Эта статья — краткая выжимка основных мыслей из нашего подкаста про делегирование. Для всех, кому удобнее читать, а не смотреть или слушать.

Когда своё дело растёт, а задачи завязаны на одном человеке, неизбежно появляется проблема: приходится грязнуть в рутине повторяющихся однотипных задач. Например, изо дня в день закупать материалы для работы, общаться с клиентами и отвечать на звонки. Хочется расширяться, иметь больше времени для развития дела и для себя, но не выходит. Получается колесо белки: человек много работает, устаёт, не видит отдачи от вложенных усилий и не может масштабироваться.

Кажется, что стоит попробовать делегировать часть задач, но не понятно, как начать, когда стоит это делать и как вообще найти нормального исполнителя и не потерять время и деньги. Говорят, хочешь делать хорошо — делай сам. Но это не совсем так.

Разбираемся в понятиях

Делегирование — это когда есть постоянный поток одинаковых или похожих задач, которые вы уже знаете вдоль и поперёк и хотите отдать другому исполнителю. Тогда вы сможете посвятить время более полезным делам, которые напрямую повлияют на развитие дела.

Но делегирование — это не разовое поручение и не аутсорс. Например, организовать выставку, запустить сайт — это как раз разовые задачи, которые на поток не поставишь, если они постоянно не возникают. А передача бухгалтерской отчётности — это аутсорс, если сами вы в этом не разбираетесь и не хотите. Делегировать можно ответы на звонки клиентов, пошив чего-то простого, если вы швея, подготовку контента, если вы контент-маркетолог.

О плюсах делегирования

Главный плюс и повод для делегирования — время и возможности для развития проекта. Разберём на примере.

У Аркадия свой яблоневый сад. Он закупает саженцы, выращивает деревья, ухаживает за садом, собирает урожай и продаёт его на ярмарках и рынке. Это потолок выработки и прибыли. Он может начать работать в выходные, но это не сильно поможет и скорее навредит.

Если Аркадий передаст сбор урожая или доставку другим людям, они обучатся и со временем начнут приносить пользу делу. В освободившиеся часы Аркадий сможет заниматься чем-то другим. Например, налаживать отношения с ресторанами, чтобы в будущем доставлять им свой продукт. Тем самым производство будет расти, расширяться и приносить больше прибыли. Звучит неплохо.

Когда можно начать делегировать работу

Делегировать работу стоит как можно раньше, конечно, если вы планируете постоянно развиваться и расти. Если вас всё устраивает в текущем объёме работы, то едва ли вы задумаетесь о найме.

Главных условий три:

1. Есть пул задач, которые приходят регулярно — собирать урожай, отвечать на звонки, разбирать директ, выполнять заказы — это ок. Но если нужно делать что-то раз в месяц — это не про делегирование. Например, Аркадий может делегировать сбор, сортировку и упаковку яблок — этих задач у него завались в самом прямом смысле 🍏

2. Есть время на обучение нового человека — может казаться, что именно сейчас некогда и лучше потом, но вложение сил на обучение сейчас обязательно здорово высвободит время в ближайшем будущем. Если сейчас Аркадий найдёт денёк-другой на обучение работе с урожаем, то к концу месяца сможет оставить сад на помощников и отправиться на агровыставку искать потенциальных клиентов. Кстати, если мысль «да ещё рано…» часто вас преследует, рекомендуем прочитать нашу статью про эту установку.

3. Есть деньги на оплату работы сотрудника — ну, тут всё понятно.

Как передать задачу: пошаговый план

Шаг 1. Оценить задачу. Сколько часов в неделю она занимает, какие есть подзадачи. Например, Аркадию нужно собирать по 40 кг яблок в день, а ещё поливать сад.

Шаг 2. Выбрать исполнителя. В первый раз будет сложно оценивать компетентность человека, поэтому если дело небольшое, то можно сослаться на интуицию и чувство прекрасного. Нравится ли внешний вид человека, его лицо, манера речи и в целом то, что он говорит. Нанимать слишком компетентного сотрудника, если навыков управления нет — гиблое дело. Зачем сотруднику следовать за таким управленцем? Да и денег на него едва ли хватит. Также взять на работу можно того, кто ничего не смыслит в деле, но заинтересован в развитии. Так есть шанс с порога заполучить уважение и расположение к себе, став для кого-то этаким наставником.

Шаг 3. Сформулировать задачу. Какой результат нужен, к какому сроку, есть ли референсы. Аркадий уточняет помощнику: «Нам необязательно каждый день собирать именно 40 кг, можно поменьше или побольше, но к пятнице нужно обязательно 6 мешков — это примерно 200 кг».

Шаг 4. Поставить задачу. Зафиксировать договорённости письменно. В идеале — защитить обе стороны и подписать договор. Можно и без этого, но тогда могут начаться фразы из разряда «я не помню», «я забыл, бла-бла-бла».

Шаг 5. Проконтролировать промежуточные результаты. Что получается, что нет, где стоит ускориться.

Шаг 6. Оценить результат. Достаточно ли собрали. Все ли нужные сорта яблок есть в нужном количестве.

А если не получится?

Конечно, процесс передачи дел, даже малой части — это сложно и психологически, и с точки зрения процесса. Может быть страшно, что новый человек окажется некомпетентным, не сделает задачу так же хорошо или вообще обучится и станет конкурентом.

Утешать не станем: делегирование — это навык, который нарабатывается с опытом. Как с любым навыком, скорее всего, с первого раза ничего не получится и придётся набивать шишки, чтобы становиться круче.

Например, вот список того, что может пойти не так:

• задача досталась исполнителю, у которого недостаточно опыта и навыков;

• исполнитель не понял до конца суть задачи и её цели;

• исполнитель не сообщал о проблемах, тем самым затрудняя процесс работы;

• исполнитель не подошёл по характеру;

• исполнитель в целом хочет бабки, но ничего делать не хочет, работает только в присутствии руководителя, а всё остальное время отлынивает от обязательств;

• не заложили время на правки, в итоге человек продолжает делать неправильно, потому что у руководителя не хватает времени дать обратную связь по работе;

• что угодно ещё;

Предупреждён — вооружён, так сказать.

Напоследок разберём основные страхи и опасения, которые часто останавливают от передачи дел. Мы назвали их мифами, но, конечно, доля правды в них есть.

Миф: «Хочешь сделать хорошо — сделай это сам»

Правда: конечно, лучше вас не сделает ни один исполнитель, ведь только вы знаете все нюансы и тонкости своего проекта. Но идеально исполнителю и не нужно делать, хватит и удовлетворительного результата. Уверяем, это подойдёт, чтобы проект развивался.

Аркадий боится, что только он сможет качественно поливать сад. Но на деле может случиться так, что ему достаточно дать чёткий план действий и несколько раз проконтролировать процесс, чтобы помощник понял, как это делать.

Миф: «Возиться с постановкой задач — пустая трата времени, сделать самому проще»

Правда: самому сделать действительно может показаться проще и привычнее, ведь обучение и постановка задачи занимают время. Но всегда делать самому = лишить себя возможности расти и развиваться.

Ко времени на передачу дел стоит относиться как к грамотной инвестиции: да, сначала потребуются время и силы, чтобы всё объяснить и проконтролировать, но в итоге все выиграют.

Например, если Аркадий научит Тамару высаживанию деревьев, то сам сможет переключиться на новые задачи: работу с оптовыми клиентами, выход на маркетплейсы, закупку новых сортов саженцев. Исполнителям тоже хорошо: они могут расти и развиваться вместе с бизнесом Аркадия.

Миф: «Если я отдаю задачи, то не контролирую ситуацию»

Правда: задачу контролирует исполнитель — тот, кто отвечает за результат, но руководитель продолжает присматривать. Стоит договориться с исполнителем о контрольных точках — моментах, в которых вы будете сверяться по промежуточным результатам.

Например, на этапе постановки задачи, на трети работы и на 75%. Это поможет вовремя скорректировать направление работы, меньше тратить время на правки и вам, как постановщику задачи, чувствовать больше контроля.

Миф: «Я обучу человека, а он уйдёт и станет моим конкурентом»

Правда: Конечно, исполнитель — свободный человек. Он волен в любой момент уйти и открыть такое же дело. Да, такое может случиться.

Но бизнес — это стык маркетинга, продаж и исполнения обязательств. Сотрудник, хорошо знающий только одну часть вашей работы — например, технологию производства, — не сможет так же мастерски заняться продажами и маркетингом и, вероятнее всего, прогорит.

Так, садоводы Аркадия, может быть, и смогут высадить у себя сад, но вот наладить поставки им не под силу, ведь опыта у них здесь нет.

К тому же далеко не все люди в принципе хотят открывать своё дело, ведь многим нравится работать в найме и освобождать себя от рисков и управленческих задач.

Главное за минуту

• Делегирование — это когда есть постоянный поток одинаковых и похожих задач, которые вы уже знаете хорошо и хотите отдать другому исполнителю, чтобы посвятить время стратегии, продвижению или другим задачам.

• Главный плюс и повод для делегирования — время и возможности для развития проекта.

• Делегирование — это навык, который нарабатывается с опытом, и, как с любым навыком, есть большой шанс в первый раз набить шишек.

• Делегировать работу можно и нужно чем раньше, тем лучше. Важно, чтобы был постоянный пул задач, которые можно передать, время на обучение человека и деньги на оплату его работы.

Что ещё почитать:

• Настраиваемся на переговоры, чтобы уговорить кого угодно на что угодно

• Как многозадачность вредит эффективности. Мнение эксперта

• «Вот будет понедельник, тогда и начну»: разрушаем синдром отложенной жизни