Корпоративная карта в руках щедрого руководителя — это не способ упростить расчёты, а скорее билет в один конец: в налоговую. И если не взять ситуацию под контроль, то доначисления по НДФЛ и страховым взносам прилетят быстрее, чем чек из ресторана.
Расходы по бизнес-карте - это фактически подотчёт. А значит, каждую транзакцию надо подтверждать. Иначе инспектор решит, что директор вывел деньги себе в карман, и насчитает ему «зарплату» — со всеми вытекающими: НДФЛ, взносы и головная боль.
Пример из практики знакомого главбуха: директор и его дорогие привычки.
За год по корпоративной карте директора прошло 15 млн рублей. Среди покупок: элитный алкоголь, гаджеты, мануальный терапевт и регулярный барбершоп. Бизнес? Возможно. Но для налоговиков — сомнительно. Они ознакомились с движением денег по карте.
Итог — требование от ИФНС с вопросами, почему за счёт фирмы моделируют бороду и посещают мануальщика. 😫
Штрафы — вещь неприятная, но ещё хуже — полумиллионные доначисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому директор взял потребительский кредит и вернул 8 млн на корпоративный счёт. Оформили служебную записку — и всё. На остальные 7 млн оформили подотчет с документами. Налоговики отстали.
Что делать бухгалтеру, если налоговая нашла личные расходы по корпоративной карте - памятка.
Вот план действий, если проверяющие уже постучались.
1. Не спешите всё выкладывать
Первый шаг — выиграть время. Не прятаться, а грамотно тянуть. Формально. Можно направить ответ в стиле:
«Проводим дополнительную проверку расходов, уточняем документы, при необходимости подадим корректировки».
Такой ответ даст пару недель форы.
2. Оцените, можно ли подтвердить бизнес-цель
Пока налоговики ждут, разбираемся:
- есть ли хоть какая-то связь расходов с деятельностью компании,
- можно ли вытянуть через командировки, представительские или хознужды,
- есть ли акты, чеки, соглашения, которые можно подложить под траты.
Если хотя бы часть расходов можно «легализовать» — спасаем, что возможно.
3. Подотчёт и сроки — ваш щит (но не броня)
Вспоминаем, что компания вправе сама установить срок подачи авансового отчета. Если в локальных документах срок, скажем, год — это аргумент.
Но не обольщайтесь. Даже при формальном запасе по времени налоговая может признать расходы доходом, если покупка — это явно не про бизнес, а про барбершоп с бородой и дорогое вино.
4. Возврат — лучше, чем штраф
Если оправдать расходы невозможно — логичный шаг предложить вернуть средства. Пусть сотрудник или директор внесёт деньги обратно на счёт. Это способ погасить риск доначислений по НДФЛ и взносам. Лучше так, чем объясняться на комиссии.
5. Не пытайтесь задним числом придумать «займ»
Схема «оформим это как заем» выглядит заманчиво только до встречи с налоговым инспектором. Если претензии уже предъявлены, внезапное появление договора займа вызовет подозрения. Такие финты не спасут, а наоборот, могут привести к статье 54.1 НК и штрафам за сокрытие цели хоз.операции.
6. Предупредить — дешевле, чем спасать
Если вы заметили, что корпоративной картой расплачиваются за личные удовольствия — действуйте на опережение.
Объясните риски, покажите пример доначислений с суммами и предупредите, что проще выплатить дивиденды и тратить без головной боли.
Никакая модель бороды не стоит штрафов и доначислений. Отслеживайте расходы, требуйте отчёты, оформляйте авансовые отчеты — и корпоративная карта не станет миной замедленного действия.
☁️ Коллеги, как вы справляетесь с корп картами? Поделитесь опытом в комментариях!
Приглашаю вас также в мой ТГ-канал, где я пишу о новинках законодательства, налогах и учёте - без канцелярщины, иногда с юмором.
