Скан

Обмен сканами документов – обычная практика современного документооборота. Он удобен для оперативного проведения операций в учете. Довольно часто бухгалтеру присылают скан-образы, которые хранятся в распечатанном или электронном виде. Далее их заменяют оригиналами.

Выуживание документов с живыми печатями стоит немалых усилий. Бухгалтер шлет реестры недостающей первички менеджерам (или другим ответственным лицам). Менеджеры трясут контрагентов. И этот процесс бесконечный! Практика показывает - до бухгалтерии доходят не все бумаги.

Лучше обстоят дела в компаниях, наладивших электронный обмен с ЭЦП. Но процент контрагентов, готовых к электронному обмену, пока не столь велик.

Бухгалтерский учет, налог на прибыль, при УСН.

Минфин и ФНС считают, что сканы нельзя принимать к бухучету. Ведомствами написано немало писем на эту тему. Послабление дается в исключительных случаях. Например, во время самоизоляции из-за короновируса позволялся обмен сканами. При условии получения оригиналов в будущем.

Сканы не подтверждают расходы компании (ИП). На их основании нельзя уменьшать налог на прибыль или при УСН. В случае проверки налоговики могут потребовать оригиналы. Их отсутствие позволит снять расходную часть, доначислить налоги, пени и штрафы.

НДС.

Вычет НДС на основании сканированного счета-фактуры также невозможен.

Легитимность сделки.

Если контрагент окажется недобросовестным. Допустим, откажется платить за выполненные работы или полученный товар. Доказывать реальность сделки в судах будет сложнее. Сканированный договор не имеет юридической силы. Но шансы увеличатся, если обе стороны будут пользоваться рабочей электронной почтой.

Также рекомендую переписываться в мессенджерах без возможности редактирования, пересылать фото документов, согласовывать и конкретизировать важные условия, записывать видео-совещания. Архивировать все это на случай судебных разбирательств.

Безусловно, сканы позволяют работать эффективнее. При этом, надо наладить документооборот для оперативного получения оригиналов. И использовать с проверенными контрагентами.

Подписывайтесь на мой телеграмм! )