Странный директор.

Принимая решение о "бесплатном" кофе, он наверняка выделял на это высчитанную сумму денег. Т.е. закладывал в бюджет ежемесячные расходы.
Так и озвучил бы сотрудникам лимит. Например, 6кг в месяц - за счет фирмы. Перерасходовали? Сидите без кофе или покупайте сами. При такой системе коллеги сами "крысу" быстренько вычислят.
А лишать ВСЕХ (в том числе и себя) из-за одного - это очень странное решение.

Далее.
Всегда можно принять меры для сохранности. Переставить кофемашину под присмотр офис-менеджера, например.
К слову, ВСЕ вендинговые автоматы имеют замок на бункере для кофе. И приделать такой замочек (если его нет) - пара пустяков и пара тысяч денег, вместе с работой.
В конце концов, можно отдать всё зерно одной ответственной морде - хоть тому же офис-менеджеру - и вменить в обязанность засыпать строго суточную норму. Весы, если что, вообще копейки стоят.

А ещё всё это хозяйство, получается, вообще безпризорное. Кто-то там что-то насыпает, другой чистит... Где отвественное лицо, под чьей ответственностью данный аппарат? Специально обученного мастера из фирмы-арендодателя? Ну это же бред.

Странный директор, странные решения. Какие-то совсем не управленческие решения.

В идеале, должно было быть так:
- Ребята, вот кофемашина. Бесплатный кофе всем, лимит 6кг в месяц, т.е. 3 чашки в день на каждого сотрудника. Меньше - мало, больше - вредно. Укладывайтесь в норму или докупайте потом сами. Отвественный за кофемашину - офис-менеджер Татьяна. Татьяна, вы за ней теперь следите, вызываете когда надо мастера, покупаете зёрна, наливаете воду, контролируете расходы, сохранность и работоспособность. Никто, без Татьяны никуда не лезет, ничего кроме кнопок приготвления не трогает. Всем всё понятно? Разойтись, пить кофе и работать.

Карта отсканирована из книг "Властелин Колец: Две крепости" и "Властелин Колец: Возвращение короля" Дж. Р. Р. Толкина. Изд-во "Северо-Запад", 1991 год, перевод Н. Григорьевой и В. Грушецкого.