Всем привет. Сделаю и я полезное дело для пикабушников (и не только).

В свете текущих событий и повышения цен на бумагу, резко возник интерес к сфере электронного документооборота. Так как к ЭДО я имею самое непосредственное отношение, то могу ответить на любые вопросы, связанные с переходом и использованием ЭДО.

На что-то отвечу в комментах, самое интересное и нужное оформлю в отдельный пост.

А пока самые частые вопросы и ответы на них:

1. Что выгоднее - ЭДО или бумага? И там и там нужно платить!

Выгоднее ЭДО по нескольким причинам:
- нет затрат на покупку и доставку бумаги, приобретение принтеров, расходников, обслуживание.
- Добавьте сюда услуги курьерских служб по доставке документов, риски потерь документов при доставке и многократный обмен экземплярами версий договоров.
- В ЭДО один документ любого объема и количества страниц - всегда считается одним документом и тарифицируется как один.
- От объема трафика могут рассматриваться разные тарифы, обычно чем больше годовой пакет документов, тем выгоднее.
- прежде, чем будет подписан договор, на его черновики может вполне уйти пачка бумаги. По сути - в никуда.
- не нужно хранить документы, выделять архивные помещения, то есть нет лишних затрат на простаивание рабочих площадей для хранения бумажек
- нет временного лага в доставке документов. Вы всегда знаете, получил ли документ контрагент. Мгновенная доставка, согласование и обработка документа.
-системы ЭДО легко жуют тысячи документов от каждого клиента в день. Никаких тормозов и лагов, объемы обработок практически не имеют лимитов.

2. Имеет ли ЭДО документ юридическую силу?

Абсолютно да. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью обеими сторонами, а если обмен осуществлён через провайдера ЭДО, то вопросов к документу вообще нет, так как факты обмена документом, его получением и подписью всеми сторонами будут дополнительно зафиксированы провайдером.

3. Что нужно, чтобы начать?

Юридическое лицо или ИП, доступ в интернет, сертификат электронной подписи, который обычно можно получить у этого же провайдера.

4. Как быстро документ доставляется?

В рамках одного провайдера - мгновенно. Между провайдерами - ну, пара секунд. Межпровайдерная связь не такая уж и простая штука, но работает.

5. А если у меня 1С/другая система и я хочу работать в ней?

Не вопрос. Для типовых УС обычно есть уже готовые базовые решения под ЭДО. Также в этих решениях возможно выполнить доработки под различные кастомные задачи.

6. Если я не могу установить типовое решение - какие варианты есть?

Можно зайти в веб и работать там, или заняться интеграцией со своей системой. Интеграционные решения прорабатываются с каждым отдельно и практически не бывает нерешаемых задач. Выгружайте документ в любом формате, каком можете - на стороне провайдера есть возможность настроить конвертацию в формализованный вид.

7. Как быстро можно начать работать?

В вебе - сразу. В типовом решении (например, 1С) - сразу после установки и настройки расширения. А в интеграциях вы вообще сами управляете процессом подключения и сроками, при этом можно реализовать любой сложный бизнес-процесс, а пока можно работать в вебе или запустить более простое решение.

8. Если у меня Документы - это договоры, всякие согласования, сканы, эксельки, ворды и прочие бумажные документы, а не счета, УПД и акты?

Без проблем. Это такие же Документы, только у них специальный тип - неформализованные. К ним относятся любые документы и файлы в любом формате, которые не вписываются в формализацию электронных документов. Они так же могут быть подписаны и иметь юридическую силу. Вот только автоматизированную обработку по ним настраивать несколько сложнее, так как зачастую невозможно заглянуть в контент документа и понять, что там написано.

9. У меня 100500 документов в день. Я физически не успеваю их обрабатывать, а армию бухгалтеров содержать не могу.

Можно настроить практически любую автоматизацию по обработке документов. Скрипты проверят документ по всем согласованным признакам и выполнят необходимые действия, например: отклонят, согласуют, переложат на FTP-сервер или подпишут документ сертификатом директора.

10. Налоговая запрашивает у меня документы за 4 квартал по контрагенту. Как я им предоставлю полторы тысячи документов?

Можно выгрузить архив документов в любом разрезе без каких-либо проблем и предоставить по месту требования. Через веб-кабинет есть базовые возможности для этого. Если нужна выгрузка более сложная и тонкая по настройке, то специалисты провайдера помогут в этом вопросе. Или можно настроить, чтобы сервис научился автоматически выгружать документы по нужным правилам и таким образом непрерывно создавать дополнительный архив, например, на внутренних или внешних ресурсах.

Пожалуй, на этом пока все. Если тема интересна и зайдёт - буду продолжать создавать посты про ЭДО, ибо поверьте, возможности и потенциал просто огромны!
А пока можно покидать вопросы в комментах.

За тот же электронный документооборот, как это было в одной организации в которой я успел поработать. Знаю не про все электронные бумажки, только про те, которые прилетали к нам - чаще всего на зааведение новых пользователей и предоставление им необходимых доступов.

0. Системы электронного документооборота нет (точнее вроде как и есть, но два документа за год, один из который "Тест", а второй "Тест 2" - это считай что нет), люди которые должны поставить печать/подпись разнесены по двум зданиям, между которыми, конечно, всего 20 минут неторопливым пешком, но этих нужных людей еще и на месте нужно застать, и чтобы приняли по такой мелочи, и это при том, что учетки нужно завести "еще вчера", на каждую заявку/пачку заявок тратится до 5 дней, потому как заявки эти должны писать руководители отделов или занимающие аналогичные должности в секторах, управлениях и прочих структурных подразделениях, соответсвенно им и другой работы хватает.

1. Внедрили СЭД. Никто толком не понимает, как это работает, кроме пары человек которые были вынуждены с ним разобраться чтобы отчитаться. В результате заявка проходит все то же самое что описано в п.0, потом ложится на стол к тем самым двум замучанным девочкам, которые пропихивают их СЭД и периодически пытаются сообщить тем кто и так подписал бумажный вариант заявки, поставить соответствующую отметку в СЭД. Срок с момента написания заявки до того как она прилетит к нам увеличивается еще на 2-3 дня.

2. Ура! Многие уже начали разбираться с кнопочками в СЭД, но не понимают как это может быть подписано, если подписи живой на бумажке нет. Поэтому каждый подписант отправляет каждую заявку на печать, распечатанное подписывает, затем сканирует и наконец апрувит в СЭД. Время сократилось, расход бумаги увеличился. Ну и да, большая часть подписантов этим самостоятельно не занимается, а значит нужно давать доступ к заявке в СЭД их секретарям, помощникам ну и всякое такое прочее.

3. Про то как оно начало работать так как должно можно не писать. Оно просто заработало. Выучили, разобрались, поверили. Но с одной оговоркой: если раньше нужно было бегать за тем чтобы кто-то подпись поставил, то теперь - вызвонить, выследить, поймать, чтобы они вообще открыли СЭД и ткнули нужную кнопочку.

На каждый из пунктов ушло от полугода до двух лет. Когда я оттуда увольнялся упомянутые замучанные девочки все еще иногда вручную пропихивали некоторые документы.

з.ы. не хотел оформлять отдельным постом, но как-то уж много текста получилось.

Если вы уже слышали о платформе «ГосТех», то представляете масштабы и последствия введения проекта. А мы поговорим о том, что это такое, для чего это такое, и какие смутные сомнения нас терзают. Вы еще не знаете, но там у государства на вас большие цифровые планы.

Сегодня цифровизация в России – одна из самых важных задач, приоритетов развития и (спойлер) выгодных статей доходов. Пожалуй, самый масштабный проект сегодняшнего дня – платформа «ГосТех». Будет ли это означать токенизацию и автоматизацию всех сфер нашей жизни на почти всех уровнях? Посмотрим. А пока в октябре 2021 года прошла конференция, где проект активно обсуждался и, хотя она была открытой, участвовали там только представители госуправления. На конференцию удивительным образом не пригласили профессионалов рынка.

Но это даже не удивительно.

В двух словах расскажу о том, что есть ГосТех.

В системе государственного управления есть информационные системы (ГИС) разного уровня (федеральные, региональные и пр.), созданные для реализации полномочий госорганов, обмена информацией между ними и для других целей, вверенных по закону. Токенизи Ну, допустим, ЭРА-ГЛОНАСС, созданная для экстренного реагирования при ДТП – это ГИС. Или, скажем, ГАС «Выборы» – автоматизирует итоги избирательного процесса. Короче говоря, в масштабе нашей страны таки систем – море. И моря эти федерального, регионального и муниципального значения. Миссии у них разные, но фундамент, зачастую, очень похож. Поэтому появилась идея объединить все эти решения, проекты, системы в одну облачную многофункциональную платформу-агрегатор. Но это еще не всё.

Основные задачи – снизить расходы на информационные системы, решить проблемы ИТ в области госзакупок и допом сделать новый рынок для разработчиков. Например, нужна ведомству информационная система. Обычно на ее разработку, согласование, запуск уходит много времени и денег. С учетом бюрократии, только разработка техзадания может надолго затянуться. При этом основа и функционал у систем, зачастую, схожи, и, получается, каждый раз изобретают велосипед. И вот тут поможет ГосТех. Основная фишка системы – переиспользование решений. Если что-то уже есть, бери и работай. Ведомства должны будут делиться типовыми решениями с другими регионами, которые смогут подключиться к платформе и сразу их использовать.

На конференции обозначили конкретное сравнение: сейчас разработка ГИС занимает до 2 лет. С ГосТехом – до 5 месяцев.

Идем дальше. В платформу включат и клиентские сервисы (Портал Госуслуг, к примеру). В качестве испытательных полигонов эксперимента использовали ведомства (например, Минспорта, Росимущество, фонд ОМС и др.) На Конференции они рассказали, как включили свой домен в платформу и, говорят, остались довольны. Предполагается, что все услуги государства (да и бизнеса), нужные гражданину, перенесутся в цифру.

На примере раздела (домена) «Здравоохранение»: будут разделы для пациентов, врачебного и делового сообщества и государственных структур. Вы можете сделать на платформе буквально все. Кстати, заявляют, что Минздрав начнет «переезжать» в ГосТех уже в 22 году.

Или, например, возьмем Минспорта. На Конференции рассказали о процессе присвоения спортивных званий. В реальности сейчас, без платформы, это займет год. В платформе – пару месяцев.

А позже, с 24 года, ГосТех станет обязательной для использования федеральными и региональными органами власти.

И вот это слово «обязательной» уже заставляет задуматься.

Все государственные органы используют эту систему. Стало быть, все клиенты должны пользоваться ею. И передать все данные на хранение. И не пользоваться старой бумажной системой, потому что ее не планируют содержать. Что будет с теми, кто не согласен, как они получат доступ к услугам? И что насчет защиты? Уровень защиты обещает проконтролировать ФСБ, и он будет самым высоким, но не таким, как для гостайны.

Вы, наверное, уже поняли: если смотреть на ГосТех в целом, он напомнит вам спрута. И вот почему: у него масса возможностей и задач, а еще – если заработает на полную мощь, ее липкие щупальца вы не сможете не заметить.

Но платформа не только для государственных систем и граждан, но и для бизнеса и разработчиков. Стимулирующей должна стать следующая тема: для тех, кто в период с 2022 г. по 2024 г. будет создавать свои системы на этой платформе, предусмотрены субсидии в размере 600 млн руб. Привлекательно, да?

Детальнее поговорим в следующей части, возможно тема получит большее развитие событий!