На больших проектах подготовка к работе иногда сложнее и важнее, чем сама работа. Ведь правки на ходу сильно замедляют процесс. Как с ремонтом квартиры: если не составить проект, розетка окажется за шкафом или гостиную выкрасят не в тот цвет. А это переделки и допрасходы. В итоге ремонт сделан, но осадок у заказчика остался.

В СБИС мы всегда проводим предпроектное обследование на комплексных внедрениях. Это затратная работа, но польза ощутима. Ведь итог — быстро и четко выстроенный процесс.

В результате предпроекта клиент получает отчет. В нем прописаны:

• План – график внедрения.

• Общий блок – схема процесса.

• Технические требования и ограничения.

• Организационные требования.

• Итоговая смета.

Как пример — внедрение внутреннего СБИС ЭДО двум компаниям, которые являются частью одного австрийско-германского холдинга.

О клиенте

Холдинг с многомиллиардными оборотами, занимающий топовые места по производству картона и тетрадей.

С чем пришел

Договоры между компаниями постоянно курсировали между городами и службами по электронной почте и в бумажном виде. Занимало это 2-3 дня.

Документы периодически терялись или надолго зависали на ком-то из исполнителей. Поэтому руководство решило автоматизировать процесс согласования договоров и провести тендер по выбору поставщика.

К нам они обратились за экспертной оценкой своих процессов, поскольку ранее мы сотрудничали по интеграции с SAP их внешнего ЭДО и работа СБИС им нравилась.

Разложили по полочкам

Инженеры СБИС выехали на площадки клиента в несколько отдаленных регионов. За 3 дня работы наши специалисты опросили сотрудников 10 отделов, выслушали их жалобы и проследили движение договоров.

Выявили как маленькие неудобства, так и крупные проблемы в системе: постоянно переполнялась почта из-за отправки большого количества договоров или размывалась ответственность и всю работу по внесению правок сваливали на одного сотрудника.

Результаты анализа мы зафиксировали в отчете и разработали проект:

• Выделили 4 основных типа договоров и для каждого составили свой маршрут согласования с указанием четких сроков на каждом этапе. Так исполнитель смог контролировать, на ком завис документ.

• Предусмотрели автоматическое формирование листов согласований, в которых службы будут оставлять свои комментарии по доработке.

• Теперь процесс согласования договоров занимает в 3-4 раза меньше времени.

Итог

Быстро составили проект, который полностью удовлетворил заказчика, — ведь мы учли все его «боли». Внедрение внутреннего ЭДО провели всего за 2 месяца и без дополнительных правок. Сразу наладили работу и не приостанавливали никаких процессов. Тоже хотите автоматизировать работу компании, но боитесь долгого внедрения и постоянных согласований и правок? Обращайтесь к нам.

Есть вопросы? Оставляйте, ответим в комментариях.

В начальном треде заметила, что не все понимают базовые моменты по ЭДО. Работаю в компании – операторе ЭДО и поэтому попробую объяснить и рассказать.
Возможно, мой пост поможет кому-то переубедить бухгалтеров или кадровиков в том, что можно вести ЭДО и не копировать всё в бумажный вид. Поэтому короткий ликбез.
ЭДО – электронный документооборот, обычно относится к b2b-сектору, т.е. это чаще про ЭДО между контрагентами. И нет, отправка скана электронкой – это не ЭДО. При ЭДО полный цикл жизни документа проходит в электронном виде: создание, согласование (можно по установленным в компании маршрутам), корректировка, подписание, отправка, получение. Ни на одном этапе не нужна бумага.
Но вообще, видов ЭДО очень много:
есть ЭДО b2g – это отчётность в госорганы (и некоторые виды отчётности, в зависимости от госоргана и среднесписочной численности сотрудников, нужно сдавать только в электронном виде),
есть b2b – это с контрагентами (вы должны быть оба подключены к ЭДО, оператор не важен);
есть КЭДО – кадровый ЭДО – внутри компании. Большинство документов можно перевести в электронный вид, удобная тема для удалёнщиков;
есть транспортный ЭДО – ЭтРН (транспортные накладные), договоры фрахтования и так далее.
Чтобы ЭДО был юридически значимым нужна ЭП.
ЭП – электронная подпись. Бывает квалифицированная, неквалифицированная, простая (это, например, ваши логин-пароль на входе в пикабушечку), усиленная.
ЭП на первых лиц организаций и ИП выдаётся исключительно в ФНС. Сотрудники организаций могут получать подпись в коммерческом удостоверяющем центре. У большинства УЦ есть возможность массовой выдачи электронных подписей сотрудникам одной компании (заключается договор, внутри компании назначается менеджер, отправляющий данные в УЦ, подписи выдаются прямо в офисе компании).
Для записи и использования подписей обычно нужен токен (носитель с возможностью криптозащиты). Если подпись нужна для торговли алкоголем (привет, ЕГАИС), то вариантов токенов становится меньше. Ещё есть вариант подписей по DSS, т.н. мобильные подписи. Есть ещё тема с машиночитаемыми доверенностями (МЧД, аналог бумажной доверенности на право подписи), но пока что с ней понятно примерно ничего. Должны были ввести с января, отложили до марта, отложили ещё разок до следующего лета…
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью = бумажный документ, подписанному собственноручно или заверенному печатью.
Такие документы могут рассматриваться в суде и предъявляться при налоговых проверках без распечатки.
Норма: 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6, п. 1, 3.
Электронные документы хранятся в т.ч. на серверах оператора ЭДО. Не потеряется, не сгорит, поэтому, опять же, можно и экономить на архиве, быстро получать к ним доступ и т. д.
И да, в норме при введении ЭДО в компании количество затрат на бумагу, расходники для принтера, курьера и хранение архива всё же снижаются.
Если тема будет интересна, могу запилить пост про ЭДО и маркировку, подробнее про разные виды ЭДО и так далее.

В конце марта бумага подорожала в 3-4 раза. По данным РБК, скачок цен произошел после заявления финской химической компании Kemira. Она импортировала в Россию хлорат натрия, необходимый для отбеливания целлюлозы.

Многие российские компании не спешат переходить на ЭДО.

Рассказываем, почему электронный документооборот — это не страшно и дешевле бумаги.

Сколько сейчас компании тратят на бумагу

Мы составили примерную схему затрат на бумагу среднестатистической компании. Получилось вот что:

(B) Количество листов в комплекте документов — 3 шт

(L) Количество постоянных контрагентов — 30 шт

(N) Количество отправляемых пакетов документов — 1000 шт

(P) Стоимость печатного листа — 1,5 ₽

Стоимость бумаги и скрепок — 0,5 ₽

Стоимость тонера — 0,5 ₽

Затраты на электроэнергию — 0,25 ₽

Амортизация оборудования — 0,25 ₽

(K) Отправка одного конверта — 25 ₽

Рассчитываем затраты по формуле: N (пакеты документов) х B (листы в комплекте) х P (стоимость печатного листа) +N (пакеты документов) х K (почтовые услуги) = 29 500 ₽.

Запоминаем эту цифру и смотрим, как дела обстоят с электронными документами. Но сначала проведем маленький ликбез.

Что вообще такое ЭДО и как это работает

Электронный документооборот — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что нужно для работы с электронным документооборотом:

1. Купить электронную подпись на руководителя организации.

2. Подключиться к оператору данных.

3. Внедрить систему электронного документооборота, например СБИС.

Сколько будет стоить ЭДО

Возвращаемся к нашим формулам. В среднем по ЭДО отправить пакет документов стоит 4,5 ₽ и нужна лицензия. На них цены по рынку колеблются. Посчитаем на примере СБИС.

Формула: N (пакеты документов) х Стоимость отправки пакета (4,5 ₽) + Годовая лицензия на отправку документов (6000 ₽) = 10 500 ₽ в год.

Итак, на бумажный документооборот мы потратили 29 500 ₽, на ЭДО 10 500 ₽ в год.

Экономия 19 000 ₽.

Кстати, сейчас у нас годовая лицензия идет по скидке для малого и среднего бизнеса, поэтому стоит 3000 вместо 6000 ₽ :)

Минусы ЭДО

Будем честными, у каждого процесса есть недостатки. Смотрим, что есть у ЭДО, и что с этим сделать:

Адаптация. Займет пару недель, а удовольствие от скорости и экономии останется на долгие годы :)

У разных контрагентов разные операторы. Согласны, но в СБИС с большинством операторов нет роуминга, а с теми, у кого есть, подключаем очень быстро.

Бумажные документы надежнее. Скорее — привычнее. Мы все не любим выходить из зоны комфорта, но прогресс не стоит на месте, а человеческий фактор при работе с бумажными документами тоже никто не отменял. Тут совет один: не бойтесь, просто попробуйте.