В статье отражены сильные стороны системы электронного документооборота, определены проблемы, наличие которых тормозит внедрение информационно-коммуникационных технологий, указаны причины долгого подстраивания к новым реалиям в России и даны рекомендации предприятиям по поводу защиты окружающей среды, страдающей от «отходов делопроизводства».

Организация электронного документооборота - современный и эффективный процесс, который позволяет оптимизировать работу любой структуры, помогает сэкономить рабочее время, снижает потери важных бумаг, что является частой проблемой в условиях бюрократии. Таким образом, скорость поиска оперативных и оптимальных решений будет происходить быстрее.

Совершение закупок, заключение сделок, взаимодействие с налоговыми органами, ФСС, ПФР протекает непосредственно в самом офисе. Поэтому служащий сможет сэкономить достаточно времени, и ему не придется посещать другие учреждения.

Переход на дистанционную форму обработки документов - это необходимость, т.к. при решении стратегических задач важно предпринимать решительные действия для опережения конкурентов.

Изначально индивидуализированные системы цифрового делопроизводства через компьютерные сети разрабатывались для предприятий. Данную новинку начали применять в тех компаниях, в которых ручную обработку документов можно было сократить, но некоторые организации продолжили работать с бумажными носителями.

В любой фирме бумага присутствует в том или ином виде. Зачастую современные руководители относятся с недоверием к нововведениям и даже частично переходить на новые технологии опасаются. Конечно, есть документы, распечатка которых просто необходима, но при желании можно устранить и этот нюанс. Некоторые документы по истечении определенного промежутка времени уничтожаются. Начальники не беспокоятся о том, сколько тонн макулатуры образуется в процессе деятельности организации. Принтеры, с помощью которых печатаются и размножаются документы, потребляют излишне много электроэнергии. А производство и утилизация картриджей являются экологически вредными процессами.

Сегодня мы становимся свидетелями ухудшения состояния природы. Разрушительные последствия человеческой деятельности очевидны. Появилась реальная угроза экологического кризиса, связанная с прогрессирующим загрязнением поверхности планеты.

Введение системы электронного документооборота становится неотъемлемой частью работы не только частных компаний, но и отделений государственного сектора, который включает в себя различные ведомства, стремящиеся взаимодействовать друг с другом посредством передачи данных через сеть Интернет. СЭД внедряется повсеместно во все учреждения, начиная с муниципальных. А это обязательно приведет к сокращению чиновничьего аппарата более чем на четверть уже в ближайшие пять лет.

Цифровизация окутывает и сферу здравоохранения. Консультация врача, получение справок, проведение совещаний онлайн, скоро станет обыденностью. Уже сейчас не надо стоять в очереди, беспокоиться из-за возможного механического повреждения полиса или карты – все оцифровано. Одна пластиковая карта вмещает всю информацию о своем владельце, включая биометрические данные.

В связи с этим можно выделить ряд преимуществ внедрения электронного документооборота: снижение финансовых, трудовых затрат на почтовые услуги, чернила, поиск нужного документа в базе данных и его отправка другому сотруднику занимает несколько секунд, облачные технологии повышают мобильность служащих, использующих различные приложения для гаджетов. Появляется возможность работать удаленно, без необходимости физического присутствия в офисе фирмы. Электронные документы проще сортировать, упорядочивать, редактировать, искать, при этом минуя целую кипу бумаг.

Отказ от бюрократических принципов работы, шифрование данных для большей безопасности, исключение дубликатов, ликвидация архива из-за нецелесообразности помогут сократить время выполнения работы, позволят повысить производительность труда сотрудников, увеличат степень их ответственности при выполнении своих прямых обязанностей. С точки зрения экологии, удастся сохранить огромное количество деревьев.

К минусам ЭДО можно отнести: высокую стоимость ПО и его внедрение, время необходимое, для привыкания сотрудников к новым информационным продуктам. Все эти недостатки временны.

Проблема данного нововведения заключается в следующем:

А) зачастую используется и бумажный носитель и электронный, что явно не сокращает время выполнения работы сотрудникам;

Б) слепое сканирование данных, а не полная, тщательная, комплексная, полноценная с вводом в дистанционную систему переработка информации.

Компьютерные программы вытесняют с рынка значительное количество профессий.

Сокращение персонала для работников предприятия – это всегда катастрофа. Но в нашем государстве, в организациях любого уровня, ротация кадров практически на нуле, если не отсутствует вовсе.

От финансирования труда многих людей можно отказаться, вполне реально нанять одного специалиста, в обязанности которого будет входить техническое обслуживание аппаратуры и оборудования в фирме. Существенная экономия денежных средств добивается путем сокращения сотрудников.

Компании, занимающиеся разработкой систем электронного документооборота, поддерживают стартапы скидками, а иногда и технической поддержкой.

Сегодня на компьютерах составляются и оформляются все документы. Но при их согласовании, подписании, обмене, практически в половине случаев, используется оргтехника. ЭДО позволяет существенно сократить расходы организации, повышает продуктивность деятельности. Формулирование целей производства, установка и настройка оборудования позволят добиться желаемого: а именно ухода от бумажной волокиты и дублирования функций сотрудников.

Поделюсь реальным случаями с моей прошлой работы в службе судебных приставов.

Первый будет про обычаи делопроизводства.

Итак, Н-ский районный отдел судебных приставов, утро.

Делопроизводитель отдела разбирает почту пришедшую за выходные, среди которой заметно выделяется опечатанная коробка из под бумаги с прикреплённым на зелёной крышке сопроводительным письмом:

Направляем для исполнения по территориальности 3 килограмма протоколов ГИБДД о совершении административных правонарушений.

Приложение: протоколы (3 кг.).

Подпись начальник М-ского районного отдела судебных приставов

Начальник Н-ского отдела раздумывал недолго и через неделю перед делопроизводителем М-ского районного отдела возникла немного помятая в пути коробка с приложенным сопроводом следующего содержания:

Возвращаем в Ваш адрес протоколы ГИБДД о совершении административных правонарушений в связи с недовесом в 300 грамм.

Увы, дальнейшая судьба этих протоколов неизвестна, хоть и легко прогнозируема.

Добрый день!

Как единственному в организации кадровику принять на свое место другого кадровика (по срочному трудовому договору на время отсутствия основного работника) и уйти в декрет? И как потом возвратиться из декрета?

Ситуация: инспектор по кадрам 30.09.2016 уходит в отпуск по беременности и родам, затем в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На это время нужно принять сотрудника по срочному трудовому договору до выхода основной сотрудницы из декрета.

Вопросы:

1. Кто должен оформить на работу нового кадровика на место основного сотрудника? Может ли основной кадровик оформить прием на работу нового кадровика будущим числом?

2. Кто потом оформляет увольнение нового кадровика? В срочном договоре условием прекращения является выход основного работника. Допустим по прошествии длительного времени, основной кадровик через неделю выходит на работу. Ясно что последним днем работы нового кадровика, будет день предшествующий дню выхода основного работника, но кто должен оформит его увольнение, ведь основной кадровик все еще в отпуске?

3. Кто будет оформлять записи приема и увольнения в трудовой книжке нового кадровика и за чьей подписью они будут?