«Коллеги, в следующие выходные у нас планируется выездной корпоратив. Просьба всех сдать по 3500 рублей. Участие – обязательное!»
Эйчар, который собрал деньги на корпоратив би лай
И следующие две недели эйчар Елена Петровна, как настоящий коллектор, вынуждена выбивать деньги из ста с лишним сотрудников офиса, потому что корпоратив – это дорого! А в кулуарах и внутренних чатах люди выплескивают недовольство, потому что они тут если и семья, то точно неблагополучная, и никто не хочет скидываться на мероприятие, которое нужно только их боссу!
Зима близко. И новогодние корпоративы уже планируются.
Как сделать так, чтобы уложиться в общий бюджет, не прибегая к поборам сотрудников? Давайте разбираться!
Любое успешное мероприятие – это 99 процентов подготовки! Чтобы не бегать с горящей попой в первых числах декабря, уже сейчас важно спланировать и ответить на несколько важный вопросов.
Кто будет это организовывать?
Что это будет?
На какой площадке? И какое будет меню?
В какие даты удобнее всего?
Какой бюджет?
Начнем с последнего вопроса. Если у вас спрашивают «какой бюджет?», то это вовсе не для того, чтобы «гульнуть на полную»! Есть очень классная фраза - каждый пьет кофе на свой чек. Кто-то любит растворимый, а кому-то необходима свежеобжаренная арабика. Но и тот и другой – это кофе. В утренней спешке, высыпая кофе 3 в 1 (за 20 рублей) в кружку, или жеманно потягивая латте на миндальном молоке за 390 рублей, человек получает, то что ему нравится, и то, что ему подходит в конкретный момент времени.
Можно провести очень крутой праздник и за 50 тысяч рублей, и за миллион! И с таким же успехом, можно сделать ужаснейшее событие, которое захочется развидеть и забыть, даже за огромные бюджеты.
Нужен опыт и насмотренность! Работая с подрядчиками, можно снизить риски и делегировать ответственность. Как правило у них есть большие базы проверенных исполнителей и артистов, которые внезапно не начнут раздеваться перед вашим генеральным директором, ведущий прорепетирует фамилии заранее и не будет перевирать их во время награждения, в течение вечера вам точно не будет звонить Испания (потому что вы будете сгорать от стыда). Вспоминаем историю про кофе, тут точно так же ценовой диапазон очень разный, важно заранее обозначить свой желаемый бюджет.
В какие даты проводить? Тут люди стараются найти золотую середину, между тем, как удобно компании, какая есть свободная площадка и есть ли свободная дата у ведущего. Если наш любимый ведущий Павел занят, то мы бежим в интернет искать кого-то, кто не зарядит слишком большую цену и будет точно адекватным и желательно со смешными шутками и качественной программой.
Можно ли найти ведущего в интернете? Определенно да, но это будет всегда сектор приз на барабане. Есть топовые ведущие, которые вкладывают большие деньги в свою рекламу, соответственно это отражается на их стоимости. Есть не менее талантливые ребята, которые пока не так известны, но обладают мощной харизмой и делают свою работу на отлично. А бывает еще такое, что, заказывая через подрядчиков вы тоже экономите на ведущем. Потому что подрядчики покупают услуги оптом, даже такие как проведение мероприятий, и ведущие делают персональные скидки, так как не они сами находят себе клиентов.
Тот же момент и с площадкой. Вы уже расстроились, что все лучшие площадки города заняты? Рано вешать нос! Иногда подойдут самые нетипичные места: фотостудии и лофт-центры, где будет дешевле заказать кейтеринг, чем покупать готовое банкетное меню ресторана. А еще, работая с профессиональными организаторами мероприятий вы минимизируете количество еды, унесенной домой в контейнерах. Ведь они точно знают, сколько граммов еды и напитков должно приходиться на человека во время банкета, фуршета, велкомдринка. И часто меню, предоставленное ресторанами, оказывается необоснованно раздутым. Любой эвентщик с опытом расскажет вам, как каждый раз его сердце обливается кровью, когда на демонтаже он видит, как килограммы еды отправляются в мусорное ведро.
Подходим к самому главному, к концепции! Что это будет?
Если бюджет совсем бюджетный, то и тут можно придумать интересные форматы корпоративного отдыха. Ведь не обязательно снимать самый дорогой ресторан и устраивать пышный банкет. Даже вылазка на природу с шашлыками может стать командообразующим мероприятием. Был случай, когда компании для того, чтоб пожарить шашлык, нужно было пройти ряд испытаний, в ходе которых каждая из команд «собирала» всё необходимое для приготовления шашлыка. В результате стало ясно, что в одиночку им не справиться и нужно объединиться для продолжения вечера. Получилась классная вертушка с минимальным реквизитом, который еще и съели по итогу.
Можно организовать небольшой фуршет в обеденный перерыв с приглашением артистов для поздравления коллектива на предприятии. Это довольно распространенная практика в преддверии Нового года. Любимые с детства дед Мороз и Снегурочка поздравят коллектив с праздником и подарят волшебное настроение. Такая же форма может быть уместной для 8 марта, 23 февраля и даже для дня компании. А если нет денег и на артистов, то можно взять костюмы в аренду и привлечь самых творческих сотрудников к поздравлениям!
Кто будет все организовывать?
Тут выхода два, обратиться к профессиональным организаторам мероприятий или эвент-компаниям или самостоятельно погрузиться во все нюансы организации и проведения событий. По опыту, обращаясь к подрядчикам можно сэкономить не только деньги, но и нервы и свое время, которое можно посвятить наиболее важным и приоритетным вещам.
