Не найду уже ссылку на оригинальный пост, где предлагалось 25 июня запустить флэш-моб авторского контента. Я не влилась ни в одну из волн (ни себяшек с работы, ни сисек нету буквально). Но рассказать про свою работу я сегодня попробую.
Фирма, где я работаю, занимается довольно специфической деятельностью - частный архив. То есть, негосударственный.
- Да фу, как скучно, - скажете вы, - архивная крыса...
Я готова, кидайте минусы, но:
1) мне моя работа нравится
2) мало кто вообще знает об архивном оутсорсинге
3) должен же кто-то вообще это делать =)
Итак, простыми словами о замудренных вещах.
Есть в России-матушке куча всевозможных ООО, АО, ИП и т.д. И больших, с многомилионными оборотами, и совсем махоньких. И в процессе их деятельности образуется огромное количество всяких разных бумажек (да-да, несмотря на массовых переход на электронный документооборот, хранение бумажек никто не отменял). И у каждой бумажки по закону есть свой срок хранения! Например, большинство бухгалтерских документов должно жить 5 лет, а кадровых - 50 лет. А некоторые - так вообще хранятся постоянно. Но об этом позднее.
И вот начинают эти "ООО" и им подобные в этих бумажках тонуть: покупают всё новые папочки для них, потом стеллажи, потом ищут дополнительные помещения. И вот уже среди сотрудников нужен специально обученный человек, которого гордо нарекают "архивариусом" и отправляют копаться и бдеть беспрерывно пополняющийся архив. И хорошо, если это будет человек, который действительно хоть что-то понимает в систематизации бумажек. Но обычно этот груз ложится на плечи какой-нибудь секретарше Леночке, которая отродясь не слышала про "номенклатуру дел", но зато знает, как купить красивую розовую папочку в цветочек.
И вот тут начинается адок.
- Здрассьте, это налоговая. А дайте-ка нам посмотреть на счет-фактуру от ООО "Ромашка" за март 2015 года, что-то у нас сомнения закрались.
- Здрассьте, я Вася Иванов, я у вас 15 лет назад работал, мне справка для пенсионного нужна.
В общем, когда (если) у самого главного начальника приходит осознание, что отсутствие порядка в бумажках черевато денежными штрафами и даже, возможно, судами - принимается решение: резать, не дожидаясь перитонита!
Who you gonna call? - архивный оутсорсинг!
Мы приедем, заберем, проанализируем, систематизируем, что не нужно - уничтожим (по закону), остальное оформим в переплеты, если нужно - отсканируем, составим опись, сложим в красивые коробочки и поставим на стеллажики в нашем хранилище. Ну красота же!
Не надо дополнительных помещений, не надо папочек, не надо даже Леночки. Вы что, и есть за меня будете?! Нет, есть будете сами, и довольно вкусно. Потому что платить за хранение коробочек у нас гораздо дешевле, чем стоимость аренды и зарплата Леночки. Гарантированно.
Теперь про "сроки годности". Звучит странно, но действительно "не только лишь все" знают, что практически вся первичная бухгалтерия хранится 5 лет. И если ее раз в год, например, не выделять к уничтожению, то можно в общем-то реально зарыться. Как это работает? Наши архивисты собирают всяческие акты, накладные, счета-фактуры в так называемые "дела" (то есть стопочки однотипных документов за определенный период, толщиной не более 250 листов) и составляют акт. Мол, по такой-то статье Федерального архивного законодательства бумажки фирмы такой-то уничтожены в связи с окончанием срока хранения. Зачерствели, короче, как хлеб месячной давности, вот и выкинули. И всё, концы в воду, как говорится.
- Здрассьте, это налоговая. А дайте-ка нам посмотреть на счет-фактуру от ООО "Ромашка" за март 2015 года, что-то у нас сомнения закрались.
- Здрассьте, а мы ее уничтожили в 2021 году аж. Вот акт.
Кстати, сама бумага по итогу уезжает в здоровенный такой промышленный шредер, где превращается в малюсенькие кусочки (4 тип секретности), а затем на переработку (да, мы за экологию!).
А вот всё, что касается личного состава, кадры то есть, нечерствеют подольше. 50 лет. И даже если фирма закрылась / обанкротилась (ликвидировалась короче), бумажки всё равно должны храниться. Потому как придет время Васе Иванову оформлять пенсию - где ему справочку взять, коли его родная ООО "Ромашка" приказала долго жить? Поэтому при ликвидации организации кадровые документы передаются в специальный государственный архив. И уже его сотрудники будут выдавать Васе справочку. И эти гос. архивы - такие ребята, не пальцем сделанные: они примут документы "Ромашки" только в том случае, если они будут правильным образом сложены и в красивые книжечки сшиты. И историческая справка еще нужна. И предисловие к описи. Это я к тому, что Леночке такое точно не под силу. Да и не работает уже Леночка-то давно в загнувшейся "Ромашке". В случшем случае главбух да кадровичка остались.
Who you gonna call? Помните, да?
Мы сделаем всё "по красоте" и от начала до конца. То бишь, вы просто отдаете нам ворох документов, а дальше мы пляшем танцы с гос. архивом сами. И ездить тоже никуда не надо, мы сами всё сдадим от вашего имени по трехстороннему договору, пройдем комиссию, и на выходе вы получаете акт приёмки документов по личному составу от гос.архива. Ну красота же!
И всё-таки, основа нашей деятельности - хранение, которое так помогает фирмам экономить денежки. Нашим архивным хранилищем пользуются как фирмы с громкими именами, так и совершенно рядовые шаражки. Ведь мы по запросу найдем нужную коробку, нужный документ, привезем по необходимости оригинал или вышлем на электронку скан-копию. А самое главное - мы гарантируем полную конфиденциальность! Все коробки имеют свой индивидуальный штрих-код и рандомно расставлены в ячейках стеллажей, а также (по желанию заказчика) могут быть опломбированы. Поэтому даже когда наш грузчик несет коробку, он не знает, какие и чьи документы там лежат. И все наши сотрудники подписывают "соглашение о неразглашении". Именно поэтому я и не скажу вам, кто пользуется нашими услугами. =) Это и "нефтяные" товарищи, и всяческие молочные и мясокомбинаты, и юридические фирмы, и девелоперы, и медицинские организации (в том числе государственные больницы), строители, омбудсмены, и кое-кто из госкорпораций, связанных со словом "атом".
Мы постоянно участвуем в закупках и довольно часто получаем хорошие контракты. Вы не осилите этот пост до конца, если я начну перечислять, что мы умеем. =)) Папа может, папа может, всё, что угодно! Отреставрировать ветхие судебные дела послевоенного периода? Можем! Оцифровать архив для интернет-провайдера? Можем! В пароформалиновой камере прибить грибок, заразивший документы спортивной школы? Можем!
А вообще, я всегда любила порядок в вещах. Без паранойи, конечно. Но ведь так удобно, когда ты знаешь, где и что у тебя лежит. И лежит аккуратно и доступно. И протухшее вовремя улетит в помойку. А работа в архивной компании открыла для меня новый мир, о существовании которого я даже не подозревала!
Хотя, кого я обманываю: я просто социопат и мизантроп. =)
