Пять удачных шаблонов для планирования, чтобы распечатать — на день, неделю и месяц
Если вы, как и я, планируете на бумаге — делюсь удачными шаблонами, нашла вот здесь
И способы применения оттуда же =)
Сначала шаблоны
Планер на день
Планер на неделю
Планер на месяц
Буллит-планер
Для заметок с буллетами и линиями
Я не пробовала скачивать те, что загрузила сюда. Если стремно, то простите и качайте напрямую с сайта.
Как планировать время с помощью распечатанных шаблонов
1. Выгрузи задачи в общий список. Начинаем все с того же золотого правила — выгрузить все из головы. На старте выпиши на лист бумаги все задачи, о которых ты помнишь — от горящих до ежедневных, регулярных обязательств и рутины. Удели особое внимание задачам, которые уже привязаны к конкретным срокам, например, назначение к врачу, мероприятие или встреча.
Чтобы точно ничего не забыть, пройдись по списку из разных сфер жизни и деятельности — работа, творчество, здоровье, быт, личные отношения и т. д. Собери всё, что тебе нужно или просто хотелось бы сделать.
2. Расставь приоритеты. Вопреки обещанной ясности груда разнородных задач, выписанная в один длинный чек-лист, может только еще больше запутать. «За что хвататься, с чего начинать?». После этапа «свалки», обязательно нужно распределить задачи по категориям и приоритетам. Существует множество методик для этих целей, одна из самых популярных — матрица Эйзенхауэра.
Матрица состоит из четырех квадрантов, которые помогают классифицировать задачи по двум критериям: важность и срочность.
А. Важные и срочные задачи — требуют немедленного внимания и должны быть выполнены первыми. Выдели их как приоритетные.
В. Важные, но несрочные задачи — важны для достижения долгосрочных целей, но их выполнение можно отложить.
С. Срочные, но не важные задачи — могут казаться приоритетными из-за срочности, но не приведут к долгосрочным результатам и могут отвлекать от более значимых задач.
D. Неважные и несрочные задачи — их можно отложить в долгий ящик, делегировать или вообще вычеркнуть из списка.
Перед тем как переносить задачи в шаблон-планер на день, сортируем их по важности и срочности
На этом этапе также стоит воспользоваться правилом двух минут — все что можно сделать за 2 минуты надо сделать прямо сейчас, потому что приоритизация и перенос этой задачи займет больше времени, чем ее выполнение.
3. Занеси задачи с привязкой ко времени в шаблон планера на месяц или неделю. После этапа приоритизации, можем начинать составлять расписание. Начать лучше с задач, у которых уже есть конкретный дедлайн, либо установленное количество повторений. Например, ходишь в спортзал в среду и пятницу в 20:00 — заноси эту задачу в шаблон расписания на неделю.
Расстановка по местам рутинных повторяющихся задач или разовых обязательных мероприятий поможет тебе лучше понимать, каким временным бюджетом ты располагаешь. Часто нам кажется, что у нас есть куча времени, просто мы не умеем им пользоваться и сливаем впустую. Вычитая заранее все обязательные временные расходы, ты будешь видеть более реалистичную картину свободных часов каждый день, неделю или месяц.
4. Планирование конкретного дня. Расставив все известные в настоящий момент задачи на неделю и месяц, ты можешь перейти к заполнению шаблона расписания на день. Лучше делать это вечером накануне.
Добавляй задачи на день, опираясь на уровень приоритетности задачи.
Если используешь матрицу Эйзенхауэра:
→ сначала выдели время для дел из квадрата А — позаботься о том, чтобы разобраться с ними в первую очередь. При этом срочные и важные задачи в идеале не должны занимать основную часть твоего расписания, иначе жизнь будет похожа на один сплошной аврал. Больше времени уделяй важным, но не срочным задачам — именно они, как правило, привязаны к твоим целям и ценностям.
→ Срочные, но неважные дела из квадрата C хорошо бы делегировать. Если есть такая возможность для конкретной задачи, занеси в планер, кому ты ее передашь и когда нужно это сделать.
→ С задачами из квадрата D можно смело попрощаться и не занимать ими место в твоем планировщике.
При планировании дня пользуйся методом тайм-блокинга — выделяй отдельный блок под конкретный проект, задачу или группу задач, объединенных тематически. Например, проверку мессенджеров, входящей почты и ответы клиентам можно включить в один блок коммуникаций, выделив на него полчаса-час (смотря сколько у тебя сообщений) в течение дня. Это куда эффективнее, чем прерываться каждые 20 минут и проверять почту, сбивая фокус.
Как улучшить аналоговое планирование
Планирование на бумаге можно дополнить цифровым планировщиком, если нужны:
напоминалки;
навигация по задачам;
простая систематизация;
работа в команде — распределились задачи по участникам проекта. Даже если это организация дня рождения или свадьбы;
задач очень много.
Тогда можно сочетать аналоговое и цифровое планирование — использовать бумагу для вдохновения, хранить в распечатанных шаблонах только личные или приоритетные задачи а рутину вести в приложении планировщике. Обзор цифровых планировщиков тут →
