Уважаемые пикабушники, нужен совет тех, кто сталкивался с проблемой обработки внутренней документации компании.
Есть следующий кейс: компания разрастается, и управление "на коленках" становится очень трудным. Появляется все больше внутренних документов (регламенты, инструкции, учебные материалы, юридические и т.п.). Составляют и доводят до сотрудников их все кому не лень, соответственно говорить о единообразии и внедрении какой-то корпоративной культуры не приходится. Хранятся документы в основном в Google Docs; очень часто регламенты одного отдела ссылаются на документ другого отдела, а через некоторое время выясняется, что ссылка уже умерла, потому что тот документ был перемещен в корзину, а на его место разместили новый, никого не предупредив. Архив предыдущих версий так же не ведется; чаще всего документ правится или просто заменяется на новую версию; так же возникают случаи, когда один отдел опирается на какой-то регламент, но работает со скаченной версией, и не в курсе, что оригинал был изменен (никто не сообщил об изменении).
В общем, на лицо проблема организации хранения и обработки информации внутри компании.

К чему хочется прийти:
1. Передать ведение всей внутренней документации в одни руки.
2. Организовать сбор, обработку и хранение документации в одном пространстве с возможностью предоставления доступа по ролям к разным разделам.
3. Настроить различные каталоги для хранения документов разного типа (кадровые - заявления, правила; юридические - договора, допники; регламенты по отделам; учебные материалы и т.п.)

4. Возможность организовать работу со ссылками (например, в анонсированном приказе о новой операции указать ссылку на регламент ее осуществления).
5. Организовать структурированный архив старых версий документов.

Возможно кто-то из вас может порекомендовать веб-сервис с возможностью работать на мобильных устройствах, который мог бы решить проблемы перехода компании по организации документооборота, проявляющиеся при переходе из малого бизнеса в крупный. Буду признателен за любую рекомендацию.

Upd: ребята всем спасибо. Благодаря вашим наводкам и изучению предложенных вариантов я понял, что все мои хотелки укладываются в рамки "платформ для организации базы знаний Компании". Плюсы всем вам в карму!

Всем привет. Сделаю и я полезное дело для пикабушников (и не только).

В свете текущих событий и повышения цен на бумагу, резко возник интерес к сфере электронного документооборота. Так как к ЭДО я имею самое непосредственное отношение, то могу ответить на любые вопросы, связанные с переходом и использованием ЭДО.

На что-то отвечу в комментах, самое интересное и нужное оформлю в отдельный пост.

А пока самые частые вопросы и ответы на них:

1. Что выгоднее - ЭДО или бумага? И там и там нужно платить!

Выгоднее ЭДО по нескольким причинам:
- нет затрат на покупку и доставку бумаги, приобретение принтеров, расходников, обслуживание.
- Добавьте сюда услуги курьерских служб по доставке документов, риски потерь документов при доставке и многократный обмен экземплярами версий договоров.
- В ЭДО один документ любого объема и количества страниц - всегда считается одним документом и тарифицируется как один.
- От объема трафика могут рассматриваться разные тарифы, обычно чем больше годовой пакет документов, тем выгоднее.
- прежде, чем будет подписан договор, на его черновики может вполне уйти пачка бумаги. По сути - в никуда.
- не нужно хранить документы, выделять архивные помещения, то есть нет лишних затрат на простаивание рабочих площадей для хранения бумажек
- нет временного лага в доставке документов. Вы всегда знаете, получил ли документ контрагент. Мгновенная доставка, согласование и обработка документа.
-системы ЭДО легко жуют тысячи документов от каждого клиента в день. Никаких тормозов и лагов, объемы обработок практически не имеют лимитов.

2. Имеет ли ЭДО документ юридическую силу?

Абсолютно да. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью обеими сторонами, а если обмен осуществлён через провайдера ЭДО, то вопросов к документу вообще нет, так как факты обмена документом, его получением и подписью всеми сторонами будут дополнительно зафиксированы провайдером.

3. Что нужно, чтобы начать?

Юридическое лицо или ИП, доступ в интернет, сертификат электронной подписи, который обычно можно получить у этого же провайдера.

4. Как быстро документ доставляется?

В рамках одного провайдера - мгновенно. Между провайдерами - ну, пара секунд. Межпровайдерная связь не такая уж и простая штука, но работает.

5. А если у меня 1С/другая система и я хочу работать в ней?

Не вопрос. Для типовых УС обычно есть уже готовые базовые решения под ЭДО. Также в этих решениях возможно выполнить доработки под различные кастомные задачи.

6. Если я не могу установить типовое решение - какие варианты есть?

Можно зайти в веб и работать там, или заняться интеграцией со своей системой. Интеграционные решения прорабатываются с каждым отдельно и практически не бывает нерешаемых задач. Выгружайте документ в любом формате, каком можете - на стороне провайдера есть возможность настроить конвертацию в формализованный вид.

7. Как быстро можно начать работать?

В вебе - сразу. В типовом решении (например, 1С) - сразу после установки и настройки расширения. А в интеграциях вы вообще сами управляете процессом подключения и сроками, при этом можно реализовать любой сложный бизнес-процесс, а пока можно работать в вебе или запустить более простое решение.

8. Если у меня Документы - это договоры, всякие согласования, сканы, эксельки, ворды и прочие бумажные документы, а не счета, УПД и акты?

Без проблем. Это такие же Документы, только у них специальный тип - неформализованные. К ним относятся любые документы и файлы в любом формате, которые не вписываются в формализацию электронных документов. Они так же могут быть подписаны и иметь юридическую силу. Вот только автоматизированную обработку по ним настраивать несколько сложнее, так как зачастую невозможно заглянуть в контент документа и понять, что там написано.

9. У меня 100500 документов в день. Я физически не успеваю их обрабатывать, а армию бухгалтеров содержать не могу.

Можно настроить практически любую автоматизацию по обработке документов. Скрипты проверят документ по всем согласованным признакам и выполнят необходимые действия, например: отклонят, согласуют, переложат на FTP-сервер или подпишут документ сертификатом директора.

10. Налоговая запрашивает у меня документы за 4 квартал по контрагенту. Как я им предоставлю полторы тысячи документов?

Можно выгрузить архив документов в любом разрезе без каких-либо проблем и предоставить по месту требования. Через веб-кабинет есть базовые возможности для этого. Если нужна выгрузка более сложная и тонкая по настройке, то специалисты провайдера помогут в этом вопросе. Или можно настроить, чтобы сервис научился автоматически выгружать документы по нужным правилам и таким образом непрерывно создавать дополнительный архив, например, на внутренних или внешних ресурсах.

Пожалуй, на этом пока все. Если тема интересна и зайдёт - буду продолжать создавать посты про ЭДО, ибо поверьте, возможности и потенциал просто огромны!
А пока можно покидать вопросы в комментах.