Projecto снова на связи!

Декабрь — время не только для всех отчетов на свете и нервного тика, но и пора подумать о том, как сделать так, чтобы в новом году работать так, чтобы не разгребать последствия в следующем декабре. Если вы работаете в команде, то стоит рассмотреть сервис для совместной работы. Что это такое и как это поможет вашему бизнесу, рассказываем в этой статье.

Что такое сервис для совместной работы

Сервисы для совместной работы — это программы, которые помогают командам работать сообща. В них можно создавать задачи, отслеживать их выполнение, обмениваться файлами и редактировать документы вместе в режиме реального времени.

Они подходят маленьким и большим командам, особенно если люди работают не в одном офисе. Такие платформы позволяют:

• не терять важные файлы,

• держать все задачи под контролем

• видеть, кто что делает

• обсуждать работу во встроенных чатах

• а еще — закончить игры с перебрасыванием ответственности.

Благодаря им работа команды становится проще, эффективнее, а общение и взаимодействие между сотрудниками удобнее и прозрачнее.

Чтобы эффективно организовать командную работу и управлять проектами и задачами, важно выбрать платформу, которая соответствует вашим целям и масштабу коллектива.

Вне зависимости от формата размещения такого софта, в облаке или On-Premise (то есть в коробке), системы управления задачами берут на себя:

Планирование и контроль задач — самый важный аспект таких систем. Задачи, вне зависимости от уровня и ранга руководителя, просматриваются как на ладони: где, что, когда и в чьей зоне ответственности.

Упрощение коммуникации — все рабочие переписки и обсуждения хранятся в одном месте, важные сообщения и идеи потерять невозможно. А чтобы не было утечек, можно настроить права доступа.

Обмен и хранение документов — все важные файлы (документы, презентации, схемы и т.п.) доступны участникам команды в любое время.

Автоматизация рутины — система сама может рассылать напоминания и уведомления, обмениваться данными с внешними сервисами.

Совместимость с удаленкой — удобно организовывать работу в том числе географически распределенных команд для повышения эффективности (да-да, мы все знаем, как иногда бывает тяжело работать из дома.

Ниже — обзор ключевых платформ на российском рынке, их особенности и и кому они подойдут.

Какие сервисы для совместной работы выбрать для управления проектом и задачами?

Наиболее удобный формат систем управления для небольших и средних компаний — готовое облако (SaaS). Облако предполагает готовую инфраструктуру по подписке, без крупных разовых вложений и с официальной технической поддержкой. Только крупным компаниям подходит «коробка» или On-Premise. Ниже — возможности топовых систем совместной работы.

1. Projecto — система для управления проектами, коммуникациями и документами + база знаний

Российский сервис, в котором удобно работать с разветвленными структурами и задачами.

Кому подойдет: командам малого и среднего бизнеса, но изначально разрабатывался для портфелей проектов и холдингов. Интерфейс интуитивно понятный, есть возможность настройки рабочих пространств под пользователя и виджетов, есть удобное полнофункциональное мобильное приложение. Доступны версии в облаке и коробке.

Плюсы:

• постановка и отслеживание задач и проектов

• трекинг времени

• встроенный мессенджер в задачах

• гибкая настройка доступа

• визуализация процессов через канбан-доски и диаграмму Ганта

• удобный календарь с настраиваемыми событиями — приватными и общими, сравнение календарей

• мастер миграции — перераспределение задач при увольнении

• удобное меню настраиваемых виджетов

• файлохранилище и работа с документами

• интеграция с Гугл-календарем

Минусы: нет бесплатного тарифа (например, для небольших команд), только триал на месяц. Небольшой набор интеграций с внешними сервисами.

А к Новому году у Projecto акция: 1 дополнительный месяц бесплатно при покупке лицензии на 12 месяцев.

2. Мегаплан — система с опцией видеоконференций

Своеобразный симбиоз CRM-системы, сервиса видеоконференций, базы знаний, системы управления проектами и программы складского учета. Может адаптироваться для предприятий любого размера, но особенно полезна отделам продаж как универсальное решение «для всего».

Плюсы:

• комплексная CRM

• API и каталог приложений

• триггеры для автоматизации

• гибкие права доступа

• встроенные чаты и видеозвонки

• дополнительные поля и настройка бизнес-процессов

Минусы: больше нет бесплатного тарифа (только триал), перегруженный интерфейс, долгое внедрение, высокая стоимость для крупных команд, требует времени на адаптацию.

3. Kaiten — сервис для управления Agile-командами

Российская платформа для управления задачами и проектами с акцентом на визуализацию процессов и Kanban-доски.

Кому подойдет: командам любого размера, которые работают по Agile или Scrum и хотят наглядно видеть прогресс выполнения задач и поток проектов.

Плюсы:

• гибкая настройка канбан-досок

• управление потоками задач и WIP-лимиты

• визуализация процессов и этапов проектов

• простое распределение задач между участниками

Минусы: ограниченные функции для работы с документами и CRM.

4. Teamly — легкий сервис для командной работы + заметки

Современный инструмент управления проектами и задачами, ориентированный на небольшие команды.

Кому подойдет: коллективам, которым важно вести совместный проект, обмениваться файлами и работать с документами в режиме реального времени.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс

• совместное редактирование документов

• канбан-доска и календарь

• простая организация задач и проектов

Минусы: ограниченная интеграция с внешними сервисами, меньше функций для крупных команд.

5. Bitrix24 — крупная платформа с CRM

Еще один сервис управления проектами, задачами, CRM, корпоративными чатами и видеозвонками.

Кому подойдет: командам любого размера, которым нужен универсальный инструмент для управления проектами, коммуникациями и бизнес-процессами.

Плюсы:

• комплексная система для задач и проектов

• CRM, чаты и видеозвонки

• совместная работа с документами

• гибкие права доступа и уведомления

• интеграции с внешними сервисами

Минусы: сложный интерфейс для новичков, перегруженность функционалом, требуется время на адаптацию команды.

6. SingularityApp — удобный планировщик задач

Веб-сервис и мобильное приложение для планирования задач и управления проектами.

Кому подойдет: небольшим командам и сотрудникам, которым нужен простой и гибкий инструмент для совместной работы.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс

• ведение проектов и задач

• совместное редактирование

• синхронизация с календарём

Минусы: ограниченные функции для больших коллективов, нет встроенной CRM и аналитики.

Как организовать рабочий процесс в сервисе для совместной работы

Так, с инструментом определились, а что дальше?

Чтобы организовать процесс в сервисе для совместной работы, запросите у сервиса демонстрацию инструмента для всей команды, обычно она бесплатна.  После обучения вы и сотрудники уже сможете создать рабочее пространство для команды и распределить задачи между участниками.

А если у вас есть вопросы, вы всегда можете обратиться в поддержку сервиса. Да, сначала будет непривычно и непонятно, но это пройдет! Вскоре придет порядок в задачах и прозрачность процессов.

Полный гайд о том, как внедрить сервисы для совместной работы, мы уже написали здесь. Пользуйтесь!

С 2014 я продаю спорттовары: турники, шведские стенки, штанги, скамьи. В пандемию мне повезло: спрос на спортивные товары взлетел. Я решил не упускать шанс и открыл собственное производство. А вот что было дальше.

В статье расскажу, сколько на самом деле стоит делать спортинвентарь, какие станки нужны и как я в итоге оказался в долгах.

ДИСКЛЕЙМЕР. Статья написана для блога МойСклад на основе интервью с Александром Алексеевым — владельцем компании по производству и продаже спорттоваров Barfits.

В нужное время с нужным товаром

В 2014 году мы с другом начали перепродавать турники через авито. Потихоньку подключили рекламу, сделали одностраничный сайт. Рынок был растущий, а конкуренция небольшая. Наши поставщики из гаражного производства вырастали в заводы.

Мы росли вместе с поставщиками. Расширяли ассортимент вместе с ними. В 2019 мы обрабатывали заказы на 10-12 млн ₽.

В пандемию в 2020 году спрос на спортивные товары вырос в 4 раза. До этого тратили на рекламу около миллиона в месяц, в пандемию отключили рекламу в ноль, а заявок стало в 4 раза больше. А вот поставок меньше в 1,5–2 раза. Очень хотелось плакать.

Мы искали товар везде, выскребали какие-то остатки на складах. Удача была что-то найти, производства останавливались, люди болели, боялись выходить на работу. Все поставщики говорили:

«Извините, у нас ничего нет»

В корону машины с товаром в Москву не пускали, если у водителя нет московской прописки. Мы выкручивались: брали московского водителя, он ехал на границу и грузил товар с одной машины на другую.

Наценка на спортивные товары выросла с 30% до 100–200%, и товар раскупается мгновенно. Ожидаешь поставку на 300 тысяч рублей и знаешь, что с нее сделаешь 600 тысяч за день.

Зачем смета? Просто идешь и берешь деньги

Нашли поставщика спортивных скамеек в Питере. Мы обычно брали их по 2700 ₽, а он предложил сделать за 3000 ₽. Мы продавали их за 6500 ₽. Мне было все равно, потому что я понимал: если он сможет сделать мне 50 штук в неделю, это 150к прибыли в неделю, 600к в месяц, только благодаря этому человеку.

Я приехал к нему на производство и увидел, как все выглядит изнутри: ангар 100-150 квадратов, сверлильный станок, сварочный аппарат и самодельная покрасочная печь.

Я прикинул: сварочный аппарат стоит 5к, сверлильный станок — около 10к. Покрасочной камеры не было, но был знакомый, который раньше работал маляром. Он сказал, что поможет. Подумал: раз уж человек в ангаре что-то делает и зарабатывает, то чем я хуже? Решил открыть производство.

Конечно, на деле все оказалось сложнее и дороже: если сварочный аппарат для личного пользования стоит 5000 рублей, то промышленный обойдется уже в 50 000 рублей.

Сметы у нас не было. Деньги на открытие производства брали из оборотных средств. Буквально за неделю у нас мог лежать миллион рублей, и мы вкладывали в производство. Потому что товар все равно было негде купить. Все зарплаты были выплачены, и казалось, что делать с деньгами уже нечего.

Так что смету мы не считали. Если заканчивались деньги, просто брали еще.

Начали искать помещение 300-500 квадратов, в итоге нашли 700 с хорошей ставкой: 150₽ за метр в летний сезон и 300₽ в отопительный.

В ремонт вложили около двух с чем-то миллионов рублей. Меньше чем за год они окупились. Для ремонта и подсобных работ мы нанимали людей из рабочих домов, можно сказать, полумаргиналов.

Для производства нанимали профессиональных людей. Штат пополнялся сварщиками, слесарями, плотниками, даже электриком. Сначала они занимались созданием всех рабочих инструментов: стеллажей, столов, оснастки, а потом перешли к производству продукции.

Тут как минимум нужно наладить производственную систему: определить процесс, движение материалов, расставить оборудование, решить, как отслеживать задачи на производстве, да и контроль качества, прости Господи, хоть какой-нибудь установить тоже нужно.

Для меня было непривычно вживую отслеживать работу. Привык, что всё делается за компьютером: дал задание маркетологу или продавцу — и всё, сиди, контролируй. А тут — другое дело: идешь и лично говоришь, что делать дядьке, у которого телефон кнопочный. А чтобы проверить, надо пойти, спуститься в цех, надеть перчатки и всё перебрать и посмотреть.

Пока шел ремонт, начали что-то мастерить, делать чертежи. Я инженер-конструктор по образованию, два года отработал по специальности, так что некоторый опыт в производстве и разработке у меня уже был. Начали с производства уличных спортивных комплексов. Это было просто: отпиливаешь большую трубу, закупаешь хомуты, сверлишь отверстия в перекладинах — и вот тебе готовый комплекс. Покраску мы отдали на аутсорсинг другой компании, пока у нас не появилась собственная покрасочная печь.

Потихоньку мы расширяли ассортимент и меньше чем за год вышли на 8-9 тонн продукции в месяц. Хоть производительность и росла, юнит-экономика не сходилась. Цены на сырье росли быстро, металл за год подорожал в три раза, а поставщики цену не поднимали. Получалось, что выгоднее закупить, чем произвести самим.

Успокаивало то, что товар закупить было негде, и произвести и продать по розничной цене было выгоднее, чем не произвести его совсем.

Время факапов

Пожар -20 млн ₽. 12 апреля 2021 года в здании «Невской мануфактуры» произошел пожар и перекинулся на наши помещения. Сгорело всё: наше производство, склад и офис. Мы закупились перед сезоном сырьем — всё потеряли, а металл подорожал, поставщики тоже подняли цены. Еще и налоговый период закончился.

Рынок насытился, продажи упали. А дальше больше: рухнули продажи через интернет-магазин, количество заявок упало в 4 раза. Рынок насытился спортивными товарами, пандемия подходила к концу. Люди перешли на маркетплейсы, а мы торговали там по остаточному принципу. Пришлось начинать сначала. Вышли на маркетплейсы. Опять же, когда продаешь на сайте, деньги получаешь сразу, а продажа через маркетплейсы требует больше оборотных средств.

Сделали ремонт, а нам отказали в аренде. Через полгода после пожара мы открыли производство вновь с нуля. Нашли помещение для производства на 500 квадратов. Договорились об аренде. Но договор еще не подписали. Начали делать ремонт, завезли все оборудование, все было почти готово, чтобы начать работу. Но за день до подписания договора нам отказали в аренде.

Нам сказали, что нужно освободить помещение в течение двух недель. В это время был ковид, вторая неделя выдалась нерабочей. Все крупные заводы и предприятия закрылись, поэтому нам было не с кем подписать договор на аренду. В итоге мы нашли какой-то старый цех. На переезд производства потратили полмиллиона и на зарплату 200к, и это не учитывая потерянное время, больше месяца.

Рост производства

Мы начали расти, в первые месяцы после открытия производства вышли на 8–9 тонн продукции, через год сделали 30. Этим летом, в августе, мы переехали в помещение побольше. Тут в первый месяц мы сделали 30 тонн, в феврале — 40, а в марте — 53.

Когда начинаешь расти, возникает три проблемы:

— найм и обучение сотрудников. Нанимать надо всех по цепочке. Например, нанимаешь человека на лазерный станок, потом слесарей, сварщиков, комплектовщиков. Если человек с лазера уволится, то работа у остальных встанет.

— узкие места в системе. Когда растешь, что-то в системе ломается. Это не всегда очевидная вещь. У нас на новом производстве застопорилась покраска, хотя раньше никогда очереди на нее не было. Маляры, наоборот, говорили, что мало работы и хотят дополнительные смены. Такие поломки в системе исправлять дорого и долго.

— нужно больше денег. Не хочется делать 10 тонн, когда понимаешь, что можешь сделать 20, а денег у тебя на 15. В итоге идешь ищешь деньги, чтобы произвести 20 тонн. Вот тут мы сильно закредитовались.

Это фотка с нашего нового производства:

Когда начали быстро расти, появилась проблема с ценами. Металл за год подорожал в три раза, поставщики подняли цены. Я цены корректировал интуитивно, а юнит-экономика не сходилась. Один раз посчитал и понял: выгоднее было закупить товар, чем самим произвести.

МойСклад

Перешли на МойСклад. Тут считаем себестоимость — списываем сырье на каждую позицию и сразу видим, сколько реально стоит произвести товар.

В продажах смотрим заказы от крупных поставщиков в разрезе периодов — понимаем, что берут постоянно, можем прогнозировать и расширять ассортимент под спрос.

Еще отслеживаем дед-сток — товары, которые долго не продаются. Если видим, что позиция лежит, меняем креативы или корректируем цену.

Для маркетплейсов используем экспорт — остатки обновляются автоматически, штрафов за отсутствие товара не получаем.

В заказах покупателей фильтры помогают быстро понять, что отправлять:

Делаю выборку по фильтру, смотрю оплату и адрес.

Ориентируюсь на крайнюю дату, она выделена отдельным столбцом. Проваливаюсь в заказ и смотрю, что уже можно отправлять:

Чтобы понять, под какой заказ нужна конкретная позиция, смотрю остатки в товарах:

Вижу реальную себестоимость каждой позиции. Цены ставлю не наугад - юнит-экономика сходится.

Стоимость материалов и цена

Цену на наши товары мы формируем по такой формуле:

Итоговая цена=себестоимость материалов, зп + 40% от сдельной зп + 5% от оптовой цены конкурента.

Делаем эти 40%, чтобы в них заложить аренду, расходники, электричество, штат.

Расчет себестоимости на тонну продукции:

Прибыль сильно зависит от тоннажа. Например, за февраль на 40 тоннах мы сделали 1,5 млн ₽. Это доход чисто от производства, и если бы мы всю продукцию продали по оптовой цене.

5% от оптовой цены конкурента — это 5% от стоимости похожего товара у поставщика. Мы у поставщиков закупаем небольшую часть товара и поэтому знаем цену. Закладываем этот процент, потому что есть корреляция между тем, сколько стоит товар, и тем, сколько с ним возникнет проблем. То есть, если взять какой-то дешевый товар, где три детали, с ним никогда не возникает проблем. Но если взять комплекс, который в розницу стоит 40 тыс., то проблемы с ним возникают чаще и решаются дорого, особенно если это премиальное изделие. Так закладываем потенциальные расходы на решение проблем с товаром и дополнительный контроль качества.

Примерная себестоимость вот такого настенного турника:

Из расходов у нас еще аренда помещения площадью две тысячи квадратных метров, платим за это 750 тысяч рублей. Стоимость аренды у нас получается около 350 рублей за квадратный метр, что для Питера довольно дешево, тут меньше 1000 рублей сложно найти. Помещение не отапливается. Мы вложили в отопление около 2 млн ₽. Оплачиваем его отдельно, уходит примерно 500 тысяч рублей в месяц.

Оборудование

Сейчас для производства 50 тонн товара в месяц. Оборудование у нас такое:

Лазерный труборез (4,5 млн ₽). Труборез нам очень подходит, потому что на нем можно резать трубы и делать отверстия. На лазере это делается точно и ровно, и турники собирать гораздо легче.

Ленточнопильный станок(900 000 ₽). По сути это огромная пила, которая отрезает пачку металла. Пила может сделать за раз до 40 заготовок. Если нам нужны просто заготовки без отверстий, на пиле это делать проще, быстрее и дешевле, чем на труборезе.

Портальный лазерный станок (2 млн ₽). На нем делаем сложные формы и детали с высокой точностью: кронштейны, фланцы и крепежные пластины.

Гидравлический пресс (100 000 ₽). На нем гнем пластины. Усилие у него 20-30 тонн, но для того чтобы согнуть пару пластин за раз, хватает. Мощнее покупать пресс нет смысла — чем мощнее пресс, тем тяжелее. Какой-нибудь стотонный пресс просто провалился бы в подвал. С этим прессом нам тоже повезло, сейчас такой найти сложно.

Трубогиб (500 000 ₽). Используем не так часто, но в некоторых элементах он нужен. Например, для уличных комплексов, где используются гнутые трубы. С нашим прессом тяжело согнуть трубу толщиной в 3 мм, он слабоват для труб, да и труба не согнется. Он просто ее сомнет.

Сварочные аппараты (100 000 ₽). У нас три сварочных поста. Там люди работают больше чем 2/2.

Дробеструйная камера (500 000 ₽). Ей зачищаем металл в сложных изделиях, там где не можем подлезть болгаркой. Для работы камеры нужен воздух под высоким давлением, поэтому к ней купили винтовой компрессор, он стоил 500к.

Покрасочная камера (900 000 ₽). Этотолько камера и печка, если покупать к ней транспортную систему, то это еще 300к. Выглядит так:

Для швейки и столярки — швейные машинки и раскройные станки. Еще хотелось бы купить ЧПУ-фрезер для фанерок, они нужны нам для скамеек. Но пока нарезаем их у соседей.

Еще на обустройство уходит много денег: стеллажи, столы, оснастки. Покупать все новое дорого, плюс, когда делаешь сам, получается идеально по размеру. Но даже самим сварить несколько стеллажей дорого. А еще нужно электричество подвести, розетки поставить, пневмолинию сделать, чтобы по всему цеху был воздух. Если кто думает вложить 9 млн в станки — и хватит, не хватит. Я бы еще миллион на обустройство заложил.

Сотрудники

Люди, которые непосредственно не участвуют в производстве, получают фиксированную зп. Это инженер, зам, снабженец, переборщик неликвида, подсобный рабочий. На их зарплаты уходит где-то 400к в месяц.

В команде на производстве у нас два оператора ЧПУ, три сварщика, два слесаря-универсала, восемь слесарей-зачистников, которые подготавливают металл к покраске. Есть три маляра, шесть комплектовщиков, трое плотников, одна швея (и мы ищем вторую).

Все, кто занимаются производством, получают сдельную зарплату. И это принципиально важно. Так люди работают эффективнее. Когда мы начали вводить сдельную зарплату, я, честно говоря, переживал, как это повлияет на команду. Ведь если задать нормы слишком низко, рискуешь остаться без сотрудников, а если слишком высоко — можешь начать работать в убыток.

В итоге я занес показатели, с которыми мы работали, в таблицу и платил исходя из этих данных. Я предупредил работников, что некоторые вещи могут быть недооценены, другие — переоценены, и попросил их понять и принять эту систему. Я объяснил, что в целом зарплата не изменится, если они будут работать так же, как и раньше. Люди это приняли и стали работать эффективнее. Вот как изменились показатели работы, когда мы ввели сдельную зп (объем работы буду измерять в партиях, размер партии зависит от товара, но в этом случае это будет 20 турников и 20 скамеек):

• Раньше лучший сварщик говорил, что максимум можно сделать две партии, если весь день работать без остановки. Сейчас сварщики делают в среднем 5 партий в день и не жалуются на усталость.

• На малярке раньше два человека делали три партии. Сейчас в той же печке один человек делает 8-9 партий.

• Зачистка раньше — одна партия в день, недавно один зачистник сделал шесть, это превышает норму в три раза.

В среднем за партию выходит тысяча-полторы. Зарплата зависит от сотрудника, кто-то за смену может 10к заработать, а кто-то 2к.

Деньги

Сейчас оборот нашей компании немного скачет. В декабре было 22 миллиона, а уже в январе-феврале около 18 миллионов. Наш оборот сильно зависит от того, сколько товаров у нас есть в наличии. В декабре нас полностью высушили, и в январе-феврале на складах маркетплейсов было меньше товаров, поэтому и оборот упал.

Производство и продажа на маркетплейсах — это заморозка средств. Материалы, которые мы закупаем сегодня, станут продукцией только через две-три недели, а на заказ, выкупленный 26-го числа, деньги приходят только 15-го следующего месяца. Это значит, что на производство и продажу одной тонны товара мне нужно заложить около 250 тысяч рублей на два месяца. И если мы говорим о 20 тоннах, это уже 5 миллионов в месяц.

К тому же на складе всегда есть незавершенная продукция, которая тоже требует вложений. Например, только на покраске может лежать продукции на 2 миллиона рублей. И это только один из этапов производства.

Демпинг вместо рекламы

Сейчас на рынке не хватает товаров, потому что многие кто делал их, перестали из-за дорогой доставки из Китая. Так как товаров стало меньше, мы можем чуть-чуть поднять цену. Рекламу мы используем, но много денег на нее не тратим. Проще продать турник за 4 тысячи без дополнительных расходов на рекламу, чем пытаться продать его за 4 200, потратив на рекламу кучу денег. Сейчас самое главное — это цена. Лучше не тратить лишние деньги на рекламу на маркетплейсах, а снизить цену.

Выводы

Считайте с запасом. Расходов всегда больше, чем планируешь, а люди работают чуть хуже, чем планируешь, проблем чуть больше, чем планируешь. Чтобы не оказаться в кассовом разрыве, планируйте с запасом.

Вкладывайте в себестоимость все: стоимость материалов, работу, счета за электричество. Так сможете видеть реальную картину и установить адекватную цену, чтобы не работать в убыток.

Помните, что производство и маркетплейсы — заморозка денег. От поставки материалов до получения денег пройдет минимум полтора месяца. Если планируете таким заниматься, то денег в оборот придется вложить много.

Если у вас есть производство, платите сотрудникам за результат, а не за время. Так они будут работать на результат, а вы сможете лучше контролировать качество и объёмы производства. Даже если сначала не знаете, какие нормы выставлять, начните с чего-то, а потом подстроитесь.

Не начинайте производство с кредитов. Мы сами себе затянули петлю: из-за кредитов приходилось немного душить продажи, торговать не тем, что выгоднее, а тем, что производим. Если бы я сначала сосредоточился на продажах, а затем уже инвестировал в производство из прибыли, мог бы избежать бессонных ночей, а производство развивалось бы быстрее.

Титры

Мы ведем блог для малого бизнеса. Рассказываем новости для предпринимателей, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса МойСклад.