Культовая классика 80-х рассказывает о подростке, который становится лучшим другом безумного ученого, разгадавшего код путешествия во времени. На его автомобиле Delorian юный Марти Макфлай попадает в прошлое и начинает путешествие, которое меняет его будущее.

Хоть основная тема фильма — это путешествия во времени, он может научить нас и тайм-менеджменту. Марти не только должен выполнить план с точностью до секунды, чтобы вернуться домой, но и своим примером доказывает, что каждый день имеет значение.

Главный урок этого фильма: не надо «плыть по течению». Важно обдуманно подходить к тому, что вы вносите — и не вносите — в свой план/календарь.

«Время»: Не теряйте ни секунды

В этом фантастическом фильме Джастин Тимберлейк играет роль бедняка Уилла Салласа. В его мире время считается валютой, а жизнь заканчивается, когда это время подходит к нулю.

Фильм Эндрю Никкола — это интересный взгляд на то, насколько ценно время, как некоторые люди боятся, что у них его недостаточно, и как можно использовать время не по назначению.

Главный урок этого фильма: мы никогда не знаем, сколько времени у нас осталось. А чтобы использовать каждую секунду с максимальной пользой, нужно делать правильные вещи с теми, кто нам дорог.

«Клик: С пультом по жизни»: Всего должно быть в меру

Майкл Ньюман, сыгранный Адамом Сэндлером, — трудоголик, для которого работа зачастую важнее семьи. Однажды он находит пульт дистанционного управления, который позволяет ему ставить события жизни на паузу, перематывать их вперед и даже отключать звук.

Но самое интересное происходит, когда Майкл обнаруживает, что пульт не совсем ему подвластен. Перемотав свою жизнь вперед, он оказывается на вершине корпоративной лестницы, но успех в бизнесе дается ему дорогой ценой: разрушенная семья и проблемы со здоровьем.

«Клик» учит нас тому, как важно сбалансированно использовать свое время. Желание добиться успеха в работе — это не так уж плохо, но если позволить ему взять верх над всеми остальными аспектами жизни, это может привести к беде. Когда Ньюман пронесся по жизни, чтобы стать CEO крупной компании, он пожалел, что променял время, проведенное с семьей, на успешную карьеру.

«Тачки»: Не спешите, а найдите время, чтобы сделать все правильно

Молния Маккуин — начинающий гонщик, полный гордости и амбиций. По дороге на чемпионат он попадает в забытый городок, где его безрассудная езда разрушает всю дорогу.

Не успел он выехать из города, чтобы принять участие в большой гонке, как мэр поручает ему починить поврежденную дорогу. Из-за нехватки времени и желания быстрее разделаться с задачей он только хуже.

Чтобы починить дорогу как следует, Маккуину приходится применить более тщательный подход. При этом его осеняет, что если бы он сразу лучше распорядился своим временем, то ему не пришлось бы тратить его на переделку той же самой дороги.

Главный урок этого фильма: не стоит ускорять работу, чтобы просто закончить ее. Чаще всего это приводит к тому, что вы тратите больше времени, чем при более основательном подходе.

«Одиннадцать друзей Оушена»: Дайте себе время потренироваться

Хотя профессиональные преступники — не лучший пример для подражания, невероятное ограбление, совершенное Дэнни Оушеном, не может не вызывать восхищения. С помощью разношерстной команды, состоящей из сомнительных персонажей, герою удается ограбить три казино в один день.

Главный урок этого фильма: подготовка — ключ к успеху. Команда в фильме проводит несколько тренировок, чтобы довести свой план до совершенства, а значит, и само мероприятие проходит практически без проблем. Чем больше вы планируете и практикуетесь, тем выше вероятность достижения поставленных целей.

«Кунг-фу Панда»: Сосредоточьтесь на том, что вы можете сделать сейчас

В мультфильме мудрая черепаха Угвэй, основатель кунг-фу, то и дело сыплет мудрыми цитатами, во многих из которых есть своя правда.

Одна из многочисленных цитат Угвэя, заставляющих задуматься, звучит следующим образом: «Вчера — это история, завтра — это тайна, а сегодня — это подарок. Вот почему его называют настоящим».

Чему может научить высказывание Угвэя о рациональном использовании времени? Сосредоточьтесь на том, что вы можете сделать сегодня для достижения своих целей. Используя онлайн-календарь или таск-трекер, заполните свой день делами. В противном случае вы будете размышлять о прошлом или думать о будущем. Ни то, ни другое не приведет вас далеко.

«Гринч»: Вставайте пораньше

Внутри анимированный Гринч, как и его версия в исполнении Джима Керри, все тот же раздражительный пожилой человек, который презирает Рождество. К несчастью для него, весь его город обожает этот праздник.

Гринч придумывает план, как испортить всем Рождество. Обычно вялый и ворчливый, он начинает лучше распоряжаться своим временем, чтобы осуществить задуманное. Каждое утро он встает рано, чтобы потренироваться и заняться планированием, чтобы проработать все нюансы своей стратегии.

В конце концов, Гринч меняет свое мнение. Тем не менее усилия, которые он приложил к реализации своего плана, достойны восхищения. Он даже успел осуществить его до своего обращения, и все благодаря навыкам тайм-менеджмента.

***

Предисловие

Я долго не давал признаться себе, что я иррационал.

Я люблю браться за множество вещей сразу (и далеко не всегда доводить их до конца). Я люблю переключаться на разные темы и проекты (и делать в них разное). Я не люблю монотонно фигачить в одну сторону и сильно глубоко копать в одну тему.

Я завидую тем, кто может выбрать себе единственную тему для развития и “бить в одну точку” десятилетиями.

Иррациональным людям живётся не сладко в этом рациональном мире. И мне жилось не сладко. Во всяком случае, до тех пор, пока я не признал и понял что я - иррационал.

Иррационалы не могут “играть” в рационалов. Они не могут сказать себе, что в следующий вторник в 14 часов они будут писать статью про планирование для иррационалов. Точнее, сказать то они могут. И могут даже засесть за написание статьи в обозначенный час. Но если они не будут “в драйве”, то процесс написания будет идти так медленно, что лучше бы они вообще за это дело не садились.

Если вы ещё не поняли, кто такие рационалы и иррационалы, то давайте я поясню.

Рационалы это те, кто может фокусироваться на одном. Это те, кто могут заниматься одним проектом или одной сферой деятельности, и им не будет скучно. Это те, кто может спокойно делать дела в заданное время, есть у них настроение или нет.

А иррационалы - с точностью до наоборот. Они хотят заниматься сразу 5 проектами. Хотят стать блогерами, предпринимателями, писателями, актерами, изучать несколько языков. В идеале все и сразу. Они старательно пишут планы с вечера на следующий день, а когда просыпаются то понимают, что им хочется делать что-то совершенно другое, а заставить себя делать то, что надо - попросту невозможно. Потому что идёт пруха. А пока у иррационала идёт пруха - он выдает такую результативность за час деятельности, которые не выдаст ни один рационал за сутки. И действовать по другому будет просто не эффективно.

Если вы ещё не поняли, кто вы, то вот вам табличка для самоидентификации:

Иррационалы и рациональное планирование

Самая большая ошибка иррационалов - это уметь в рациональное планирование.

Проблема не в том, что иррационалы не умеют планировать. Нет. Они много чего умеют. И большинство техник по тайм-менеджменту, о которых вы можете почитать в интернете, крутые. Но рождены они были рациональными умами, и к иррационалам попросту неприменимы.

Но иррационал упорно пытается быть “как все” и делать “как правильно”.

В итоге получается вот что:

• Иррационал находит интересную технику тайм-менеджмента, и решает, что отныне он будет собран, дисциплинирован, планировать свой день по выбранной технике.

• У иррационала не получается толком применить рациональные методы планирования, и отсюда вылезают болячки.

• Дела прокрастинируются, не доводятся иррационалом до логического финала, а само слово “планирование” начинает больше бесить, чем приносить результат.

• Иррационал обычно в такой момент плюет на все эти списки, календари, планы и начинает жить, как жил. Без списков, приоритетов, дел. Как ветер подует - так и будет.

Но и это для иррационала не выход, потому что в любом из этих двух случаев итог один: дела не делаются, или забываются, или делаются медленно, или делает вообще не то.

Выход остаётся один: осваивать те техники тайм-менеджмента, которые подходят для тебя, как для иррационала.

Идеальная система планирования для иррациналов

Конечно, я хитрю, и идеальной системы планирования не бывает (ни для кого, ха-ха-ха).

Но есть то, что откровенно херово работает

Планировать заранее конкретные дела в конкретное время.

Чем дальше от сегодняшнего дня запланировано определенное действие, тем меньше шансов, что иррационал будет делать эту задачу эффективно (или вообще вспомнит, о чем она была).

Приоритезировать задачи и выставлять им срочность.

У иррационала бывают только три реальных приоритета: “Драйвит”, “Не драйвит”, и “А это о чём вообще задача?”. Поэтому в идеале стоит выбросить нафиг все стандартные матрицы Эйзенхауера, важности, и срочности. Один фиг иррационал будет делать то, что будет драйвить в моменте.

Планировать на долгий срок.

Иррационал чаще всего не знает, что он будет делать послезавтра, о каком пятилетнем планировании может вообще идти речь? Пока придёт срок исполнения плана, у иррационала уже поменяется вообще вся жизнь и приоритеты.

Глубоко декомпозировать цели и прописывать стратегии.

Да, некоторым иррационалам нравится составлять ментальные карты, декомпозировать задачи до их тотального понимания. Потому что это приятно щекочет мозг и даёт иллюзию тотального контроля и понимания себя, но такие схемы разлетаются вдребезги уже на следующий день (если о них не забывают вовсе).

И есть то, что для иррациналов работает классно

Списки задач и напоминалки

Да, иррационал склонен быстро забывать информацию, потому что её слишком дофига. А забытая информация - это вовремя не сделанная (или вовсе не сделанная) задача.

Решение: как только придумали какую-то мысль - запишите. В дневнике, “входящих” или в заметках в телефоне, главное запишите.

Пробуйте новое как можно скорее

Для иррационала обычное дело - это воспламеняться от каждой новой идеи, которая приходит в голову. Каждая идея классная, каждую хочется воплотить.

И точно такое же обычное дело - забивать на дело сразу после того, как попробуешь (это если не понравится). А до этого - мусолить себе мозг идеей о том, как было бы классно. Если вы придумали какой-то проект, сделайте к нему следующий шаг в ближайшие 2-3 дня.

Варианта развития событий тут два: либо он вам очень быстро надоест, либо вы захотите заняться делом ещё раз. В любом случае, мысль о новом проекте перестанет назойливо “жужжать” в мозгу.

Помните про ограничение мозгового ресурса

У меня часто возникает ощущение того, что я всесилен, и могу переделать миллиард дел за день. Но это иллюзия. Качество и количество совершенных мной дел зависит не только от моего желания, но также и от других людей, здоровья, да и просто житейских обстоятельств.

Открою вам тайну - в среднем люди могут выдавать по 4-6 часов интенсивной мозговой активности за сутки. То, что больше - это уже неэффективная инвестиция времени, так как мозг начинает тупить и спотыкаться, поэтому планировать дел на большее количество часов в день не стоит. Если будет драйв, обстоятельства и желание - ок, сделаете больше. Если не будет - то вы уже молодцы и далеко продвинулись.

При этом количество часов концентрации можно увеличить за счёт фокусных техник.

Используйте длинные фокусные циклы

Иррационалы (впрочем, как и рационалы), выдают гораздо более качественный результат, когда входят в поток. На то, чтобы войти в состояние потока, нужно около 15-20 минут. Такие инструменты, как Помодоро в его классическом виде, состояние потока разрывают. Мы только входим в фокус, как нас выдергивает из этого потока уведомлением или звонком будильника.

Я решил попробовать для себя 90-минутные циклы планирования. Мозг меняет активность на пассив и отдых каждые полтора-два часа (как во сне, так и при бодрствовании). У меня получается сохранять фокус стабильно от 1 до 2,5 часов без отвлечений, результат и качество проделанного меня радует.

Планируйте блоками

Длинные фокусные циклы помогают проще входить в поток и реже из него выныривать, но не факт что каждая задача будет длиться целых полтора часа. Тем более, когда иррационал входит в поток, он может начать щелкать задачи как орешки.

Если фокусный цикл ещё не завершен, а я уже закончил задачу, то я перемещаюсь в “соседнюю” задачу. Например, я никогда не перехожу от написания контента для блога в переговоры, если я написал статью то начинаю писать посты в канал. Всё для того, чтобы как можно меньше переключать фокус внимания (помним, что каждое переключение фокуса — это потеря энергии).

Планируйте задачи на неделю вперёд (или на другой срок)

Одна из любимых дел иррационала это постоянные переключения. Это драйв делать разное.

И в этом кроется главный бич иррационала не умение доделывать дела до конца. Дела дропаются, а не делаются.

Для того, чтобы нивелировать этот минус - ставьте глобальные задачи на целую неделю вперёд. Те, которые вы будете по чуть-чуть в разные дни, и в итоге зафиналите. Чтобы задачи не мешались в календаре, я ставлю их всегда на выходной день.

Но это не единственный приём, который позволяет мне финалить задачи быстро и с удовольствием.

Ограничивайте количество задач

Решение ограничивать количество одновременных задач пришло мне из IT (там это называется WIP-лимиты, почитайте, если интересно).

Смысл в том, чтобы всегда ограничивать количество одновременно взятых задач в работу.

То есть вы должны определить лимит, и искусственно ограничить количество задач в день и неделю. Например, мой лимит - это 4 задачи одновременно. Как только я завершаю задачу на неделю, я ставлю себе ещё одну дополнительную задачу. То же самое с планированием на день. Если не поняли, как это использовать на практике - прочитайте пример ниже или напишите в комментариях, отвечу.

Пример планирования на неделю

Информации было много, и пора понять, как можно планировать для иррационала на практике. Расскажу на примере себя. Для планирования я использую простейший Google Calendar.

• Я создал три календаря “Контент”, “Работа” и “Консультирование” с разными цветами. Единственное, в чём мне помогает цветовое кодирование - это сохранение фокуса.

• Раз в неделю я планирую задачи на неделю. Я ставлю себе 4 задачи из трёх разных сфер на неделю.

• На каждый день вперёд я ставлю себе ровно 4 задачи, которые я хочу сделать за день, отталкиваясь от планов недели.

• Когда я приступаю к деятельности, я добавляю себе в календарь 1,5 часовой слот под названием “Работа”, “Контент” или “Консультирование”. Если я завершаю задачу на день, я либо закрываю цикл, либо ставлю дополнительную задачу в том же календаре, и продолжаю работать с ней. Таким образом, в моём задачнике НИКОГДА не будет более 4 задач в день или более 4 задач в неделю. С помощью этого я добиваюсь быстрого закрытия задач. Удивительно, но иногда моей мотивацией становится закрыть задачу, чтобы перейти к чему-то новому. Например, я не люблю подбирать картинки под статьи, но люблю писать. И так как эта мелкая задача “подобрать картинки” блокирует для меня написание новых статей, я её быстро закрываю, и радуюсь, что смогу вернуться к созданию контента.

• После завершения 1,5 часового слота я делаю получасовой перерыв. Если слот длился меньше 1,5 часа - то мне достаточно минут 15, чтобы восстановиться.

В итоге получилось ПРОСТО. Сложно быть и не должно.

Делитесь в комментариях, как вам живется, иррациональные вы наши 😁

Я веду канал про самореализацию и саморазвитие, где каждый день делюсь контентом про мышление, продуктивность, тайм-менеджмент и счастье. Подписывайтесь: https://t.me/dzenskii

Канбан доски же — это отличный инструмент! Для спринта или маленького проекта. Ни о каком удобном долгом планировании на Канбане речь не идёт. Это система из серии «давай-давай» — она подстёгивает групповую активность, но на больших масштабах она несостоятельна.

Сегодня мы поговорим о новой, четвёртой модели, которая лишена этих недостатков.

Карта проекта на основе доски для User Story Mapping

С чего все началось

Первый ресёрч систем управления я провёл ещё в 2011 году, работая PM’ом в студии. Позже пришлось попользоваться многими из них на разных проектах и уныние моё только росло. Люди не ходят в трекер инициативно, их приходится затягивать туда с усилием. И их можно понять, ведь он не помогает видеть полную картину, общаться или анализировать затраты своего времени — он лишь фиксирует обязательства и исполнение. Ещё один начальник. Усугубляет картину необходимость держать зоопарк решений под разные задачи, будь то общение, ведение задач, документации или саппорта, поскольку крупные all-in-one решения не способны вызывать ничего, кроме депрессии.

В большинстве своём, они пошли по пути модулей, чтобы каждый клиент мог собрать такой набор возможностей, который ему нужен. С таким подходом невозможно добиться необходимой пользователю целостности и связанности, а насколько они важны, мы чувствуем каждый раз, когда пользуемся яблочными устройствами.

Основные деньги таким системам приносят B2B клиенты, так что и вектор смещается на покрытие требований компаний, а не отдельных людей, которые, в конечном счете, ими пользуются. Важнее становится факт наличия функции, вместо возможности ей комфортно пользоваться. Парадокс в том, что сами компании тоже страдают от такого положения дел — это сжигает через неэффективность сотни и тысячи часов. Но их никто не может посчитать, а значит нет и проблемы.

Под шагами рождаются дороги

Однажды мне нужно было наглядно, с хронологией и зависимостями, разложить проработанный проект на полгода вперед по категориям работ. Каково было моё удивление, когда для этого отлично подошёл инструмент для User Story Mapping’а. Ну, подошёл условно — вести проект с командой там было бы практически невозможно, но наглядность, доступность и лаконичность информации для анализа и планирования были ровно такими, как я искал.

Развить эту модель под комплексное управление проектами и командную игру получилось не сразу, но после нескольких переосмыслений и переделок все сошлось. Так родился Resulty. Он вводит новый инструмент управления задачами — Карту проекта. Она потрясающе наглядна, так как объединяет далекий и средний масштаб наблюдения в единую картину, позволяя в пару кликов получать необходимые срезы. Такая организация задач имеет всего 2 уровня вложенности и позволяет одинаково комфортно и планировать в долгую и вести текущие задачи. Познакомиться с этой моделью ближе можно на сайте краудфандинговой кампании Resulty.

Я начал искать инвестиции, но в этот момент меня пригласили в большой проект в области маркировки товаров массового потребления и я не смог отказаться. До этого, у меня был доступ только к небольшим и средним командам, теперь появился к крупным с целой экосистемой продуктов. Ещё и на C-level позиции, когда видны все процессы в компании.

И знаете, в больших командах все те же проблемы, но они возведены в степень из-за количества участников и параллельно выполняемых задач. Все живут в своих пространствах и редко знают в достаточной мере, чем заняты коллеги. Приходится синхронизироваться на созвонах, после которых, в лучшем случае, остаётся часовая запись без описания темы разговора и таймкодов.

У меня до сих пор хранится скриншот календаря с 82 созвонами в течение одного февраля. На каждом из них присутствовало не меньше 7 человек, а на некоторых больше 50. Это полторы тысячи часов, которые можно было бы сократить на 2/3, если бы команда имела доступ к полной картине происходящего с нормальными инструментами для взаимодействия.

Но мой самый любимый и говорящий пример: сколько времени у вас уйдёт, чтобы поднять контекст и все обсуждения любой задачи, которая была закрыта пол года назад? В Resulty счёт бы шел на минуты.

Окей, а если усложнить задачу и представить, что весь контекст проекта с помощью закрытых задач поднимает новый CTO? Несколько недель — ответ полученный эмпирическим путем на реальном проекте.

Хорошо слаженная команда предупреждает 80% всех проблем, связанных с внутренними факторами.

Человек, имеющий аналитику своей продуктивности, имеет возможность с ней работать.

Оценка задачи становится объективнее, если учитывать профессиональный уровень, точность предыдущих оценок и количество вернувшихся багов.

Команда становится эффективнее, если видит цели компании, проекта и коллег.

Но мы живём в мире, где задачу видит только ответственный, где в погоне за результатами используют KPI, где на основе замеров времени дают по шапке и штрафуют, и где задачи отображаются тупыми списками.

Я пришёл это поменять.