Как контролировать подрядчиков и сотрудников, ускорить приемку работ и уложиться в бюджет. Разобрали частые проблемы строителей — от этапа проектирования до сдачи объекта.

Привет! На связи команда ПланФикса — платформы для создания собственной системы управления. Среди наших клиентов много строительных компаний. Сроки и качество работы подрядчиков — острая тема в этой сфере. Стоит одному исполнителю затянуть часть проекта, отставание накапливается как снежный ком, и сдача объекта рискует сорваться.

Подготовка: некачественное проектирование и затянутые процессы

Неточности в проекте приводят к тому, что документацию приходится по несколько раз исправлять и согласовывать с заказчиком. Старт строительства задерживается, а в будущем сдвигаются сроки сдачи объекта.

Проблема №1. Неправильное проектирование зданий

Проектировщики могут неверно рассчитать геометрию здания или допустить нестыковки в системах коммуникаций. Например, забыть ниши под вентиляционное оборудование или допустить пересечение водопровода и электрического кабеля. Строительство по такому проекту обернется дополнительными затратами, а то и штрафами для генподрядчика.

BIM-модель помогает на этапе строительства. Инженерам и монтажникам не нужно копаться в чертежах и сопоставлять отдельные части проекта — всё видно на объемной визуализации. Работа идет быстрее, а отдельные участки не приходится переделывать.

Как внедрить BIM-систему в строительной компании:

1. Определите цели. Информационные модели сокращают время проектирования и снижают риски непредвиденных затрат. Сформулируйте, чего хотите добиться от использования технологии. Например, «ускорить разработку проекта на 20%» или «снизить количество ошибок в документах на 50%».

2. Выберите программное обеспечение. Подберите платформу, которая соответствует целям компании. Вот несколько популярных программ: Revit, ArchiCad, Allplan.

3. Разработайте стандарты. Составьте инструкции и регламенты для сотрудников, как работать в BIM-системе. Это упростит внедрение и адаптацию команды к новому софту.

4. Обучите специалистов. Познакомьте проектировщиков со стандартами и организуйте повышение квалификации. Обычно поставщики софта помогают с обучением сотрудников.

Проблема №2. Затянутые процессы

Строительные компании часто работают в условиях сжатых сроков, когда буквально каждый день на счету. Промедление с выбором подрядчиков и долгое согласование расходных ведомостей еще больше осложняют ситуацию.

Бизнес-процессы затягиваются, потому что отсутствует среда общих данных. Это значит, что информация между специалистами передается недостаточно оперативно. Конструктор получил уточнения к проекту и изменил параметры, а инженер не узнал об этом вовремя и использовал старые данные. В итоге ведомость работ пришлось переделывать.

Доступ к рабочим пространствам можно открыть для сторонних пользователей. Эта функция помогает строительным компаниям оперативно согласовывать документы с подрядчиками. Партнер не увидит ничего лишнего, зато акты, договоры и ведомости не затеряются в мессенджерах или электронной почте.

Реализация проекта: хаос в коммуникации, ручные расчеты и финансовые нестыковки

Подготовительный этап завершился — проект здания готов. Компания приступает к строительству и сталкивается с новыми рисками сорвать сроки.

Проблема №1. Несогласованность действий

Первоначальные проектные решения могут измениться: заказчик внесет коррективы в планировку или субподрядчик выяснит, что для монтажа коммуникаций требуется больше материалов. Приходится менять документацию и подписывать дополнительные соглашения. Если вовремя не оповестить всех ответственных специалистов, возникнет несогласованность действий.

Проблема №2. Неэффективный документооборот

Договоры, акты и ведомости пересылают по электронной почте или в мессенджерах. При этом файлы часто теряются в бесконечных лентах переписки. А еще документы задваивают, и в проекте появляются устаревшие копии. Приходится сравнивать разные версии, чтобы найти несогласованные работы.

Проблема №3. Расчеты вручную

Многие строительные компании используют Excel для расчета ключевых показателей по проекту: объема, стоимости и длительности работ, норм расценок, трудозатрат. Затем данные из таблиц вручную переносят в ведомости объемов и стоимостей работ (ВОиСР) и системы календарно-сетевого планирования (КСП). Такой способ расчетов отнимает много времени и увеличивает риск ошибок.

Проблема №4. Финансовые нестыковки и риски

Одна из самых сложных задач в строительных проектах — удержать объект в рамках запланированного бюджета. В расчеты закрадываются ошибки, а поставщики меняют цены на материалы. Рост затрат не всегда виден сразу, потому что на обновление данных и корректировку контрактов требуется время. Есть вероятность уйти в минус, а заметить проблему слишком поздно.

Сдача проекта: проблемы с подрядчиками и затягивание приемки

Никто не хочет рисковать репутацией, поэтому на завершающем этапе строительные компании тщательно контролируют субподрядчиков. Если приемка не отлажена, процесс затягивается и влияет на сроки сдачи объекта.

Проблема №1. Долгое закрытие работ

Обычно происходит так: субподрядчик сообщает о выполнении задачи, а генеральный подрядчик проверяет результаты. Но сначала нужно подготовить документы: загрузить данные в 1С, сформировать акты и справки о стоимости работ. Это может занять много времени, особенно если несколько подрядчиков одновременно закрывают задачи.

Откройте для партнера доступ к документу, чтобы согласовать данные и устранить нестыковки сразу в черновике. Отправить готовые файлы на электронную почту или в мессенджер можно прямо из рабочего пространства на платформе.

Проблема №2. Затягивание приемки

Когда сроки сдачи объекта срываются, это невыгодно подрядчикам и застройщику. Первые не получают деньги за выполненную работу, а второй вынужден платить штрафы за задержку. Быстро провести приемку не всегда получается. Для этого нужно собрать вместе представителей застройщика, исполнителя и технадзора, которые часто заняты сразу на нескольких объектах.

Планировщик объединяет все задачи по проекту или сотруднику. Чтобы удобнее работать с информацией, группируйте карточки по параметрам: исполнитель, срок, статус, приоритет.

Проблема №3. Хаотичный контроль подрядчиков

Строительные компании отслеживают качество и сроки работ по каждому исполнителю на объекте. Когда подрядчиков много, взаимодействие с ними становится бессистемным.

Устные договоренности часто противоречат документам и переписке. Например, заказчик просит ускорить монтаж дверей, а исполнитель обещает пойти навстречу. Это нигде не фиксируется — и подрядчик забывает о новых сроках. В результате возникают разногласия.

Гант поможет сравнить фактическую степень готовности работ с календарным планом. Диаграмма подскажет, какие исполнители задерживают сроки и на какие задачи это повлияет в дальнейшем.

Как строительным компаниям выстроить эффективную работу

Собрали в таблице распространенные проблемы строительных компаний на каждом этапе проекта и варианты решений.

Коротко о том, как наладить работу в строительных компаниях

1. Внедрить BIM-системы. Программы для объемного моделирования помогают избежать ошибок уже на стадии проектирования. 3D-визуализация подсветит неудачное пересечение инженерных коммуникаций или несоответствие размеров конструктивных элементов здания.

2. Использовать платформу для управления проектами. ПланФикс поможет контролировать сотрудников и подрядчиков, снизить количество ошибок в документации, исключить дублирование работ и удержаться в рамках бюджета.

3. Открыть документацию по проекту для подрядчиков. Это упростит согласование договоров, актов и ведомостей. Настройки доступа в ПланФиксе можно задать так, чтобы контрагенты не увидели ничего лишнего.

Удобный планер на неделю. Изготовлен из высококачественной кремовой бумаги плотностью 100гр. Планер состоит из 50 листов собранных в белую пружину. Вы можете как отрывать прошедшую неделю, но также можете переворачивать лист. Таким образом вы всегда сможете освежить в памяти информацию о прошлых событиях. Планер можно использовать и как еженедельник. Также есть достаточно места для заметок, чтобы записать расчёты или идеи, которые не хочется вставлять в план на неделю. Ссылка на него. Также есть планы на день.

Планирование крупных проектных задач требует системного подхода. Это могут быть, как долгосрочные стратегические задачи на год, так и краткосрочные проекты — рабочие или личные. Например, запустить новую коллекцию одежды или организовать ремонт. Ниже расскажу о своем подходе к таким проектам.

Сервисы для работы

В основном использую Google Таблицы и систему Platrum.

Плюсы  Google-таблиц:
1. Это удобно и бесплатно.

2. Приложение доступно на телефоне и поэтому позволяет работать из любого места.

3. Можно легко делиться доступом с нужным количеством участников проекта. Например, сейчас мы работаем над развитием нового направления, и проект полностью декомпозирован в Google Таблицах на первом листе. В проекте задействованы 4 человека, у каждого свои задачи: анализ, сбор информации и другие.

4. Структурирование информации в одном месте: можно создать в одной таблице дополнительные листы, что позволяет держать всю информацию в одном месте — это удобно для всех участников проекта.

5. Связь между таблицами. Все таблицы  Google можно связать между собой. Например, финансовые данные из таблицы проекта можно объединить со сводным фин.планом всей компании. При этом вам не нужно ничего переносить вручную: изменились данные в одной таблице —  автоматически меняются и в другой.

Плюсы Platrum
1. Удобная система для работы с регулярными, текущими и отложенными задачами. (По моему мнению и мнению коллег);

2. Сравнительно небольшая стоимость;

3. Можно использовать бесплатно до определенного числа человек;

4. Удобная вкладка с орг. структурой;

5. Удобная база знаний.

Почему использую две системы?
В Google Таблицах я составляю план, декомпозирую его и собираю информацию. Когда декомпозиция становится понятной, я переношу задачи в Platrum и использую его, как планировщик. Расставляю задачи по неделе и месяцу таким образом, чтобы все было выполнено в реальный срок с учетом текущей занятости.

Создание проекта. Декомпозиция.

Место: Google Таблицы Лист 1 или Google Таблицы “Диаграмма Ганта” (если нужно рассчитать и в последующем учитывать срок реализации проекта)

1. Я формулирую основную задачу, которая становится названием проекта и его целью. Например, "Запуск новой коллекции для мальчиков".

2. Далее я разбиваю эту задачу на крупные подзадачи, которые отвечают на вопрос: "Что нужно сделать, чтобы проект был реализован?" Например: выбрать лекала для коллекции, подобрать производственные цеха и организовать запуск.

3. Каждую подзадачу я разбиваю на более мелкие задачи. Например, для выбора лекал нужно провести анализ конкурентов, определить размеры, в которых будет строиться коллекция, и выбрать ответственных исполнителей.

4. Если задача кажется слишком общей, я конкретизирую её дальше. Например, задачу "проанализировать конкурентов" я расписываю на конкретные шаги: "найти 15 конкурентов на Wildberries и Ozon, используя определенные критерии, внести результаты в таблицу и сделать выводы".

Таким образом, декомпозиция может быть очень детальной, в зависимости от исполнителей проекта. Если работают операционисты или новички, декомпозиция будет более подробной. Если же задачи выполняют управляющие, детализация может быть минимальной — на уровне "провести анализ конкурентов".

Иногда невозможно сразу выполнить декомпозицию проекта, особенно если он новый. В таком случае декомпозиция проводится предварительно — я разбиваю проект на основные блоки, которые на данный момент кажутся разумными, а первый блок прорабатываю детально и начинаю с него. В процессе работы в остальные блоки добавляются задачи или подблоки, и декомпозиция продолжается.

Работа в планировщике

После того как все задачи расписаны, я переношу их в свой планировщик. Это может быть любая удобная для вас система, но я использую CRM-систему Platrum.

Раз в неделю, в начале или в конце недели, я открываю Google Таблицы с проектом, проверяю, какие задачи у меня есть на текущей неделе и распределяю их. В течение недели я редко возвращаюсь к таблице, работая по намеченному плану. В конце недели я оцениваю, что было сделано, а что нет, обновляю таблицу и планирую задачи на следующую неделю.

Выводы

Для меня проектная и регулярная деятельность различаются. Проекты удобнее раскрывать и планировать в системах, где видна вся картина целиком. В Platrum есть такие возможности, но я предпочитаю использовать её только для отслеживания задач, которые понятны - их можно выполнить и поставить галочку. Проект — это не задача, которую можно выполнить за один раз и закрыть. Поэтому я веду его отдельно, а задачи распределяю по системам, удобным для текущего контроля — будь то бумажный ежедневник, CRM или другое приложение.