Тайм-боксинг: как заблокировать время, чтобы успевать больше
Тайм-боксинг очень простая идея — день нужно разбить на блоки: тайм-боксы, или тайм-блоки. Поэтому иногда его ещё называют тайм-блокинг. Такой метод применяют, например, писатели, чтобы сидеть за сочинительством энное количество времени.
В рамках одного блока надо фокусироваться на одной задаче, ни на что не отвлекаясь. Как только блок заканчивается, переключаешься на следующий, даже если не успел что-то доделать.
Советуют делать блоки продолжительностью 30–50 минут, разбивая их перерывами по 10–15 минут. Иногда говорят о более продолжительных перерывах — минут по 20 после 90 минут работы, но тут уж смотри сам.
Почему блокировка времени работает
Согласно закону Паркинсона, работа займёт всё время, которое ты под неё выделишь. Поэтому, если не ограничивать время на выполнение любой задачи, то вполне можно заниматься одним делом весь день. И вроде бы что-то делаешь, а в конце дня оказывается, что никаким результатом и не пахнет.
А вот если работать над задачей в рамках ограниченного отрезка времени, есть шанс пусть и не сделать всё-всё-всё за один день, но хотя бы продвинуться во всех важных направлениях.
Кроме этой очевидной мысли, у тайм-боксинга есть ещё ряд преимуществ, которые делают метод по-настоящему действенным и популярным. С блокировкой времени ты:
Ощущаешь время. Поначалу кажется, что 30–50 минут одного тайм-бокса для глубокого погружения в задачу маловато, но постепенно привыкаешь делать не только быстро, но и хорошо.
Лучше фокусируешься. Это, пожалуй, самое важное преимущество — ты полностью сосредотачиваешься на одной-единственной задаче. Часто уже этого достаточно, чтобы повысить свою продуктивность.
Можешь оценить свой прогресс. Остановка после каждого блока помогает немного отойти назад и взглянуть на общую картину. Это очень важно, чтобы не потеряться в рутине.
Защищаешься от выгорания. Тайм-боксинг помогает бороться с эмоциональным выгоранием с помощью разнообразия задач. Я вот обожаю свою работу, занимаюсь ею постоянно, даже в выходные. Но тем самым рискую перегореть. Поэтому стараюсь давать себе возможность переключаться на другую работу, хобби или просто отдыхать.
Блокировка времени подойдёт, если ты:
С трудом фокусируешься на одной задаче. Главный принцип тайм-блокинга — нельзя ни на что отвлекаться. Сидеть в телефоне, смотреть в окно на птичек, подглядывать в монитор коллеги, начинать работу над другим делом и т. д. строжайше запрещается — всё это снижает твою продуктивность в рамках тайм-бокса. Когда нет строгого дедлайна, проще переключить внимание. А когда знаешь, что через 40 минут сможешь заняться чем-то другим, проще сосредоточиться.
Знаком с прокрастинацией. Работа с ограничением по времени мотивирует оптимизировать процессы — приходится работать в ускоренном режиме, чтобы успеть к дедлайну, и на отдых времени нет.
Привык откладывать всё на «потом» и постоянно срываешь дедлайны. Блокировка времени помогает продвигаться параллельно в нескольких задачах, поэтому откладывать дела нет смысла — всё важное можно успеть, если грамотно распорядиться своим временем.
Виды тайм-боксов
Временные блоки, на которые ты разбиваешь свой день, бывают «жёсткие» и «мягкие».
Когда «мягкий» блок закончился, но задача ещё не сделана, можно взять дополнительные 10–20 минут. Классно не чувствовать себя загнанным в рамки. Но, добавляя дополнительное время, имей в виду, что так съезжает всё расписание на день, и его придётся корректировать. Какие-то блоки уменьшить, а какими-то и вовсе пожертвовать.
С «жёстким» тайм-боксом не расслабишься. Когда время заканчивается, нужно в любом случае переходить к следующему блоку, даже если что-то не успел доделать. Доделывать получится, возможно, только на следующий день. Это может немного угнетать, но у таких жёстких рамок есть своё преимущество — ты чувствуешь время, ценишь его и тратишь рациональнее.
Имей в виду, что переключаться между «мягкими» и «жёсткими» видами тайм-боксами на лету нельзя.
Если решишь ставить себя в жёсткие рамки, но оставишь для себя лазейку — добавить дополнительное время — твой мозг обязательно ей воспользуется. Короче, выбирай один вид тайм-бокса и строго его придерживайся.
Как пользоваться тайм-боксингом
Выпиши все свои задачи
Сначала выпиши в блокнот или «Заметки» в телефоне или компьютере все задачи, которые нужно решить в ближайший день или неделю. Как и в случае с GTD, этот процесс может занять много времени. Посиди, подумай и постарайся вспомнить все дела: от рабочей рассылки по пятницам до вечернего похода в продуктовый.
Расставь приоритеты
Наверняка, какие-то задачи нужно сделать раньше, чем остальные. Поэтому следующим этапом важно отсортировать задачи по приоритету и прикинуть, сколько времени потребуется на их решение. Так ты определишься с очерёдностью и размерами тайм-боксов.
Создай расписание
Теперь нужно где-нибудь создать расписание, состоящее из блоков. Кому-то удобно записывать всё в блокноте или на листочке — это быстро и от интернета или электричества никак не зависит.
Блокнот, Google Календарь, любой таск-менеджер подойдёт.
Блокнот хорошо, но цифровой планировщик напомнит, когда закончится один тайм-бокс и пора переходить к следующему. Это разгружает мозг, позволяет не поглядывать на часы каждую секунду и полностью сфокусироваться на задаче.
💡 Если решишься воспользоваться блокировкой времени, имей в виду, что нужно планировать блоки на неделю вперёд, иначе толку не будет.
Почему день стоит начинать с больших и важных задачек
Потому что если начать с кучи маленьких и средних задачек, места для больших и важных задач уже не останется. Так что планируй свой день по принципу 1-3-5 задач — одна большая, три средних, пять маленьких задачек.
Сможете найти на картинке цифру среди букв?
Справились? Тогда попробуйте пройти нашу новую игру на внимательность. Приз — награда в профиль на Пикабу: https://pikabu.ru/link/-oD8sjtmAi
Время лени
Время лени - это время, когда человек с полной ответственностью ничего не делает. Ленится. Отдыхает. Восстанавливает силы и т.п. С полной ответственностью - это значит, что он не думает о делах, не планирует, не грузится, не корит себя за то что работает, и вот это вот всё, в общем - не напрягает себя и не морочит себе голову.
Однако, это не значит, что нужно лечь и играть в звёздочку. Я думаю, что у каждого своё: кто-то подзаряжает свою батарейку простым лежанием, кто-то прогулкой или лёгкой разминкой, кому-то потанцевать надо. Список можно расширить на всю мощь своей фантазии. Самое главное назначение времени лени - делать то что нравится и восполняет ресурс, и не "делать" себе мозг обвинениями в лентяйстве и беззаботности. Это время полностью отдано именно лентяйству и беззаботности.
Мне кажется подавляющее большинство людей постоянно в делах и чем-то заняты. Не только не находят времени на отдых, но и даже не разрешают себе отдыхать. Если кто-то планирует своё время, то планирует только задачи и не планирует расслабление. А кто не планирует - тот вообще находится в нескончаемом потоке дел. Такое ощущение, что как раз не хватает этого времени лени, так сказать, глотка свежего воздуха в бесконечной рутине и быте. А ещё круче начать планировать как раз с этого времени - сначала спланировать полениться, а потом уже дела.
На мой взгляд минимум 10 минут и хотя бы раз в 2 дня. Если каждый день - вообще классно. Но это может быть и час лени, даже день лени. Самое главное, чтобы это было комфортно для себя. Если получается полениться час, но при этом 50 минут из них нервничать и переживать за какие-то не сделанные дела, то это ерунда какая-то получается.
Если честно, я систематично время лени не планирую. Но каждый день, когда чувствую что голова уже тяжёлая, делаю глубокий вдох-выдох и иду 10-15 минут заниматься ничем. В зависимости от настроения может быть разминка, чтение художественной книги, пролистывание видосиков, просто смотрение в окно на деревья и т.д. Бывает, что устраиваю день лени. Вот прям целый день не занимаюсь никакими заботами и делами, а гуляю, играю, валяюсь на кровати, сплю (да-да днём) и т.д.
Желаю вам разрешить себе ответственно полениться, хотя бы 10 минут, быть бодрыми и полными энергии.
Про планирование года
Всем доброго времени суток!
Поздравляю всех со старым новым годом! Прошло уже почти две недели в новом году, от него осталось 50 недель и целых 352 дня.
Вы уже поставили цели на этот год? И, наверное, построили планы по их достижению? Может подвели итоги прошлого года? Как прошёл тот год для вас?
Довольно долгое время я планировал каждый год: ставил основные цели на год, вёл отдельный список хотелок, в конце года подводил итоги. Правда, цели год за годом переносились и дополнялись новыми, планы становились всё масштабнее, список хотелок становился всё больше, подведение итогов с каждым годом становилось всё грустнее. Несколько раз "глобально" чистил все задачи и оставлял только "нужные". Пару раз менял систему ведения задач и тайм-менеджмент в целом. Ничего не менялось, а самое смешное: когда с кем-нибудь разговаривал про планы я честно говорил, что у меня есть цели, но ни одной назвать на память не мог.
Прошлый год по планам был такой же грандиозный, как и предыдущие. В один "прекрасный" день сервис, в котором я вёл свои задачи, удалил мой аккаунт со всеми записями, сказав, что этот регион он больше не обслуживает. Если быть честным он предупредил, что так будет и дал время перенести данные. Записи я сохранил, но даже не открывал их. Было прям сильное не желание и сопротивление разбираться в них. В итоге плюнул на все эти планы. Было сначала совестно, а потом как-то даже полегчало, будто в плечах как-то по свободнее стало. Понял, что напридумывал там кучу всего не нужного, понахватал ото всюду, что красиво выглядит. А цели и планы составлял больше по привычке, не осознанно и не вдумчиво.
Итоги прошлого года не подводил. Просто в преддверии нового года в кругу близких людей пообсуждали год, повспоминали события и истории, в общем, как-то тихо, лампово и уютно проводили его. Я тогда поймал себя на мысли, что по большому счёту, год прошёл как обычно - рутинно, в быту, может быть даже и в "дне сурка", но всё равно, есть что вспомнить тёплого и хорошего.
Но... Традицию надо продолжать. Планировал на праздниках начать расписывать цели и строить планы, не торопясь, осознанно и вдумчиво, но проболел все эти две недели. Сначала надо разобраться со всеми хотелками и отфильтровать свои от навязанных, но это будет другая история...
Желаю вам, чтобы этот год для вас стал ярким, тёплым и добрым, пусть цели достигаются и планы выполняются.
Всего доброго!
Как не утонуть в рабочих задачах и быть в курсе дел компании
Бывают проекты, которые выжимают все соки и влекут за собой кучу косяков, негатива и желание пропасть с радаров. Заказчики названивают и спрашивают, как дела. Сотрудники не понимают, что, когда и как делать. Владелец компании не знает, что вообще происходит с проектом и почему все сроки горят.
Чаще всего дело не в том, что команда плохо работает или заказчик неадекватный, а в том, что работа неправильно спланирована и никак не контролируется. Хотя с помощью разных инструментов можно контролировать даже самые сложные проекты. В статье расскажем про один из них — диаграмму Ганта.
Мы пообщались с проджект-менеджером, который строит такие диаграммы, и с владельцем агентства, которое по таким диаграммам работает. В итоге получился громадный и местами нудный лонгрид, который спасёт вас и ваш бизнес от потери клиентов из-за сорванных обязательств.
А чтобы было понятнее, мы рассмотрим преимущества диаграмм Ганта на примере Томы, которая в этот раз управляет своим агентством по организации различных праздничных мероприятий.
Ситуация
Организация мероприятий — это вечная суматоха. Сначала нужно найти клиентов, согласовать с ними время и место проведения, записать все пожелания. Затем ездить по выбранным заведениям и договариваться обо всём с их представителями.
Когда дело касается свадьбы на 20 гостей — задачи можно поместить в блокнот, и ничего не потеряется.
А вот когда нужно организовать крупный концерт или фестиваль на сотни и тысячи людей, одного блокнота точно не хватит. Заметки в телефоне сильно не помогут: со временем просто запутаешься в бесконечном списке. Особенно, если у каждой задачи много подзадач и есть чёткая зависимость. Например, пока дизайнер не сделает баннеры, в типографии их не напечатают. Пока типография не напечатает баннеры, организатор не сможет их повесить.
Проблема здесь не в забывчивости и медлительности работников, а в бесконечном количестве задач. А ещё — в отсутствии инструментов, которые помогают отслеживать работу по проекту. Одним из таких инструментов планирования и является диаграмма Ганта. С её помощью можно разбивать крупную задачу на маленькие подзадачи, определяться с последовательностью и длительностью работ.
Зачем планировать
Диаграмма Ганта помогает командам планировать работу с учётом сроков и правильно распределять ресурсы. Кроме того, она позволяет визуализировать план проектов, структурировать их выполнение и видеть общую картину задач. Как личных, так и организации.
Такое планирование помогает разбить работу на этапы, что даёт понять, сколько времени нужно закладывать на каждый шаг, сколько людей привлекать и в каком порядке решать задачи. Также она показывает:
задачи, включённые в проект;
их продолжительность;
даты начала и окончания проекта;
время, которое занимает каждая задача;
исполнителей, работающих над задачами;
способы объединения задач.
О том, когда без диаграммы Ганта не обойтись, рассказывает проджект-менеджер Сергей Водянов. Он с компанией уже несколько лет разрабатывает инженерные проекты, доставляет продукты с минимальными задержками и объединяет работу нескольких команд из разных офисов и стран. И всё это — через диаграммы:
Я считаю, что диаграмму Ганта нужно внедрять в нескольких случаях:
1. Компания живёт разными проектами.
2. В работу над одним проектом вовлечены несколько отделов: инженеры, логисты, отдел закупок.
3. Клиент ставит жёсткие временные рамки.Если хоть один из пунктов есть в компании, то она не может существовать без этого инструмента. Ведь при правильном построении диаграмма показывает слабые места проекта, критические пути разработки, приблизительные временные и ресурсные затраты. И учёт этих данных может не только улучшить процесс разработки проекта, но и спасти от полного краха.
Сергей Водянов — Основатель проекта по менеджменту Ведущий канала ACSES. media
Также своим мнением о том, зачем планировать задачи с помощью Ганта, поделилась Наталья Фёдорова:
Какие-то новые инструменты стоит внедрять тогда, когда есть проблемы в процессе. Вот несколько примеров:
— непонятно, как отслеживать задачи в проекте;
— непонятно, как переходить от одной задачи к другой и выявить зависимость процессов друг от друга;
— хочется наглядно увидеть процесс выполнения какой-то сложной задачи;
— есть сложности в этапности или параллельности выполнения задач.В этих случаях можно внедрять диаграмму Ганта. Так команда сможет увидеть, как задачи идут друг за другом, а руководитель — отследить выполнение этих самых задач.
Объясню на примере нашего агентства. Мы занимаемся маркетинговыми исследованиями. Допустим, нам нужно сделать исследование потребителей методом глубинных интервью. В таком случае это исследование делится на несколько этапов, некоторые из которых идут параллельно, а некоторые — строго друг за другом.
Сначала мы даём бриф клиенту, понимаем его цели и задачи — это одно действие. После брифа мы готовим вопросы для интервью и определяемся с критериями респондентов. Эти процессы идут последовательно. И как только мы согласовываем их все, начинаются параллельные задачи вроде отбора респондентов, их опроса и расшифровки интервью.
Все эти процессы мы размещаем на диаграмме Ганта. И благодаря ей раскладываем процессы, отслеживаем каждый этап и сроки. Так мы видим, что за чем идёт. И если какой-то этап задерживается — двигаем весь процесс.
Наталья Фёдорова — СEO маркетингового агентства «Белый Квадрат»
У Томы наконец-то получилось найти первого крупного заказчика — это региональный завод, который спонсирует ежегодный фестиваль музыки в городе. Но задач при подготовке много, и все они связаны между собой. Если она не отобразит их в диаграмме Ганта, то прогорит по срокам, подведёт клиента и потеряет репутацию. В итоге люди с крупными заказами к ней больше не придут.
Разберёмся, как Томе всё распланировать так, чтобы ничего не упустить.
Как планировать и строить
По сути, диаграмма Ганта — это таблица, в которой есть две оси:
Вертикальная. Это список задач. В неё входят даты начала и продолжительность задач, сами задачи, ответственные за их выполнение и вехи (даты и контрольные точки, обозначающие завершение больших частей работы).
Горизонтальная. Это временная шкала проекта.
Чтобы её построить, нужно две вещи.
Определиться с софтом
Строить таблицу можно самостоятельно, а можно — в Excel, Гугл-таблицах. Либо в специальных программах вроде MS Project, GanttPRO или Wrike.
Выбрать можно любой вариант, но разобраться в специальных программах будет проще: они заточены под диаграммы, в них есть туториалы и поддержка. Например, в интерфейсе GanttPro удобно добавлять задачи и контрольные точки, настраивать фильтры и т. д.
А в Excel и Гугл-таблицах проще подогнать диаграмму под ваши желания и требования, но строить всё придётся буквально с чистого листа.
Вот так выглядит шаблон диаграммы Ганта в Excel: все ячейки нужно заполнять самостоятельно, никакого удобного интерфейса и подсказок.
Выберите метод управления проектом
Когда определитесь, где строить диаграмму, следующий этап — сориентироваться с методом управления проектом. Это даст понять, можно ли наложить одну задачу на другую. Получится ли вообще выполнить проект, если одна из задач выпадет.
Методов управления три:
каскадный (waterfall);
гибкий (agile);
комбинированный.
Каскадный, или водопадный, означает, что проект всегда идёт в одном направлении и в нём нельзя откатиться назад. При этом следующий этап нельзя начать, пока не завершится предыдущий. Такой метод управления подходит компаниям с жёсткой последовательностью в этапах. Например, исследовательским центрам или строительным компаниям.
Пример. Строительная компания выиграла тендер на застройку жилого квартала. Чтобы успеть по срокам и сдать квартиры вовремя, ей нужен чёткий план с жёсткой последовательностью: оформить документы после победы в тендере → опубликовать дизайн-проект будущего дома на лендинге → запустить рекламу → начать само строительство.
Гибкий подразумевает, что в команде нет жёсткой этапности. Главное, чтобы проект был завершён в срок. Поэтому несколько задач могут решаться одновременно. Такой метод управления используют в компаниях, которые реализуют несколько проектов одновременно или должны быстро подстраиваться под желания клиента и изменять дедлайны.
Пример. Агентство Томы приступило к подготовке мероприятия и для работы над задачами выбрало гибкий метод управления проектами. Поэтому одни сотрудники могут договариваться с площадками для организации мероприятия. А другие — печатать баннеры и одновременно придумывать украшения для зала, разрабатывать дизайн пригласительных для особых гостей и т. д.
Использовать каскадный механизм в этом случае было бы нелогично: баннеры и украшения не зависят друг от друга. Поэтому нет смысла ждать, пока на связь выйдет компания с украшениями, — можно параллельно печатать баннеры.
Комбинированный метод сочетает два предыдущих. Здесь диаграмма Ганта помогает отслеживать критически важные задачи и держать на контроле ещё несколько мелких задач, которые могут выполняться параллельно.
Пример. Агентство по видеосъёмке получило заказ на создание рекламного ролика для ТВ. Чтобы подготовить материал, агентство сначала придумывает идеи будущего ролика и обсуждает концепции, создаёт сценарий и декорации одновременно. А потом всё снимает и вносит правки.
Своим небольшим чек-листом по работе с диаграммой Ганта поделилась Наталья Фёдорова.
Когда я начинаю решать какую-то задачу, то сначала рисую архитектуру процесса, обычно в Miro. Там я разбиваю весь проект на задачи, а затем созваниваюсь с командой, которая будет работать над проектом, и обсуждаю задачи с ними. Они вносят какие-то коррективы, дают обратную связь по проекту и по количеству задач. А после этого мы переносим всю информацию в саму диаграмму. Здесь могут возникнуть ещё два вопроса:
— как определиться со временем на задачу;
— как поставить задачу специалисту.Как определиться со временем. Очень просто: спросить у сотрудников, сколько времени им понадобится на выполнение задачи. Также можно определять время с помощью разных трекеров, такие есть в Битрикс24. Через них можно посмотреть, сколько на решение задачи тратил сотрудник в прошлом, и предположить, сколько уйдёт времени на такую же задачу в будущем.
Как поставить задачу. На самом деле всё зависит от уровня специалиста, которому ставится задача. Допустим, новичку нужно подробно расписать задание, приложить референсы и постоянно следить за ходом работы. А иногда просто дать конкретную инструкцию к действию. Специалисту более высокого уровня можно описать проблему, которую нужно решить. Дальше человек сам поставит дедлайны и пойдёт решать задачу.
Как внедрить диаграмму Ганта в компанию
Осталось разобраться с последней и самой важной задачей — заполнить диаграмму. Вот что для этого нужно делать.
Определитесь со временем жизни проекта. Подсчитайте, сколько времени нужно на весь процесс: от общения с клиентом и заполнения брифов до сдачи.
У каждого проекта должен быть жёсткий дедлайн. Но при этом высока вероятность того, что клиент поставит перед вами какие-то дополнительные задачи в будущем. Чтобы быть к этому готовым, нужно заложить ещё несколько дней на доработку проекта после сдачи финальной задачи. Ведь форс-мажоры случаются всегда, и редко бывают проекты, в которых всё идёт по плану.
Продумайте задачи на команду. Распишите, кто и что будет делать в вашей команде. Вместе с сотрудниками определитесь, сколько времени придётся решать каждую задачу по отдельности.
Разберитесь, как задачи зависят друг от друга. И в зависимости от этого расставьте их на горизонтальной оси. Например, вот как это может выглядеть для организации концертов: найти площадку и подписать договоры об аренде → найти исполнителей → согласовать гонорары → найти подрядчиков для оформления локации.
Добавьте контрольные точки (вехи). Когда будет приходить время контрольных точек, команда будет собираться и делиться результатами. Например, удалось ли найти исполнителей или подрядчиков для оформления сцены.
Обновляйте статусы работы. В процессе часто бывает, что сроки работ сдвигаются, появляются новые задачи или меняются старые. Поэтому важно всегда обновлять диаграмму, чтобы контролировать и текущие задачи, и предстоящие.
Всё, что мы проговорили, хорошо подытожил Сергей Водянов.
Чтобы правильно планировать с помощью диаграмм Ганта, желательно следовать небольшому набору шагов.
Создавать иерархическую структуру. То есть разбивать весь проект на небольшие задачи и определять, как одна задача зависит от другой.
Декомпозировать этапы. Нужно описать все задачи по каждому этапу проекта. А также определить общие сроки проекта. Так вы поймёте, сколько всего времени уйдёт на решение задач. И здесь важно найти баланс — не дробить задачи на много подзадач, но и не делать их слишком крупными.
Расставить последовательность действий. Здесь нужно связать каждую задачу с одной или несколькими другими. При этом каждая задача, кроме первой и последней, должна быть связана с предыдущей и последующей. То есть должна быть определённая последовательность действий в правильном порядке.
Оценить длительность решения. Фактически нужно определить, сколько людей понадобится для выполнения задачи и сколько времени на это уйдёт. А затем убедиться, что определили задачу грамотно. Допустим, если вам нужно разработать дизайн за 2 недели, но ваш дизайнер справится только за 3 — нужно найти ему помощника или продлить дедлайн.
Утвердить расписание. Ещё раз проверьте, сколько времени вы выделили на решение каждой задачи. И чтобы точно не прогореть по срокам, добавьте запасного времени к каждой задаче. Количество запасного времени зависит от проекта, и точного числа здесь нет. Например, к закупке компонентов у поставщиков мы закладывали дополнительный месяц — и всё равно не уложились по срокам. А при разработке сайтов заложили неделю для тестирования — и сдали всё в срок.
Сергей Водянов — Основатель проекта по менеджменту
Ведущий канала ACSES. media
Какие проблемы могут возникнуть с диаграммой Ганта
Проблемы могут быть разными: от долгого внедрения до сознательного саботажа со стороны команды. Сложности будут в любом случае, поэтому их нужно знать в лицо.
Иногда нужно много времени на настройку
Если компания работает с диаграммой впервые, ей придётся долго вносить задачи по проектам, определяться со временем, добавлять вехи и т. д. Долго заполнять диаграмму придётся и тем, кто работает с большими проектами или привлекает большие команды: слишком много моментов придётся учесть.
Иногда нужно часто вносить правки и сдвигать сроки
Если по ходу работы всплывают новые задачи, которые компания не учла на этапе создания диаграммы, придётся часто обновлять сроки и сдвигать задачи. Это особенно неудобно, если компания работает по каскадному методу управления проектом и не может начать новую задачу, пока не разобралась с предыдущей.
Если проектов много, вести их в нескольких диаграммах может быть трудно
Здесь разобраться будет проще на примере компании Томы. Её агентство многопрофильное, оно организует по несколько мероприятий в месяц. Поэтому вести всё в одной таблице неудобно: заказчики разные, пожелания, сроки и задачи — тоже.
Чтобы не запутаться, Томе придётся создавать несколько таблиц и постоянно переключаться между ними. И минус в том, что в этих таблицах можно запутаться, внести информацию не туда, потерять что-то или вовсе забыть отобразить в диаграмме.
Саботаж со стороны команды
Любые нововведения — это всегда трудности с принятием их в компании. И здесь может быть несколько причин:
Нежелание использовать новый инструмент. Из-за того, что сотрудники привыкли работать по-другому, например, держать всё в заметках на телефоне, некоторые из них могут продолжать это делать. Поэтому часть задач будет отображаться в диаграмме, а часть так и останется где-то в заметках. В итоге полноценную картину по проекту увидеть будет сложно, а следить за работой команды — ещё сложнее.
Игнорирование сроков. Команда может не учитывать сроки в диаграмме Ганта и работать дальше по своему графику. Так сроки по проекту будут постоянно срываться.
Неправильное заполнение диаграммы. По незнанию команда может вносить не все задачи в диаграмму или добавлять их в неправильном порядке. Из-за этого проект будет неправильно спланирован, а сроки не соблюдены.
Вот что по этому поводу думает Наталья Фёдорова.
Одна из главных проблем при запуске диаграмм Ганта — это отторжение команды. То есть руководство что-то внедряет, а сотрудники это не используют. Чтобы решить эту проблему, нужно пообщаться с командой и выяснить, насколько им комфортно работать через диаграммы Ганта и отслеживать там все рабочие задачи.
Главное, чтобы компания внедряла диаграммы Ганта не потому, что узнала о них, а потому что они действительно необходимы для работы. Например, если в команде есть сложности с соблюдением сроков или этапности, параллельности задач, то диаграммы Ганта пригодятся. А если компания просто услышала о новом инструменте и решила его внедрить, то он вряд ли пойдёт на пользу.
Я рекомендую погрузиться в работу с диаграммами и руководителю проекта, чтобы пройти все этапы вместе с командой. Так он на практике сможет понять, как устроена работа в компании. Потому что часто диаграммы Ганта вроде бы и используются, но на деле не помогают сотрудникам из-за каких-то других внутренних проблем.
Наталья Фёдорова
Похожего мнения и Сергей Водянов.
Так или иначе каждая компания уже работает по какой-либо методологии, предполагающей поэтапную разработку проекта. Поэтому внедрение диаграммы Ганта сотрудники, скорее всего, воспримут положительно.
Но если компания внедряет данный инструмент в свои уже устаканившиеся процессы, появляется несколько рисков:
— выявление всевозможных конфликтов в этих самых процессах;
— выявление недостаточной коммуникации между отделами;
— недостаток / переизбыток ресурсов на определённых этапах.Кроме того, прозрачность мониторинга может кому-то всё портить. Ведь менеджмент сможет понять, что конкретный сотрудник не загружен или же просто где-то халтурит.
Сергей Водянов — Основатель проекта по менеджменту
Выполнение ежедневного творческого плана Жоржем Сименоном
Данная статья относится к Категории 🗂️ Пакет планов творческой личности
Жорж Сименон — французский писатель бельгийского происхождения. Характерный авторский приём в его детективах – не демонстрация логики сыщика, а подробное исследование психологических причин, ведущих героя романа к преступлению. Всего он написал 214 романов
«Я могу носить роман в голове недели и месяцы без ущерба для него, – рассказывал Сименон, – но он будет окончательно испорчен, стоит мне прервать его в процессе письма. Вот почему, если я заболеваю хотя бы на 48 часов, то потом уничтожаю написанные главы и никогда больше к этому роману не возвращаюсь» (интервью 1967 года).
Сименон пишет ежедневно по главе, не пропуская ни одного дня, чтобы сохранить нервное напряжение, в котором работает, и следовать ритму романа. Он не принимает посетителей, не звонит по телефону, не читает газет и книг. На весь период работы над романом установлен неизменный распорядок дня.
Труд, прогулка, отдых и снова труд. Сименон встает в 6 часов утра, когда весь дом ещё спит. Он сам варит на кухне очень крепкий кофе, затем идёт в кабинет и начинает писать. Шторы на окнах опущены. Сименон предпочитает электрический свет: вид солнца и синего неба помешает ему представить дождь, снег или туман. На большом письменном столе расстелен план города, где будет развертываться действие романа. Слева лежат набитые трубки, справа – блокноты, пачки бумаги. Сименон работает до 9 часов утра. В этот отрезок времени он пишет 20 страниц, т.е. главу, пишет карандашом, очень мелким почерком. Закончив главу, идёт на прогулку. Во второй половине дня он сам печатает её на машинке.
Для некоторых «трудных» романов, как, например, «Письмо следователю», он вечером делал набросок нескольких страниц следующей главы. Такие романы Сименон называет романами «в два сеанса». Романы цикла «Мегрэ» были всегда односеансными – по главе в день без предварительной подготовки. Как правило, к вечеру очередная глава готова, и так продолжается до окончания романа. «Всё это время, – говорил Сименон, – я его герой, переживаю и чувствую то, что переживает и чувствует он. Я должен полностью «влезать в его шкуру» и даже, – признаётся он, – начинаю внешне на него смахивать. Если он сутулится, ходит, заложив руки за спину, говорит особым образом, на протяжении всего романа у меня будут такая же походка и произношение. После пяти или шести дней это состояние становится невыносимым. Особенно тягостно, когда герой доходит до кризиса, совершает преступление.
Вот одна из причин, по которой мои романы сравнительно короткие. Раньше я выдерживал одиннадцать-двенадцать дней, что составляло такое же число глав, потом девять, теперь не более семи» (интервью 1967 года). Закончив работу, Сименон отдыхает, потом перечитывает, правит, «совершает туалет романа». Его правка чаще всего заключается в упразднении лишних наречий, прилагательных, повторов, в облегчении и упрощении фразы, но он никогда ничего не меняет в сюжете, в поведении героя, в его монологах или диалогах с другими персонажами. Всё должно оставаться таким, каким ему это представлялось, когда он был главным действующим лицом. Сименон терпеть не может неизбежной чистки рукописи. Роман кажется ему отвратительным и неудавшимся, и только значительно позднее он с ним примиряется. Сименон считает, что бытие романа начинается после его опубликования. «Если персонажи правдивы, им обязательно уготована жизнь, и они запечатляются в памяти некоторых людей, разделяя их существование. В кое-каких семьях продолжают вспоминать ту или другую из моих книг, потому что её появление совпало с определенным моментом их личной жизни. Пережив драму, они узнали себя в протагонистах другой драмы, которую я описал, что означает, что эти протагонисты не были фальшивыми. Надуманные герои могут забавлять несколько дней, прельстить даже 300 000 читателей, но скорая смерть таких героев неизбежна. Напротив, правдивому произведению с правдивыми персонажами потребуются годы, чтобы привлечь публику, но, как вино, оно становится более «выдержанным», зримым».
Хотя роман окончен, перечитаны отпечатанные начисто страницы и даже вышел в свет, Сименон не признаёт его завершённым. «Нужно по крайней мере два года, – утверждает он, – чтобы я счел, что роман полностью «созрел». Прежде всего необходимо, чтобы публика прочла его, чтобы о нем заговорила критика и он был бы переведён на несколько языков, так как я пишу для читателей не только одной страны. Я стремлюсь писать для всего мира. Иначе говоря, я хочу чтобы книга одинаково воспринималась в Нью-Йорке, Бостоне, Лондоне, Ливерпуле ила Париже. До той поры, пока роман не достиг такого географического диапазона минимум в шести или семи странах, в моих глазах он все ещё в стадии рождения, незаконченности, но я уже ничего не могу к нему добавить, изменить хотя бы одно слово или запятую».
Э.Л. Шрайбер, Жорж Сименон, Л. «Издательство Ленинградского Университета», 1983 г. с. 250-252.
Фрагмент текста цитируется согласно ГК РФ, Статья 1274. Свободное использование произведения в информационных, научных, учебных или культурных целях.
Если публикация Вас заинтересовала – поставьте лайк или напишите об этом комментарий внизу страницы.
Дополнительные материалы
Работоспособность творческой личности — около 70-ти материалов по теме
см. термин МНОГОходовки в 🔖 Словаре проекта VIKENT. RU
+ Плейлист из 20-ти видео: ТВОРЧЕСКИЕ ЗНАНИЯ / УМЕНИЯ / НАВЫКИ
+ Ваши дополнительные возможности:
Идёт приём Ваших новых вопросов по более чем 400-м направлениям творческой деятельности – на онлайн-консультации третье воскресенье каждого месяца в 19:59 (мск). Это принципиально бесплатный формат.
Задать вопросы Вы свободно можете здесь:
Изображения в статье
Жорж Сименон — французский писатель бельгийского происхождения. Характерный авторский приём в его детективах – не демонстрация логики сыщика, а подробное исследование психологических причин, ведущих героя романа к преступлению. Всего он написал 214 романов / Pinterest & На фоне — Картинка сгенерирована нейросетью «Шедеврум»
Картинка сгенерирована нейросетью «Шедеврум»
Если вы профи в своем деле — покажите!
Такую задачу поставил Little.Bit пикабушникам. И на его призыв откликнулись PILOTMISHA, MorGott и Lei Radna. Поэтому теперь вы знаете, как сделать игру, скрафтить косплей, написать историю и посадить самолет. А если еще не знаете, то смотрите и учитесь.
GTD Тайм-менеджмент
О тайм-менеджменте
Тайм-менеджмент (рус. управление временем) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.
1. Детский.
Нет никаких планов на будущее, кроме дел на следующие 2-3 часа. "Вы делаете всё спонтанно" - Александр Романович.
Плюсы: вы не испытываете стресс думая о будущем(потому что вы о нём вообще не думаете); вы делаете все, что захотите в пределах дозволенного.
Минусы: у вас не получится выполнять свои дела, если они занимают у вас много времени, сил и других ресурсов(школа, университет, отношения и другие проекты на долгий срок).
2. Менеджер.
Каждая минута вашего дня занесена в план для очень продуктивного дела. Есть планы на конкретный день и на всю неделю, но эти планы не на долгий срок. "Все рано или поздно к этому приходят. Просто вы взрослеете и у вас появляется идея о том, чтобы вам в будущем было хорошо сейчас нужно заниматься возможно чем-то не приятным..." - Александр Романович.
Плюсы: вы эффективнее используете своё время, чем на предыдущем уровне; у вас есть примерный план на ближайшее будущее.
Минусы: вы постоянно спешите, но часто не успеваете из-за плотности дел в плане; если происходит что-то неожиданное(вас позвали в кино, библиотеку, на мероприятие) вся оставшаяся часть плана рушится; много времени уходит на планировку дел, а не сами дела; на долгой дистанции(1-5 лет) вы всё ещё достигаете очень малого.
3. Тайм-менеджер.
Вы разобрались в существующих техниках тайм-менеджмента, ваш план теперь описывает ваши будущие 5-20 лет, но все дела привязаны к конкретным планам.
Плюсы: на долгой дистанции вы достигаете больших результатов по сравнению с прошлыми уровнями; вы в целом стали намного эффективнее, чем на предыдущих уровнях; по сравнению со многими людьми вы реальная машина.
Минус: вы всё ещё сильно переживаете о нерушимости ваших планов.
4. GTD.
Главное отличие от всех остальных уровней - всё ваши мысли, идеи, задачи и т.д. будут сохранены и обработаны.
Плюсы: все мысли, идеи и т.д. сохранены и обработаны; в момент занятия чем-либо вы максимально сконцентрированы на этом(лишних мыслей в голове не остаётся(ну почти)); вы не привязаны ко времени, планов в привычном понимании НЕТ.
Минус: если человек, с которым вы имеете дело не использует эту или другую систему тайм-менеджмента для сохранения всего, вас будет раздражать его низкая продуктивность.
О GTD
Алгоритм внедрения GTD в свою жизнь:
1.Выписать в один список все свои мысли, мечты, желания, дела, проекты, задания.
>Количество пунктов должно быть >185.>На это у вас должно уйти примерно 5-6 часов или больше.
Есть 2 способа сделать это:
- За 1 раз.
Вы записываете всё, что было перечислено примерно 5-6 часов до состояния пустоты в голове;
- За ~ 1 неделю.
Делаете первую запись примерно 2-3 часа, а дальше в течении недели до записываете примерно 1 час в день. Опять же до состояния пустоты в голове.
2. Обработка списка(корзины входных данных).
Если вы выписали не всё, что есть у вас в голове:
ДАЖЕ НЕ ДУМАЙТЕ НАЧИНАТЬ ЕЁ РАЗБИРАТЬ.
Вы всё выписали?
Чувствуете пустоту в голове?Отлично!
Теперь можно приступать к этому пункту:
Обработка списка идёт по вашим ответам на вопросы алгоритма. Отвечая на вопросы с картинок вы распределите всё из списка(корзины) по категориям:
1. Мусор
2. На потом(Когда-нибудь)
3. Заметки(Справочные материалы)
4. Проекты
5. Выполнить(Текущие действия)
6. Перепоручить(Ожидание)
7. Календарь
Теперь конкретно о этих пунктах:
1. В категории Выполнить:
Находятся дела, которые вы можете выполнить примерно за 2-5 минут, либо это должно быть максимально простым действием. Когда вы сделаете дело из этой категории, карточку этого дела нужно убрать из этой категории или переместить её в категорию Сделанные.
2. В категории Проекты:
Находятся дела, состоящие из нескольких маленьких действий. Оформление каждого дела нужно начинать с формулировки цели(критерия завершения) этого проекта. Далее пишем примерный план выполнения этого проекта. Дальше нужно написать первый шаг к этой цели. Это должно быть простое действие. После написания первого шага, нужно записать его в категорию Выполнить(Текущие действия). После выполнения этого действия вместо первого шага нужно описать следующий и опять же копировать его в Выполнить(Текущие действия).
3. В категории На потом(Когда-нибудь):
Находятся пункты списка, которые не актуальны на данный момент, но будущем вы хотите это сделать.
Пример: в этом году вы сдаёте ЕГЭ, но хотите научиться играть на пианино. Пока вы не сдадите ЕГЭ вам будет трудно начать изучать игру на пианино, но после сдачи или через время у вас появятся лучшие условия для вашего желания. Раз в месяц, во время еженедельного разбора списка, вы просматриваете актуальность этих желаний\дел. Дела, которые стали актуальными, нужно переместить в категорию Проекты или Выполнить(Текущие действия).
4. В категории Перепоручить(Ожидание):
Находятся пункты списка, которые должны сделать не вы, но если тот кто должен их сделать не выполнит их вам будет плохо. Раз в неделю ,или чаще если вам так нужно, вы должны напоминать исполнителю о невыполненном задании и ждать пока он не сделает его.
5. В категории Календарь:
Находятся пункты списка, которые будут актуальны в какой-то конкретный момент в будущем.
Пример: через 2 недели вам нужно отнести документы в университет. Это не актуально сейчас, поэтому в Выполнить(Текущие действия) ему не место, это нужно сделать, поэтому вы записываете его в категорию Календарь.
6. В категориях Заметки(Справочная информация) и Мусор:
Находятся похожие пункты списка, но с 1 большим различием: Мусор вам 100% не нужен и ни как не поможет в будущем, а категория Заметки(Справочная информация) хранит данные, которые могут вам как-либо помогут вам в будущем.