Привет. Я уже около 13 лет работаю с Excel и решил написать пару постов, посвященных этому полезному инструменту. Не хочу долгих вступлений, но уровень владения программой в последнее время падает - я это вижу по кандидатам, которые проходят собеседования. Мой профиль - экономика, у нас это основной инструмент. Так что будем повышать - по мере возможности. И сегодня я разберу пример того, как из очень плохой таблицы сделать нечто удобоваримое.
Ниже будет приведен пример реальной таблицы. Естественно, все данные изменены, но форматирование и логика сохранены полностью. Сначала мы разберем что - по моему мнению - с этой таблицей не так, а затем я покажу, как было бы лучше презентовать подобную информацию в табличной форме.
Уточнение - левая и верхняя границы у таблицы есть, просто я немного поленился копировать с захватом на +1 ячейку. В конце поста будет нормально.
Давайте для начала дорисуем контекст - таблица была направлена в письме с целью показать прирост стоимости некой услуги и согласовать этот прирост. Пусть для простоты это будет аренда склада. Общая стоимость (столбец "Стоимость Услуги") складывается из двух элементов, обозначенных в договоре.
Что же не так с представлением информации?
1. Повторяющаяся информация
Табличное представление, как правило, предполагает, что данные в столбцах/строках чем-то различаются, а формат помогает визуально их сравнивать. В данном случае мы имеем столбец "Размер заказа", в котором для каждой строки проставлены идентичные значения. Если есть возможность, такие данные лучше указывать в теле письма, заголовком таблицы или же сноской под ней.
В "шапке" таблицы указаны единицы измерения и немаловажное (на самом деле) обозначение о том, что цены приведены без НДС. Для единиц измерения чаще всего "шапку" лучше поделить на две части и выделить их отдельно (далее я продемонстрирую, как), а вот пометку о том, с какими ценами мы имеем дело, опять же логичнее вынести за пределы таблицы. Выглядеть описанные изменения будут так:
2. Удобство сравнения данных
Выше было обозначено, что цель таблицы - сравнить цифры до и после, и адресату это должно быть доступно без дополнительных усилий. Примем во внимание, что удобнее сверять цифры на 1 кв.м, а не на общую сумму заказа (это немного странно звучит, но в примере данные изменены, и я могу лишь сказать, что для исходника это и правда так).
В чем же проблема? В данном случае - в вертикальном представлении.
Приросты, выполнение планов - всегда горизонтально, в первом случае справа-налево, во втором слева-направо. Это стандарт, который всегда работает и к которому приучены топ-менеджеры. В примере дополнительным фактором служит то, что в таблице нет ярко выраженных итогов (об этом чуть ниже), и визуально искать приросты в каждой третьей строчке - крайне неудобно.
Важный момент - третий столбец в исходной таблице не был проименован. Это также довольно грубая ошибка при предоставлении данных. Небольшой лайфхак - если вы не знаете, как назвать столбец, назовите его "Показатель" или "Показатели". Это однозначно лучше, чем оставить пустоту в середине таблицы.
В данном случае необходимо каждый блок (выделен красной заливкой) транспонировать - т.е., столбцы сделать строками. Также будет неплохой идеей заменить слово "прирост" словом "изменение" - потому что понятие "отрицательный прирост" это ужасно. Шутки-шутками, но указание в наименовании столбца на результат - идея плохая. Если хотите сделать выводы - делайте их отдельно, таблица должна просто визуализировать данные.
3. Форматирование и лишняя информация
Ну давайте начнем с простого - я не зря тащил через все шаги некоторые вещи, которые могли резать вам глаза.
Во-первых, это выравнивание текста в ячейках. А именно - по нижнему краю в "шапках" двух первых столбцов, а также в ячейках с процентами крайнего правого столбца. Очевидно, что все наименования в "шапке" должны быть выравнены одинаково. Что касается значений в теле таблицы, то здесь обычно применяется простое правило: текст по левому краю, числовые значения - по правому. Почему числовые значения именно так? Ну потому что проще на глаз сравнить 1 000 и 10 000 по числу символов, например, если у них правая граница выравнена.
Во-вторых, это размеры шрифтов. Как правило, любая информационная таблица должна быть выполнена шрифтом единого размера. Смотрим в заголовок второго столбца и видим, что шрифт мелковат.
В-третьих, это высота строк. Все строки, содержащие однородные данные, должны быть одинакового размера. Аналогично со столбцами. Если есть возможность сократить отдельные слова, чтобы сравнять ширину строк - лучше сделать это.
Ну и дополнительно - часто в качестве негативного примера можно услышать выражение "Новогодняя елка" - это когда кто-то сильно переборщил с цветами и размерами шрифтов, полужирным/курсивом, границами, заливкой и т.п. Если хотите нормально доносить информацию, то вот несколько простых правил, которые помогут вам:
а) Разделяйте блоки информации разными границами, но не более чем двумя стилями на таблицу. Например, тонкая линия и штрих. А иногда можно вообще обойтись без границ.
б) Используйте полужирный шрифт только для итогов и/или заголовков.
в) Не применяйте более двух (в крайнем случае - трех) цветов шрифтов на таблицу.
г) Не используйте без необходимости лишние символы - знаки после запятой, валюты и тп.
д) Используйте отступы, чтобы данные не сливались с границами таблиц
После применения описанных выше пунктов наша табличка будет выглядеть следующим образом:
Согласитесь, это несколько удобнее и информативнее, чем то, что было в исходнике:
В чем основные отличия - я обозначил выше достаточно подробно. Естественно, это не единственный вариант представления информации такого рода. Важно также учитывать, в какой форме и кому представляется таблица - презентуете вы ее какому-то кругу на мероприятии или же просто пересылаете по электронной почте. Но та версия, к которой мы пришли, будет предпочтительнее в любом случае. Трудозатраты на подобные изыскания обычно с лихвой окупают дальнейшую переписку с не(до)понимающими адресатами.
На этом я с вами прощаюсь. Если у вас есть какие-нибудь идеи, о чем мне бы следовало написать, касательно Экселя - пишите в комментарии. В следующих постах я планирую немного поговорить о формулах и их (правильном) применении, ну и конечно еще поболтаем о представлении данных. Надеюсь, вам было интересно и полезно.
