Статья для тех, кто как только не пробовал планировать задачи: и списки составлял, и пометки в календаре ставил, и стикеры клеил — всё безуспешно. А потом увидел, как коллеги пользуются диаграммой Ганта, и тоже захотел всё успевать. Расскажем о трех способах составить диаграмму Ганта: на бумаге, в Excel и онлайн.

Когда число активных проектов растет — следить за выполнением задач и распределением ресурсов становится сложно. Одни клиенты пишут в Телеграме, другие — в Вотсапе, а третьи — на почту. Если вовремя не зафиксировать сроки — замучаешься их потом искать. А еще и за исполнителями нужно проследить.

Удобнее, когда информация об этапах проекта, исполнителях и дедлайнах хранится в одном месте. Зашел — и сразу видишь, какие задачи должны быть закрыты сегодня. Простой способ это сделать — построить диаграмму Ганта, о чем расскажем в статье.

Чем диаграмма Ганта полезна в командной работе

Диаграмма Ганта — визуальное представление проекта, которое отображает сроки выполнения задач и их взаимосвязь. Вот как это выглядит:

Диаграмма Ганта поможет:

• планировать проекты и отслеживать прогресс. Представьте, что компания получила нового крупного клиента и руководство построило планы по взаимодействию на полгода вперед. Понадобится система, в которой сотрудники будут отмечать выполненные задачи и видеть, как шаг за шагом приближаются к результату. Это поможет помнить о первоначальной цели и сохранить мотивацию.

• управлять сроками. Мы часто переоцениваем свои способности. Говорим: «Да, я могу сделать это за пару часов», — а на самом деле тратим пять-шесть. На диаграмме Ганта можно разбить задачи на микрозадачи и оценить время, которое понадобится для их решения: не просто «написать отчет об исследовании», а набросать план, написать черновик, согласовать, отредактировать. Так вы лучше спланируете работу и сможете уложиться в сроки.

• распределить обязанности. С помощью диаграммы Ганта легко отслеживать нагрузку членов команды. Распределяйте ее равномерно, иначе сотрудники не справятся с дедлайнами, начнут допускать ошибки в элементарных вещах и не смогут эффективно выполнять задачи.

• облегчить коммуникацию. Диаграммой Ганта можно делиться: с руководителями проекта, членами команды и клиентами. Так все будут в курсе, на каком этапе находится проект, кто отвечает за конкретную задачу и какие потенциальные проблемы могут возникнуть.

Как создать диаграмму Ганта самостоятельно

Определите масштаб проекта. Прежде чем с головой окунуться в решение задач, выделите время, чтобы собраться с мыслями и наметить путь. Определите цели проекта, которых хотите достичь, а затем разбейте работу на более мелкие задачи — это позволит понять, сколько времени нужно заложить, чтобы точно успеть всё в срок.

Установите сроки для каждой задачи. Проект создается последовательно: сначала решаются одни задачи, потом — другие. Продумайте эту последовательность и расположите задачи на временной оси по хронологии — для этого можно использовать таблицы Excel, онлайн-платформы или просто рисунок от руки.

Добавьте взаимосвязи между задачами. Отметьте, какие задачи зависят друг от друга. Диаграмма Ганта предусматривает четыре типа связей:

• Окончание — Начало. Пока не закончится задача А, задача В не может начаться. Например, нельзя запустить рекламную кампанию, пока не сделаны рекламные материалы.

• Начало — Начало. Означает, что задачи А и В должны начаться одновременно: маркетолог может начать разрабатывать стратегию продвижения одновременно со сбором аналитических данных.

• Окончание — Окончание. Пока задача А не закончится, задача В не может считаться полностью выполненной. Например, тестировать программное обеспечение нужно до тех пор, пока в нем не останется багов, — эти две задачи должны завершиться одновременно.

• Начало — Окончание. Пока не начнется задача А, задача В не может завершиться. Редкий тип взаимосвязи, но встречается. Допустим, компания планирует начать пользоваться новой информационной системой. Старая система будет работать до тех пор, пока IT-отдел не запустит эту новую на каждом компьютере.

Как построить диаграмму Ганта на бумаге

Если поблизости нет компьютера или ноутбука, а расписать и запланировать все задачи хочется, постройте диаграмму Ганта от руки — понадобятся только бумага и карандаш.

Нарисуйте две оси: горизонтальную для времени и вертикальную для задач. Напротив каждой задачи проведите линию, которая будет обозначать продолжительность задачи. Если нужно — обозначьте взаимосвязи стрелками.

Построить диаграмму Ганта на бумаге просто, но так же просто потерять эту бумагу. Даже если этого не случится, постоянно носить ее с собой, чтобы вносить коррективы, будет неудобно Другое дело — если диаграмма Ганта хранится в телефоне или на компьютере.

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Первый вариант: потратить время и создать с нуля самостоятельно.

Сначала внесите в обычную таблицу данные: название каждой задачи, дату начала, дату завершения и продолжительность.

Вторым этапом создайте линейную диаграмму: выделите столбец «Дата начала» и на вкладке «Вставка» выберите линейчатую диаграмму с накоплением.

Дальше нужно отредактировать диаграмму: внести данные о длительности, настроить описание задач и прозрачность линий. Кликните правой кнопкой мыши на диаграмму, нажмите «Выбрать данные», а затем — «Выбор источника данных».

• Чтобы добавить длительность задач: кликнуть «Добавить», в окне «Изменение ряда» ввести название поля «Длительность», а в поле «Значение» выделить столбец, где указана продолжительность.

• Чтобы отображались названия задач: слева кликнуть на флажок «Дата начала», а справа — на кнопку «Изменить». Когда откроется окно «Подписи оси», выделить столбец с названиями задач.

• Чтобы линии стали прозрачными: кликните на любую синюю полоску правой кнопкой мыши, выберите «Формат ряда данных» → «Заливка и границы» → «Нет заливки» и «Нет линий».

Второй вариант: воспользоваться готовыми шаблонами — это бесплатно. Этот вариант проще, поскольку ничего не нужно настраивать самостоятельно.

Вот где можно найти шаблоны для Excel:

• официальный сайт Майкрософт,

• блог ClickUp,

• TemplateLAB.

А вот — для гугл-таблиц:

• официальный шаблон от Гугла,

• блог Unito.

Как построить диаграмму Ганта онлайн

Онлайн-платформы для автоматизации рабочих процессов умеют строить диаграмму Ганта самостоятельно — достаточно ввести задачи и сроки их выполнения.

Управлять проектами онлайн проще, чем обновлять таблицу в Excel вручную или искать очередной лист бумаги под дополнительные задачи, и вот почему 👇

Доступны всей команде в любое время. Можно подключить совместный доступ — тогда каждый член команды будет видеть актуальные изменения, добавлять свои задачи и следить за прогрессом.

Можно отследить связи между задачами. Диаграмма обновляется автоматически. Если на каком-то этапе проект задержится — последующие задачи тоже сдвинутся.

Можно сравнить с базовым планом. Выберите дату — и система покажет, насколько состояние задач совпадает с первоначальным планом. Помогает понять, в какие сроки можно ожидать сдачу проекта заказчику.

Можно просматривать с телефона. Чтобы проверить, какие задачи нужно сдать сегодня, не нужно вставать с кровати и идти включать компьютер — достаточно дотянуться до телефона. А еще проще — включить уведомления.

Как избежать ошибок при использовании диаграммы Ганта

Не перегружайте сотрудников задачами. Человек имеет только две руки и не может разорваться на части. Если поручить сотруднику пять проектов одновременно — он будет хвататься то за одну задачу, то за другую, а в итоге не сделает ничего. Еще и мотивацию потеряет, потому что придется работать днем и ночью — даже на выходных.

Устанавливайте реалистичные сроки. Быстро сделать крутой проект, отдать заказчику и выслушать восторги — звучит заманчиво. Однако на практике слишком короткие сроки для важных задач заставляют сотрудников нервничать и перерабатывать, а это плохо сказывается на эффективности команды. Поэтому всегда закладывайте два-три дня на случай непредвиденных задержек, это поможет избежать проблем со сроками и сохранить качество работы.

Регулярно обновляйте диаграмму в ходе проекта. Проекты всегда меняются: добавляются новые задачи, смещаются сроки. Нельзя построить диаграмму Ганта в самом начале и больше к ней не прикасаться. Введите правило: вносить правки хотя бы раз в неделю. Так члены команды и клиенты будут располагать актуальной информацией о том, на каком этапе находится проект.

Коротко о диаграмме Ганта

• Диаграмма Ганта — график, который помогает контролировать сроки выполнения задач и степень нагрузки каждого члена команды.

• Диаграмму Ганта можно нарисовать на бумаге или создать в Excel, но удобнее всего использовать онлайн-платформы — от вас потребуется только список задач и сроки, остальное система сделает самостоятельно.

• Не перегружайте сотрудников задачами, устанавливайте реалистичные сроки и регулярно обновляйте диаграмму Ганта. Так команда может отслеживать свой прогресс и сохранять мотивацию, а клиенты — понимать, на каком этапе находится проект.

Пай чарт

Как контролировать подрядчиков и сотрудников, ускорить приемку работ и уложиться в бюджет. Разобрали частые проблемы строителей — от этапа проектирования до сдачи объекта.

Привет! На связи команда ПланФикса — платформы для создания собственной системы управления. Среди наших клиентов много строительных компаний. Сроки и качество работы подрядчиков — острая тема в этой сфере. Стоит одному исполнителю затянуть часть проекта, отставание накапливается как снежный ком, и сдача объекта рискует сорваться.

Подготовка: некачественное проектирование и затянутые процессы

Неточности в проекте приводят к тому, что документацию приходится по несколько раз исправлять и согласовывать с заказчиком. Старт строительства задерживается, а в будущем сдвигаются сроки сдачи объекта.

Проблема №1. Неправильное проектирование зданий

Проектировщики могут неверно рассчитать геометрию здания или допустить нестыковки в системах коммуникаций. Например, забыть ниши под вентиляционное оборудование или допустить пересечение водопровода и электрического кабеля. Строительство по такому проекту обернется дополнительными затратами, а то и штрафами для генподрядчика.

BIM-модель помогает на этапе строительства. Инженерам и монтажникам не нужно копаться в чертежах и сопоставлять отдельные части проекта — всё видно на объемной визуализации. Работа идет быстрее, а отдельные участки не приходится переделывать.

Как внедрить BIM-систему в строительной компании:

1. Определите цели. Информационные модели сокращают время проектирования и снижают риски непредвиденных затрат. Сформулируйте, чего хотите добиться от использования технологии. Например, «ускорить разработку проекта на 20%» или «снизить количество ошибок в документах на 50%».

2. Выберите программное обеспечение. Подберите платформу, которая соответствует целям компании. Вот несколько популярных программ: Revit, ArchiCad, Allplan.

3. Разработайте стандарты. Составьте инструкции и регламенты для сотрудников, как работать в BIM-системе. Это упростит внедрение и адаптацию команды к новому софту.

4. Обучите специалистов. Познакомьте проектировщиков со стандартами и организуйте повышение квалификации. Обычно поставщики софта помогают с обучением сотрудников.

Проблема №2. Затянутые процессы

Строительные компании часто работают в условиях сжатых сроков, когда буквально каждый день на счету. Промедление с выбором подрядчиков и долгое согласование расходных ведомостей еще больше осложняют ситуацию.

Бизнес-процессы затягиваются, потому что отсутствует среда общих данных. Это значит, что информация между специалистами передается недостаточно оперативно. Конструктор получил уточнения к проекту и изменил параметры, а инженер не узнал об этом вовремя и использовал старые данные. В итоге ведомость работ пришлось переделывать.

Доступ к рабочим пространствам можно открыть для сторонних пользователей. Эта функция помогает строительным компаниям оперативно согласовывать документы с подрядчиками. Партнер не увидит ничего лишнего, зато акты, договоры и ведомости не затеряются в мессенджерах или электронной почте.

Реализация проекта: хаос в коммуникации, ручные расчеты и финансовые нестыковки

Подготовительный этап завершился — проект здания готов. Компания приступает к строительству и сталкивается с новыми рисками сорвать сроки.

Проблема №1. Несогласованность действий

Первоначальные проектные решения могут измениться: заказчик внесет коррективы в планировку или субподрядчик выяснит, что для монтажа коммуникаций требуется больше материалов. Приходится менять документацию и подписывать дополнительные соглашения. Если вовремя не оповестить всех ответственных специалистов, возникнет несогласованность действий.

Проблема №2. Неэффективный документооборот

Договоры, акты и ведомости пересылают по электронной почте или в мессенджерах. При этом файлы часто теряются в бесконечных лентах переписки. А еще документы задваивают, и в проекте появляются устаревшие копии. Приходится сравнивать разные версии, чтобы найти несогласованные работы.

Проблема №3. Расчеты вручную

Многие строительные компании используют Excel для расчета ключевых показателей по проекту: объема, стоимости и длительности работ, норм расценок, трудозатрат. Затем данные из таблиц вручную переносят в ведомости объемов и стоимостей работ (ВОиСР) и системы календарно-сетевого планирования (КСП). Такой способ расчетов отнимает много времени и увеличивает риск ошибок.

Проблема №4. Финансовые нестыковки и риски

Одна из самых сложных задач в строительных проектах — удержать объект в рамках запланированного бюджета. В расчеты закрадываются ошибки, а поставщики меняют цены на материалы. Рост затрат не всегда виден сразу, потому что на обновление данных и корректировку контрактов требуется время. Есть вероятность уйти в минус, а заметить проблему слишком поздно.

Сдача проекта: проблемы с подрядчиками и затягивание приемки

Никто не хочет рисковать репутацией, поэтому на завершающем этапе строительные компании тщательно контролируют субподрядчиков. Если приемка не отлажена, процесс затягивается и влияет на сроки сдачи объекта.

Проблема №1. Долгое закрытие работ

Обычно происходит так: субподрядчик сообщает о выполнении задачи, а генеральный подрядчик проверяет результаты. Но сначала нужно подготовить документы: загрузить данные в 1С, сформировать акты и справки о стоимости работ. Это может занять много времени, особенно если несколько подрядчиков одновременно закрывают задачи.

Откройте для партнера доступ к документу, чтобы согласовать данные и устранить нестыковки сразу в черновике. Отправить готовые файлы на электронную почту или в мессенджер можно прямо из рабочего пространства на платформе.

Проблема №2. Затягивание приемки

Когда сроки сдачи объекта срываются, это невыгодно подрядчикам и застройщику. Первые не получают деньги за выполненную работу, а второй вынужден платить штрафы за задержку. Быстро провести приемку не всегда получается. Для этого нужно собрать вместе представителей застройщика, исполнителя и технадзора, которые часто заняты сразу на нескольких объектах.

Планировщик объединяет все задачи по проекту или сотруднику. Чтобы удобнее работать с информацией, группируйте карточки по параметрам: исполнитель, срок, статус, приоритет.

Проблема №3. Хаотичный контроль подрядчиков

Строительные компании отслеживают качество и сроки работ по каждому исполнителю на объекте. Когда подрядчиков много, взаимодействие с ними становится бессистемным.

Устные договоренности часто противоречат документам и переписке. Например, заказчик просит ускорить монтаж дверей, а исполнитель обещает пойти навстречу. Это нигде не фиксируется — и подрядчик забывает о новых сроках. В результате возникают разногласия.

Гант поможет сравнить фактическую степень готовности работ с календарным планом. Диаграмма подскажет, какие исполнители задерживают сроки и на какие задачи это повлияет в дальнейшем.

Как строительным компаниям выстроить эффективную работу

Собрали в таблице распространенные проблемы строительных компаний на каждом этапе проекта и варианты решений.

Коротко о том, как наладить работу в строительных компаниях

1. Внедрить BIM-системы. Программы для объемного моделирования помогают избежать ошибок уже на стадии проектирования. 3D-визуализация подсветит неудачное пересечение инженерных коммуникаций или несоответствие размеров конструктивных элементов здания.

2. Использовать платформу для управления проектами. ПланФикс поможет контролировать сотрудников и подрядчиков, снизить количество ошибок в документации, исключить дублирование работ и удержаться в рамках бюджета.

3. Открыть документацию по проекту для подрядчиков. Это упростит согласование договоров, актов и ведомостей. Настройки доступа в ПланФиксе можно задать так, чтобы контрагенты не увидели ничего лишнего.

Предыдущий пост про Сэнки зашел хорошо – спасибо всем, кто в комментариях поделился своими диаграммами! Я веду подробный личный финансовый учет уже 16 лет (начиная с 2009 года – плюс-минус с тех пор, когда я на пятом курсе университета впервые начал работать в УРСА Банке). Так вот, я тут подумал: почему бы не сделать аналогичную Сэнки-грамму по всем своим финансовым потокам за всю жизнь? Получилось довольно интересно:

🐌 Зарплата, естественно, является основным источником притока новых денег в систему. Но это связано с тем, что бизнес (RationalAnswer) начал приносить какие-то деньги только последние 3–4 года. Как и в прошлой диаграмме, все денежные показатели здесь нормированы к «Текущим доходам» (сумма доходов от зарплаты и бизнеса принята за 100% – все остальные метрики считаются от этой же базы).

🐌 Моя личная норма сбережения за всю жизнь составила 65%: только 35% заработанных денег было потрачено на чад кутежа (ну, как вы понимаете, на кутеж я там в целом и не налегал особо).

🐌 Прибыль, сгенерированная для меня капиталом, равна 42% всех доходов, которые я заработал за всю жизнь своим трудом. А прирост капитала составил 107% от совокупных текущих доходов. Получается, если бы я все 16 лет целиком откладывал весь свой доход под матрас (и не тратил бы ни копейки на жизнь) – то я бы всё равно не смог накопить текущий объем капитала без инвестиций. 🤔

🐌 Так как мой учет велся в рублях, отдельно я посчитал, сколько из отложенных денег «съела» инфляция – вышло 26%. С учетом того, что рубль за эти 16 лет обесценился по официальным данным примерно в 3 раза, кажется, что эффект инфляции вышел слишком маленьким?

Но на самом деле, всё логично, если учесть один важный момент: львиная доля всех моих финансовых потоков за всю жизнь приходится на 2022–2024! Три года от 16 лет карьеры – это всего лишь 19% календарного времени.

Однако, на эти три последних года приходится:

• 40% всех заработанных текущих доходов (вообще, за 16 лет их размер вырос в 72 раза – в среднем они увеличивались на 33% в год)

• 53% всех расходов (это всё переезд на Кипр в середине 2021-го виноват…)

• 77% всей инвестиционной прибыли (тут всё понятно: чем больше размер капитала – тем существеннее и «отдача» от него)

Как раз поэтому я и пишу всё время: пока вы молоды – надо максимум усилий вкладывать в развитие своего человеческого капитала, именно это окажет наибольший эффект на ваше финансовое благополучие. Если вы всё сделаете правильно, то объем заработанных денег за первые 10 лет карьеры должен оказаться совершенно незначительным по сравнению с тем, сколько вы сможете зарабатывать после 35 лет.

Вот этот топик на форуме Rational Reminder подтолкнул меня к тому, чтобы сделать диаграмму Сэнки по своим собственным финансовым итогам 2024 года. Диаграммы такого типа хорошо подходят для визуализации всяких разных потоков – ну а за потоками бабок, конечно же, наблюдать интереснее всего! (Жду здесь в комментах уместную шутку про «came in fluffer», сам с налету не смог придумать.)

Я не стал указывать на картинке абсолютные суммы – вместо этого нормировал все показатели к сумме текущих доходов, не относящихся к инвестициям. То есть, полученные за 2024 год общие доходы от разной продуктивной деятельности приняты здесь за 100%.

Из такой диаграммы можно увидеть:

• Из чего складываются текущие доходы

• Как потом эти доходы делятся на текущее потребление и сбережение (моя норма сбережения в 2024 году оказалась равна 57,7%)

• Самые существенные компоненты текущих расходов

• Как сформировался прирост капитала за год, с учетом объемов сбережения и суммы прибыли, полученной от инвестирования

Выходит, за 2024 год я прирастил свой финансовый капитал на сумму, практически точно равную трем годовым расходам. Можно сказать: увеличил свой КФС на троечку! (Если вы не в курсе концепции коэффициента финансовой свободы, то вам нужно срочно прочитать соответствующую главу «Метода улитки».)

Вообще, на мой взгляд, самый базовый учет личных финансов и должен выглядеть как-то так. Далеко не каждому нужно весь год выписывать каждую мелкую трату в Excel-простыню. Но любому человеку неплохо бы понимать в крупную клетку: из чего складываются его самые основные доходы и расходы, какую долю заработанного получается сберегать, что происходит с общим объемом его чистых активов – они растут или падают?

Если хотите, можете тоже составить такую диаграмму для своих финансов за 2024 год, и поделиться ей в комментариях. Сделать это несложно на бесплатном сайте SankeyMATIC – по вот этой ссылке откроется уже заполненная версия моей диаграммы, нужно будет только поменять циферки. Сами вводные задаются в текстовом окне слева – там интуитивно довольно понятно, каким образом текстовые данные транслируются в картинку.