Компании дарят подарки сотрудникам по разным поводам (например, дни рождения сотрудников или фирмы, выполнение плана), на праздники. Как оформить презенты правильно, чтобы они не обернулись проблемами, штрафами и доначислениями?
Если подарок — награда за достижения, оформите приказ (форма № Т-11 или Т-11а). Это подтвердит, что подарок — часть системы мотивации.
2. Поздравление к празднику
Если подарок дарится просто так, его лучше оформить договором дарения. Для сумм до 3 000 рублей можно обойтись ведомостью, но если стоимость выше — договор обязателен (ст 574 ГК РФ).
В любом случае нужен внутренний документ, который регламентирует порядок вручения подарков.
Налоги и взносы
НДФЛ
1. Подарки как поощрение за труд - налог надо начислять (ст 129 ТК).
2. Подарки как поздравление к празднику. Если стоимость подарков сотруднику за год не превышает 4 000 рублей, налог платить не нужно (п 33 ст 217 НК РФ). Все, что выше — облагается НДФЛ.
В 6-НДФЛ презенты отражаются только в случае превышения лимита. Тогда придется указать всю сумму подарков и вычет 4 000 руб.
Страховые взносы
1. Подарки как поощрение за труд - страховые взносы начисляются (подп 1 ст 1 ст 420 НК).
2. Подарки как поздравление к празднику. Если подарок оформлен договором дарения, страховые взносы не начисляются, независимо от суммы (п 4 ст 420 НК РФ). Подарок до 3 000 рублей можно оформить без письменного договор дарения, но в приказе (или другом внутреннем документе) надо четко указать, что это дарение.
3. Подарки детям работников - взносы не начисляются (подп 1, 4 ст 420 НК).
Налог на прибыль
1. Подарки как поощрение за труд - уменьшают налог.
2. Подарки как поздравление к празднику. Расходы на подарки не уменьшают налоговую базу (п 16 ст 270 НК РФ). То есть компания платит налог на прибыль, даже если подарок связан с корпоративной культурой.
НДС
При передаче подарков работникам (и их детям) компания должна начислить НДС, ведь это считается реализацией (п 1 ст 146 НК РФ).
👉 Оформление счетов-фактур и регистрация в книге продаж.
При передаче подарков сотрудникам организация может выбрать один из двух вариантов учета:
Вариант 1. С оформлением счета-фактуры - выставляется счет-фактура в одном экземпляре (п 3 ст 169 НК РФ). Документ регистрируется в книге продаж. Можно составить один документ на всех сотрудников. В полях “Покупатель”, “Адрес”, “ИНН/КПП покупателя” проставляются прочерки.
Вариант 2. Без счета-фактуры - оформляется бухгалтерская справка-расчет, на основании которой начисленный НДС отражается в книге продаж.
Выбор варианта зависит от учетной политики компании и внутреннего документооборота.
❗️Входящий НДС, при наличии счет-фактуры, можно поставить к вычету (п 1, 2 ст 171 НК).
Резюмирую, как избежать проблем
1. Фиксируйте факт дарения, особенно если сумма превышает 3 000 рублей.
2. Следите за лимитом в 4 000 рублей, чтобы не удерживать НДФЛ.
3. Учитывайте НДС: подарок безвозмездный, но налог платить придется.
4. Проверяйте актуальные разъяснения Минфина и ФНС, чтобы учитывать изменения в законодательстве.
Грамотное оформление подарков защитит от налоговых рисков и поможет сохранить праздничное настроение в компании.
Подписывайтесь на мой телеграм!
