Молодые предприниматели

Порядок в финансах

Аккуратный учет приводит к порядку. Если записывать свои ежедневные траты, уже через месяц в ваших расходах станет значительно меньше хаоса. Будет понятно, на что потрачены деньги, сколько их нужно на основные расходы, не будет тайны в исчезновении неизвестно куда нескольких тысяч рублей.

Для бизнеса учет важен в значительно большей степени. Каждую предоплату по новому проекту, оплату аренды, премий и зарплат нужно фиксировать. Записывайте все операции: и те, что были в прошлом, и те, которых вы ждете в будущем. Только в этом случае вы сможете отчетливо понимать, что происходит в бизнесе в настоящий момент.

Но секрет хорошего финансового учета — в регулярности. Фиксировать движение денег нужно буквально каждый день. Давайте признаемся, не многим из нас хватает времени и упорства не бросить что-то важное, но требующее ежедневных усилий.

Здесь на помощь приходит делегирование. Отдайте эту ответственность бухгалтеру или другому сотруднику, который справится.

Помните, порядок в финансах возможен только при прозрачном и аккуратном учете.

Анализ. Вы поймете, откуда берутся деньги и куда уходят

Если финансовый учет ведется регулярно, есть данные по всем основным финансовым показателям, можно проанализировать, откуда приходят деньги и куда они в действительности тратятся.

Вот как может быть распределена ключевая информация по операционной деятельности:

• анализ доходов с указанием основных клиентов;

• анализ расходов по основным статьям;

• оценка прибыли по компании целиком и по отдельным проектам;

• рентабельность;

• информация по возможным кассовым разрывам и прочим рискованным финансовым ситуациям.

Вы увидите, например, как в вашем случае работает принцип Парето: от каких клиентов к вам приходят основные 80% прибыли. Часто случается, что значительные силы и время мы тратим не на этих клиентов, а на оставшиеся 20% самых «тяжелых». Вы увидите также, как распределяются затраты, возможно, получится сократить очевидные издержки. И это самые явные пути потенциального увеличения прибыли, которые можно обнаружить при рациональном анализе учтенных финансов.

Планирование. Станет понятно, сколько вы зарабатываете

Если руководитель компании видит, сколько и на что нужно будет потратить, какие поступления ожидаются, это позволит ему грамотно планировать и принимать стратегически выгодные для компании решения. Можно понять, когда лучше вывести на себя 3 миллиона на новую машину, а когда — вложить их в открытие нового филиала. Возможно, правильным управленческим решением будет и не тратить, и не инвестировать, а дождаться подходящего времени. Но все это должно опираться на цифры.

Предположим, ваша компания выиграла тендер и получила 7 миллионов предоплаты по нему. Как показывает практика, это самое «узкое место» для собственников. В этот момент многие из них считают, что именно сейчас они уж наверняка могут вывести на себя миллион или два, полагая, что оставшихся денег точно хватит для выполнения обязательств. На самом же деле проект запланирован на 6 месяцев, для его реализации нужны новые сотрудники, которым необходимо платить зарплату. Это если без форс-мажоров. А если проект затянется, усложнится, если в конце заказчик будет тянуть с оплатой?

Разумеется, нельзя учесть всего! Но если доходы и расходы заранее распланированы, если вы анализируете свои финансы, у вас будет информация, какими деньгами в запасе вы располагаете, получится ли выполнить проект в срок, какие ресурсы для этого потребуются.

Если у вас маленькая компания, можно все считать на бумажке. Когда в штате 5–7 человек и более, когда одновременно в работе несколько проектов и, соответственно, есть финансовые отношения с несколькими заказчиками единовременно, не говоря уж о ситуациях, когда в дело вступают подрядчики, удержать цифры в голове или не забыть записать на бумажке становится проблематично. В этот момент в дело, как правило, вступает Excel. Но, по сути, разница не большая: на бумажке ты записываешь цифры или в Excel, все равно это нужно делать аккуратно, не забывая и не теряя информацию.

Итак, главные требования к финансовому планированию — его наглядность и заблаговременность. Тогда оно позволит принимать стратегически верные для бизнеса решения.

Подведем краткий итог по трем описанным выше составляющим финансового учета:

1. Прозрачный и регулярный учет приведет к точным измерениям.

2. Полный контроль за финансами возможен только при удобном и оперативном анализе.

3. Планирование должно быть наглядным и заблаговременным. Это приведет к успешному управлению компанией.

Отсюда мы можем вывести формулу успешного бизнеса. Это финансовый учет + анализ + планирование. Ну, если мы берем за аксиому, что вы имеете качественный продукт.

Как автоматизировать финансовый учет

Для учета личных финансов на рынке много предложений: программы и приложения в телефоне считают каждую потраченную вами копейку и предлагают разные виды диаграмм для наглядности. А вот для финансового учета в бизнесе сервисов не так много, и известно о них далеко не всем, кто в них нуждается.

Как правило, первые попытки автоматизировать финансовый учет все делают в Excel. Но он плохо приспособлен для автоматизации, поэтому большинство ограничиваются внесением доходов и расходов в таблицу. Это не дает возможности планировать и принимать важные управленческие решения. Кроме того, Excel нуждается в постоянных изменениях и его рискованно отправлять по почте и демонстрировать даже доверенным людям, потому что в нем нет точечных ограничений доступа к финансовой информации.

Для автоматизации управленческого учета существуют сервисы, которые больше подходят для ИП, малого и среднего бизнеса, в них включен не только отчет о движении денежных средств, но и другие важные финансовые отчеты, без которых учет будет неполноценным.

Рассказываю, как собственник группы компаний устал от ведения учета в табличках и кассовых разрывов, а потом решил автоматизировать все. В итоге получилось снизить проценты по кредиту, ФОТ, расходы на мобильную связь, канцелярию, коммуналку и офис.

«ГК Скала» занимается электромонтажными работами и сервисным обслуживанием деревообрабатывающего оборудования в Архангельской области. Еще у группы компаний есть розничный магазин крепежа. Годовой оборот — 35 млн рублей, в команде работают 20 человек.

60 «Пятёрочек» на обслуживании. Было сложно вести учет в Excel

В компании вели управленческий учет в Excel с 2014 года. Два человека заносили в таблицу данные, составляли отчеты и следили, чтобы операции не терялись.

Управленческий учет — упорядоченная система всех финансовых показателей бизнеса. Учет показывает, сколько денег потратили, сколько заработали, есть ли долги, какие направления убыточны, а какие прибыльны, сколько денег можно вывести без ущерба бизнесу. Помогает владельцу бизнеса видеть финансовое состояние, контролировать его и принимать решения на основе цифр.

На комплексном обслуживании у компании было 60 магазинов «Пятёрочка» в регионе. Для такого количества объектов в учете было огромное количество операций. Например, постоянные закупки крупных и мелких запчастей.

Минусы работы в Excel:

• никаких интеграций, очень много операций, все расходы вносили в Excel вручную;

• два человека тратили почти всё рабочее время на ведение учетных таблиц;

• ручная работа и человеческий фактор приводили к ошибкам.

Учет в таком формате в итоге не давал руководителю компании Вячеславу Потапову полной финансовой картины бизнеса. Сложно было организовать разделение по проектам, а ручная работа приводила к постоянным ошибкам.

В компании периодически случались кассовые разрывы. Вячеслав устал от проблем с учетом и решил автоматизировать процессы.

Кассовый разрыв — временное отсутствие денег на обязательные финансовые расходы.

Нюансы внедрения сервиса

На этапе внедрения возникла проблема с названиями проектов. Для бизнеса Вячеслава важно прописывать детальные названия проектов, а изначально в сервисе были ограничения на длину. Не хватало символов для проектов. Например, несколько станков для обработки могут называться одинаково и отличаться парой цифр. Из-за ограничения названия сокращали, но сами потом путались в них.

С 2017 года в компании непрерывно используют сервис автоматизации финансового учета ПланФакт. Ключевые задачи сервиса за последний год — оптимизировать расходы и помочь компании преодолеть сложные времена в отрасли.

Результаты: как автоматизация помогает решать проблемы компании

С помощью автоматизации учета финансов и простого контроля в ПланФакте получилось сэкономить 984 000 рублей за 2022 год. Это ощутимая сумма для компании.

Сэкономили 50 тысяч рублей в месяц на процентах по кредиту

ПланФакт помог наглядно увидеть ежемесячные расходы в 100 тысяч рублей на проценты по кредиту. В компании решили поработать с кредитными продуктами в разных банках. В итоге перекредитовались и смогли сократить оплату процентов в два раза.

Сэкономили 30 тысяч рублей в месяц на ФОТ и в 3 раза время на учет

Руководитель группы компаний Вячеслав Потапов:

Раньше ведением учета занимались два человека. Сейчас с этим справляется один. В среднем это экономит ФОТ примерно на 30 тысяч в месяц.

Оптимизировали расходы на мобильную связь, канцелярию, коммунальные услуги и офис

В ПланФакте стало удобно следить за расходами. За каждой статьей в компании следят и вовремя оптимизируют. Например, обнаружили, что затраты на канцелярию в 2021 году составили 94 тысячи рублей. Оптимизировали и в 2022 году потратили всего 70 тысяч.

ПланФакт помогает следить за маржинальностью и правильно работать с прайс-листом

ПланФакт помог разделить денежные потоки компании по проектам. Например, компания самостоятельно закупает и привозит запчасти. Чтобы сделать правильную наценку и учесть маржинальность, нужно фильтровать запчасти по проектам.

Допустим, компания заказала товар за 37 тысяч рублей. За доставку заплатили 2-5 тысяч. В Excel данные о доставках часто терялись и неправильно учитывались. Особенно, если для перевозки заказывали частный транспорт и расплачивались наличными. У компании отдаленный регион, сложная и часто дорогая логистика. Доставка товаров стоит существенных денег, которые важно учитывать.

Вячеслав Потапов говорит, что в сервисе невозможно упустить стоимость доставки, потому что в проекте учтены все статьи расходов.

Автоматизация учета помогла «ГК Скала» избавиться от рутины и ошибок, наладить планирование и взять под контроль угрозы кассовых разрывов, сэкономить почти миллион рублей и более уверенно преодолеть сложные для отрасли времена.

ДРР = (Расходы на рекламу ÷ Доходы)*100%

В рекламные расходы включают не только бюджет на кампанию, но и зарплату сотрудника, а также расход на программное обеспечение (при необходимости).

Чем ниже показатель, тем успешнее прошла рекламная кампания. Но всегда нужно учитывать особенность бизнеса. Например, интернет-магазин кроссовок довольно легко посчитает ДРР. Потому что там процесс покупки довольно простой: дали рекламу, получили заявку и сделали продажу.

А вот застройщикам будет гораздо сложнее. От заявки до покупки квартиры могут пройти месяцы. Не всегда получается понять, какая именно рекламная кампания принесла продажу.

В целом ДРР помогает бизнесу определить следующие показатели:

• Эффективность рекламных каналов и стратегии.

• Уровень спроса на товары или услуги.

Что нужно учитывать при расчете ДРР

ДРР лучше считать, когда бизнес использует несколько рекламных каналов. Это дает возможность сравнить их эффективность, чтобы скорректировать стратегию или отказаться от какого-то вида рекламы.

Например, интернет-магазин кроссовок использует контекстную, таргетированную и медийную рекламу. Собственники сделали расчеты ДРР:

Получается, что контекстная реклама приносит наибольший доход, но показатель ДРР слишком высокий. На медийной рекламе заработали меньше, чем на других каналах, но вложения и показатель ДРР ниже.

Владельцам интернет-магазина стоит посмотреть настройки таргетированной и контекстной рекламы. Возможно, стоит пересмотреть ключевые слова или креативы в объявлениях. А в медийной рекламе стоит попробовать увеличить бюджет и посмотреть, как изменится ДРР.

При расчетах доли рекламных расходов нужно внимательно отслеживать все показатели:

• Доходы и расходы. В интернет-маркетинге расходы собираются в рекламных кабинетах, а в CRM можно найти все доходы. Но лучше настроить сквозную аналитику, чтобы видеть поступления денег со всех каналов, а также покупки клиента в течение некоторого времени. Например, если он купил сначала летние кроссовки, а потом еще и зимние.

• Динамика. Если магазин кроссовок увеличит бюджет медийной рекламы, то сначала доходы вырастут. Но в какой-то период они станут падать и это закономерно. Всегда приходится оптимизировать кампанию и вносить изменения. Уменьшение выручки может быть вызвано емкостью рынка или сезонностью бизнеса. Поэтому ДРР смотрят в динамике, чтобы вовремя вносить изменения.

Еще нужно учитывать, что иногда показатель ДРР нельзя точно рассчитать. Особенно, если бизнес продает в офлайн. Например, магазин давал рекламу на радио, ТВ и размещался на билбордах. Вряд ли получится узнать, какая именно реклама привела клиента в магазин. Возможно, он услышал ролик на радио, но на покупку решился только после билборда.

Оптимальный уровень ДРР

На самом деле оптимального показателя не существует. Нужно вести расчеты и постоянно анализировать цифры, которые компания получала в прошлом. Это поможет понять, на какой показатель стоит ориентироваться.

Некоторые предприниматели проводят сравнения с конкурентами или с цифрами, которые приняты в этой сфере бизнеса. Надо подумать, как узнать эти цифры, но маркетологи обычно в курсе показателей других игроков рынка.

Плюс иногда предприниматели тратят деньги на маркетинг и рекламу без цели сразу же получить продажи. Например, когда надо повысить узнаваемость бренда. В этом случае вряд ли реклама сразу принесет продажи, которые можно отследить.

Как улучшить показатель ДРР

Повторим, что эти показатели зависят от сферы бизнеса и самой компании. Важно анализировать цифры за определенный период, а уже потом начинать оптимизацию:

• Новые рекламные каналы. Возможно, стоит отказаться от направлений, которые не дают нужных показателей. Например, от контекстной рекламы в пользу таргетированной.

• Перераспределение бюджета. Если медийная реклама стабильно приносит больше таргетированной, то лучше увеличить затраты на этот канал, чтобы больше зарабатывать.

• Изучение конкурентов. Всегда следите, где дают рекламу ваши конкуренты. Это поможет найти новые каналы для продвижения.

Оптимизацию ДРР проводят и на уровне бизнес-процессов. Например, если менеджеры долго отвечают на заявки и вопросы клиентов, то продажи будут низкими даже при хорошей настройке рекламы.

На показатель ДРР влияет и позиционирование бренда. Поэтому стоит работать над имиджем и узнаваемостью компании, чтобы покупатели доверяли компании и не боялись делать покупки.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах пишем в блоге ПланФакта.