Представьте, у вас на столе кипа файлов из CRM, Excel, 1С, маркетинговых платформ и отчётов подрядчиков. Вы открываете их один за другим, копируете цифры, сверяете формулы, ищете пропавшие значения. Проходит час, два, три — а отчёт ещё даже не близок к готовности. Знакомо?
Если у вас хотя бы один из этих пунктов совпадает — пора серьёзно подумать об автоматизации 🧐
1️⃣ Каждый месяц отчёты превращаются в марафон
Сбор данных отнимает несколько рабочих дней, и всё это время ваши основные задачи лежат на паузе. В итоге бизнес теряет скорость, а вы тратите силы на рутину вместо анализа и принятия решений.
2️⃣ Ошибки в цифрах всплывают в самый неподходящий момент
Один пропущенный ноль, не туда вставленная формула или лишний клик — и уже готовый отчёт отправляется руководству с искажённой картиной. Исправления занимают ещё больше времени, а доверие к аналитике падает.
3️⃣ Вся аналитика хранится «в головах»
Есть один человек, который «знает, как свести всё в одну таблицу». Ушёл он в отпуск, уволился, /подставить своё/ — и процесс встал. Никакой прозрачности, никакой воспроизводимости.
4️⃣ Вы тонете в источниках данных
Продажи — в CRM, финансы — в Excel, маркетинг — в Google Analytics, заказы — в ERP. Каждый день вы как джунглер: скачиваете, копируете, вставляете, сверяете. И всё это — вручную.
5️⃣ Отчёт устаревает ещё до того, как его отправили
Вы сводите данные за прошлую неделю, а показатели уже изменились. Руководство принимает решения на устаревшей информации, а вы в очередной раз начинаете собирать обновлённые цифры.
BI-системы вроде Power BI избавляют от всей этой рутины. Один раз вы настраиваете подключение к источникам — и дальше всё обновляется автоматически. Данные приходят без ошибок, отчёты строятся в пару кликов, а вы тратите время на анализ, а не на Ctrl C + Ctrl V 👈
С Power BI легко объединять данные из разных источников, находить закономерности и визуализировать важную информацию.
Но кому именно он нужен и какие задачи решает? Давайте разберёмся, как Power BI используется в разных отделах — от аналитиков до руководителей, от маркетинга до IT — и какие выгоды каждый получает от этого инструмента.
1. Бизнес-аналитики и аналитические отделы используют Power BI для быстрой визуализации данных и принятия решений.
Анализ продаж по городам: аналитик загружает данные о продажах, строит диаграмму, видит какие товары продаются лучше всего в каждом регионе. На основе этого можно запускать локальные акции или менять логистику.
Мониторинг выполнения бюджета: создаётся дашборд, который показывает доходы и расходы компании в реальном времени. Любое превышение бюджета видно сразу — менеджеры могут оперативно реагировать.
Факторный анализ прибыли: инструмент позволяет выявить, почему валовая прибыль выросла или упала — например, из-за изменения цены или объёма продаж.
Сравнение эффективности маркетинга: отчёты по цепочке e-mail-рассылок показывают, какое письмо дало больше продаж. После изменений в тексте можно сразу увидеть, улучшились ли результаты.
Прогнозирование: на исторических данных строится прогноз продаж на следующий месяц или квартал, чтобы запланировать рекламу или закупки.
2. Руководители и менеджеры используют Power BI для быстрого и удобного контроля бизнеса без глубоких технических знаний.
Контроль ключевых показателей (KPI): на главном дашборде видны продажи, прибыль, расходы и другие важные метрики. Всё обновляется автоматически — можно принимать решения на актуальных данных.
Оперативная реакция на отклонения: если показатели резко упали или вышли за допустимые пределы, Power BI отправит уведомление на почту или в мобильное приложение, и руководитель сразу узнает о проблеме.
Сравнение результатов подразделений: отчёты показывают, какой филиал или команда работает эффективнее. Это помогает оценивать успешность внедрённых стратегий и быстрее менять приоритеты.
3. IT-отделы и разработчики используют Power BI для интеграции данных, повышения прозрачности и автоматизации отчетности, а также создания собственных решений для бизнеса.
Аналитика IT-инфраструктуры и процессы планирования: С помощью Power BI IT-отдел анализирует активность и производительность ключевых ИТ-систем, мониторит инфраструктуру, выявляет узкие места, а также анализирует бюджеты IT-расходов и планирует развитие инфраструктуры.
4. Маркетинговые и коммерческие департаменты используют Power BI для управления целевыми показателями, контроля эффективности сотрудников и оперативного реагирования на рыночные изменения.
Мониторинг кампаний в реальном времени: С Power BI маркетологи объединяют данные из различных платформ (Google Ads, Facebook, e-mail-рассылки, CRM) на одном дашборде. Например, можно отслеживать расходы, показы, клики, конверсии и стоимость привлечения клиента для всех каналов сразу. Это помогает моментально выявлять «провисающие» площадки или успешные креативы и перестраивать бюджет на ходу.
Сравнение эффективности каналов: С помощью готовых шаблонов и коннекторов для Google Analytics, социальных сетей и e-commerce платформ маркетологи могут сравнивать результативность разных каналов, изучать поведение пользователей на сайте, оптимизировать SEO и PPC-стратегии.
Анализ воронки продаж, атрибуции и сегментов: Power BI дает возможность строить сквозные отчеты — отслеживать путь клиента от первого касания до покупки, смотреть, какие каналы формируют наибольшее количество заявок/продаж и где «теряются» клиенты. Есть отдельные шаблоны для анализа воронки, сегментации клиентов, частоты повторных покупок и др.
Итог
Power BI давно вышел за рамки инструмента для узких специалистов. Сегодня его используют аналитики, маркетологи, IT-отделы и топ-менеджеры — каждый на своём уровне, с разной глубиной, но с одной целью: видеть, понимать и управлять данными. Благодаря гибкости, автоматизации и возможности настраивать отчёты под конкретные задачи Power BI стал универсальным помощником для бизнеса любого масштаба и сферы.
В Power BI есть множество инструментов, которые помогают не просто отображать данные, но и моделировать сценарии развития событий. What-if параметр — один из таких инструментов. Он позволяет создавать интерактивные элементы, с помощью которых пользователи могут менять значения определённых переменных и тут же видеть, как это влияет на итоговые показатели отчёта. Это значительно повышает ценность аналитики, давая возможность оценивать альтернативные варианты и принимать более обоснованные решения.
What-if параметр Power BI
Когда использовать What-If параметр
What-If параметры в Power BI применяются, когда нужно:
Сравнить альтернативные сценарии Например, смоделировать рост или снижение ключевых показателей, чтобы оценить, как это повлияет на бизнес.
Оценить влияние изменения переменной на результат Создайте параметр «Процент скидки» (например, от 0% до 50% с шагом 5%), чтобы увидеть, как разные уровни скидок влияют на сумму продаж или прибыль.
Проанализировать влияние нескольких переменных одновременно Например, вы хотите понять, как на прибыль повлияют одновременно изменение процента скидки и курса валюты.
Повысить интерактивность отчета. Можно использовать What-if параметры для наглядной демонстрации: меняя значения прямо во время презентации, сразу показывать, как изменяются ключевые показатели (например, EBITDA, маржинальность).
Показать, как изменение одного показателя может изменить организационные метрики Добавьте параметр «Коэффициент производительности» и покажите, как его изменение влияет на такие метрики, как доход на одного сотрудника или общая производительность отдела.
Прикладываем демо, если хотите в режиме реального времени «покрутить параметры»
Рекомендуется делать отдельную страницу для what-if анализа, чтобы не путать реальные и потенциальные данные.
Ограничения и особенности
What-if параметры не являются инструментом точного прогнозирования, а служат для грубой оценки и моделирования сценариев.
Результаты, полученные с помощью what-if параметров, могут сильно отличаться от реальных прогнозов, поэтому их стоит использовать для иллюстрации возможностей, а не для принятия критически важных решений.
Как создать What-If параметр
В этом пошаговом руководстве мы рассмотрим на примере финансового отдела, как создать What-If параметр, чтобы использовать данные о прошлой выручке и умножать их на значение, которое может изменять конечный пользователь для получения динамических результатов.
1. Создание нового параметра
Перейдите на вкладку «Моделирование», выберите «Создание параметра» и укажите числовой диапазон.
Создание нового What-if параметра Power BI
2. Настройка параметра:
Мы не выбираем поле, на котором будем основываться – параметр будет использоваться в мере для изменения данных.
Назовите параметр «Выручка Параметр».
Установите тип данных – «Десятичное число».
Укажите минимум: 0,05, максимум: 2,5, интервал: 0,05, значение по умолчанию: 1. Эти значения можно менять в зависимости от ваших целей.
3. Проверка корректности ввода
Если на этом этапе возникнет ошибка, убедитесь, что вы добавили 0 перед десятичным числом. В противном случае ваши данные не будут проверены в Power BI.
Проверка корректности ввода What-if параметра Power BI
4. Добавление среза на страницу
До нажатия кнопки «Создать» можно добавить срез (слайсер) на страницу. Это позволит конечным пользователям изменять What-If параметр напрямую в отчёте, поэтому обычно рекомендуется установить этот флажок.
После нажатия на кнопку «Создать» произойдет следующее:
На страницу будет добавлен срез.
Появится новая таблица с параметром и мера, которые можно использовать в визуализациях.
Добавление среза на страницу
Созданная таблица строится с помощью формулы GENERATESERIES(), где: первый параметр — минимальное значение второй параметр — максимальное значение третий параметр — шаг Все три параметра мы заполняли в пункте 3 выше
Если в будущем потребуется изменить условия What-If параметра, достаточно открыть эту формулу и скорректировать значения параметров.
5. Применение параметра в DAX
Теперь, когда вы создали What-If параметр, мы можем начать использовать его в вычислениях DAX. Это будет реализовано в виде меры, поскольку обычно это работает лучше, чем с вычисляемым столбцом, и помогает отражать эффективность. В данном сценарии я умножаю свою выручку на этот параметр; это позволит мне экспериментировать с возможными суммами прогнозирования.
6. Визуализация
После построения уравнения можно приступить к созданию страницы, визуальных элементов и карточек. Вот пример того, как может выглядеть ваша страница прогноза.
Вывод:
What-if параметры — это простой и эффективный способ моделировать различные сценарии и сразу видеть, как изменения отдельных переменных отражаются на ключевых бизнес-показателях. Они делают отчёты не только интерактивными, но и гораздо более полезными для анализа и принятия управленческих решений.
https://t.me/bidatamoon — в нашем канале анонсы новых статей, обновления и новости из мира Power BI
Если ваша таблица пестрит сотнями строк, упростите задачу и воспользуйтесь автоматизированным методом удаления ненужных строк, как показано на видео. Пара кликов — и таблица будет в порядке!
Power BI предлагает много видов визуализации, и на первый взгляд может показаться, что можно использовать любой из них. Но от того, насколько правильно вы подберёте тип графика под задачу, зависит, будет ли он понятен и полезен пользователю.
В этой статье кратко разберём типы графиков, таблицы по применению, ошибки, которые стоит избегать, и советы по оформлению визуализации.
Основные типы графиков и их назначение
Power BI поддерживает множество визуальных форматов. Ниже — самые распространённые типы и ситуации, в которых они работают лучше всего:
Столбчатые и гистограммы
Для чего: сравнение категорий, динамика по периодам
Пример: сравнение продаж по регионам, расходов по отделам
Линейные графики и гистограммы
Для чего: анализ временных рядов, выявление трендов
Пример: выручка по месяцам, рост количества клиентов
Круговые и кольцевые диаграммы
Для чего: демонстрация долей в составе целого
Пример: структура продаж, доля рынка Важно использовать только если долей немного (до 5 категорий). При большем количестве круговая диаграмма становится трудночитаемой и теряет смысл. Лучше заменить на столбчатую или ленточную диаграмму.
Диаграммы с областями
Для чего: отображение суммарных изменений во времени
Пример: накопление выручки по сегментам
Точечные и пузырьковые диаграммы
Для чего: поиск взаимосвязей между показателями
Пример: связь между затратами и прибылью по проектам
KPI и карточки
Для чего: показ ключевых показателей и их статуса
Пример: выполнение плана продаж, количество заказов
Комбинированные диаграммы
Для чего: сравнение разных метрик в одной визуализации
Пример: выручка (столбцы) и средний чек (линия)
Воронкообразные диаграммы
Для чего: анализ этапов процесса
Пример: воронка продаж
Дерево декомпозиции
Для чего: разбор факторов, влияющих на итог
Пример: причины отклонения прибыли
Карты
Для чего: географическое распределение
Пример: продажи по регионам
Тип графика по цели анализа
Чтобы упростить выбор, можно ориентироваться на основную цель анализа данных. Ниже мы составили таблицу соответствий:
Тип графика по цели анализа
Как сделать график понятным и эффективным
Чтобы визуализация не просто «красиво смотрелась», а реально помогала бизнесу принимать решения, важно выбрать правильный тип и правильно её оформить:
1. Добавьте подписи и форматирование
Заголовок, отражающий суть графика
Метки данных с удобным форматированием (тыс., млн, %)
Читабельная легенда и пояснения
2. Сделайте визуальные акценты
Выделите ключевые значения цветом или сделайте колоркодинг
Используйте жирный шрифт и стрелки для акцентов
Добавьте комментарии или поясняющие метки
3. Проверьте читаемость
Сортировка данных и масштаб осей должны быть логичными
Размер шрифтов, линий, точек — достаточно крупный
Отчет должен быть понятен с первого взгляда даже без пояснений
Вывод
Выбор правильного графика в Power BI — это не только про визуал, но и про логику, восприятие и принятие решений. Учитывайте цель анализа и оформляйте визуализации так, чтобы они были понятны за 5 секунд. Тогда ваши отчёты действительно будут работать на бизнес.
🧠 Хочешь ускорить работу в Excel так, будто у тебя SSD вместо мозга? Вот лайфхак, который спасает от кликов и ускоряет рабочий поток как Ctrl+Z спасает от позора.
⚡️ Лайфхак: Ctrl + Shift + ↓ / ↑ / → / ←
📌 Что делает? Выделяет всё от текущей ячейки до конца данных — по направлению стрелки.
🔥 Когда это применимо? ➖У тебя 10 000 строк, и ты хочешь их выделить за секунду ➖Нужно применить формулу к целой колонке ➖Хочешь быстро удалить весь диапазон ➖Не хочешь скроллить как пещерный бухгалтер Пример: Ты стоишь на ячейке B2. Жми Ctrl + Shift + ↓ — и Excel провалится до самого низа данных в столбце B. Жми Ctrl + Shift + → — и ты схватишь всю строку, как нейросеть — все параметры.
💡 Бонус: Комбо‑удар 1️⃣ Ctrl + Shift + ↓ 2️⃣ Ctrl + Shift + → 👉 Получаешь мгновенно весь блок данных — без мыши, без страданий, без кофеина.
⚙️ Зачем это знать? Потому что мышь — это атавизм Потому что Excel любит тех, кто мыслит формулами, а не курсором Потому что экономия 3 секунд на каждую операцию — это +7 лет жизни
Power BI — инструмент для аналитики, которым можно пользоваться бесплатно. Но на определённом этапе роста компании становится неясно: не пора ли переходить на платную версию?
В этой статье разберём:
Что даёт бесплатная версия Power BI
Какие возможности открывает платная подписка
Когда действительно стоит переходить
Чек-лист из вопросов, который поможет принять решение
Бесплатная версия Power BI
Power BI Desktop — это полностью бесплатное приложение для ПК. С ним вы можете:
Подключаться к более чем 70 источникам данных (Excel, csv, базы данных, API и др.).
Обрабатывать и объединять данные в единую модель.
Создавать интерактивные визуализации и отчёты.
Обновлять отчеты вручную.
Power BI Service — это облачная платформа бизнес-аналитики от Microsoft, доступная через веб-браузер. С ней вы можете:
Публиковать отчёты в облако с размером хранилища до 10 Гб.
Автоматически обновлять данные до 8 раз в сутки.
Экспортировать отчёты в PowerPoint, Excel, CSV.
Использовать уведомления о достижении ключевых показателей.
Подключаться к локальным данным через шлюз (Gateway on Premise).
Использовать DirectQuery для активного подключения к данным.
Для России сейчас есть сложности при регистрации аккаунта.
Перечисленных выше способов достаточно для индивидуального использования, малого бизнеса или начального уровня аналитики в компании. Но как только появляются требования к совместной работе, масштабированию или повышенной частоте обновлений — начинаются ограничения.
Когда бесплатной версии становится мало?
Компании и конкретные люди начинают задумываться о платной версии Power BI, когда:
Появляется необходимость публиковать отчёты и дашборды в рабочих областях приложений Power BI и делиться ими с другими пользователями.
Нужно совместно работать над отчетами и контентом в организации, а не только создавать отчеты для личного использования.
В организации требуется разграничение доступа и управление ролями пользователей в рабочих областях.
Необходимо масштабировать использование Power BI на большое количество пользователей.
Организация хочет использовать расширенные возможности, такие как ускоренное обновление данных, выделенные ресурсы и расширенное администрирование.
Если пользователю нужно получать доступ к контенту, который создали другие пользователи с платными лицензиями, а этот контент не размещён в емкости Premium.
Что предлагает платная версия Power BI?
Power BI Pro (около 14$/мес за пользователя):
Совместную работу над отчетами и дашбордами в рабочих областях.
Публикацию и распространение отчетов среди других пользователей с лицензией Pro.
Управление доступом с разграничением прав просмотра и редактирования для разных сотрудников.
Создание и распространение приложений Power BI — готовых наборов отчетов для разных отделов.
Подписку на обновление отчетов по email.
Использование API Power BI для интеграции и автоматизации.
Возможность работать с Power BI DataFlow — централизованным ETL в облаке.
Расширенное управление и администрирование в организации.
Power BI Premium (около 20$/мес за пользователя) позволяет:
Масштабировать аналитическую платформу по вычислительным ресурсам, а не по числу пользователей.
Обрабатывать очень большие объемы данных (модели до 100 ГБ и выше).
Часто обновлять данные (более 8 раз в день).
Использовать Power BI Report Server для локального хранения и обработки данных.
Распространять отчеты и дашборды среди пользователей с бесплатными лицензиями.
Fabric Capacity (от $156/мес при подписке на год) позволяет:
Использовать единый пул вычислительных ресурсов для всех задач: Power BI, Data Engineering, Data Warehouse, Data Science, AI и др.
Гибко масштабировать мощности под любые нагрузки и платить только за используемые ресурсы.
Запускать любые аналитические и ETL-процессы в одной среде без дублирования данных.
Автоматически сглаживать всплески нагрузки (bursting), чтобы операции выполнялись быстро и без простоев.
Делиться Power BI-отчетами с пользователями без отдельных Pro-лицензий (на F64 и выше).
Централизованно управлять и мониторить все ресурсы и расходы на аналитику.
Чек-лист: пора ли переходить на платную версию?
Ответьте на эти вопросы:
Нужно ли вам делиться отчетами и дашбордами с коллегами и работать над ними совместно?
Требуется ли разграничение доступа к отчетам для разных сотрудников или отделов?
Хотите ли вы создавать рабочие области (App Workspaces) для организации командной работы?
Нужно ли вам распространять отчеты и приложения Power BI среди большого количества пользователей?
Требуется ли автоматическая подписка на обновления отчетов по email для сотрудников?
Планируете ли вы использовать расширенные возможности обновления данных — более 8 раз в день?
Нужно ли вам работать с большими моделями данных (более 1 ГБ) или обрабатывать большие объемы информации?
Хотите ли вы использовать расширенные функции анализа и искусственного интеллекта, доступные только в Premium?
Нужен ли вам локальный сервер отчетов (Power BI Report Server) для хранения и обработки данных внутри компании?
Если вы ответили «да» хотя бы на 3–4 вопроса — скорее всего, вам уже нужна платная лицензия.
Заключение
Переход на платную версию Power BI — это логичный шаг при росте команды, задач и объёмов данных. Он открывает доступ к совместной работе, разграничению прав, масштабируемости и передовым возможностям платформы. Главное — понимать, на каком этапе развития находится ваша компания и какие функции действительно необходимы.
Если сомневаетесь — попробуйте бесплатные пробные версии Pro или Premium, чтобы оценить возможности. В зависимости от региона срок триала достигает +- 60 дней.
