80

Электронный документооборот. Вопросы и ответы

Всем привет. Сделаю и я полезное дело для пикабушников (и не только).

В свете текущих событий и повышения цен на бумагу, резко возник интерес к сфере электронного документооборота. Так как к ЭДО я имею самое непосредственное отношение, то могу ответить на любые вопросы, связанные с переходом и использованием ЭДО.

На что-то отвечу в комментах, самое интересное и нужное оформлю в отдельный пост.

А пока самые частые вопросы и ответы на них:

1. Что выгоднее - ЭДО или бумага? И там и там нужно платить!

Выгоднее ЭДО по нескольким причинам:
- нет затрат на покупку и доставку бумаги, приобретение принтеров, расходников, обслуживание.
- Добавьте сюда услуги курьерских служб по доставке документов, риски потерь документов при доставке и многократный обмен экземплярами версий договоров.
- В ЭДО один документ любого объема и количества страниц - всегда считается одним документом и тарифицируется как один.
- От объема трафика могут рассматриваться разные тарифы, обычно чем больше годовой пакет документов, тем выгоднее.
- прежде, чем будет подписан договор, на его черновики может вполне уйти пачка бумаги. По сути - в никуда.
- не нужно хранить документы, выделять архивные помещения, то есть нет лишних затрат на простаивание рабочих площадей для хранения бумажек
- нет временного лага в доставке документов. Вы всегда знаете, получил ли документ контрагент. Мгновенная доставка, согласование и обработка документа.
-системы ЭДО легко жуют тысячи документов от каждого клиента в день. Никаких тормозов и лагов, объемы обработок практически не имеют лимитов.

2. Имеет ли ЭДО документ юридическую силу?

Абсолютно да. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью обеими сторонами, а если обмен осуществлён через провайдера ЭДО, то вопросов к документу вообще нет, так как факты обмена документом, его получением и подписью всеми сторонами будут дополнительно зафиксированы провайдером.

3. Что нужно, чтобы начать?

Юридическое лицо или ИП, доступ в интернет, сертификат электронной подписи, который обычно можно получить у этого же провайдера.

4. Как быстро документ доставляется?

В рамках одного провайдера - мгновенно. Между провайдерами - ну, пара секунд. Межпровайдерная связь не такая уж и простая штука, но работает.

5. А если у меня 1С/другая система и я хочу работать в ней?

Не вопрос. Для типовых УС обычно есть уже готовые базовые решения под ЭДО. Также в этих решениях возможно выполнить доработки под различные кастомные задачи.

6. Если я не могу установить типовое решение - какие варианты есть?

Можно зайти в веб и работать там, или заняться интеграцией со своей системой. Интеграционные решения прорабатываются с каждым отдельно и практически не бывает нерешаемых задач. Выгружайте документ в любом формате, каком можете - на стороне провайдера есть возможность настроить конвертацию в формализованный вид.

7. Как быстро можно начать работать?

В вебе - сразу. В типовом решении (например, 1С) - сразу после установки и настройки расширения. А в интеграциях вы вообще сами управляете процессом подключения и сроками, при этом можно реализовать любой сложный бизнес-процесс, а пока можно работать в вебе или запустить более простое решение.

8. Если у меня Документы - это договоры, всякие согласования, сканы, эксельки, ворды и прочие бумажные документы, а не счета, УПД и акты?

Без проблем. Это такие же Документы, только у них специальный тип - неформализованные. К ним относятся любые документы и файлы в любом формате, которые не вписываются в формализацию электронных документов. Они так же могут быть подписаны и иметь юридическую силу. Вот только автоматизированную обработку по ним настраивать несколько сложнее, так как зачастую невозможно заглянуть в контент документа и понять, что там написано.

9. У меня 100500 документов в день. Я физически не успеваю их обрабатывать, а армию бухгалтеров содержать не могу.

Можно настроить практически любую автоматизацию по обработке документов. Скрипты проверят документ по всем согласованным признакам и выполнят необходимые действия, например: отклонят, согласуют, переложат на FTP-сервер или подпишут документ сертификатом директора.

10. Налоговая запрашивает у меня документы за 4 квартал по контрагенту. Как я им предоставлю полторы тысячи документов?

Можно выгрузить архив документов в любом разрезе без каких-либо проблем и предоставить по месту требования. Через веб-кабинет есть базовые возможности для этого. Если нужна выгрузка более сложная и тонкая по настройке, то специалисты провайдера помогут в этом вопросе. Или можно настроить, чтобы сервис научился автоматически выгружать документы по нужным правилам и таким образом непрерывно создавать дополнительный архив, например, на внутренних или внешних ресурсах.

Пожалуй, на этом пока все. Если тема интересна и зайдёт - буду продолжать создавать посты про ЭДО, ибо поверьте, возможности и потенциал просто огромны!
А пока можно покидать вопросы в комментах.

Лучшие посты за сегодня
7488

Сбыча мечт

Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Сбыча мечт Мечта, Авто, Раритет, Сицилия, Длиннопост
Показать полностью 12
7353

Ненавижу быдло!

Ненавижу быдло! Бесит, Хамство, Общественный транспорт, Бескультурье, Мат, Длиннопост, Собака, Электричка, Негатив
Показать полностью 1
5807

Подкачался

5589

И пришёл Блумберг... И сказал: "Дефолт". 27.06.2022

И пришёл Блумберг... И сказал: "Дефолт". 27.06.2022 Политика, Экономика, Санкции, Кризис, Рубль, Брикс, Война, Длиннопост
И пришёл Блумберг... И сказал: "Дефолт". 27.06.2022 Политика, Экономика, Санкции, Кризис, Рубль, Брикс, Война, Длиннопост
Показать полностью 2
5522

История из секс-шопа

4918

Домовой

4909

Расширение БРИКС

4730

Китайская доска

4693

Было?

Было? Юмор, Картинка с текстом, Стив Харви
Показать полностью 1
4314

Ответ на пост «А может тогда и меня услышат? Посвящается дамам (всем)»

4201

О БРИКСе

3645

Ответ на пост «Не подготовился»

3508

Мамкин фотошопер

3501

Запутанное дело

Показать полностью
3479

Мне три кило пожалста!

Мне три кило пожалста! Мстители, Черешня, Железный человек, Ягоды, Фрукты, Вконтакте, Повтор, Картинка с текстом, Юмор
Показать полностью 1
3410

Воззвание к манулофилам

Воззвание к манулофилам Манул, Воззвание, Рисунок
Показать полностью 1
3354

Все новое это хорошо забытое старое

Все новое это хорошо забытое старое Ъуъ, Мемы, Возмущение, Ковер, Юмор, Парейдолия
Показать полностью 1
3324

Продолжение поста «Суд с работодателем по индексации заработной платы»

3118

Ответ на пост «Когда все это происходило со мной, мне было далеко не смешно»

Показать полностью
3077

Эм и Жо, или почему трансы - обман

Эм и Жо, или почему трансы - обман Здоровье, Пол, Трансгендеры, Мат, Длиннопост
Эм и Жо, или почему трансы - обман Здоровье, Пол, Трансгендеры, Мат, Длиннопост
Эм и Жо, или почему трансы - обман Здоровье, Пол, Трансгендеры, Мат, Длиннопост
Эм и Жо, или почему трансы - обман Здоровье, Пол, Трансгендеры, Мат, Длиннопост
Эм и Жо, или почему трансы - обман Здоровье, Пол, Трансгендеры, Мат, Длиннопост
Показать полностью 4
Похожие посты закончились. Возможно, вас заинтересуют другие посты по тегам: