Метод Дэвида Аллена
Основная идея системы Дэвида Аллена заключается в том, чтобы не перегружать память лишними деталями, а использовать для этого сторонние носители –телефоны, ноутбуки и даже обычные органайзеры. Аллен утверждает, что наш разум редко способен четко и вовремя напоминать обо всех делах. Ему стоит помочь. Важно заранее продумать последовательность действий, забить ее в соответствующую программу, а потом выполнить без возвращения к планированию.
Начинать выстраивать свою собственную схему Аллен рекомендует с самых простых задач, а заканчивать –глобальными, то есть двигаться по «восходящей линии»: текущие дела; текущие проекты; круг обязанностей; ближайшие годы (1-2 года) ; пятилетняя перспектива (3-5 лет) ; жизнь.
Одно из ключевых правил любой системы тайм-менеджмента: не тратить на организацию больше времени, чем на выполнение задач. Перестройка жизни по Дэвиду Аллену изначально займет довольно много ресурсов, но потом втягиваешься. Его система подходит тем, у кого серьезный настрой, и кто привык пользоваться гаджетами. Из минусов: система перестает работать, если вы решили «сделать перерыв» и не поддерживаете ее должным образом (см.: Дэвид Аллен. Getting Things Done («Как привести дела в порядок»).
Пирамида Франклина и другие советы от Стивена Кови
В отличие от списков Дэвида Аллена так называемую «пирамиду Франклина» лучше выстраивать с нижних ступеней. Это займет немало времени, но зато после –вы запросто ответите на вопрос, зачем вы вообще живете. И сможете почувствовать, как наполняется смыслом каждый день, а вы уверенно двигаетесь к своим мечтам.
Важно: Кови предлагает распределять дела по секторам:
Важные и срочные
Важные, но не срочные
Неважные, но срочные
Неважные и несрочные.
Большинство людей основное внимание уделяет 1, 3 и 4 пунктам. Автор же делает упор на втором
«Планирование изнутри» от Джулии Моргенстерн
Джулия Моргенстерн рекомендует сначала разобраться, как именно вы строите свою деятельность «от природы». Она предлагает ряд тестов, которые помогают определить индивидуальные предпочтения, желания и потребности, а потом, основываясь на своих симпатиях, строить вокруг них систему
Например, если вы чувствуете себя комфортно, расписывая поминутный план действий, вам следует составлять максимально подробные списки. А если вам по душе спонтанность –и в планировании должен оставаться простор для импровизации. Кроме того, Джулия Моргенстерн помогает определить, какие факторы мешаютдействовать, и дает советы, как их преодолеть. Возможно, все дело в неорганизованном партнере, и лучше сменить его на более подходящего (см. : Джулия Моргенстерн, «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу»)
«Медвежья стратегия» Лотара Зайверта
Медвежья мудрость гласит: сила кроется в спокойствии, и именно его нам недостает при выполнении поставленных задач, –считает профессор немецкого института стратегии использования времени Лотар Зайверт. Он предлагает использовать десять правил, которые добавят размеренности в любой рабочий процесс:
Объединяйте сходные по типу задачи в блоки и выполняйте их в один заход
Намеренно уединяйтесь и устанавливайте не приёмные часы
Задавайте регламент переговоров (в идеале тратить на них не больше часа)
Выделяйте приоритеты в любых видах работ
Выполняйте действительно важные дела и не делайте то, что можно не делать (принцип Паретто)
Не брезгуйте аутсорсингом –услуги на стороне могут стоить дешевле вашего рабочего времени
Используйте «тактику салями»: крупные задания выполняйте небольшими частями
Заранее задавайте сроки выполнения дел первой необходимости
Главные задачи выполняйте рано утром, что даст ощущение успеха на целый день
Учитывайте в рабочих планах колебание уровня работоспособности(см. : Лотар Зайверт, «Медвежья стратегия» («Die Baren Strategie: In der Ruhe Liegt die Kraft»)) .
Интуитивный фокус Марка Форстера
Марк Форстер предлагает составить абсолютно не упорядоченный список дел (так, чтобы на один лист помещать не более 25пунктов) и следовать инструкции:
Просматривайте страницу медленно, пока ваше внимание не остановится на одном из пунктов
Работайте над этим пунктом, пока не устанете от данной деятельности
Затем вычеркните его или допишите в конец списка, если не успели доделать
Повторяйте эти действия с вашим списком каждый день, пока не вычеркните все пункты
Переходите к следующему листу
Повторяйте эти пункты из дня в день, пока список не будет закончен.
На первый взгляд кажется, что так выполняются только самые легкие и приятные дела, но на самом деле после них гораздо проще перейти к сложным задачам –они перестают казаться непосильными. К тому же, этот метод помогает избавляться от лишних дел.
Стоить отметить, что Форстер изобретает системы управления временем с завидным постоянством. Если изложенный тайм-менеджерский метод кажется неудобным, целесообразно попробовать придуманные им же системы «Делай это завтра», «День, Неделя, Месяц», «Суперфокус» плюс еще три модификации «Автофокуса»(см. : Марк Форстер, «Делай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента» («Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management»))
«Тайм-драйв» Глеба Архангельского
В данной методике сложные инструменты по управлению временем объяснены легким и доступным языком, ярко используются образы: «лягушку» –мелкое неприятное дело –нужно быстро «съесть» в самом начале дня, не откладывая. «Слона» –большое громоздкое дело –следует разделить на много «бифштексов» –то есть справляться с делами по чуть-чуть. Глеб Архангельский собрал воедино классические приемы тайм-менеджмента и переложил их на российскую действительность. Преимущество его системы в том, что в ней нет ничего невыполнимого для простого русского человека. Но это не волшебная пилюля, после которой всё изменится само, над оптимальной организацией придется поработать.
Основные правила тайм-менеджмента
Представьте, что сегодня Ваш последний день
Занимайтесь планированием. Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни –постоянно планируют. Каждодневное планирование необходимо для повышения Вашей эффективности на протяжении всего дня. Постоянно планируйте конкретные задания. Запомните, если на бумаге(или любом электронном гаджете) нет вашей цели–тогда она просто не существует. Когда Вы работаете с составленным списком запланированных заданий –Вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%. Возьмите себе за привычку с вечера (перед тем как ложиться спать) записать свой план заданий на завтра. Как только Вы придете на работу –Вы уже будете четко знать с чего надо начинать. Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание –включите его в этот же список учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами. Как только Вы успешно справитесь с конкретной задачей –обязательно ее вычеркивайте со списка. Таким образом Вы будете довольны проделанной работой, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время. Сложное задание нужно разделить на несколько подзадач –не хвататься за нее целиком (так поступают только неразумные люди, проще говоря —неудачники.
Фильтруйте информацию. Для того, чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время –учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное. Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца. Останавливайтесь и запоминайте только важное
Исключайте со своей жизни «пожирателей времени». Наверное –это самая первая проблема, которая мешает всем эффективно и продуктивно контролировать свое время. На проверку почты, на общение в ICQ и в социальных сетях–мы «крадем и убиваем» у себя время. Сконцентрируйтесь на своем важном задании, держите себя в руках и вырабатывайте терпение. Поэтому, выберите время, когда Вы будете заниматься полезными делами, исключите с этого времени все, что Вас отвлекает (телевизор, социальные сети, бесполезные разговоры) –и вперед автоматизировать полезные привычки. Также полезно будет, если Вы заведете отдельный дневник, где будете записывать никчемные занятия, которые пожирают Ваше время, не приближают Вас к цели и не приносят никакой пользы
Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Чем больше и быстрее Вы будете выполнять несколько задач одновременно –тем хуже Вы их сделаете. Никогда не переходите к новому заданию, пока полностью не сделаете старое.
Учитесь расставлять приоритеты. Отсортируйте по важности и срочности определенные задачи –запишите их в личный дневник. Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела.
«Съешьте лягушку на завтрак!». Что это значит? Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня. Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер –Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день. Свой день нужно начинать именно с самого трудного –и Ваш день пройдет гладко и не принудительно
Соблюдайте чистоту на столе. Система5S. 5S–это система организации и рационализации рабочего места (рабочего пространства) , один из инструментов бережливого производства. Выделяется 5 шагов:
«сортировка» (нужное —ненужное) —чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних;
«соблюдение порядка» (аккуратность) —упорядоченное и точное расположение и хранение необходимых вещей, которое позволяет быстро и просто их найти и использовать;
«содержание в чистоте» (уборка) —содержание рабочего места в чистоте и опрятности.
«содержание в чистоте» (уборка) —содержание рабочего места в чистоте и опрятности
«совершенствование (буквальный перевод —воспитание)» (самодисциплина) —воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.
9. Почаще говорите «нет» ненужным делам. Научитесь отказывать говорить «нет» конкретным людям (у которых нет ни малейших целей, которые ничего не хотят от жизни, а только умеют жаловаться и нить на проблемы) , ненужным заданиям –которые не приносят и не принесут Вам в будущем никакой пользы, а только заберут у Вас время.
10. У Вас должно быть комфортное рабочее место. Отдельное рабочее место увеличит Вашу продуктивность в разы и поможет Вам хорошо сконцентрироваться на собственном деле
11. Работайте в определенное время. Если Вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы(биоритмы) на которые выпадает Ваш пик активности. Вот именно в это время Вы должны приложить максимум усилий, чтобы решить самые трудные задачи, так как Вы будете полны сил и эффективным. Не тратьте это время впустую –пользуйтесь им
12. Возьмите для себя заслуженный выходной день. Когда у Вас есть время отдохнуть –никогда не пренебрегайте им. Это важный фактор для эффективного управления временем. Когда человек отдыхает –все ресурсы его организма постепенно восстанавливаются. Когда человек валится с ног от усталости –вряд ли он хорошо и качественно сделает конкретное задание.