Итак, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KtReX0Fx2HkmVWxQpGuJ...
Это Гугл-таблица. По факту - тот же Excel, только в интернете. Преимущество в том, что вы можете из под своего аккаунта войти с любого устройства, вплоть до телефона и посмотреть/отредактировать какие-то данные. Также через настройку доступа можно дать доступ на чтение или редактирование тому или иному аккаунту (администратору и т.п.). И самый, наверное, жирный плюс - это то, что можно посмотреть историю изменений таблички с подсветкой измененных ячеек. Какого числа какие ячейки менялись и на какие значения, а главное, из под какого аккаунта (пункт "История версий" на картинке ниже)!! В том числе, по щелчку правой кнопкой мыши можно посмотреть историю по конкретной ячейке. Пилил я все это дело, наверное с год. Ну, как с год. первая версия была готова уже где-то через неделю, потом постепенно что-то удалял, что-то добавлял, реализовывал какие-то фишки-идеи и в конце-концов пришел к этому.
Обзываете копию как вашей душе угодно. Теперь вы полноценный обладатель данной копии и можете править ее под себя. А также делать копии с нее, чтобы, например, создать табличку под конкретный месяц. Рекомендую самую первую копию обозвать как-то типа "Учет образец", а затем делать с нее копии и называть их, например "Учет Январь 2023" и т.д.
Основная идея - таблица рассчитана на учетный месяц. Предлагаю в основной копии-образце сразу исправить ее под себя.
На основной вкладке "График+касса". На этой вкладке будет автоматически подбиваться итог по всем проведенным работам и тратам, автоматически будут считаться зарплаты и рентабельность предприятия за месяц/за период. Настраиваем.
В обведенном овале с циферкой 1. Вписываем имена администраторов и рабочих. Последнюю колонку с названием "Прочие" рекомендую оставить как есть - туда я обычно записывал работы, которые делал сам, или которые делали подрядчики. Если столько людей нет, то часть колонок можно не заполнять или оставить пустыми. Не на что не влияет - просто для удобства. Под колонками с именами рабочих есть ячейка "Ставка" и рядом значение. Это процент, который рабочий получает с работ. (0,4 = 40%, 0,5 = 50% и т.д.). Обратите внимание, что Google-таблицы в качестве разделителя принимают только запятую. Если вы дробные значения будете разделять точками - то будете получать сообщения об ошибках в формулах. Это касается работы со всей таблицей. Но дело привычки.
В красном круге под цифрой 2 заполняем данные о величине аренды и приблизительный платеж за коммуналку - его можно будет потом исправить под конкретный месяц или вообще поставить в 0 и коммуналку в дальнейшем указывать во вкладке расходы.
в круге под номером 3 выставляем сумму за выход в день для первого администратора. ставьте в 0, если он работает чисто за процент. чуть ниже заполняем процент от работ, который первый администратор получает от выполненного заказ-наряда. Формулы прописаны таким образом, что процент администратору считается от фактически оплаченных клиентом работ. т.е. условно клиент оплатил 1000 руб из 5 тыс по работам - администратору считается процент от этой тысячи. Аналогично заполняем данные для второго администратора, если есть необходимость. Если вы работаете сами для себя - можете эти ячейки вообще не трогать.
В круге №4 заполняем величину процента, которую администраторы получают с ПРИБЫЛИ от проданных запчастей. Опять-таки, работаете сами на себя - заполнять не обязательно.
В круге под №5 вписываем величину комиссии, которую берет банк за эквайринг при оплате терминалом. У меня это 1,8 процента, поэтому значение 0,018. Необходимо для правильного расчета общей рентабельности. Т.е. учитываем любые мелочи.
Данные в ячейке под №6 можно не трогать, либо поставить в 0. Это мой фетиш - я платил по 20р админу за то, чтобы они вписывали клиентов в базу. Для меня была важна ее наполняемость. Это плюсовалось 2му админу в зарплату.
А теперь главная фишка - все критичные ячейки может менять только из-под аккаунта владельца файла, т.е. от имени вас. На этих ячейках стоит защита данных. Поэтому администраторы, работающие с табличкой не смогут нахимичить с формулами и что-то подправить в пользу себя, либо забрать деньги с кассы, выдать ЗП и т.п. Конечно, особо продвинутые и хитрые смогут это сделать через правку ячеек с расходами или запчастями и т.п., но это уже при желании можно будет отследить через историю изменений и особо хитрым надавать по заднице.
Далее переходим ко вкладке "Расходы" и тут я рекомендую исправить ежемесячные расходы, которые у вас идут из месяца в месяц, чтобы не заполнять их каждый раз заново. У меня эти расходы примерно вот такие: )
Также рекомендую сразу настроить доступ для рабочих гугл-аккаунтов, которые будут иметь доступ к таблице. Делается это нажатием кнопки справа в верху:
Вылетает вот такое окошко, куда вписывается гугл-почта того человека, который будет иметь доступ к таблице и соответствующие разрешения (чтение, редактор и т.п.).
рабочие аккаунты можете создать свои, а можете использовать аккаунты личные работяг. Не принципиально. но лучше создать свои. Чтобы если человек уволится - не удалять вручную его доступы из всех копий таблиц. Ну, и конечно, если вы не хотите, чтобы доступ у вашей табличке имел кто угодно, то в параметре "Общий доступ" поставьте запрет на просмотр всем остальным.
Так, табличку вроде настроили, теперь рассказываю, как с ней работать.
Перво-наперво через меню делаем копию от своей основной таблички. Делать это именно через меню удобно тем, что можно поставить флажок "скопировать настройки доступа" и не заниматься потом этими настройками на вновь созданной таблице. обзываем ее как нам нравится. Основная идея - что это учет на календарный месяц, ну или какой-то конкретный период. Сделано это для удобства. Я, например, создавал на Гугл-диске папочки 2022 год, 2023 год и в них складывал соответствующие таблички по месяцам. очень удобно было потом находить отчетности. Так вот. Я данные таблички сделал таким образом, чтобы они умели подтягивать данные из предыдущих месяцев. Делается это таким образом:
Вот этот адрес с набором кракозябр в адресной строке браузера является уникальным адресом данной конкретной таблицы. Представьте, что у вас есть табличка за январь в которой вы вели какие-то расчеты. и у вас остались какие-то не выплаченные зарплаты, остатки денег по кассе и т.п. и вы не хотите эти данные руками копировать в табличку за февраль. Вы просто копируете целиком или до косой черты со словом "edit" адрес в адресной строке таблички за Январь и вставляете его в ячейку A1 февральской таблички (под которой даже есть подпись "Предыдущий месяц").
Ряд ячеек стали содержать значение "#ССЫЛ!". Это ошибка связана с тем, что вы пытаетесь подгрузить данные из другой таблицы (нашей же январской) в формулу, к которой надо дать разрешение, если вы обладаете соответствующими правами (а вы ими обычно обладаете). Чтобы дать права просто щелкаете мышкой на любую ячейку с ошибкой и жмакаете "Открыть доступ". Гугл немного думает, проверяет, что вы имеете доступ к той таблице и если все ОК - ошибка пропадает и таблица помимо расчетов внутри самой себя еще подтягивает данные из таблицы за предыдущий месяц. Теоретически длина подобной цепочки может быть безгранична, но я рекомендую не увлекаться и с начала следующего года начинать цепочку заново. У меня были случаи подглючивания, если цепочка оказывалась слишком длинной.
Кроме того наша условная февральская таблица основываясь на датах в предыдущей таблице сама заполнит даты на календарный месяц и дни недели, соответствующие этим числам. А также подтянет все задолженности - остатки по предыдущей таблице.
Ну, а если у нас это первая табличка в цепочке, как будет у вас изначально или в начале года - то просто B7 вбиваем дату первого числа текущего месяца, например, 1.07.2023. Остальные числа таблица подставит сама.
Далее составляем график администраторам. в те дни, когда им не планируется выход - удаляем значения и оставляем клеточки пустыми. Те дни, когда админ должен выйти путем копирования-вставки вписываем его в соответствующий столбец. Если одного из админов нет или их вообще нет - соответствующие столбцы оставляете пустыми. Логика таблицы построена таким образом, что она отслеживает, была ли в этот день смена данного админа, в соответствии с графиком и если да - то насчитывает деньги за выход, проведенные работы и проданные запчасти. Причем, таблица расчеты делает с отслеживанием текущей даты. Фактически отработанные дни администраторов будут отображаться в ячейках C4 и D4.
В принципе, более ничего настраивать не надо. Т.е. копируем таблицу от своего заранее настроенного образца, даем ссылку на прошлую таблицу, даем разрешения или же вбиваем первое число месяца, заполняем график администраторов - таблица готова к работе.
Как работать. Переходим на вкладку "Работы"
в колонке "День месяца" пишем текущее число. например, 1,2,3 и т.д. писать полностью дату не надо. Сделал сознательно для упрощения работы. Далее идет столбец ФИО/код клиента. Я клиентов вел в отдельной табличке и в этот столбец вписывал номер строки в своей базе с клиентом, чтобы не перегружать таблицу информацией. Либо оставлял ячейку пустой, если клиент залетный. Далее наименование работ. Вкратце или подробно расписываем, что делалось. Я всегда дрочил парней, чтобы расписывали по максимуму, чтобы если что - можно было найти, кто когда и чего делал. Далее у нас идет столбец "Скрытые от клиента платежи" этот столбец может редактировать только владелец файла. Поэтому даже если вы работаете один без администраторов - рекомендую завести отдельно рабочий аккаунт и работать и-под него, чтобы случайно чего не сломать пока осваиваетесь в таблице. В той ячейке формула, которая подтягивает записи из соседней вкладки с запчастями, напротив которых стоит галочка "Не отображать в заказ-наряде". Делал это на случай, если есть какие-то расходы, которые нужно учесть, но при этом клиент не должен видеть их в генерируемом ЗН. Далее столбец с суммарной задолженностью по запчастям, которая аналогично подтягивается из вкладки запчастей, суммируя все закупленные запчасти по данному авто. Далее мы уже собственными руками вписываем стоимость работ.
Колонка рядом обозванная, как коррекция. Нужна для того, чтобы манипулировать ценой работ для правильного расчета зарплаты рабочим. Например, у вас в сервисе акция "бесплатная замена масла". Для клиента вы ставите стоимость работ как 0. А в кореекции, чтобы работнику правильно считалась зарплата ставите +1000 (ну, или просто 1000). Аналогично, можно уменьшить за работнику, если, например, были расходные материалы, которые сложно посчитать досконально, но вы знаете примерную их стоимость. Тогда вы например для клиента ставите стоимость 10 000, в коррекции прописываете -2000 (стоимость расходников) и рабочему ЗП расчитывается из разницы 10000-2000.
колонка "Предоплата" нужна для того, чтобы зарплата не насчитывалась на внесенные клиентом деньги по предоплате. Как только галочку убрали - зарплаты начислились пропорционально внесенным деньгам. Причем, внесенные клиентом деньги по алгоритму в первую очередь идут на оплату запчастей, а уж остальной остаток зачисляется на оплату работ. Таблица нализирует величину задолженности по запчастям и стоимости работ. И если внесенных клиентом денег не достаточно для полной расплаты по ЗН или же если стоит галочка "Предоплата" - то строка будет подсвечиваться желтым. учет идет по всем 4 стобцам возможных способов внесения платежей. причем, при оплате через терминал учитывается процент, оплачиваемый банку за эквайринг.
Также я добавил такую особенность по расчету зарплаты администраторам, что если по авто есть задолженность по запчастям, то менеджер получает пиналити к зарплате от суммы задолженности, помноженной на его процент. Условно продал с прибылью - получил процент, купил запчасти, но взял оплату за них - удерживаем с менеджера аналогичный процент (пропорциональная ответственность) до факта оплаты запчастей клиентом. Сделал так специально, чтобы мотивировать менеджеров побыстрее закрывать висяки. А то когда на их зарплату что-то не влияет - они забивают болт.
Далее идут столбцы с рабочими. там мы ставим процентовку по выполненным работам. например, если все работы выполнил полностью рабочий №1, то мы в соответствующее поле ставим 1 (100%) Если условно он выполнил работу пополам со вторым рабочим, то ставим по 0,5 им. также туда можно писать формулами. условно первый рабочий выполнил работ на 2000. Вписываем =2000/(ячейка со стоимостью работ + ячейка с коррекцией). А второй выполнил все остальные работы. можно записать =1-(ячейка с процентовкой первого рабочего). кому сложно - можно работы расписать по разным строкам и напротив соответствующего рабочего просто ставить единички. Таблица отслеживает и если сумма по процентовке работ не равна 100%, то подсвечивает строку.
Как только мы проставили работникам процентовку (условные единички) и приняли деньги от клиента - работнику автоматически начисляется заработная плата во вкладке "График+касса" за соответствующее число. Если вдруг число мы вписать забыли или вписали несуществующее число (например 31е при всего 30 днях в месяце), то во вкладке "График+касса" внизу строка "Неучтенные" подсветится желтым и там отобразится сумма денег, которая не может быть начислена ни на одно из чисел месяца. еще ниже есть также строка , отображающее общий объем предоплат для строк с выставленной галочкой Предоплаты.
Все внесенные клиентом деньги (как за работы, так за запчасти) записываются исключительно во вкладке "Работы". Отдельно ставить проплаты запчастей или чего-либо еще не требуется. Все проплаты клиентов с одинаковыми числами месяца автоматически суммируются и подтягиваются во вкладку "График+касса" в соответсвующее число. Потом можно проанализировать по каким дням сколько денег упало по сумме.
В ячейке D2 отображается текущая прибыль по запчастям с учетом не проплат. В ячейке G1 - сумма по всем запчастям, в H1 - по всем работым. В G3 - подтягивается суммарная задолженность из таблички за прошлый месяц. В H3 тоже самое, только еще с учетом текущего месяца. Т.е. Там будет отображаться общий объем денег, который нам должны.
Идем далее. Вкладка запчасти.
Здесь все просто. нам необходимо запчасть привязать к конкретной машине клиента. а она у нас записана в определенной строке во вкладке "Работы". Вот в первом столбце мы указываем номер этой строки, чтобы привязать запчасть именно к этой машине. Я специально в качестве примера накидал по несколько запчастей на каждый авто. Таблица сама суммирует все записи по авто и отображает эту сумму во вкладке "Работы" в соответствующем столбце. Если условно вы не хотите, чтобы запчасть отображалась в заказ-наряде, но не хотите забыть взять за нее деньги, то для этого есть специальный столбец "Не отображать в ЗН". Ставите галочку - запись в ЗН не попадет.
Оплата за запчасть возможна разными способами, в том числе комбинированная. таблица в голубом столбце подсказывает общую сумму затрат по запчасти (чтобы самим в уме не умножать количество на закупочную стоимость). сумма по оплатам за запчасть должна соответствовать этому голубому столбцу. Если это не так - значит мы не учли где-то деньги или условно не дописали нолик, таблица считает это ошибкой и подсвечивает соответствующую строку красным, как на примере.
В столбце "Наценка". вы можете выставить общую наценку, которая рассчитывается автоматически от закупочной цены с округлением по 10 руб вверх. Сейчас выставлена наценка 50% (1,5, т.е. 100%+ 50%). но можно цену продажи и руками поставить для конкретной строки. Если цена продажи меньше закупочной - таблица опять-таки подсветит строку, как ошибочную.
Столбец "Возврат" я ввел, чтобы учитывать те позиции, которые вернулись к поставщику, а деньги зависли у того на счетах. Если позицию отметить этой галочкой - она автоматически пропадет из формируемого ЗН и общая сумма возвратов увеличится на величину стоимости закупки данной запчасти. Из возвратных денег также можно "проплачивать" запчасти.
Вкладка "Расходы" особо не нуждается в пояснениях. Здесь мы в столбце C указываем расходы, проплаченные наличкой. в столбце D - с банковской карты. В столбце E я для себя отмечал закупку оборудования и цену всяческих улучшений сервиса. Чтобы потом понимать, сколько стоит мой бизнес. сколько денег я в него влил, именно в постройку. Сумма по улучшениям с учетом цепочки из предыдущих таблиц будет в ячейке H1.
Вкладка с хранением шин просто суммирует деньги в общую кассу и начисляет менеджерам процент, как с продажи запчастей. там все просто.
Так. Теперь стоит вернуться ко Вкладке "График + касса".
Я сейчас специально в одной из строк с оплаченными работами удалил число и мы видим внизу подсвеченую желтую строку с неучтенными деньгами. Напротив другой из работ я поставил галочку предоплаты и мы внизу также видим общую сумму предоплат. Далее видим, что за 5е число у нас на карту упало 50 тыс и общая выручка за 5е число составила 50 тыс. А также видим, что у первого администратора минус в зарплате. а это потому что этот засранец не взял предоплату за запчасти. Как только он это сделает - справедливость будет восстановлена. так же я проставил частичную проплату за авто, принятого 1го числа (видите, да, что в соответствующей графе таблица автоматом подтянула суммарный платеж в 77 тыс?) и работягам сразу посчиталась зарплата в соответствии с их процентовкой. Причем она посчиталась с учетом того, что часть из этого платежа ушла на полную оплату запчастей. И в соответствующих ячейках под именами работяг мы видим, кому и сколько мы суммарно должны зарплат.
А теперь если мы из под основного аккаунта хотим выдать кому-то денег, то мы просто соответствующим числом ( т.е. соответствующей строкой) вбиваем в колонке "Выдано" этого работяги сумму и она автоматом отминусуется от нашего долга перед ним. более того, если мы в этом месяце выплатили ЗП не полностью или переплатили, разница пойдет в следующий месяц, если мы укажем эту табличку в нем, как связанную (помните, вбить адрес в ячейке А1). В целом, считаю, что удобно.
Кстати, ячейка H1 отображает общую сумму зарплат за месяц, а ячейка H2 - общий невыплаченный долг по зарплатам. Ячейка I3 позволяет проанализировать сколько у нас скушал банк за эквайринг при оплатах через терминал. И самое важное, ячейка L3 отображает текущий остаток налички в кассе, а ячейка M3 - остаток по карте. Так что если администратор внес все записи правильно и ничего не перепутал - наличка и остаток по карте будут сходиться копейка в копейку. Удобно для ежедневного контроля. Если вы хотите забрать часть денег из кассы или с карты, то просто в соответствующем зеленом столбце напротив нужного числа указываете данную сумму - она автоматически заминусуется из остатка по кассе. Чтобы положить деньги в кассу или на карту - запишите это число со знаком минус. Так как, надеюсь у вас бизнес процветает и забираете вы чаще, чем докладываете, то для простоты я сделал, что именно забор денег из кассы с плюсом идет. Пока не привыкнете - можно после записи контролировать актуальность остатка по кассе. Да, запись в эти столбцы может производить только владелец таблицы, т.е. вы. Все остальные аккаунты только могут просматривать содержимое. + вносить записи можно формулами. условно вы пришли в обед и забрали из кассы 10 тыс наличкой. записали в столбец с наличкой напротив соответствующего числа 10 тыс. а потом пришли вечером, вам налички еще навалило и вы забрали еще 50 тыс. чтобы не высчитывать это руками и не ошибиться - можно записать =10000+50000. Но это потом, с опытом.
в ячейке K3 суммируются все суммы с возвратов запчастей (которые оседают на счетах поставщиков) и оттуда же отминусовываются проплаты с возвратов. так что эта цифра в идеале должна соответствовать сумме всех денег на разных счетах поставщиков. тоже можно периодически контролировать и давать а-та-та за ошибки.
ну, и собственно все. Еще раз отмечу, что если Администратор в какое-то число не указан, как вышедший на работу - никаких денег ни с каких работ или запчастей ему не насчитается.
А... ну, и самая главная ячейка на вкладке "График+касса" - это C1 - показывает рентабельность вашего бизнеса за текущий месяц. Вышли в плюс - молодцы! А ячейка E1 анализирует рентабельность за весь период цепочки табличек. Т.е. тупо суммирует значения рентабельности по месяцам. И в конце года можно посмотреть рентабельность бизнеса за весь отслеживаемый период. Стоит ли развивать этот бизнес дальше или ну его нахрен.
Завтра расскажу, как заказ-наряды генерить. Сегодня уже и так поздно.
Надеюсь кому-то поможет. А то зря я что ли 3 с лишним часа это все расписывал и разжевывал?..
