PlanF

Порядок в финансах

Аккуратный учет приводит к порядку. Если записывать свои ежедневные траты, уже через месяц в ваших расходах станет значительно меньше хаоса. Будет понятно, на что потрачены деньги, сколько их нужно на основные расходы, не будет тайны в исчезновении неизвестно куда нескольких тысяч рублей.

Для бизнеса учет важен в значительно большей степени. Каждую предоплату по новому проекту, оплату аренды, премий и зарплат нужно фиксировать. Записывайте все операции: и те, что были в прошлом, и те, которых вы ждете в будущем. Только в этом случае вы сможете отчетливо понимать, что происходит в бизнесе в настоящий момент.

Но секрет хорошего финансового учета — в регулярности. Фиксировать движение денег нужно буквально каждый день. Давайте признаемся, не многим из нас хватает времени и упорства не бросить что-то важное, но требующее ежедневных усилий.

Здесь на помощь приходит делегирование. Отдайте эту ответственность бухгалтеру или другому сотруднику, который справится.

Помните, порядок в финансах возможен только при прозрачном и аккуратном учете.

Анализ. Вы поймете, откуда берутся деньги и куда уходят

Если финансовый учет ведется регулярно, есть данные по всем основным финансовым показателям, можно проанализировать, откуда приходят деньги и куда они в действительности тратятся.

Вот как может быть распределена ключевая информация по операционной деятельности:

• анализ доходов с указанием основных клиентов;

• анализ расходов по основным статьям;

• оценка прибыли по компании целиком и по отдельным проектам;

• рентабельность;

• информация по возможным кассовым разрывам и прочим рискованным финансовым ситуациям.

Вы увидите, например, как в вашем случае работает принцип Парето: от каких клиентов к вам приходят основные 80% прибыли. Часто случается, что значительные силы и время мы тратим не на этих клиентов, а на оставшиеся 20% самых «тяжелых». Вы увидите также, как распределяются затраты, возможно, получится сократить очевидные издержки. И это самые явные пути потенциального увеличения прибыли, которые можно обнаружить при рациональном анализе учтенных финансов.

Планирование. Станет понятно, сколько вы зарабатываете

Если руководитель компании видит, сколько и на что нужно будет потратить, какие поступления ожидаются, это позволит ему грамотно планировать и принимать стратегически выгодные для компании решения. Можно понять, когда лучше вывести на себя 3 миллиона на новую машину, а когда — вложить их в открытие нового филиала. Возможно, правильным управленческим решением будет и не тратить, и не инвестировать, а дождаться подходящего времени. Но все это должно опираться на цифры.

Предположим, ваша компания выиграла тендер и получила 7 миллионов предоплаты по нему. Как показывает практика, это самое «узкое место» для собственников. В этот момент многие из них считают, что именно сейчас они уж наверняка могут вывести на себя миллион или два, полагая, что оставшихся денег точно хватит для выполнения обязательств. На самом же деле проект запланирован на 6 месяцев, для его реализации нужны новые сотрудники, которым необходимо платить зарплату. Это если без форс-мажоров. А если проект затянется, усложнится, если в конце заказчик будет тянуть с оплатой?

Разумеется, нельзя учесть всего! Но если доходы и расходы заранее распланированы, если вы анализируете свои финансы, у вас будет информация, какими деньгами в запасе вы располагаете, получится ли выполнить проект в срок, какие ресурсы для этого потребуются.

Если у вас маленькая компания, можно все считать на бумажке. Когда в штате 5–7 человек и более, когда одновременно в работе несколько проектов и, соответственно, есть финансовые отношения с несколькими заказчиками единовременно, не говоря уж о ситуациях, когда в дело вступают подрядчики, удержать цифры в голове или не забыть записать на бумажке становится проблематично. В этот момент в дело, как правило, вступает Excel. Но, по сути, разница не большая: на бумажке ты записываешь цифры или в Excel, все равно это нужно делать аккуратно, не забывая и не теряя информацию.

Итак, главные требования к финансовому планированию — его наглядность и заблаговременность. Тогда оно позволит принимать стратегически верные для бизнеса решения.

Подведем краткий итог по трем описанным выше составляющим финансового учета:

1. Прозрачный и регулярный учет приведет к точным измерениям.

2. Полный контроль за финансами возможен только при удобном и оперативном анализе.

3. Планирование должно быть наглядным и заблаговременным. Это приведет к успешному управлению компанией.

Отсюда мы можем вывести формулу успешного бизнеса. Это финансовый учет + анализ + планирование. Ну, если мы берем за аксиому, что вы имеете качественный продукт.

Как автоматизировать финансовый учет

Для учета личных финансов на рынке много предложений: программы и приложения в телефоне считают каждую потраченную вами копейку и предлагают разные виды диаграмм для наглядности. А вот для финансового учета в бизнесе сервисов не так много, и известно о них далеко не всем, кто в них нуждается.

Как правило, первые попытки автоматизировать финансовый учет все делают в Excel. Но он плохо приспособлен для автоматизации, поэтому большинство ограничиваются внесением доходов и расходов в таблицу. Это не дает возможности планировать и принимать важные управленческие решения. Кроме того, Excel нуждается в постоянных изменениях и его рискованно отправлять по почте и демонстрировать даже доверенным людям, потому что в нем нет точечных ограничений доступа к финансовой информации.

Для автоматизации управленческого учета существуют сервисы, которые больше подходят для ИП, малого и среднего бизнеса, в них включен не только отчет о движении денежных средств, но и другие важные финансовые отчеты, без которых учет будет неполноценным.