2. Если уволят, а я об этом и не узнаю?

При любом способе кадрового документооборота работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с приказом об увольнении. Тем более этот приказ по закону нельзя перевести в КЭДО. В общем, не волнуйтесь, здесь все осталось по-старому.

3. То есть могу забыть, где дверь в отдел кадров и как выглядит кадровик?

По большей части — да. Пользователи сервиса Контур.КЭДО, например, подписывают кадровые документы с компа или телефона за один клик. Тем, кто проходит инструктажи безопасности, все-таки приходится появляться в отделе кадров. Законодатели оставили этот документ на бумаге. Как и приказ об увольнении и акт о несчастном случае на производстве.

4. Надо специально куда-то идти за электронной подписью?

Сотрудники используют три вида подписей — простую, неквалифицированную и квалифицированную. Не пугайтесь, работодатель сам скажет, какая из них нужна, и поможет получить.

Почти все подписи сотрудники выпускают удаленно. Только ради квалифицированной надо прийти в аккредитованный удостоверяющий центр и подтвердить, что ты — это ты, а не мошенник Вася Пупкин.

5. Руководитель украдет мою электронную подпись и купит себе «Ладу-Приору» в кредит?

Чтобы подписать документ, нужны логин и пароль от электронной подписи. Поэтому не стоит делиться ими с начальником и коллегами и тем более передавать носитель с сертификатом подписи. Помните, что по 63-ФЗ за сохранность подписи отвечает ее владелец.

Боже упаси, случилось так, что руководитель украл у вас подпись. Тогда срочно отзовите сертификат в удостоверяющем центре, бегите от такого руководителя и в будущем храните носитель с подписью и пароль надежнее.

6. А если электронные документы исчезнут, как по щелчку Таноса?

Электронные документы не теряются, не «стареют» и не горят при пожаре. Поэтому и надежнее бумажных. Контур, например, хранит резервные копии данных на серверах, которые находятся в разных местах. Это гарантирует, что ничего не пропадет. А скачать документ сотрудник может в любое время.

7. Зачем делать кадровые документы электронными?

Сотрудникам не надо ходить в отдел кадров, чтобы подписать и отдать документы, а кадровикам собирать подписи вручную. Удаленным работникам — забирать заказные письма на почте или ждать, когда наконец приедет курьер. Не нужно отвечать головой, если документ потерялся. И тратить собственные деньги на бумагу, сканер и принтер.

Работники с КЭДО не отвлекаются на рутину и направляют силы на интересные задачи. Поэтому Контур решил разработать собственный сервис КЭДО. Он получился суперудобным, так как делали с заботой для своих сотрудников. Потом пошли дальше — стали помогать другим компаниям легко переходить на кадровый ЭДО и дорабатывать сервис под их задачи.

Подключайте сервис КЭДО от Контура и будьте счастливыми котиками.

Реклама, АО "ПФ "СКБ Контур", ОГРН 1026605606620, 16+

Удаленный формат работы, столь непривычный для многих еще пару лет назад, уже стал обыденностью. Сегодня сотрудник, постоянно находящийся на одном месте, скорее исключение, чем правило. Поддерживать бумажный документооборот в таких условиях становится весьма проблематично. И тут на подмогу приходят современные решения.

Системы электронного документооборота (ЭДО) созданы для того, чтобы решать проблемы физической удаленности сотрудников друг от друга, а также исключить из бизнес-процессов работу с ворохом бумаг, сократив время, потраченное на их оформление. Буквально все взаимодействие внутри офиса и между контрагентами переносится в специальные программы, где заполняются формы и происходит их согласование. Без электронной подписи здесь не обойтись.

Конечно, идеальный вариант, когда документооборот можно полностью перенести в сеть и получить безбумажный офис. Но как достичь этого, если на рабочих местах есть проблемы со связью? Когда сотрудники мобильны (экспедиторы, спасатели, медики), документы нужно подписывать удаленно, и при этом подписание должно выполняться быстро, а хранения ключей электронной подписи выполняться безопасно и отдельно от рабочего планшета, который, возможно, используется разными рабочими сменами? Если сотрудник лишь изредка работает на стационарном компьютере, а зачастую – в приложении мобильного офиса, и при этом не всегда имеет доступ к интернету? Значит, идеальный вариант ЭДО воплотить не получится?

Такие противоречия и подстегнули разработку мобильных решений в области ЭДО и электронной подписи.

Мобильная электронная подпись отличается от стационарной тем, что такое решение предлагает удобное использование защищенных ключевых носителей на мобильных устройствах. При этом возможность его использования не зависит от наличия каналов связи или доступа в интернет. Фактически, это электронная подпись с использованием привычных устройств (токена или смарт-карты), в которые встроен NFC-чип, а значит - существует возможность подписи по беспроводному каналу.

Поскольку запрос на такой формат сегодня актуален, на рынке все чаще предлагают подобные решения. Разработкой занимаются и мобильные операторы, и специалисты в области ЭДО. Однако здесь очень важно помнить о безопасности, поэтому мы будем говорить только о решениях, предлагающих криптографическую защиту и сертифицированных государственным регулятором.

Возможно, офисные специалисты недооценивают сложность ситуации. А ведь документооборот в сфере промышленности достаточно сложен, так как в его реализации задействованы сотрудники из разных городов. При этом оперативное управление производством требует быстрого принятия решений, а доставка бумажных документов — это долго и дорого. Представьте ситуацию, когда сотрудник отправил документ, в котором была ошибка, и её заметили только тогда, когда документ получили в другом городе.

Этого всего можно избежать, используя электронный документооборот. Он предоставит возможность быстро и без лишних затрат организовать процесс согласования документов.

Если говорить о реальном кейсе, то вполне возможна ситуация, когда сотрудник мобильной смены, например, бригадир горнодобывающей компании, получает документы на производственном объекте и должен согласовать их путем проставления подписи. Или еще пример: сейчас водители-экспедиторы возят с собой целую кипу бумаг, расписываются в них прямо на улице, затем должны сдавать их в офис на проверку и для передачи в архив. Другое дело, если на рабочем планшете экспедитора есть приложение ЭДО и оно поддерживает решение мобильной электронной подписи: получив документ в рабочем мобильном устройстве, сотрудник просто подписывает их с помощью бесконтактного токена или смарт-карты прямо в приложении ЭДО. Операция занимает секунды, а значит экономится время, столь нужное для выполнения рабочих обязанностей. Кстати, тот факт, что использование беспроводного канала не требует физического подключения к планшету благоприятно сказывается на сроке службы гаджета!

Подчеркнем, что для обеспечения юридической значимости документооборота необходимо использовать квалифицированную электронную подпись и, значит, только сертифицированные криптографические устройства, активные токены и смарт-карты, которые выполняют все операции «на борту» устройства и не передают данные в память не защищенных гаджетов.И еще важный плюс решения - потеря устройства не позволит мошенникам воспользоваться правом электронной подписи, т.к. оно защищено PIN-кодом.

Так решается проблема работы с документами вне доступа к интернету в отраслях, где специалистам приходится работать удаленно, например, на промышленных, энергетических или добывающих предприятиях. Наиболее распространенными средствами электронной подписи являются сегодня совместимые со многими ЭДО решений активные криптографические токены и смарт-карты Рутокен ЭЦП 3.0 NFC. Они подходят для работы с ОС iOS, Android и мобильной ОС «Аврора» как на стационарных компьютерах, так на мобильных гаджетах.

3. Надо бесконечно копаться в архивах, чтобы составить ответ на запрос ФНС

Иногда налоговая хочет знать о сделках пятилетней давности, которые уже благополучно затерялись в архиве. Приходится разбирать кучу бумаг, чтобы найти нужный документ и представить его. А не искать нельзя — такие правила!

4. Постоянно подписывать документы от руки

Особенно когда в отчетный период накопилась целая башня из бумаги. Приходится сидеть по несколько часов, чтобы закончить всё вовремя. А если нужна подпись директора, становится еще хуже. Приносишь документы, а потом ходишь туда-сюда, чтобы узнать, готовы они или нет.

5. Приходится заново выставлять документы, когда они теряются

А случается это довольно часто, особенно во время доставки. Клиент или поставщик начинает забрасывать письмами с вопросами. Курьерская служба или почта отвечает невнятными отписками. А потом выясняется, что документ потеряли. Приходится печатать заново, собирать все нужные подписи, упаковывать, нести на почту, стоять в очереди, еще раз платить за доставку… Настоящий кошмар!

Хорошо, что с переходом на сервисы ЭДО все эти проблемы остаются позади. А что бесит вас в работе с бумажными документами?

ВкусВилл — бренд полезных продуктов для здорового питания, сеть магазинов и сервис бесплатной доставки.

В цифрах ВВ — это:

● 29 760 сотрудников

● Более 1500 поставщиков

● 1300+ магазинов и 120 + дарксторов по всей России

Какие задачи решали

ВкусВилл ведет учет в 1C, а внутренний документооборот — в Synerdocs. Когда Synerdocs ушел с рынка, ВкусВиллу потребовалось срочно найти аналогичное решение. Обратились в Тензор. И в кратчайшие сроки наши инженеры не только внедрили ЭДО, но и роботизировали его — фактически разработали в СБИС модифицированную RPA-технологию.

Что такое роботизация и как мы это сделали

У ВкусВилла большие объемы внутренних документов — 30 000 в сутки, и их количество будет только расти. Большой объем документов — это внутреннее перемещение товаров между складами и магазинами. И 14 000 подписантов-сотрудников, ответственных за перемещения. Они должны подписывать накладную, когда товар, например, с одного склада перевозится в магазин. Но при таких объемах сложно контролировать весь процесс.

Выход был найден — роботизировать подписание документов, т.е. сделать так, чтобы вместо сотрудника подписание выполнял робот. Такая схема юридически законна и для системы действия робота ничем не отличаются от действий человека. Конечно, сотрудник дает письменное согласие на подписание документов от его лица и без его участия. Сам он не имеет доступа в систему. Бизнес-процесс выглядит так:

2. Робот в цикле делает все сам: методами API создает документ и выполняет подписание за сотрудников.

3. Затем полностью подписанный документ со штампом ЭП выгружается в 1С и перемещается в архив.

Т.е. мы прописали робота-исполнителя команд «загрузи — подпиши одним сотрудником — подпиши другим — выгрузи». Для скорости обработки документов отправитель в 1С запускает сразу несколько очередей запросов параллельно. Такая схема позволяет вносить изменения в автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые в кратчайшие сроки.

Итоги и цифры

● Реализовали подписание 30 000 документов в сутки.

● Клиент использует НЭП вместо ПЭП — это дает большую юридическую защиту.

● Выполнили все работы за 1,5 месяца. Точно уложились в сроки по договору.

Мы уже знаем, какие преимущества дает использование электронной подписи, обсуждали, как и где можно получить квалифицированный сертификат ЭП. Однако в процессе подготовки к получению сертификата и выбора ключевого носителя (токена) у некоторых пользователей может возникнуть вопрос - а обязательно ли нужен именно токен? Почему бы закрытый ключ ЭП не записать на какой-то другой носитель, например, обычную флешку? Какими возможностями обладает токен и почему он надежно защищает ключи электронной подписи?

Начнем с того, что квалифицированная электронная подпись должна полностью соответствовать всем требованиям закона «Об электронной подписи» 63-ФЗ и Приказу ФСБ России № 796 к средствам ЭП и хранится на персональном защищенном ключевом носителе. Следование этим требованиям и есть залог безопасности ЭП как аналога собственноручной подписи. Ответственность за конфиденциальность ключа подписи несет не только владелец подписи, но и уполномоченный орган, который ее выдал (согласно ФЗ-63).

Так что же обеспечивает защиту ключей ЭП?

Самую высокую степень защиты ключей ЭП обеспечивают на сегодня специализированные ключевые носители (смарт-карты или USB-токены) с использованием встроенных аппаратных криптографических механизмов. Закрытый ключ ЭП не записывается, а генерируется прямо внутри такого носителя. Каким образом? С помощью криптографического ядра внутри микроконтроллера устройства. Такие ключи ЭП хранятся не просто в защищенной памяти с доступом по PIN-коду, но и в специальном типе файлов, с которым умеет работать только криптоядро устройства. При работе с подписью все операции производятся внутри токена, и закрытый ключ никогда не копируется из памяти микроконтроллера.

Мы видим, что такие сложные устройства с криптографией «на борту» невозможно назвать просто «флешками». Им действительно можно доверить конфиденциальность ключей ЭП, которые, согласно требованию регуляторов, следует держать в секрете. Ведь в случае, если кто-то завладеет вашем ключом ЭП и сертификатом, он сможет от вашего имени заключать сделки, в том числе совершать куплю-продажу имущества и т.п. За внешним визуальным сходством токена с флешкой скрываются сложные технологии и высокий уровень безопасности вашей электронной подписи.

Защита с помощью PIN-кода

Кроме того, для доступа к ключевому контейнеру при работе с любыми защищенными ключевыми носителями обязательно требуется ввести правильный PIN-код Пользователя. PIN-код может не быть длинным и сложным – это компенсируется требованием физического владения устройством и ограничениями на перебор PIN-кода. После определенного количества неудачных попыток ввода PIN-кода доступ к содержимому токена или смарт-карты блокируется. Это защищает от случайного подбора PIN-кода. Очень важно установить уникальный PIN-код, который будет сложно подобрать.

В зависимости от задач, сферы использования и требований регулятора пользователь выбирает активный или пассивный защищенный ключевой носитель. Мы уже касались темы их различий в предыдущих постах. Напомним лишь, что главное отличие активных носителей в том, что они являются самостоятельным СКЗИ, если использовать функции аппаратного криптоядра устройства - встроенного микрокомпьютера. Ключи сгенерированные в криптоядре - неизвлекаемые и вся работа с закрытым ключом (в т. ч. формирование ЭП) будет производиться внутри носителя. Активные ключевые носители еще называют криптографическими ключевыми носителям. Подобные устройства непременно должны обладать действующим сертификатом ФСБ России, на сегодняшний день они могут быть рекомендованы как наиболее защищенные. Примером могут служить такие токены как Рутокен ЭЦП 3.0 3100.