Государственные ведомства вступают в эпоху современного документооборота.
Технологический прогресс победил бюрократию
Так сложилось, что на протяжении многих лет нормой при подаче официальных документов в государственные ведомства страны было использовать откровенно устаревшие носители информации, включая компакт-диски и даже магнитные дискеты (флоппи/гибкие диски).
Ещё в 2022 году министр по цифровым вопросам Таро Коно призвал различные отрасли правительства отказаться от требования использовать устаревшие формы физических носителей. Министерство экономики, торговли и промышленности (МЭТИ) стало одним из первых, кто начал этот переход.
Согласно новым утверждённым нормам, МЭТИ больше не будет требовать от бизнеса предоставлять данные на гибких дисках, то же самое касается и компакт-дисков (CD). Однако до полного отказа от этих форматов пока далеко.
Команда Коно выявила около 1900 протоколов в различных правительственных департаментах, где все ещё требуется использование гибких дисков, CD-ROM и даже MiniDisc . Причём требования к физическим носителям распространялись даже на ключевые отрасли, такие как поставщики услуг, горнодобывающие операции, а также производители авиационной и военной техники.
Несмотря на присущий стране консерватизм в бюрократических процедурах, существует несколько основных причин, по которым отказ от гибких дисков наконец-то должен произойти, и тянуть с этим не стоит.
Во-первых, флоппи-диски становится всё труднее найти: Sony, их последний крупный производитель, прекратил продажу устаревших носителей ещё в 2011 году. Во-вторых, некоторые типы данных уже банально не помещаются на дискетах из-за их ограниченной ёмкости в 1.4 МБ.
Несмотря на это, гибкие диски в Японии ещё долго будут использоваться в некоторых специфических сферах. Например, они необходимы для авионики некоторых старых самолётов, а также в некоторых устаревших медицинских устройствах. Даже правительство США до 2019 года использовало гибкие диски для координации запусков ядерного вооружения.
Я крайне редко обращаюсь в государственные структуры. Не люблю вечные очереди, сборы миллиона справок. Но иногда приходится, к сожалению. Как и в этот раз.
Сразу вспоминается Владимир Маяковский. Кстати, компьютерная мышка, что в этом кадре, вертикальная. Года два пользуюсь, очень удобная. Если интересно, сделаю подробный обзор. Фото автора
И каждый раз я удивляюсь, почему людям нужно собирать кучу справок, брать с собой пачку документов. Я не утрирую – именно пачку! Я прихожу к врачу – и у меня спрашивают медицинский полис. Но я записался на прием через мобильное приложение, при регистрации в нем я приложил все документы (паспорт, ИНН, номер полиса и так далее). Зачем у меня каждый раз бумажку какую-то требуют?!
Недавно я менял паспорт. Заявку можно сделать через приложение; и приложить фото прямо там. Но контора все равно просит прийти и принести разные документы, в том числе бумажное фото! В 21 веке в паспорт вклеивают фото, а не просто печатают! А еще просят принести свидетельство о разводе, который был миллион лет назад. Я понятия не имею, где оно у меня.
Если кратко, то процесс такой: делается заявка в приложении, потом идешь ногами в контору, несешь кучу документов, опять же, фото (бумажное!), опять заполняешь бланки, уходишь, а потом еще надо прийти и забрать готовый паспорт. То есть не очень понятен смысл заполнения заявки через приложение, если потом ты все равно несешь им документы.
Кстати, когда сдавал документы, обратил внимание на навигационные таблички, которые сделаны в учреждении. Они тоже исполнены формальности и неудобства. Почему не написать просто и понятно, по-человечески: "Кабинеты 3-6". Я видел, как люди в прямом смысле зависали под этими табличками, пытаясь понять сакральный смысл "03-06".
Зачем так писать? Напишите просто: Кабинеты 3-6. Это как некоторые пишут "02 января" или "цена - 06 руб. 55 коп." Пишите проще. И люди к вам потянутся! Фото автора
Ок, паспорт я получил. Думаю, теперь новые данные паспорта автоматически появятся у меня в «Госуслугах». Ведь, в конце концов, я же через «Госуслуги» заявку делал!
Нет. Не появились. Пришлось руками добавлять эти новые данные. Ну, думаю, теперь жизнь наладится. Не может не наладиться! Ведь это же «Госуслуги», уж от них-то эти данные уйдут во все госконторы! У нас же век интернета!
Что вы думаете. Через месяц мне понадобилась справка о то, что я самозанятый. Ок, «Гугл»… тьфу… «Госуслуги»! Это же теперь можно легко делать, до этого много раз пробовал, прямо из приложения беру справку и с телефона отправляю по воздуху на принтер. 21 век! Ага! Рано радовался. Держу в руках распечатанный листок, читаю. Все бы хорошо, но в нем старые паспортные данные.
Да что с вами не так! Мне что, обойти все конторы и лично принести вам свои новые паспортные данные, а потом еще и за вас все эти данные добавить во все справки и формы, которые вы выдаете?! Ведь можно же сделать так, как делает любой нормальный разработчик – получить данные и подтягивать их из единой базы во все нужные места, во все формы, во все справки! Размечтался!
Ок, пишу письмо в поддержку о том, что у меня уже новые паспортные данные, что я их внес в «Госуслуги», но на справке (НА СПРАВКЕ, КОТОРУЮ ВЫДАЕТ "ГОСУСЛУГИ"!) все равно появляются старые. Парадокс! Поддержка обещает это дело через какое-то время поправить. Ладно, едем дальше.
Еще через неделю мне понадобилось записаться в московскую библиотеку, то есть получить читательский билет. У нас же 21 век! Это можно сделать через компьютер – электронный читательский билет. Имеет право любой россиянин! Радостный от таких мыслей иду на «Госуслуги». Там такой возможности нет. Ок, «Госуслуги», иду на mos.ru (хотя мечтал, чтобы такие штуки можно делать в одном месте – на «Госуслугах»). Аллилуйя! Там это можно сделать. Нажимаю кнопку «Получить услугу», появляется форма, в которой все ячейки уже заполные моими данными. Удобно! 21 век же! Присматриваюсь – и вижу, что мои паспортные данные там старые. Пытаюсь поменять их вручную в форме – нельзя. Пытаюсь двигаться дальше со старыми данными, но система сигнализирует, что дальше меня не пустит, ибо паспорт старый. Ок, mos.ru, иду в личные данные, ищу там свои документы, нахожу паспортные данные (старые, конечно же, кому это надо – обновлять данные), вручную меняю их, жму «сохранить». Выскакивает предупреждение, точно уже не помню, но смысл такой: уверены ли вы, что хотите обновить эти данные, ведь мы будем это делать две недели, а в это время не сможем предоставлять вам услуги…
Испанский стыд! Извините меня за многословие, но я лишь коротко изложил весь этот путь страданий общений с нашими конторами. Это крик израненной бюрократической рутиной души.
Это сделаны так криво и неудобно, что даже пользоваться не хочется! Службы не связаны друг с другом, левая рука не ведает, что делает правая.
Это очень грустно. Это настолько плохо, что просто диву даешься, почему такие большие конторы так делают. Ведь они имеют возможность нанять хороших специалистов, разработчиков, у них хорошие бюджеты, ведь сейчас эти электронные направления активно развиваются.
Почему так?
Почему они все просят огромное количество документов? Почему у государственных служб нет единых баз информации?
Почему в Америке человеку нужен для полноценной жизни только маленький кусок пластика – водительские права! Ну еще карточка социального страхования. Я помню, когда смотрел совершенно потрясающий фильм «Побег из Шоушенка», был удивлен, что главному герою, отбывающему наказание в тюрьме, удалось исключительно по интернету с одними правами (опять же, в электронном виде) совершить массу действий: купить билеты на определенные даты, что-то оформить на себя (лет десять назад смотрел, уже точно не помню), полностью спланировать свой маршрут. Он это сделал из тюрьмы! Этот фильм вышел в 1994 году. Почти 30 лет назад.
Один из моих клиентов использует документооборот в процессах согласования договоров, где на определенном этапе инициатор договора должен организовать подписание договора с контрагентом, а скан подписанного с двух сторон документа приложить в 1С Документооборот.
При этом корпоративным регламентом было определено, что скан документа должен быть строго в pdf. Когда договор подписывается ЭЦП, то проблем не было, так как при сохранении подписанного документа из используемой моим клиентом системы Диадок файл и так сохранялся в pdf, а вот когда подписание осуществлялось на бумажном носителе, то с вложениями была вакханалия - прикладывали всё: исходный Word, несколько jpg, tiff, Word со сканом страниц внутри.
Задача с проверкой на расширение вложения решается легко, без доработки системы, но с написанием небольшого кода и вставки кода на этап проверки документа. Подробности как это сделать я изложил в видео.
Проверка задается для Вида документа, в настройки обработки на нужном этапе:
Документ = Предмет.Ссылка;
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ ПЕРВЫЕ 1
| Файлы.ВладелецФайла КАК ВладелецФайла,
| Файлы.ТекущаяВерсияРасширение КАК ТекущаяВерсияРасширение
Не разбираюсь в документообороте, но вроде как любая коммерческая организация обязана зарегистрировать, и после отвечать на официально поступившие обращение. Что грозит организации за отсутствие такого ответа? Может это единственный способ получать ответы на вопросы, заданные в "неформальной" обстановке? А после можно ли показывать такой ответ на всеобщее обозрение?
Привет всем! Кто юзает на работе ЭДО? Подскажите, что лучше выбрать? Какая система ЭДО лучше, какая дешевле?
Устроился в компанию юристом. У нас тут все на коленках делается. Люди бегают с бумажками, чтобы закупить товар, снабженцы бегают по нескольким отделам, чтобы поставить визу, все это муторно, в процессе согласования у кого-то эта бумажка зависнет/потеряется. Допустим, ответственное лицо выехало куда-то по делам, а без его визы директор не одобряет заказ. Вчера целый день прождали айтишника... Много времени теряется на беготню.
Решил в корне все изменить. Но без силы Пикабу это невозможно)))
«Язык есть драгоценнейшее сокровище народа, первое средство его развития и залог всех духовных успехов, главное право на славу в потомстве»
М.П. Погодин
К сожалению, век информационных технологий и развитие всяких, порой сомнительных сервисов помощи в процессе жизни индивидуума делают из людей-думающих людей-действующих. Такое наблюдается повсеместно – в школе, бизнесе, государственной службе…
В этой публикации постараемся раскрыть отдельные аспекты оформления документов. Цель этого весьма простая: придать подготовленному документу признаки официального. Грамматику и пунктуацию оставим для учителей, преподавателей, лингвистов.
Отметим, что при подготовке любого официального документа необходимо излагать текст литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения, не забывая про следующие критерии: официальность, деловитость, логичность, однозначность, лаконичность, исключение двойного толкования упоминаемых формулировок и терминов. Допускается излагать текст от 1-го лица множественного числа, от 3-го лица единственного числа, от 1-го лица единственного числа. Мое убеждение, что лучше составлять от 1-го лица множественного числа («считаем», «полагаем»). В итоге при прочтении документа должно выстроиться понимание того, о чем и для чего подготовлен тот или иной документ. Главное помнить, что усложнение лексики документа, т.е. насыщение громоздкими, нечитабельными и часто неграмотными формулировками, хоть и производит впечатление предельного глубокомыслия, но вовсе не способствует изначальной цели. Хороший пример когда-то привел мой товарищ: «Текст подготавливаемого документа необходимо излагать для человека, не имеющего никакого отношения к предмету вопроса, и по результатам прочтения у него сложилось осознанное впечатление в правильности выбранной позиции и не возникло вопросов по существу». Не всегда такое получается с учетом специфики составления того или иного вида документа. Ведь в конечном итоге составление текста документа должно преследовать цели упрощения его прочтения, уяснения и толкования.
С текстом все понятно. Теперь нужно разобраться, что должно быть в подготавливаемом проекте документа. Прелесть в вопросе подготовки большинства видов официальных документов заключается в том, что их содержание регламентировано соответствующими нормами и правилами. При этом документы (заявления, жалобы, объяснения и др.) всегда должны содержать следующие реквизиты: адресат, сведения о заявителе, заголовок (название документа), текст, приложения (если есть), статус лица, подписавшего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату. Иные реквизиты указываются по собственному усмотрению.
Отдельные строки стоит посвятить сокращениям, применяемым в документах. Так, зачастую (практически всегда) в документах авторы употребляют сокращение «РФ», однако его употребление допустимо в обиходе, но никак не в официальных документах, хоть этим и часто пренебрегают. Частью 2 статьи 1 Конституции Российской Федерации провозглашено, что наименования Российская Федерация и Россия равнозначны. Иного не предусмотрено. Сокращение «РФ» в официальных документах не всегда уместно, ведь мы говорим о нашей Родине, стране. Кроме того, согласно ГОСТ Р 7.0.12-2011 «СИБИД. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний» «РФ» не является общепринятым сокращением какого-либо слова в русском языке. В отношении иных сокращений следует руководствоваться вышеприведенным ГОСТом и иными официальными документами. Отдельно оговорим, что также есть полные и сокращённые наименования организаций и органов. Например, не уместно писать МВД Российской Федерации, тогда как правильно будет МВД России и Министерство внутренних дел Российской Федерации. Аналогично и в отношении иных органов, организаций и их подразделений. Часто встречаются ошибки в написании дат. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» дата записывается одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой - 05.06.2016 (обратите внимание, что «г.» в конце не проставляется); словесно-цифровым способом - 5 июня 2016 г. Как правило, при выборе того или иного способа указания дат в документе следует его придерживаться во всем документе.
И последнее, на что хотелось бы обратить внимание, так это на оформление документа в текстовом редакторе. Так, документ готовится на листе формата A4 с полями: левая граница - 30 мм, правая - 15 мм, верхняя и нижняя - 20 мм. Абзацный отступ - 10,25 мм. Шрифт Times New Roman, черного цвета, размер 14. Межстрочный интервал 1,15-1,5. Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по левой и правой границам текстового поля документа (выравнивание по ширине). Не рекомендуем оставлять в тексте так называемые «висячие предлоги», хотя правила правописания ничего не говорят о таком предлоге, но правила типографики (оформления печатных текстов) рекомендуют перенос висячих предлогов на новую строку (в редакторе Word для этого используется комбинация клавиш «shift»+«enter»).
Кроме этого, не рекомендуем с целью выделения части текста документа использовать полужирное начертание, курсив, смещение относительно границ основного текста, разреженный интервал, подчеркивание и другие опции. Такие приемы делают из серьезного документа подобие некоего черновика с набросками автора.
Надеемся, что кому-то вышеизложенная информация окажется полезной и поможет в дальнейшем.
20 июня 2023 года Федеральная нотариальная палата (далее – ФНП) опубликовала эту новость на своем официальном сайте.
Этому предшествовал пилотный запуск сервиса "Универсальная запись к нотариусу" в 6 субъектах РФ: Алтайском крае, Белгородской, Ивановской, Калужской и Ростовской областях, Ханты-Мансийском автономном округе. С 1 июля 2023 года этот сервис станет доступен жителям 75 регионов России.
С помощью него можно будет выбрать удобную для себя нотариальную контору, узнать, какие документы требуются для совершения конкретного нотариального действия, а также направить их на проверку нотариусу. Другие способы для записи на прием к нотариусу сохраняются.
Кроме того, ФНП напоминает, что некоторые нотариальные действия, совершение которых не требует проверки реальной воли заявителя, можно получить онлайн. Через портал ФНП, с использованием личной квалифицированной электронной подписи.
Также, если у гражданина нет возможности лично явиться в нотариальную контору, он может воспользоваться выездным нотариальным обслуживанием.
В сообщении ФНП также содержится напоминание о необходимости использовать только официальные сервисы, гарантирующие защиту персональных данных чтобы не стать жертвой мошенников.
Как записаться на Госуслугах:
· Откройте форму записи на приём к нотариусу и укажите регион, в котором хотите записаться;
· Выберите подходящую тематику из предложенных или воспользуйтесь поиском;
· Ознакомьтесь с описанием нотариального действия и документами, которые понадобятся на приёме;
· Проверьте ваши данные и по желанию загрузите фото или сканы документов — это поможет нотариусу подготовиться к приёму;
· Укажите нотариуса, к которому хотите записаться;
· Выберите дату и время приёма и нажмите «Записаться к нотариусу».
Вы можете прийти к нотариусу в один день для решения нескольких вопросов. Для этого вам нужно отдельно записаться по каждому вопросу и по желанию загрузить документы по каждой записи.
В личном кабинете также можно перенести или отменить запись.
Запись на Госуслугах бесплатная, но на приёме нужно будет оплатить нотариальные действия, например удостоверение договора или завещания. Со стоимостью услуг нотариуса можно ознакомиться на сайте Федеральной нотариальной палаты.
Список документов, которые нужно взять с собой, будет указан после выбора нотариального действия. При оформлении можно заранее загрузить фото или сканы документов, чтобы нотариус смог подготовиться к приёму.
На приёме нотариус изучит полученную информацию, проверит документы и ответит на вопросы. После этого он определит порядок действий с учётом особенностей вашего дела и при необходимости назначит следующий приём.
