно, обычно только при принятии гражданства

раскрыть ветку 1
0
Слушайте, ну принимаю не я решение. Я человек подневольный. У меня вышестоящее руководство ) и, кстати, как показала моя практика эти ребята работают на совесть. Ребята славяне, на моем производстве, после дня шахтёра просто не вышли на работу(7 человек)))) а мы вообще не шахтёры, просто производство в городе Шахты. И да, скажите мне кто здесь не хавает.....? И я говорю не только об условиях работы)
-5

Работники каждый раз одни и те же?

раскрыть ветку 5
0
Практически да.
раскрыть ветку 4
ещё комментарии
+3
Бернд какой то.
раскрыть ветку 1
0

Бёрнс

+3

вы говорите так, как будто это что-то плохое

+3

Ибо нехуй

+1

Зачем вообще нужны эти копии, когда данные уже забили в нужные поля?

+1

В смысле была удивлена? Уже конец 19 года, с 18 нельзя и вы только узнали?

0

можно

0
Доброе утро! Ещё почитайте законы, там много интересного
0

у нас пришла бумага о предоставлении инн работников в управление финансов, чтобы не оплаченных налогов у людей не было. мы гос контора

0
Как говорится пруф или....
Где пруф - ссылка на конкретный закон.
0
А в гостинице можно хранить?
0
Хоть что-то адекватное, но нужны пруфы
0

у нас в кружок театральный и секцию спортивную для ребенка просят паспорт родителей - копии, св-во о рождении ребенка...имеют право?

раскрыть ветку 1
+2

У вас могут попросить предоставить документы для сверки и заполнения данных, особенно при заключении договора. При этом должно составляться соглашение на обработку персональных данных. Также должна быть указана четкая цель запроса персональных данных. Конкретно, запрета снимать копию паспорта с вашего согласия не установлено. Без вашего согласия, уже является нарушением ФЗ-152. Как правило, копию паспорта просят при заключении договора. При оплате же занятий копию паспорта требовать не могут. При этом, организации требующие персональные обязаны обеспечить хранение персональных данных, согласно закона. Зачем требовать копию св-ва о рождении ребенка лично мне непонятно, сверить данные достаточно оригинала, а договор, насколько понимаю, на родителя. В любом случае, ваше право отказать в снятии копии документов. Сумбурно конечно, но насколько разобрался в вопросе.

0
В сейфе же хранят
раскрыть ветку 1
0

просто в том ящике, что обычно "сейфом" называют не катит ...

0
Но также заключаем договор на разрешения использования и хранения персональных данных.
ещё комментарии
-1

Уже все спизженно давно, базы с паспортами и снилсами гуляют по даркнету, просто кто то хочет денег помаять с организаций.

раскрыть ветку 1
-1

причем "поставщиками" этих данных являются как налоговая так и ПФ ...

-2

С отделами кадров все понятно. Это их проблемы. А вот меня недавно с днем рождения поздравил депутат законодательного собрания. Значит у них есть ФИО, дата рождения и адрес проживания. Насколько это законно?

раскрыть ветку 3
0

ФИО, дата и адрес ЕМНИП это то, что не входит в персональные данные охраняемые законодательством

раскрыть ветку 1
0

Понял.

-3

Полностью законно.

-3

просят часто еще ДО устройства на работу.

вопрос - а в электронном виде можно хранить? в СЭД? в 1с:ЗУП? в приложенных файлах или просто картинкой в базе?

раскрыть ветку 12
+1

До устройства на работу хранить нельзя. После устройства, при соблюдении требований законодательства, а также согласии работника (ну это тоже в требования входит) можно, в том числе в электронном виде.

-5

Хранить запрещено даже при наличии согласия на обработку перс.данных

раскрыть ветку 10
+7
Хорошо, тогда статью закона в студию. Ибо это вброс
раскрыть ветку 2
+2

разрешено, если "средства хранения" соответствуют требованиям ФЗ "о персональных данных" ...

0
Это вброс. Вот нужно купить тебе зуботехническую пластмассу. При продаже нужно снять копию паспорта и подать её в гос. наркоконтроль. Если не сделал то штраф. Лол. Она в свободной продаже но нужен паспорт ибо прекурсор.
0
А загранпаспорт имеют права не отдовать? (работаю в МО, гражданский персонал)
раскрыть ветку 4
ещё комментарии
-4

ну наконец-то! 21-й век, третье десятилетие массовой компьютеризации, когда они говорили "у вас не будет больше бумажных архивов!". Наконец что-то дернулось и они доперли для чего нужны сканы.

раскрыть ветку 7
+3

сканы - та же самая персональная информация. по-вашему, это проще бумажки, и можно безо всякой защиты хранить на первом попавшемся компе?

-2

вот и вопрос - а сканы-то можно??

раскрыть ветку 5
+2

При проверке смотрят личное дело и другие документы, электронные носители не проверяют. Если изыму носители для проверки, ПДн уже мелочью покажется.

0

Нет. Можно хранить только ту информацию, которую сами от руки переписали. Сканы, фото, копии.. любые изображения - нельзя.

-7

А вот про сканы-то ничего в законе не сказано

раскрыть ветку 2
ещё комментарии
Похожие посты
Похожие посты не найдены. Возможно, вас заинтересуют другие посты по тегам: