В начальном треде заметила, что не все понимают базовые моменты по ЭДО. Работаю в компании – операторе ЭДО и поэтому попробую объяснить и рассказать.
Возможно, мой пост поможет кому-то переубедить бухгалтеров или кадровиков в том, что можно вести ЭДО и не копировать всё в бумажный вид. Поэтому короткий ликбез.
ЭДО – электронный документооборот, обычно относится к b2b-сектору, т.е. это чаще про ЭДО между контрагентами. И нет, отправка скана электронкой – это не ЭДО. При ЭДО полный цикл жизни документа проходит в электронном виде: создание, согласование (можно по установленным в компании маршрутам), корректировка, подписание, отправка, получение. Ни на одном этапе не нужна бумага.
Но вообще, видов ЭДО очень много:
есть ЭДО b2g – это отчётность в госорганы (и некоторые виды отчётности, в зависимости от госоргана и среднесписочной численности сотрудников, нужно сдавать только в электронном виде),
есть b2b – это с контрагентами (вы должны быть оба подключены к ЭДО, оператор не важен);
есть КЭДО – кадровый ЭДО – внутри компании. Большинство документов можно перевести в электронный вид, удобная тема для удалёнщиков;
есть транспортный ЭДО – ЭтРН (транспортные накладные), договоры фрахтования и так далее.
Чтобы ЭДО был юридически значимым нужна ЭП.
ЭП – электронная подпись. Бывает квалифицированная, неквалифицированная, простая (это, например, ваши логин-пароль на входе в пикабушечку), усиленная.
ЭП на первых лиц организаций и ИП выдаётся исключительно в ФНС. Сотрудники организаций могут получать подпись в коммерческом удостоверяющем центре. У большинства УЦ есть возможность массовой выдачи электронных подписей сотрудникам одной компании (заключается договор, внутри компании назначается менеджер, отправляющий данные в УЦ, подписи выдаются прямо в офисе компании).
Для записи и использования подписей обычно нужен токен (носитель с возможностью криптозащиты). Если подпись нужна для торговли алкоголем (привет, ЕГАИС), то вариантов токенов становится меньше. Ещё есть вариант подписей по DSS, т.н. мобильные подписи. Есть ещё тема с машиночитаемыми доверенностями (МЧД, аналог бумажной доверенности на право подписи), но пока что с ней понятно примерно ничего. Должны были ввести с января, отложили до марта, отложили ещё разок до следующего лета…
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью = бумажный документ, подписанному собственноручно или заверенному печатью.
Такие документы могут рассматриваться в суде и предъявляться при налоговых проверках без распечатки.
Норма: 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6, п. 1, 3.
Электронные документы хранятся в т.ч. на серверах оператора ЭДО. Не потеряется, не сгорит, поэтому, опять же, можно и экономить на архиве, быстро получать к ним доступ и т. д.
И да, в норме при введении ЭДО в компании количество затрат на бумагу, расходники для принтера, курьера и хранение архива всё же снижаются.
Если тема будет интересна, могу запилить пост про ЭДО и маркировку, подробнее про разные виды ЭДО и так далее.

С 25 августа 2021 года вступили в силу изменения в ФЗ №143-ФЗ от 26 мая 2021 года касательно правил передачи документов на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Согласно данных изменений, при свидетельствовании подлинности подписи участников в заявлении о государственной регистрации при создании общества с ограниченной ответственностью или регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, нотариус обязан передать документы на государственную регистрацию в налоговые органы.
После проведения государственной регистрации нотариус получает контейнер с вашими зарегистрированными документами. На практике всегда рекомендуется получить зарегистрированные документы в бумажном виде, путем удостоверения равнозначности бумажного документа документу в электронном виде в нотариальной конторе, либо же сразу, как только вы узнали о завершении государственной регистрации на направится в налоговую и получить копии зарегистрированных документов. Не храните документы в электронном виде. Электронно-цифровая подпись налогового инспектора, как и любая другая электронно-цифровая подпись, действительна всего лишь один год с момента ее получения владельцем.
Здесь стоит обратить внимание на то, что нужный пакет документов для передачи в налоговые органы вы формируете самостоятельно, а нотариус выступает как «передатчик». Соответственно перед походом в нотариальную контору вам нужно будет уточнить в налоговой, какие именно документы вам будут нужны для регистрации вас в качестве индивидуального предпринимателя или же при создании общества с ограниченной ответственностью, а также иметь при себе заполненное, но не подписанное заявление соответствующей формы (Форма №Р11001 – для юридических лиц, Форма №21001 – для индивидуальных предпринимателей). Обратившись в нотариальную контору с подготовленным пакетом документов, вы, в присутствии нотариуса, подписываете ваше заявление соответствующей формы и оставляете собранные вами документы для передачи в налоговый орган. После направления документов на государственную регистрацию, а как правило это осуществляется в течении трех рабочих дней, налоговая направит в адрес нотариуса расписку с указанием даты регистрации. В назначенный день исполнительный орган вашей организации (директор/генеральный директор и пр.) сможет получить у нотариуса соответствующий контейнер или же сразу получить равнозначные электронным учредительные документы на бумажном носителе.

Уважаемые пикабушники, нужен совет тех, кто сталкивался с проблемой обработки внутренней документации компании.
Есть следующий кейс: компания разрастается, и управление "на коленках" становится очень трудным. Появляется все больше внутренних документов (регламенты, инструкции, учебные материалы, юридические и т.п.). Составляют и доводят до сотрудников их все кому не лень, соответственно говорить о единообразии и внедрении какой-то корпоративной культуры не приходится. Хранятся документы в основном в Google Docs; очень часто регламенты одного отдела ссылаются на документ другого отдела, а через некоторое время выясняется, что ссылка уже умерла, потому что тот документ был перемещен в корзину, а на его место разместили новый, никого не предупредив. Архив предыдущих версий так же не ведется; чаще всего документ правится или просто заменяется на новую версию; так же возникают случаи, когда один отдел опирается на какой-то регламент, но работает со скаченной версией, и не в курсе, что оригинал был изменен (никто не сообщил об изменении).
В общем, на лицо проблема организации хранения и обработки информации внутри компании.

К чему хочется прийти:
1. Передать ведение всей внутренней документации в одни руки.
2. Организовать сбор, обработку и хранение документации в одном пространстве с возможностью предоставления доступа по ролям к разным разделам.
3. Настроить различные каталоги для хранения документов разного типа (кадровые - заявления, правила; юридические - договора, допники; регламенты по отделам; учебные материалы и т.п.)

4. Возможность организовать работу со ссылками (например, в анонсированном приказе о новой операции указать ссылку на регламент ее осуществления).
5. Организовать структурированный архив старых версий документов.

Возможно кто-то из вас может порекомендовать веб-сервис с возможностью работать на мобильных устройствах, который мог бы решить проблемы перехода компании по организации документооборота, проявляющиеся при переходе из малого бизнеса в крупный. Буду признателен за любую рекомендацию.

Upd: ребята всем спасибо. Благодаря вашим наводкам и изучению предложенных вариантов я понял, что все мои хотелки укладываются в рамки "платформ для организации базы знаний Компании". Плюсы всем вам в карму!