Первое, о чем нужно сказать, так это предостережение: в мире не существует общего правила написания деловых писем на английском. Даже не пытайтесь искать какие-то правила - не найдёте. А если и найдёте - не верьте. Во-первых, содержимое вашего делового письма зависит от отношений с бизнес-партнером. Только вам известно про ваши отношения, следовательно, только вы знаете, насколько формальным должно быть письмо. Во-вторых, есть значительная культурная разница между британским и американским бизнес-партнером которую необходимо учесть при налаживании отношений.
Одна интересная вещь, которую я заметила - когда европейцы (небританцы) общаются на английском, они подражают не британскому акценту, а именно американскому. Также европейцы часто употребляют слова, фразы, которые характерны исключительно американцам. Так называемые «американизмы». Например: “trash/garbage” (US) и “rubbish” (UK). Британцы не особо в восторге от этого.
Американские подходы и бизнес-этика неизбежно отличаются от британских. Согласно моему опыту, американцы могут быть намного менее формальными при первом знакомстве, чем британцы. В то время как американец может отличаться очень «прямым» способом общения («бери или уходи»), британец часто стремится показать потенциальным партнерам то, что они важны для него.
Много британцев привыкли к американским подходам ведения бизнеса, но многие предпочитают более традициональные и формальные подходы. Если вы, допустим, стартап, который хочет придать себе репутацию молодой и современной компании, то вам, конечно, необязательно придерживаться этой статьи. Если нет, то давайте двигаться стремительно к нашему списку советов из пяти пунктов. Надеюсь он окажется полезным.
1. Сократите количество вопросительных знаков и избегайте восклицаний.
Вопросительные знаки вполне приемлемы в небольших количествах. Однако лучше избегать написания сразу нескольких «склеенных» вопросительных предложений. Вы можете показаться очень настойчивым, будто пытаетесь атаковать собеседника, вести допрос. Как писала в предыдущем посте, вы можете заменить множество вопросов на непрямые вопросы или непрямые эквиваленты вопросов. Разрешите продемонстрировать, как это делается:
“When will my order arrive?” («Когда доставят мой заказ?») превратится в “Please kindly let me know when my order is expected to arrive.” («Будьте добры, уведомите меня, когда ожидать мой заказ.»). Видите? Вопроса нет, а он все же есть. Вот так британцы обычно и избегают лишних прямых вопросительных предложений.
Восклицательные знаки, в отличии от вопросительных, лучше полностью убрать из деловой переписки с британским партнером, особенно если вы с ним незнакомы. Мне попадались несколько писем (они доступны в сети), которые содержат несколько восклицательных знаков. Ниже представлено одно из таких писем. Я бы никому не советовала подражать подобному стилю написания деловых писем. На мой взгляд это письмо написано американским бизнесменом. Это видно по энергии, энтузиазму, которые передаются через письмо и которые свойственны американской бизнес-культуре. Английская бизнес-культура более сдержана, консервативна, что должно быть учтено при написании делового письма.
Hi [name],
Thank you for reaching out to learn more about [company name]! The best way to learn more about our products/services as they pertain to [you/your business] is to set up a free [consultation/consult call/one-on-one chat (hyperlink to the page)] with [whoever is designated]. [Describe what the consult is like, how long it is, and what the prospect will get out of it].
There will be no obligation to sign up after the call, and [provide a “what do you have to lose” perk here].
If you’d like to set up one of these [adjective, ideally reflective of your brand voice)] (and free!) consults, [make the call to action and link to it here] or [provide alternative method if applicable].
We look forward to hearing from you!
[Closing statement of your choice],
[Signature]
Источник: https://localiq.com/blog/small-business-email-examples-and-t...
2. Не используйте сокращения (“I’m” вместо “I am”).
Уверена, те, кто изучает английский язык, знают о сокращениях. Но если вы знаете и умеете использовать сокращения, это не означает, что вы должны. Да, в жизни такое встречается часто. И английский язык - это не исключение.
Сокращения “you’d [you would]” и “there’s [there is]” должны быть использованы в соответствующих письмах, в которых допустим разговорный стиль общения. Подобный тон в начале деловых отношений кажется британцам фамильярным и самонадеянным. Лучше избегать такого рода сокращений до тех пор, пока вы, как упоминалось выше, не примете осознанное решение о необходимости использования подобного стиля общения (например, компания пытается соответствовать определенной философии или стремится создать определенное впечатление о себе).
3. Не используйте идиомы.
Когда я копалась в интернете, чтобы найти советы по составлению бизнес-писем на английском, мне попался этот ресурс: https://blog.talaera.com/business-emails-phrases. Здесь очень много полезной информации. Большинство фраз, которые там представлены, содержат допустимый уровень формальности для бизнес-писем. Однако фразы типа “Just a quick heads up: [...]”, “Thanks for keeping me in the loop” and “We just need the thumbs up/the green light” очень неформальные для деловой переписки.
Когда изучаешь язык, трудно быть критичным к подобным статьям. Уходит значительное время на развитие «лингвистического инстинкта», чтобы понимать, какие фразы «очень формальные», «очень неформальные» или «подходящие». В любом случае лучше полагаться на правило: если фраза содержит идиому или метафору, то скорее всего она крайне неформальная.
“To give someone a/the heads up” (буквально «дать кому-то головы наверх») означает «предупредить кого-то»
“in the loop” (переводится буквально как «в петле») означает «в курсе дела»
“to get the green light” (переводится буквально как «получить зеленый свет») означает «получить разрешение»
Всё, что перечислено выше, основано на метафорах. А это означает, что данные фразы непригодны для формального делового письма с британским бизнес-партнером.
4. Не отбрасывайте местоимения (пишите “I hope”, а не “Hope”).
На русском языке фраза «Надеюсь, что у Вас все в порядке» полностью подходит для вежливого обращения в деловом письме. При этом местоимение «я» не пишется. Однако, если вы начнете предложение с "Hope all is well with you" на английском (с отбрасыванием местоимения), то в лучшем случае оно будет звучать неформально, а в худшем - небрежно, несерьезно. Дело в том, что британцы привыкли читать «между строк». А текст между строк этого предложения, мягко говоря, выглядит как «мне неважно, что там у вас». Британскому партнеру покажется, что вам крайне без разницы, как идут у него дела. Настолько без разницы, что вы не потрудились написать полное предложение со всеми местоимениями.
5. Не называйте человека по имени (равносильно переходу на «ты»).
Несмотря на то, что в русском языке в официальном письме принято обращаться по имени и отчеству, не думайте, что подобное допустимо в английском. Во-первых, надо знать, что британцы (и американцы) не имеют отчества. У нас есть “second name”, но это не то же самое, что “patronymic” (отчество). Во-вторых, имя никогда не должно быть использовано при формальном общении - только фамилия.
В британских школах это правило определяет то, как обращаются ученики к учителю. Ученики обычно даже не знают имени учителя. А если раскрывают эту информацию, то нередко это становится поводом для шуток.
В любом случае вежливым способом обращения к Ben Johnson было бы “Mr Johnson”. Но как быть, если мы пишем коллеге-женщине? “Mrs” используют для замужних женщин. Альтернатива “Miss” часто считается невежливой. Кроме того, трудно быть уверенным, замужняя ли женщина или нет. К счастью для нас, есть нейтральное обращение “Мs”, которое можно использовать в случае сомнений.
На этом пока все!
Надеюсь, вы нашли эту статью полезной и теперь можете писать формальные деловые письма на английском более уверенно.
В этой статье я не раз намекала на влияние американской культуры на деловую культуру других стран (на британскую культуру). Мне интересно, есть ли какие-то американизмы (или, вообще, англицизмы) на русском языке, которые вас сильно раздражают? Поделитесь в комментариях :)
VK /
Telegram /
OK /
DTF /
Бюро переводов «Code-Switcher»
