Как сэкономить час в день с помощью шаблонов документов в Bitrix.⁠⁠

Привет котятки. Давно обещал рассказать немного про CRM и никак не мог выйти из зоны комфорта не доходили руки.
Это инструкция, смешнявок про плохих боссов не будет(
Расскажу про связку шаблоны документов + робот CRM + триггер CRM, которая позволяет мне экономить примерно час рабочего времени в день. Обычно это происходило так:
- Я просил клиента отправить мне карточку компании с реквизитами(для новых клиентов);
- Методом ctrl+c ctrl+v переносил реквизиты из карточки в договор;
- Просил бухгалтерию выставить счет;
- Брал все это и относил подписывать к директору;
- Сканировал подписанное и отправлял клиенту.
Хорошо если ничего никто не перепутал и договор подписался клиентом с первого раза.
Вот таким мраком я занимался примерно полтора года. Но вот уже год как этот процесс у меня автоматизирован и я сижу и листаю пикабушку со спокойной совестью лишний час в день.

Робот документы пилит, сотрудники сидят и чилят.

Как мы будем это делать.
Для начала возьмем все свои бумажки которые нужно формировать в процессе сделки и откроем их в ворде. Для меня это два вида договора и два счета (для юрлиц и для физлиц).
В договоре мне нужно заполнить следующие данные:
1. Номер договора.
2. Дата создания.
3. Название компании.
4. ФИО генерального директора.
5. Адрес доставки и монтажа.
6. Список товаров.
7. Реквизиты (адрес, инн/кпп, расчетный счет, бик, корр. счет, огрн, наименование банка, телефон и мэйл компании).
Соответственно для физлиц данные будут немного отличаться.
В счете я заполнял только список товаров и реквизиты. Да, контора маленькая эсочка только у бухгалтера.
Далее лезем в CRM, открываем любую сделку, контакт или компанию и находим кнопку документы. Нажимаем на нее и выбираем добавить новый шаблон.

В открывшейся вкладке выбираем Список полей.

Далее выбираем все нужные поля которые должны будут заполняться в документе. Не забываем пользоваться фильтром. С помощью него можно выбрать в какой сущности искать поле.

В процессе переноса я перенес следующие поля:
1. Номер договора - {DocumentNumber}
2. Дата создания - {DocumentCreateTime}
3. Название компании - {RequisiteRqCompanyFullName}
4. ФИО генерального директора - {RequisiteRqDirector~Format= #LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#,Case=0}

* замечание про ФИО по умолчанию в CRM имя генерального директора подставляется в формате Имя-Фамилия. Мне нужно что бы было полное ФИО в родительном падеже поэтому я воспользовался модификатором. То есть после нужного поля мы ставим Format и далее размещаем данные так как нам нужно. Для падежей есть отдельный модификатор Case=0. В этом случае он родительный.

5. Адрес доставки и монтажа - {UfCrm5ce2ae84a8601}
6. Список товаров -  {ProductsProductName} - про это дополнительно ниже.
7. Реквизиты:
адрес {RequisiteRegisteredAddressText} - осторожно нужно указать тот адрес который есть у вас в реквизитах. Может получится так что вы скопируете поле почтового адреса а в реквизитах будет только поле юридического и тогда ничего не подставится в документ. Надо быть внимательными.
инн/кпп - {RequisiteRqInn}/{RequisiteRqKpp}
расчетный счет - {BankDetailRqAccNum}
бик - {CompanyBankDetailRqBik}
корр. счет - {BankDetailRqCorAccNum}
огрн - {RequisiteRqOgrn}
наименование банка - {BankDetailRqBankName}
телефон - {CompanyPhoneWork}
мэйл компаниии -{CompanyEmailWork}
Далее внизу есть место под печать и подпись клиента. Его имя там должно быть написано Фамилия полностью, и инициалы. Здесь мы тоже пользуемся модификатором - {RequisiteRqDirector~Format= #LAST_NAME# #NAME_SHORT# #SECOND_NAME_SHORT# }

Для списка товаров я вставляю в договор таблицу и переношу в нее поля из раздела Товар.
1. Порядковый номер товара -  {ProductsIndex}
2. Название товара - {ProductsProductName}
3. Количество - {ProductsProductQuantity}
4. Сумма - {ProductsProductPriceRaw~WZ=Y}
Вообще у меня там более сложная схема с налогами и скидками, выглядит вот так но мне лень про это писать, так как у каждой компании скорее всего список будет выглядеть по своему. У нас вот так:

Обязательно товар должен быть вставлен в таблицу, если мы хотим сделать без нее то нужно будет добавлять дополнительные условия.
Да и везде где нужно вставляем печать и подпись предварительно отсканированные, вырезанные в фотошопе и сохраненные в пнг.
То же самое повторяем для остальных договоров и счетов.
После того как все сделано, а быстро сделать без опыта не получится, поверьте. Все время будут теряться какие то поля, загружаем наш шаблон в CRM.

Повторяем тоже самое с другими договорами и счетами.После нажимаем сохранить, обновляем страницу и выбираем там же в документах наш шаблон. Проверяем все ли поля заполняются.

Тут же у меня видна одна из ошибок, в реквизитах компании не указан телефон и мэйл, поэтому они не подставились.
Важно! На словах все просто и быстро. На деле у меня в самый первый раз ушло часа 4 на все и попыток 30.
Какие могут быть трудности. В тесте договора может меняться должность подписанта. Ее можно ввести отдельным полем в карточку контакта и брать данные из нее. Подписант может действовать на основании Устава, Свидетельства или Доверенности. Так же можно добавить новым полем.
после того как убедимся что все работает подключаем робота.
Заходим в раздел CRM-Настройки-Роботы и бизнес-процессы - Сделки.

Нажимаем добавить робота - для сотрудника - генерация документа CRM.
У нас есть два типа сделок Поставка и монтаж. Добавляем условие что для типа Поставка формируется договор поставки. Для монтажа добавляем еще одного робота и условием ставим тип сделки монтаж. Выбираем шаблон документа.

Добавляем двух роботов на генерацию документов и робота для связи с клиентом - отправить письмо.

Далее добавляем еще одного робота который будет генерировать Счет. В первом случае мы делали непосредственно документ Счет, этот робот будет генерировать Счет как сущность CRM со своими статусами. После того как придет оплата счет автоматически перейдет в статус оплачен, сделка перейдет на следующую стадию а сотруднику поставится задача на отгрузку товара. После того как все настроено у вас должна быть примерно такая картинка в разделе роботы.
* триггер с оплатой счета действует только при настроенной интеграции с платежной системой банка. У нас есть приложение от нашего банка которое и позволяет работать триггеру. Если нет то триггер может сработать и вручную при переводе счета на статус оплачено.

Проверяем как доходят письма.

Проверяем еще раз)

Все работает. Документы генерируются и отправляются клиенту. Триггер ждет оплату счета и переводит сделку на следующую стадию и пинает менеджера. На всю настройку первый раз потратил примерно 5 часов. Информацией пользовался с сайта поддержки CRM.
Реальная экономия времени по факту примерно 5 часов в неделю. Плюс отсутствие ошибок и неточностей в работе. Роботы тащат, менеджер в пикабу таращит.
Очень надеюсь что объяснил понятно и вы сможете настроить это самостоятельно. Но лучше конечно обратиться к специалистам.