Помогли топливной компании избавиться от бумажных кассовых документов. Кейс⁠⁠

Рассказываем, как сэкономили для клиента сотни человеко-часов.

Мы решили раз в месяц рассказывать, как помогаем нашим клиентам упросить бизнес-процессы. На этот раз делимся историей крупной топливной компании.

О клиенте

В СБИС обратилась региональная сеть топливных станций: при каждой есть магазин, при некоторых - кафе. У компании несколько десятков обособок, удалённых друг от друга и десятки ответственных лиц разной квалификации.

Проблема

Кассовые документы велись в бумажном виде, что требовало соблюдение регламента:

1. Вести кассовую книгу

2. Распечатывать приходники при выемке средств

3. Распечатывать расходники при выдаче денег из кассы

4. Распечатывать кассовую книгу

5. Подписывать это всё кассиром

6. Везти на машине в бухгалтерию

7. Подписывать главным бухгалтером

8. Хранить

9. При запросе контролирующих органов – искать в этой куче бумажек и предоставлять.

10. А при выявлении ошибок – повторить

Дорого. Долго. Не круто.

Что придумали в СБИС

Перевели кассовые документы в электронный вид.

Схема примерно такая:

За факт подписания отвечают НЭП – неквалифицированные электронные подписи. Это гораздо дешевле, чем усиленные квалифицированные подписи, но по закону их можно применять на кассовых документах. Правда, пришлось заключить с сотрудниками дополнительный договор на использование таких подписей. Делается это один раз.

Кассир ведёт всё как обычно в привычной системе - 1С. Но теперь не распечатывает кассовые документы, а выгружает в облако и подписывает (нажимает 2 кнопки). Мы настроили регламент прохождения документа в точности так, как требуется по закону.

В итоге весь документ попадает на проверку главному бухгалтеру: она может отправить на доработку или принять и подписать.

Все подписанные документы хранятся в электронном архиве. В любую секунду ищутся по номерам/суммам/ответственным и предоставляются в контролирующие органы.

Результаты:

• Сократили время доставки документов от обособок до головного офиса с 1 недели до 1 секунды.

• Сократили затраты на бумагу и амортизацию оборудования на 100%. Кстати, проект окупился уже только за счёт этой экономии.

• Теперь при запросах госорганов предоставить документы можно за пару минут. Не нужно искать в куче бумажных кассовых книг.

• Избавились от необходимости повторной печати при ошибке.

Если хотите у себя сделать так же – нужно учесть несколько моментов с юридическим оформлением. Напишите, если нужна нормативка и шаблоны, или если есть вопрос по организации схемы у себя.