Мне кажется, прежде чем стать полезным работником, в моем случае консультантом или аналитиком 1С, надо научиться не быть вредным. Студенты, стажеры и начинающие аналитики почти ничего профильного не умеют и это нормально, собственно, обучение предполагается. Но все они имеют навыки общения, которые необходимо использовать и прокачивать. Я бы хотела затронуть моменты, которые вроде бы совершенно очевидны, но за кажущейся очевидностью теряются. Хотя на деле это самый короткий путь к сердцу любого коллеги, работодателя или клиента.
Во-первых, конспект. Клиент, наставник и преподаватель могут рассказать о задаче подробно один раз. Если вы из этого рассказа ничего не вынесли, не потрудились записать пояснения и прочитать разъяснения по теме, а пришли еще раз с тем же запросом, вы вредны. Вы тратите время специалиста, а по итогу вам нужна нянька, а не наставник. Если вы хотите научиться, изучите тему и, подумав, задайте точечные вопросы. Анализ для аналитика обязателен, используйте любую возможность для тренировки. В это время ваш наставник анализирует вас: скорость работы, понимание, погружение, способности и ценность для своей компании. Постарайтесь не уходить в минус.
Во-вторых, на вашем рабочем месте должен быть порядок. Сейчас бумаг почти нет, но есть электронная почта, рабочий стол, файлы.
Бардак в файлах, вываленных на два рабочих стола, это минус. Полезные файлы надо хранить в общедоступных папках, с интуитивно понятной системой веток. Если в вашей компании есть система хранения документов, изучите ее и пользуйтесь общепринятой схемой. Наименования файлов должны строиться по логичной и простой системе. Например, ежемесячный отчет проще всего хранить с названием "год_месяц_название отчета". Его можно отправлять прямо из папки и сказать коллегам, где именно и как его найти. Если в вашей компании такой практики не заведено, начинайте с себя.
Тема письма критично важна. Письма без темы или с темой "Вова, срочно посмотри" - это минус. В теме должна соблюдаться схема. Чаще всего это номер задачи и краткое содержание, например, "1324 ООО Ромашка субаренда" или "С1-119 Обновление УХ Вепрь ошибки теста". Если вам присылают письма без темы, добавляйте тему. Поиск в вашей почте должен работать максимально точно по тегам. Письма без названия может писать клиент, коллега или начальник. Вы не можете. Ваша задача - научиться вести порядок у себя.
В тексте письма уберите все, что не является требованием компании: фончик, картинку, мимимишные комментарии, выделения маркерами, цветной шрифт, капс, изменения размера текста. Оставьте историю переписки, клиент не обязан мгновенно понять что вы имели ввиду своим "Валера, выполнил вашу заявку", коллеге тоже будет удобно иметь весь материал перед глазами. Проверьте орфографию, хотя бы минимально. Проверьте наличие пробелов и запятых. Пробел должен идти после запятой, а не до нее. Разбейте сложные предложения на несколько частей. Вычеркните из лексикона "ибо", "ежели", "вестимо" и постарайтесь не заболеть американизмами. Если вам кажется, что письмо выиграет от выделения основного смысла, вам кажется. Учитесь выражаться кратко и понятно, уважайте время адресата.
Вложения должны быть разумного размера, качества и наименования. Это было выше, в описании хранения файлов. Скрины шириной в два экрана клиенту можно, начальнику можно, вам нельзя. Поставьте программу для скринов или пользуйте бесплатный Paint/Lightshot.
Подпись - обязательный элемент письма. Ваш адресат должен знать, кто ему пишет: фио, должность с учетом отдела и департамента, телефон или его заменитель. Если ваша подпись выглядит как "Мария, Аналитик Концерна", наставнику сложно подобрать цензурные выражения, но в любом случае, это минус. И чем больше адресатов это увидело, тем больше минусов.
Если вы ставите автоответы на время отсутствия или отпуска, перечитайте их. То мракобесие, которое приходит от творческих людей, сложно комментировать.
В-третьих, немного об общении. Если клиент или руководитель эмоционален, это огорчительно, но все бывает. Вы можете прекратить взаимодействие, но ни хамить, ни кричать, ни, упаси боже, искрометно парировать. Посоветуйтесь с наставником, опытным коллегой или руководителем. Сохраняйте границы делового общения, опыт маневрирования и выдержка вам понадобятся всегда. В том числе, в кругу друзей и семьи.
Не опаздывайте на встречи, конференции и звонки, соблюдайте принятые в коллективе правила взаимодействия. Познавайте негласные правила взаимодействия, через них проще всего влиться в работу и стать частью большого коллектива. Это тоже анализ и тестирование проанализированной схемы.
Отдельно я хочу оговорить целебные проповеди окружающим. Если они не являются обязательными в вашей работе, воздержитесь от них и займитесь своими задачами. Вообще, не надо помогать разработчикам в разработке, наставникам в обучении, а начальникам в руководстве. Занимайтесь своими задачами, не ковыряйтесь в чужих. Лезть в чужую работу при несделанной своей это минус. Руки помощи должны помогать, а не ожидать благодарности за душевное участие. Если вам кажется, что вы можете дать коллеге совет или научить его чему-то полезному, дождитесь просьбы.
Я бы с удовольствием подписала статью "Ваш капитан Очевидность", но увы. У многих опытных специалистов пробелы именно в этой части делового общения.