Мне с налоговой и прочими госорганами довольно часто приходилось иметь дело, поэтому поделюсь опытом:
1) к ним нужно идти подготовленным - проще всего получить консультацию специалиста, по можно и самому, правда это требует времени. Хорошо узнать полные фио начальников и использовать в разговоре. Например, если сотрудник не очень хочет решать ваш вопрос, можно спросить: как скоро осовободиься такой-то такойтович, хочу его мнение узнать. На любые возражения требовать документально подтверждения: покажите нормативный документ. Тут ещё важно понимать иерархию документов. В частности налоговая любит оперировать к инструкциям минфина, которые стоят ниже федерального закона и можно их на этом ловить и требовать исполнения закона. Нужно знать кто контролирует вашу организацию и не стесняться сообщить, что напишите обращение/жалобу туда.
2) берите с собой как можно больше бумаг по вашему вопросу. Все что у вас есть. Возьмите с собой соответствующий кодекс, пусть его будет видно в вашей сумке) Если есть арбитражная практика по вашему делу, ее нужно распечатать. Как правило начальникам достаточно не положить на стол и они быстро все решают в вашу пользу
3) внешний вид. не нужно обязательно костюм, просто вы должны выглядеть аккуратно и ухожено. Это важно!
4) это, пожалуй самое главное - нужно вести себя уверенно и даже немного нагло, но не перегибать. Не мямлить, не заискивать. Говорить утвердительно, четко, чтобы вас точно было слышно.