Компании или ИП могут дарить сотрудникам подарки к праздникам. Подарками могут быть материальные ценности или деньги, переданные безвозмездно.
Документальное оформление подарков:
Приказ руководителя. Ознакомить с ним работников (под подпись).
Ведомость выдачи подарков (приложение к приказу), с указанием ФИО сотрудников, стоимости и названий подарков. Работники должны подписаться при получении подарков.
Договор дарения. Обязательно заключается, если сумма подарка более 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК).
Подарки (как в денежной, так и в натуральной форме) до 4000 рублей (в т.ч. НДС) в год не облагаются НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК). Если общая сумма подарков за год превысит 4000 руб., то с суммы превышения компания-даритель должна исчислить и уплатить НДФЛ.
Сотрудникам в течение года подарили подарки к праздникам:
На 23 февраля – сертификаты максидома на сумму – 3000 руб. с ндс (мужчинам).
На 8 марта – косметические наборы и цветы на сумму – 3000 руб. с ндс (женщинам).
На день рождения фирмы в мае – по 2000 руб.
На новый год – продуктовые наборы на сумму – 5000 руб. с ндс.
В феврале НДФЛ с подарков не начисляется.
В марте НДФЛ с подарков не начисляется.
В мае НДФЛ с подарков начислен по 130 руб. (3000+2000-4000)*13%. Эту сумму надо удержать в ближайшую дату выплаты зарплаты с каждого сотрудника.
В декабре НДФЛ с подарков начислен в полном объеме, по 650 руб. (5000*13%). Эту сумму надо удержать в ближайшую дату выплаты зарплаты с каждого сотрудника.
Что делать, если стоимость подарка достаточно велика, а сотруднику уже ничего не будет начислено (допустим, сотрудник болел и после уволился)? Компания не сможет удержать НДФЛ.
Тогда компания обязана уведомить ИФНС и сотрудника о невозможности удержания налога:
В ИФНС до 25 февраля 2023 надо отправить отчет 6-НДФЛ за год. В разделе 4 приложения 1 к нему указывается доход, с которого не удержан НДФЛ, а также сумма НДФЛ.
Сотруднику надо отправить справку о доходах (приложение № 4 к Порядку, утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). В ней, в разделе 6 указывается неудержанный НДФЛ.
Если компания своевременно сдаст 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, то последняя отправит физлицу уведомление. Получив его, физлицо обязано уплатить налог до 01 декабря 2023.
Внимание! Если подарок будет привязан к достижениям на работе, то НДФЛ надо удержать со всей суммы. Такой презент будет считаться премией, как часть оплаты труда.
Страховые взносы.
Заключите договор дарения, даже если подарок стоит менее 3000 рублей. В противном случае надо будет начислять страховые взносы с любой суммы подарка.
Если состав или стоимость подарков будут зависеть от должности, квалификации, стажа, достижений сотрудника, придется начислить страховые взносы. Безопаснее вручать всем одинаковые подарки, приурочив их к празднику.
НДС.
Если компания (ИП) на ОСНО, придется начислить НДС в день передачи подарков. При этом счет-фактуру можно оформить в 1 экземпляре на общую сумму.
НДС начисляется на покупную стоимость подарков. Если в подарок идет продукция собственного производства, НДС начисляется на себестоимость.
Денежный подарок НДС не облагается.
Налог на прибыль.
Расходы на подарки сотрудникам не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Исключением будут презенты за трудовые достижения, если они предусмотрены положением об оплате труда или трудовым договором.
Налог при УСН.
Учесть подарки в расходах при расчете налога при УСН не получится. Список расходов при применении УСН закрытый и в нем нет подарков. Но если таким образом вы премируете сотрудников, то учесть можно в расходах на оплату труда. Правда придется начислить страховые взносы.
